'آرکیسٹریشن' سپلائی چین اور پروکیورمنٹ کے لیے کیوں اہم ہے۔

کئی مہینوں سے، معاشی حالات نے ابھرتی ہوئی مندی کا اشارہ دیا ہے، جس نے تنظیموں کو ہر جگہ اس بات پر غور کرنے کے لیے چھوڑ دیا ہے کہ وہ کس طرح غیر یقینی صورتحال اور طوفان کے لیے بہترین تیاری کر سکتے ہیں۔ بہت سے کاروباری رہنما لاگت میں کمی کے سخت اقدامات سے بچنے کے طریقے تلاش کر رہے ہیں، جب کہ دوسروں نے پہلے ہی یہ اقدامات کرنا شروع کر دیے ہیں۔ 

جیسا کہ فیصلہ ساز 2023 کے لیے منصوبہ بندی جاری رکھتے ہیں، انہیں ان تبدیلیوں کو نافذ کرنے کی کوشش کرنی چاہیے جو لچک کو بہتر بنائیں (سپلائی چین میں رکاوٹوں کے خلاف)، مرئیت (خرچ اور بجٹ کے تحفظات میں) اور چستی (بدلتے ہوئے حالات کو اپنانے کے لیے)۔ جب پروکیورمنٹ اور سپلائی چین مینجمنٹ کی بات آتی ہے تو سسٹمز اور ڈیپارٹمنٹس میں آرکیسٹریشن کو یقینی بنانا توجہ کا ایک اہم شعبہ ہے۔ آرکیسٹریشن پیچیدگیوں کو ختم کرنے کے لیے سائلڈ ورک فلو کو توڑنے اور ایپلی کیشنز اور صارفین کے درمیان پل بنانے کی صلاحیت پیش کرتا ہے۔ جب جدید ڈیجیٹل آٹومیشن پلیٹ فارمز کے حصے کے طور پر لاگو کیا جاتا ہے، تو یہ حصولی کے تجربے کو بہتر بنانے کے لیے اہم ہو جاتا ہے، اور بجٹ کی رکاوٹوں کو سنبھالنے میں ایک اہم عنصر ہو گا۔ 

تنظیموں کو خریداری میں جن رکاوٹوں کا سامنا کرنا پڑتا ہے ان میں سے بہت سی رکاوٹوں کی وجہ ان کے ٹوٹے ہوئے، خاموش یا دستی عمل پر روایتی انحصار ہے۔ یہ نہ صرف پوری تنظیم میں تعاون کو روکتا ہے، بلکہ اس کے نتیجے میں بے قابو اخراجات اور پروکیورمنٹ ٹیموں کے زیر انتظام اخراجات میں مرئیت کم ہو سکتی ہے۔ یہ اس تیز رفتار اور چست کام کے بہاؤ میں مداخلت کر سکتا ہے جس کا آج کے کاروباری صارفین مطالبہ کرتے ہیں، اور ریگولیٹری تقاضوں کی تعمیل کرنا مزید مشکل بنا سکتا ہے۔ اور اس کے نتیجے میں صارف کا تجربہ ٹوٹ سکتا ہے، جس سے کاروباری صارفین اور پروکیورمنٹ ٹیم کے درمیان رگڑ پیدا ہو سکتی ہے۔

ایک کمپنی جتنی بڑی اور زیادہ विकेंद्रीकृत ہوتی ہے، یہ مسائل اتنے ہی بدتر ہوتے جاتے ہیں، چستی کی خواہش اور تعمیل اور کنٹرول کی ضرورت کے درمیان تنازعات بڑھتے جاتے ہیں۔

آرکیسٹریشن کا مقصد تمام سسٹمز میں پروکیورمنٹ اور سپلائی چین کے ورک فلو کو ڈیجیٹائز کرکے یا خودکار کرکے ان چیلنجوں کا مقابلہ کرنا ہے، جس سے کاروباری صارفین، سپلائرز اور دیگر اسٹیک ہولڈرز کے درمیان متحد تعاون اور مشغولیت کو فعال کیا جائے۔ صحیح آرکیسٹریشن کے بغیر، کام کا خراب فلو خراب ڈیٹا کا باعث بن سکتا ہے اور خراب کاروباری فیصلوں کا باعث بن سکتا ہے۔ اس کے برعکس بھی اتنا ہی سچ ہے: آپٹمائزڈ ورک فلو صارف کی کارروائیوں اور مربوط نظاموں سے اعلیٰ معیار کا ڈیٹا تیار کرتا ہے، اور کاروباری صارفین کے لیے مستقل طور پر بہتر فیصلے کرنے اور غیر معمولی کاروباری اثرات مرتب کرنا آسان بناتا ہے۔

نئے آرکیسٹریٹڈ "سمارٹ" پروکیورمنٹ ورک فلو آٹومیشن کے ذریعے سائیکل کے اوقات کو کم کرتے ہیں، اور اس بات کو ہموار کرتے ہیں کہ کمپنی کس طرح جہاز میں آتی ہے اور سپلائرز کے ساتھ مشغول ہوتی ہے۔ وہ مالیاتی ٹیموں کے لیے اخراجات اور وعدوں میں اضافہ کرتے ہیں۔ اور وہ تنظیموں کو قانونی، تعمیل، مالیات اور دیگر ریگولیٹری تقاضوں کو زیادہ تیزی سے پورا کرنے کے لیے آپریشنز کی پیمائش کرنے میں مدد کرتے ہیں۔

پروکیورمنٹ تنظیموں کو تین شعبوں میں آرکیسٹریشن کو بہتر بنانے پر توجہ دینی چاہیے: ڈیٹا انٹری، رسائی اور کاروباری ایپلی کیشنز میں مرئیت؛ تمام محکموں میں خریداری اور وینڈر کی مصروفیت، اور مجموعی سپلائی چین ورک فلو۔

