虽然 Chat-GPT 可能能够通过 CPA 考试并生成令人难以置信的文本墙,但真正的 AI 自动化看起来不同(并且不像 1 行提示那么简单)。
介绍
AI 可能是 2023 年互联网上最受关注的话题,这是无法回避的事实。Chat-GPT 是一种流行的基于聊天的界面,用于探索 OpenAI 开发的 LLM(大型语言模型)功能,已发布到年初公开。
试用几分钟,您就会开始理解为什么每个人和他们的狗都在谈论这个——Chat-GPT 能够在几乎每个领域展示超人的熟练程度。 人工智能显然有望显着改变许多工作领域——同时可能影响数以百万计的工作和职业。
人工智能现在正应用于自动化成熟的专业领域——软件、法律、会计、咨询、金融等工作领域。 在金融领域,应付账款功能是一个受到关注的功能,因为它有点独特——尤其是在争论的双方似乎都有同样多的噪音,人工智能的拥护者和反对者都在激烈争论什么会 (或不会)发生。
究竟如何实现这种快速转变尚无定论——而这正是大多数关于 ChatGPT(尤其是 AI)的好处的讨论倾向于划清界限的地方。
应付账款中对人工智能的需求
在传统的 AP 操作中,公司通常依靠手动流程、大量文书工作和重复性任务来处理其应付账款功能。 这些任务是数据输入、发票处理和财务分析等活动,这些活动对于决策制定、运营规划和风险管理至关重要。
然而,这些过程涉及花费时间(和金钱)。 主要缺点是:
- 手动数据输入很可能会出错,因为人类在输入数字或处理大量数据时可能会出错。
- 这也很耗时,需要大量的工时来核对账目、生成报告和执行财务分析。
这导致供应商付款延迟,不足 费用计划,以及维持财务完整性的困难。
暂时搁置人工智能——现实是任何一种自动化都可以极大地帮助解决这些问题。 即使是已经存在了几十年的不起眼的 OCR,也能将处理发票所需的时间减少至少 60%,每月为 AP 团队节省多天。 然而采用这项技术是 仍未普及.
机器学习和自然语言处理等技术有能力 彻底改变 AP 功能 以更深入的方式——前提是它们以正确的方式实施和集成。
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AI 在应付账款流程中的潜在用例
那么,您究竟应该如何将 AI 集成到您的 AP 流程中呢? 你从哪里开始? 将工作效率提高 10 倍的最简单方法是什么? 我们在下面给出了几个示例,其中包含您可以采取的清晰、具体的步骤。
1. 发票编码和总账 (GL) 科目映射
也许最难实现自动化的任务之一是将发票和收据分配给会计系统中正确的类别和 GL 代码。 为什么这特别棘手?
- 通常有多个 GL 代码适用于相同的费用,按行项目/单个产品代码拆分。 这些 GL 代码的分配通常是手动的,并且必须与业务团队和 CFO 协商完成。
- 有时将 GL 代码分配给发票 主观 – 例如,虽然常规销售发票可能总是在您的会计科目表中分配给“销售”,但有时完全相同的发票格式最终会用于承包商和非雇员。 这可能导致合同费用被基本自动化工具错误地标记为“销售”。
人工智能如何以实用的方式提供帮助?
- 基于 LLM 处理的自动化发票编码 – 在这里,AI 基本上会告诉您这张发票应该归类在哪个 GL 中,并且可以将其配置为提供多个合适的建议。 这使用户的任务更容易一些。
- 学习并记住用户输入 – 一旦用户实际选择了 GL 代码,系统可以记住该选择并在下次为同一供应商自动执行。
2.欺诈检测和错误处理
AP 团队的另一项重要任务是在错误发生之前发现错误。 它可能像错误的付款细节和发票欺诈一样严重,也可能像重复发票一样简单。
毫无疑问,最好在这些问题发生之前将其预防。 大多数组织坚持将此过程手册化。 然而,人工检查每张发票会使事情变得困难,因为:
- 它为流程提供了单点故障(和瓶颈)
- 它确保只有最了解供应商付款的人(CFO/AP 负责人)才能进行更正,而其他任何人都不能
人工智能如何以实用的方式提供帮助?
- 检测重复/错误信息的人工智能 – 基本文件重复检查仅验证两个文件是否相同。 借助高级 AI 重复检查,您可以更进一步——检查两个不同文件的内容是否可疑地相似。
- 发票数据的多重数据验证 – 如果有人必须登录并进行验证,那么仅仅自动读取发票数据是没有用的。 高级 AI 工具现在可以执行数据验证以确保卫生检查(例如,如果发票上的新银行帐号与供应商的常用帐号不匹配,您会收到通知!)
3.学习公司的AP工作流程
问任何人他们真正希望 AI 做什么,这是最重要的答案——许多人认为 AI 的真正价值在于它可以学习他们的模式并为他们节省时间。
人工智能如何以实用的方式提供帮助?
第一步是确定 AP 过程中最适合迭代再学习的步骤(即,你每天坚持做的活动,最终可以被 AI 记住并在 90% 的时间内自动完成)。
这方面的好例子是:
- 总帐代码分配 – 这里的逻辑很简单:如果 AI 将正确的 GL 代码分配给发票,那就太好了! 如果不是,您自己更改,AI 会记住此更改以备下次使用。 因此,每次点击时,AI 都会变得更好。
- 类别/类别/项目分类 – 如果无法将特定供应商发票自动分类到正确的类别中,那么人工智能工具可以做的次好的事情就是学习你教它的东西。
Nanonets 如何帮助您在应付账款流程中实施人工智能
上面的示例可能只是冰山一角——AI 可以为您的 AP 流程做的远不止这些,这仅受限于您能够深入自动化和机器学习流程的程度。
幸运的是,今天您不必精通技术即可开始将 AI 功能实施到您的 AP 流程中——有一些工具可以让您 几乎立即开始.
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