Why Your CRM May Cause Your Next Data Breach - DATAVERSITY

افلاطون کے ذریعہ دوبارہ شائع کیا گیا۔

فالونگ: 0

آج کی فروخت کی تیز رفتار دنیا میں، ہر گاہک کے تعامل کی اہمیت ہے۔ نمائندے کالز اور ٹیکسٹس کے لیے فون نمبر حاصل کرتے ہیں، swag بھیجنے کے لیے گھر کے پتے حاصل کرتے ہیں، اور یہاں تک کہ صحت سے متعلق اپ ڈیٹس بھی نوٹ کرتے ہیں (جیسے گاہک کے کووِڈ ہونے کی وجہ سے میٹنگ کو دوبارہ شیڈول کرنا پڑتا ہے)۔ اگرچہ یہ اعمال اکثر اچھے ارادوں سے ہوتے ہیں، جس کا مقصد تعلقات استوار کرنا اور گاہک کے سفر پر نظر رکھنا ہوتا ہے، وہ ایک اہم سوال پوچھتے ہیں:

آپ اپنے CRM کے اندر بیٹھے اہم ڈیٹا کی حفاظت کیسے کرتے ہیں؟

سچ تو یہ ہے کہ، آپ کا CRM آپ کے سیلز آپریشن کا اہم مرکز ہے، لیکن اس کے ساتھ اکثر ڈیٹا اسٹوریج کے دوسرے ماحول سے مختلف سلوک کیا جاتا ہے جس میں PII، PCI، PHI وغیرہ جیسی حساس معلومات ہوتی ہیں۔ مناسب کنٹرول اور نگرانی کے بغیر، آپ کا CRM ڈیٹا بے نقاب ہو سکتا ہے۔ اندرونی طور پر، فریق ثالث ایپس کے لیے قابل رسائی، یا غلط کنفیگریشنز کے لیے حساس۔ (اسے دیکھو تشویشناک انکشاف SFDC میں ڈیٹا لیکیج پر۔)

CRMs، کسی دوسرے کی طرح ڈیٹا اسٹوریج ٹیکنالوجی، ممکنہ طور پر حساس معلومات کی وسیع مقدار پر مشتمل ہے۔ اس کے سب سے اوپر، وہ منظم کرنے کے لئے پیچیدہ ہیں، ایک خطرناک مجموعہ بناتے ہیں.

آئیے ان خطرات کو کم کرنے کے لیے چار نکاتی نقطہ نظر کو تلاش کریں:

دریافت اور درجہ بندی
استعمال اور رسائی کا تجزیہ
کنٹرولز اور کنفیگریشن
گیپ تجزیہ

ذیل میں، ہم ان میں سے ہر ایک کو توڑ دیں گے:

دریافت اور درجہ بندی

اپنے CRM میں تمام ڈیٹا اثاثوں کی شناخت کریں۔ اس میں نہ صرف بنیادی فعالیت کے اندر رہنے والا ڈیٹا شامل ہے، جیسے کہ سودے، مواقع، لیڈز، رابطے اور تعاملات بلکہ کوئی منسلکات یا دستاویزات بھی۔ یہ اکثر وقت طلب ہوتا ہے، لیکن جامع ہونا ضروری ہے۔
حساسیت کی سطحوں کی بنیاد پر ڈیٹا کی درجہ بندی کریں۔ مثال کے طور پر، ڈیٹا کو "انتہائی حساس" (یعنی صحت کے ریکارڈ)، "اعتدال پسند" (یعنی رابطے کی معلومات) اور "غیر حساس" (یعنی عام ای میلز) جیسے زمروں میں گروپ کریں۔
اس بات کا انتظام کرنے کے لیے پالیسیاں تیار کریں کہ ڈیٹا کو کب تک برقرار رکھا جائے اور اسے کب حذف کیا جائے۔
اندازہ لگائیں کہ آیا ڈیٹا اپنے مطلوبہ مقصد کے لیے ضروری ہے۔ غیر ضروری ڈیٹا کو حذف کریں۔

استعمال اور رسائی کا تجزیہ

اس بات کا تعین کریں کہ حساس ڈیٹا تک کس کی رسائی ہے۔ کرداروں، اجازتوں اور رسائی کے کنٹرول کا تجزیہ کریں۔ یہ کچھ CRM ماحول میں مشکل ہو سکتا ہے لیکن اہم ہے۔
اجازتوں کے لیے فریق ثالث ایپس کا مکمل آڈٹ کریں۔ ڈیٹا کی حفاظت طرز عمل، صارف کے مراعات سے بالاتر۔
محفوظ ڈیٹا ہینڈلنگ کے بارے میں صارفین کو باقاعدگی سے تعلیم دیں۔

کنٹرولز اور کنفیگریشن

CRM سسٹم کنٹرولز کا جائزہ لیں، بشمول انکرپشن، تصدیق، پاس ورڈ کی پالیسیاں، اور ڈیٹا بیک اپ، غیر مجاز رسائی اور رساو کو روکنے کے لیے مناسب ترتیب کو یقینی بنانا۔
ہر ترتیب سے وابستہ خطرات کو سمجھیں، کیونکہ غلط کنفیگریشن ڈیٹا کی نمائش کا باعث بن سکتی ہے۔
کسی بھی غیر فعال صارفین یا ایپس کو ہٹا دیں - وہ صارفین جو اب org کے حصے میں نہیں ہیں جنہیں ڈیٹا تک رسائی کی ضرورت ہے یا وہ اسے چھوڑ چکے ہیں، اور وہ ایپلیکیشنز جو اب استعمال میں نہیں ہیں، لیکن اجازتیں باقی ہیں۔

گیپ تجزیہ

ایک بار جب آپ یہ ڈیٹا اکٹھا کر لیں، مرئیت سے خطرے کا اندازہ لگانے کی طرف جائیں۔ اس میں خطرے کی مکمل تشخیص شامل ہے۔
پرانے یا غیر متعلقہ ڈیٹا کو ختم کرتے ہوئے ڈیٹا صاف کرنے کی کوششیں شروع کریں۔ حساس ڈیٹا تک رسائی کو منتخب ایڈمنز (یعنی سپر ایڈمنز) تک محدود کریں۔
مسلسل نگرانی اور واقعے کے ردعمل کے طریقہ کار کو قائم کریں۔ باقاعدگی سے جائزہ لیں اور اپ ڈیٹ کریں۔

اپنے CRM کو محفوظ بنانا کوئی سیدھا سا کام نہیں ہے، خاص طور پر کیونکہ وہاں ہمیشہ ایک وقف شدہ DevOps ٹیم نہیں ہوتی جو ان اور آؤٹ سے واقف ہو۔ ہو سکتا ہے کہ کاروباری منتظمین ہمیشہ متعلقہ خطرات سے پوری طرح آگاہ نہ ہوں۔ بہر حال، یہ مشن اہم ہے۔ یہ "اسے سیٹ کریں اور بھول جائیں" کی کوشش نہیں ہے۔ یہ مسلسل ہے۔ سیلز تنظیم کہیں نہیں جا رہی ہے، اور نہ ہی صارفین کے حساس ڈیٹا کی حفاظت کی ضرورت ہے۔

ایک ایسے وقت میں جب ڈیٹا کی خلاف ورزیاں مسلسل خبروں میں ہوتی ہیں اور ضوابط سخت ہوتے جا رہے ہیں، اپنے CRM کی حفاظت کرنا صرف ایک بہترین عمل نہیں ہے – یہ کرنا ضروری ہے۔ شروع کرنے کے لیے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے ایک اچھی حکمت عملی ترتیب دی ہے جو اوپر کے چار نکات کا احاطہ کرتی ہے۔ اس طرح، آپ اپنے CRM کی سیکورٹی کو مضبوط بنا سکتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ آپ کے کسٹمر تعلقات اعتماد اور سلامتی پر قائم رہیں۔