سب سے سیدھا موقع یہ ہے کہ اسٹیک ہولڈرز کے لیے اپنی کاروباری ایپلی کیشنز میں خریداری میں مشغول ہونے کے لیے ایک واحد، متحد انٹری پوائنٹ بنانے کے لیے آرکیسٹریٹڈ ورک فلوز کا استعمال کریں۔ یہ کئی زاویوں سے اہم ہے:

• تنظیموں کے پاس ایک سے زیادہ، بکھرے ہوئے نظام اور ایپلیکیشنز ہو سکتے ہیں جو حصولی کو چھوتے ہیں — اور اس طرح مصروفیت کے لیے "داخلے کا واحد نقطہ" درکار ہے۔ 
• خریداری کے روایتی تصورات کے برعکس، جدید خریداری ضروری نہیں کہ ایک لکیری عمل ہو۔ مختلف ذیلی عمل ہو سکتے ہیں جو کسی دیے گئے پروکیورمنٹ کے عمل کے لیے مشغولیت کی تشکیل کرتے ہیں۔ صارفین کو ان ذیلی عملوں کی حالتوں اور ان پر عمل درآمد کرنے کے طریقے کے بارے میں مرئیت کی ضرورت ہوتی ہے۔
• بڑے پروکیورمنٹ کے عمل کے مختلف حصے ایک دوسرے پر منحصر ہو سکتے ہیں (جیسے آرڈر دینے سے پہلے معاہدے کو حتمی شکل دینا) اور ایک متفقہ نقطہ نظر کی کمی ہے۔ صارف کے نقطہ نظر سے، یہ ایک دوسرے پر منحصر حصے بکھرے ہوئے سیاق و سباق، ایپلیکیشن سوئچنگ اور صارف کے خراب تجربے کا باعث بن سکتے ہیں۔

جب تمام محکموں میں پروکیورمنٹ کے عمل اور وینڈر کی مصروفیت کو ترتیب دیا جاتا ہے، تو اس میں متعدد ذیلی عمل شامل ہوتے ہیں۔ فوائد میں شامل ہیں:

• آرکیسٹریٹڈ ورک فلوز کو ان مختلف بکھرے ہوئے عملوں پر کنٹرول (اور اس طرح، حالت اور حالت میں مرئیت) حاصل کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ 
• بار بار عمل میں تبدیلیاں کرنے والی تنظیمیں وقت گزارنے والی تبدیلی کی درخواستوں کی ضرورت کو تبدیل کرتے ہوئے، آسانی سے سیلف سروس اپروچ کو نافذ کر سکتی ہیں۔ 
• تنظیمیں پیچیدہ خدمات کے تقاضوں اور خصوصی مصنوعات سے متعلق اخراجات کو ڈیجیٹائز اور خودکار کر سکتی ہیں - وہ خرچ جو بصورت دیگر بینڈ سے باہر ہو جاتا ہے اور دستی طور پر سنبھالا جاتا ہے۔

حتمی موقع جامع سپلائی اور پروکیورمنٹ ورک فلو کو ترتیب دینے کا ہے۔ فوائد میں شامل ہیں:

• کمپنیاں انضمام کے ذریعے بنیادی ایپلی کیشنز کا ایک کمپوز ایبل فریم ورک قائم کر سکتی ہیں۔ مثال کے طور پر، جب سپلائر کے ڈیٹا کو منظم کرنے کی بات آتی ہے، تو آرکیسٹریٹڈ ورک فلو سپلائر کی معلومات کو ذخیرہ کرنے اور ان تک رسائی کے لیے مرکزی ذخیرہ فراہم کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔
• کمپنیاں ڈیٹا کی نقل سے بچ سکتی ہیں، تاکہ متعلقہ معلومات ہر سپلائر کے لیے صرف ایک بار ظاہر ہو، اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ ضروری معلومات فراہم کنندہ کے آن بورڈنگ میں مدد کے لیے آسانی سے دستیاب ہوں۔
• اس کی منطقی حد تک لے جایا گیا، ورک فلو آرکیسٹریشن کو سپلائی چین کی دھوکہ دہی کا مقابلہ کرنے اور پارٹنر کے تعاون کو فروغ دینے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

معاشی غیر یقینی صورتحال کے پیش نظر، کمپنیوں کو سب سے پہلے لچک، مرئیت اور چستی کو بہتر بنانے کے لیے اپنے موجودہ نظام کو مضبوط کرنے کی کوشش کرنی چاہیے۔ آرکیسٹریٹڈ ورک فلو کے نتیجے میں سپلائی چین کی سرگرمیوں پر بہتر کنٹرول کے ساتھ مضبوط اور زیادہ فرتیلا تنظیمیں بن سکتی ہیں۔ آرکیسٹریشن کاروباری رہنماؤں کو کاروباری صارفین اور اسٹیک ہولڈرز کے لیے حصولی کے تجربے کو نمایاں طور پر بڑھانے کے قابل بنا سکتی ہے، میورک کے اخراجات کو درست کرنے اور خرچ کے بارے میں باخبر فیصلے کرنے میں۔ بالآخر، یہ ایک کمپنی کی مدد کر سکتا ہے کہ وہ اس کی نچلی لائن کو بڑھا سکے، اور جو بھی معاشی مشکلات پیش آئیں اس سے نمٹنے کے لیے اسے پوزیشن میں لے سکے۔ 

سدھیر بھوجوانی کے شریک بانی اور چیف ایگزیکٹو ای آفیسر ہیں۔ ORO لیبز.

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو بلاک چین۔ Web3 Metaverse Intelligence. علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement