15 منٹ میں بغیر کوڈ کے ورک فلو کے ساتھ دستاویز کو محفوظ کرنے کے ایک بہتر عمل کا انتخاب کریں۔ دیکھیں کہ یہ ہمارے آٹومیشن کنسلٹنٹس کے مفت پروڈکٹ ڈیمو کے ساتھ کیسے کام کرتا ہے۔
or اپنی مفت آزمائش شروع کریں—>
دستاویز آرکائیونگ ان دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کا عمل ہے جو اب محفوظ اسٹوریج میں استعمال میں نہیں ہیں۔
ایک درمیانے سائز کے کاروبار سے متعلق ہے۔ 10,000 دستاویزات۔ ہر سال. دستی طور پر ان پر نظر رکھنا ایک بڑی آزمائش ہے۔
خوش قسمتی سے، دستاویز کو محفوظ کرنے سے بے ترتیبی کو صاف کرنے میں مدد ملتی ہے۔ مناسب طریقے سے درجہ بندی، ڈیجیٹائزنگ، اور انڈیکسنگ دستاویزات, دستاویزات کو محفوظ کرنے سے کاروباری اداروں کو سالوں بعد بھی دستاویزات کا پتہ لگانے میں مدد ملتی ہے کیونکہ آپ کو کبھی معلوم نہیں ہوتا کہ آپ کو ان کی کب ضرورت ہے۔ سوچیں، آڈٹ کریں، حوالہ جات، یا کچھ اور۔
آئیے دستاویز کی آرکائیونگ پر ایک نظر ڈالتے ہیں اور دستاویز کی آرکائیونگ کے عمل کو کیسے بہتر بنایا جائے تاکہ آپ کبھی بھی کسی دستاویز سے محروم نہ ہوں۔
دستاویز آرکائیو کیا ہے؟
دستاویز آرکائیونگ ان دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کا عمل ہے جو اب محفوظ اسٹوریج میں استعمال میں نہیں ہیں۔
یہ فکسڈ دستاویزات ہیں - وہ دستاویزات جو تبدیل یا ترمیم نہیں کی جاسکتی ہیں یا نہیں کی جانی چاہئیں - جن تک رسائی حاصل نہیں کی جاتی ہے یا باقاعدگی سے استعمال نہیں کی جاتی ہے۔ غیر فعال کاغذات کو آرکائیو کرنا قانونی یا تعمیل کی وجوہات یا آڈٹ کے لیے ضروری ہونے کی صورت میں ضروری ہے۔ اس طرح، محفوظ شدہ کاغذات کو آسانی سے بازیافت کرنے کی ضرورت ہے، چاہے وہ باقاعدہ استعمال میں نہ بھی ہوں۔
وہ دستاویزات جو متحرک ہیں اور کاروبار کے روزمرہ کے نظام میں استعمال ہوتی ہیں وہ آرکائیونگ کے لیے موزوں نہیں ہیں – انہیں فعال استعمال میں رہنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ (ان تمام دستاویزات کے لیے جنہیں آپ کو آرکائیو کرنے کی ضرورت نہیں ہے؟ جب آپ ان کے ساتھ کام کر لیں تو انہیں ہٹا دیں)
آپ ڈیجیٹل اور فزیکل دونوں دستاویزات کو آرکائیو کر سکتے ہیں۔
بہت سے ادارے کاغذی دستاویزات کو الیکٹرانک آرکائیو میں ڈیجیٹائز کرنے کو ترجیح دیتے ہیں۔ کیونکہ ذخیرہ کرنا الیکٹرانک دستاویزات طویل مدتی میں آسان ہے اور اخراجات کو بچاتا ہے۔
لہذا، کچھ اداروں کے پاس ہائبرڈ آرکائیوز ہوتے ہیں جو ڈیجیٹل اور فزیکل دونوں دستاویزات پر مشتمل ہوتے ہیں۔
دیکھیں کہ آپ Nanonets دستاویز کے آرکائیونگ پلیٹ فارم کے ساتھ اپنے اخراجات کا 80% کیسے بچا سکتے ہیں۔
ایک مفت پروڈکٹ ٹور حاصل کریں۔ or مفت میں آزمایئں.
دستاویزات کو محفوظ کرنے کے مختلف طریقے
جب دستاویزات کو آرکائیو کرنے کی بات آتی ہے، تو اسٹوریج کے تین بڑے حل ہوتے ہیں: فزیکل آرکائیونگ، الیکٹرانک آرکائیونگ، اور اسکین آن ڈیمانڈ اسٹوریج۔ آئیے ان میں سے ہر ایک کا خلاصہ دیکھتے ہیں۔
فزیکل آرکائیونگ
جسمانی آرکائیونگ بنیادی طور پر کاغذ کا ذخیرہ ہے۔
یہ تب ہوتا ہے جب آپ اپنے دستاویزات کو دستاویزی شکل دے کر محفوظ کرتے ہیں یا آپ کے لیے ذخیرہ کرنے کے لیے سٹوریج والٹ جیسی آف سائٹ محفوظ اسٹوریج کی صلاحیت خرچ کرتے ہیں۔ یہ بڑی صنعتوں کے لیے وسیع پیمانے پر رواج ہے جس کے لیے غیر مشن کے اہم دستاویزات کے کاغذی پگڈنڈی کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
الیکٹرانک آرکائیونگ
آپ اپنے دستاویزات کو ڈیجیٹائز بھی کر سکتے ہیں اور انہیں ڈیجیٹل کلاؤڈ یا آن پریمیس اسٹوریج میں بھی محفوظ کر سکتے ہیں۔ ڈیجیٹل سٹوریج کا فائدہ یہ ہے کہ یہ بہت زیادہ جگہ بچاتا ہے۔ آپ کو اپنے دستاویز کو ذخیرہ کرنے کے لیے کسی بھی جگہ کی ضرورت نہیں ہے — ہر چیز کلاؤڈ میں محفوظ ہو جاتی ہے۔
دستاویز ڈیجیٹائزیشن سافٹ ویئر، جیسے Nanonets، دستاویزات سے معلومات نکالتا ہے اور اسے آپ کے ڈیٹا بیس میں محفوظ کرتا ہے۔
بہر حال، یہ سب کے لیے نہیں ہے۔ بہت سے صنعت کے مالکان فزیکل کاپیوں کو محفوظ کرنا پسند کرتے ہیں اور حفاظتی وجوہات کی بنا پر اپنے دستاویز کے آرکائیوز کو کلاؤڈ اسٹوریج میں منتقل نہیں کرتے ہیں۔
ڈیمانڈ اسٹوریج پر اسکین کریں۔
اسکین آن ڈیمانڈ دونوں جہانوں میں بہترین ہے۔ یہ ایک ایسا حل ہے جس میں ایک کارپوریشن آپ کے کاغذی دستاویزات آپ کے لیے آف سائٹ پر رکھے گی لیکن ان کا معائنہ کرے گی اور دعوت پر آپ کو ایک ڈیجیٹل کاپی بھیجے گی۔
یہ ان صنعتوں کے لیے ایک اچھا انتخاب بناتا ہے جو بڑی تعداد میں دستاویزات کو آف سائٹ پر محفوظ کرنا چاہتی ہیں لیکن کبھی کبھار رسائی کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ بہر حال، ڈیمانڈ پر اسکین کرنا عام کاغذی اسٹوریج سے زیادہ مہنگا ہے کیونکہ آپ ایک اضافی سروس کے لیے خرچ کر رہے ہیں۔
جسمانی بمقابلہ الیکٹرانک آرکائیونگ
ایک فزیکل ڈاکومنٹ آرکائیو کو برقرار رکھنے کے لیے پیسے اور وقت دونوں کی ضرورت ہوتی ہے اور یہ قیمتی جسمانی جگہ لیتا ہے، یا تو آپ کی نوکری میں یا 3rd پارٹی اسٹوریج کی مدد پر۔ (اس کی مقدار ہے۔ فی کاغذ فائل کرنے کے لیے $20 دستاویز۔)
جب کہ دستاویزات کو الیکٹرانک طور پر آرکائیو کرنا لاگت اور وقت کے لحاظ سے موثر ہے اور اس میں تقریباً کوئی جگہ نہیں لی جاتی ہے۔
آپ الیکٹرانک دستاویز آرکائیو میں ذخیرہ کرنے کے لیے جسمانی دستاویزات کو بحال کرنے سے کئی فوائد حاصل کر سکتے ہیں۔ ان پر مشتمل ہے:
- آرکائیو کو الیکٹرانک طور پر محفوظ کیا جاتا ہے، اس لیے اس میں کوئی جسمانی جگہ نہیں لیتی ہے (مزید فائلنگ الماریوں اور بینکرز کے بکس نہیں!)
- مخصوص دستاویزات کے لیے فوری مطلوبہ الفاظ کی تلاش کی سہولت فراہم کرتا ہے۔
- اسٹوریج اور ایگزیکٹو اخراجات کو کم کرتا ہے۔
- غیر مجاز اندراج کے خلاف آسانی سے محفوظ
Nanonets کے ساتھ 15 منٹ میں دستاویز کو محفوظ کرنا شروع کریں۔ ہر سال 30 ملین دستاویزات کو خودکار کرنے کے لیے 30k+ پیشہ ور افراد کے ذریعے بھروسہ کیا جاتا ہے!
Nanonets مفت میں آزمائیں۔ or ہمارے آٹومیشن ماہر کے ساتھ کال بک کرو!
الیکٹرانک دستاویز کو محفوظ کرنے کا طریقہ کیسے ترتیب دیا جائے؟
دستاویز کو محفوظ کرنا ایک بار کی سرگرمی نہیں ہے۔ ایک بار جب آپ ایک مناسب کاروباری عمل طے کرتے ہیں، تو آپ اسے خودکار کر سکتے ہیں۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ دستاویز کو محفوظ کرنے کا طریقہ کیسے کام کرتا ہے۔
مرحلہ 1: ابتدائی تشخیص
اپنے موجودہ دستاویز کے عمل کو سمجھیں۔ آپ ضروری اور غیر ضروری دستاویزات کو کیسے ہینڈل کرتے ہیں؟ کیا آپ کے پاس ایک سیٹ عمل ہے؟ کیا تمام دستاویزات کو ایک وقت میں ہینڈل کیا جاتا ہے، یا یہ عمل ایڈہاک ہے؟
میں ایک نظر ڈالیں
- دستاویزات کیسے تیار کی جاتی ہیں، ریکارڈ کی جاتی ہیں، درجہ بندی کی جاتی ہیں اور ان کا نام رکھا جاتا ہے؟
- دستاویزات کی ڈیجیٹلائزیشن کا طریقہ کار کیا ہے؟
- کسی دستاویز کو حذف یا رد کرنے کے کیا تقاضے ہیں؟
- دستاویز مستثنیات کو کون سنبھالتا ہے؟
- آڈٹ کے لیے کن دستاویزات کی ضرورت ہے؟
آپ کو ان دستاویزات کی تعداد کو بھی سمجھنا چاہیے جو آپ آئیڈیا حاصل کرنے کے لیے سنبھالیں گے۔
اس ابتدائی تشخیص کی بنیاد پر، آپ عمل کے لیے بہاؤ کا مسودہ تیار کرنے پر کام کرتے ہیں۔
مرحلہ 2: اہداف اور کردار کی شناخت کریں۔
عمل کو سمجھنے کے بعد، دستاویز کو محفوظ کرنے کی وجوہات کا نقشہ بنانے کی کوشش کریں۔
- کیا آپ دستاویزات سے نمٹنے کے آپریشنل اخراجات کو کم کرنا چاہتے ہیں؟
- کیا آپ ڈیٹا سیکیورٹی کے رہنما خطوط پر عمل کرنے کے لیے ایسا کر رہے ہیں؟
- کیا آپ اپنی اصلاح کرنے کی کوشش کر رہے ہیں۔ ریکارڈ کا انتظام?
- کیا ایگزیکٹو ٹیم وسائل میں مرئیت کو بہتر بنانے کے لیے ایسا کر رہی ہے؟
اہداف کی بنیاد پر، آپ انہیں ترجیح دے سکتے ہیں اور دستاویز کو محفوظ کرنے کے عمل کو تبدیل کر سکتے ہیں۔ اس عمل میں اسٹیک ہولڈرز کے کردار کو سمجھیں۔
- دستاویز کو محفوظ کرنے کے عمل کی نگرانی کون کرے گا؟
- آرکائیو شدہ ڈیٹا میں داخلے کو محدود کرنے کے لیے آپ اجازت کی کون سی سطح استعمال کریں گے؟
- آپ ملازم کی تعمیل کو کیسے یقینی بنائیں گے؟
مرحلہ 3: برقرار رکھنے کا شیڈول لاگو کریں۔
اب، یہ برقرار رکھنے کا شیڈول ترتیب دینے کا وقت ہے۔ سمجھیں۔ دستاویزات جنہیں برقرار رکھنے کی ضرورت ہے اور جو نہیں رکھتے۔
آپ کو اصل سالانہ مالیاتی رپورٹس کو برقرار رکھنا چاہیے کیونکہ سڑک پر ان کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ وفاقی، مقامی، ریاستی اور صنعت کے مخصوص اصولوں کی تحقیق کریں جن کی آپ کو پیروی کرنی چاہیے۔
مثال کے طور پر کم از کم سات سال تک تمام IRS اور ٹیکس سے متعلق دستاویزات رکھیں۔
اس کے بعد، ان تمام دستاویزات کو منہدم کر دیں جن کو آرکائیو کرنے کی ضرورت نہیں ہے یا انہیں کبھی بھی مستقل طور پر ذخیرہ نہیں کیا جائے گا، جیسے وینڈر کیٹلاگ، جنک میل، اور ڈپلیکیٹ کاپیاں۔ آپ ان کو اسکین کرکے ڈیجیٹائز کرسکتے ہیں۔ معلومات نکالنا OCR سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے.
مرحلہ 4: کاغذی فائلوں کو ڈیجیٹائز کریں۔
کاغذی فائلوں کو ڈیجیٹائز کریں۔ لاگت کو کم کرنے، جگہ بچانے اور دستاویز کی تنظیم کو بہتر بنانے کے لیے۔
بہتر تلاش کی اہلیت کے لیے، آپ OCR سافٹ ویئر استعمال کر سکتے ہیں۔ دستاویز اسکینر، Nanonets کی طرح، ترتیب دینے، ترتیب دینے، لیبل کرنے، اور انڈیکس دستاویزات.
مرحلہ 5: اسٹوریج کا انتخاب کریں۔
ڈیجیٹل اسٹوریج کے لیے، آپ کو ٹیپ، ڈسک، اور کلاؤڈ اسٹوریج میں سے انتخاب کرنا ہوگا۔ ہر ایک کے فوائد اور نقصانات ہیں جو طویل مدتی سلامتی، سالمیت، اور داخلے کی آسانی سے منسلک ہیں دستاویز کے انتظام سافٹ ویئر.
مرحلہ 6: کے ساتھ خودکار دستاویز کے کام کے بہاؤ
ایک بار جب تمام پراسیسز اور تمام متغیرات کا نقشہ تیار ہو جاتا ہے، تو اس عمل کو رول آؤٹ کرنے کا وقت آگیا ہے۔
آپ استعمال کر سکتے ہیں دستاویز کے انتظام سافٹ ویئر کی طرح نانونٹس بغیر کوڈ ورک فلوز کا استعمال کرتے ہوئے پورے عمل کو خودکار کرنے کے لیے۔ آپ کے دستاویزات کو خود بخود ذخیرہ کرنے کے لیے اس میں کلاؤڈ یا آن پریمیس اسٹوریج کے اختیارات بھی ہیں۔ دیکھو یہ کیسے کام کرتا ہے.
مرحلہ 7: نگرانی اور اصلاح کریں۔
کوئی بھی عمل پہلے کامل نہیں ہوتا۔ دستاویز کے ورک فلو کو نافذ کرنے کے بعد، عمل کو بہتر بنانے کے بارے میں اسٹیک ہولڈرز سے رائے لیں۔
دستاویز کو محفوظ کرنے کا طریقہ استعمال کرنا ہے؟
آپ کی کمپنی کو دستاویز کو محفوظ کرنے پر توجہ دینے کی ضرورت ہے اگر:
- آپ کی کمپنی باقاعدگی سے بہت سارے کاغذی کاموں سے نمٹتی ہے۔
- آپ کو مستقبل میں پرانے دستاویزات تک رسائی درکار ہو سکتی ہے۔
- آپ جیسی کمپنیوں کے لیے آڈٹ عام ہیں۔
- آپ کو تعمیل اور ریگولیٹری تقاضوں کے حصے کے طور پر دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے۔
اگر یہ عوامل آپ کی کمپنی سے متعلق ہیں، تو آپ کو اپنے دستاویزات کو محفوظ کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔
Nanonets کے ساتھ دنوں سے منٹ تک دستاویز کو محفوظ کرنے کا وقت سلیش کریں۔ اخراجات اور وقت کو کم کریں۔ یہ جاننے میں دلچسپی ہے کہ یہ کیسے کام کرتا ہے؟
مفت میں آزمایئں or ہمارے ساتھ کال کا شیڈول بنائیں۔
دستاویز کو محفوظ کرنے کا طریقہ خود کار طریقے سے کیسے کریں؟
آپ آسان اقدامات میں Nanonets کے ساتھ دستاویز کو محفوظ کرنے کو خودکار کر سکتے ہیں۔
ایسا کرنے کے لیے، Nanonets پر ایک مفت اکاؤنٹ بنائیں یا اپنے اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔
1 مرحلہ: آپ کو دستاویز کا مجموعہ ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔ ڈیٹا اپ لوڈ کے اختیارات کا استعمال کرتے ہوئے دستاویزات کو خود بخود پلیٹ فارم پر اپ لوڈ کیا جا سکتا ہے۔
2 مرحلہ: اب، ہمیں دستاویزات کی درجہ بندی کرنے کی ضرورت ہے۔ Nanonets پلیٹ فارم دستاویز کی قسم کو دستاویز کی درجہ بندی کرنے والے ماڈل کے ساتھ خود بخود شناخت کرتا ہے۔
3 مرحلہ: اگلے مرحلے میں، آپ دستاویزات سے ڈیٹا نکال سکتے ہیں اور ورک فلو آٹومیشن کے ساتھ ڈیٹا کی مماثلت، دستاویز کی منظوری، ڈیٹا رینگلنگ، ڈیٹا میں اضافہ، ڈیٹا بیس کی مماثلت، پی ڈی ایف فائلوں کا نام تبدیل کرنا، اور مزید بہت کچھ کرنے کے لیے ڈیٹا کا استعمال کر سکتے ہیں۔
4 مرحلہ: اب، دستاویزات پر کارروائی کے بعد، ان دستاویزات کو محفوظ کرنے کا وقت آگیا ہے۔ آپ دستاویز کو اپنی پسند کے کلاؤڈ اسٹوریج میں ایکسپورٹ کر سکتے ہیں یا اسے Nanonets ڈیٹا بیس پر محفوظ کر سکتے ہیں۔
Nanonets کے ساتھ دستاویز کو محفوظ کرنا
Nanonets ایک ہے ذہین دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر ان بلٹ OCR سافٹ ویئر کے ساتھ جو آپ کی تمام کاغذی دستاویزات کو ڈیجیٹل سرچ ایبل فارمیٹ میں تبدیل کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔ نانونٹس بغیر کوڈ ڈریگ اینڈ ڈراپ ورک فلو بلڈر کے ساتھ استعمال کرنا آسان ہے جو کسی بھی دستی دستاویز کے عمل کو خودکار کر سکتا ہے۔
مدد چاہیے؟ ہماری ٹیم یہ سب کچھ ترتیب دینے میں آپ کی مدد کے لیے حاضر ہے!
Nanonets کی طرف بڑھیں اور اسے ابھی خود کرنے کی کوشش کریں۔ یا ہماری ٹیم سے کہیں کہ وہ آپ کے لیے کرے!
Nanonets کو 30,000+ خوش پیشہ ور افراد استعمال کرتے ہیں۔ ان کے دستاویز کے عمل کو خودکار بنائیں ہر سال. یہاں Nanonets کی کارکردگی کا ایک سنیپ شاٹ ہے۔
ہمارے گاہک ہمارے بارے میں کیا کہتے ہیں۔
فرض کریں کہ آپ کے پاس دستاویز کو محفوظ کرنے کا ایک پیچیدہ عمل ہے۔ اس صورت میں، ہماری باصلاحیت ٹیم پورے عمل کو آسان اور خودکار بنانے میں آپ کی مدد کر سکتی ہے تاکہ یہ موثر ہو اور آپ کی ضروریات کے مطابق کام کرے۔ کیا آپ اپنی ضروریات ہمارے ساتھ بانٹنا چاہتے ہیں؟ کال سیٹ اپ کریں۔ or ہمیں ایک ای میل بھیجیں.
آپ اسے کیوں استعمال کریں؟
الیکٹرانک دستاویز کو محفوظ کرنے کے بہت سے فوائد ہیں:
- جگہ بچائیں: ڈیجیٹل دستاویز آرکائیونگ ایریا کو خالی کر کے اور آپریشنل اخراجات کو کم کر کے جگہ اور اخراجات کو بچا سکتی ہے۔
- موثر دستاویز کا انتظام: الیکٹرانک دستاویز آرکائیونگ کے ساتھ، آپ اپنے تمام دستاویزات کو ایک مرکزی مقام پر ترتیب، درجہ بندی اور ذخیرہ کر سکتے ہیں۔ اس سے دستاویزات کا انتظام کرنا آسان ہوجاتا ہے۔
- دستاویز کی حفاظت کو بہتر بنائیں: آپ محفوظ کلاؤڈ اسٹوریج میں دستاویزات کو ذخیرہ کرکے دھوکہ دہی کی رسائی کو محدود کرسکتے ہیں اور دستاویز کی حفاظت کو بہتر بنا سکتے ہیں۔
- دستاویزات تلاش کرنے میں آسان: ڈی ایم ایس سافٹ ویئر دستاویزات کو قابل تلاش ڈیٹا بیس میں بدل دیتا ہے، جس کا مطلب ہے کہ آپ دستاویزات سے مطلوبہ الفاظ استعمال کرکے دستاویزات تلاش کرسکتے ہیں۔
- آپ کو موافق بنائیں: کچھ صنعتوں کو دستاویز کی آرکائیونگ کو لاگو کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ تعمیل ہو۔
Nanonets کے ساتھ دستاویز کو محفوظ کرنا شروع کریں۔
30,000 ملین+ دستاویزات کو خودکار کرنے کے لیے 500+ کاروباری اداروں کے 30+ صارفین کے ذریعے بھروسہ کیا گیا!
G4.9 پر 2 کا درجہ دیا گیا۔ اسے آزمائیں!
دستاویز کو محفوظ کرنے کے استعمال کے کیسز
دستاویز کو محفوظ کرنا تقریباً تمام قسم کے کاروبار کے لیے مددگار ہے۔ آئیے مختلف صنعتوں میں دستاویز کو محفوظ کرنے کی کچھ حقیقی زندگی کی ایپلی کیشنز کو دیکھیں۔
- مالیاتی خدمات کمپنیوں کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ ان کی تمام دستاویزات آڈٹ کے لیے تیار ہیں۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں دستاویز کو محفوظ کرنے سے انہیں صارفین کے تمام لاگز، رقم کے تبادلے کی رسیدیں، اور دیگر قانونی دستاویزات کی ضرورت پڑنے پر برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے۔ پڑھیں کہ آپ اسے خود کار طریقے سے کیسے بنا سکتے ہیں۔ مالیاتی آٹومیشن.
- پرچون فرموں کو مستقبل میں کسی بھی تضاد کی صورت میں اپنے تمام گاہک، وینڈر، اور سپلائر کی معلومات کو محفوظ کرنا ہوگا۔ کے بارے میں مزید پڑھیں خوردہ آٹومیشن.
- قانونی فرم اور قانونی محکمے۔ سب کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے کیس سے متعلق معاہدے، دستاویزات، اور فیکس بطور PDFs۔ انہیں ذہین تلاش اور ٹیگز کا استعمال کرتے ہوئے تیزی سے دستاویزات اور کوٹیشن تلاش کرنے کی ضرورت ہے۔ اسی جگہ دستاویز کو محفوظ کرنا کام آتا ہے۔
- عوامی خدمات دن میں بہت ساری معلومات سے نمٹنا۔ اب سب کچھ متعلقہ نہیں ہے، لیکن انہیں تمام معلومات کو ذخیرہ کرنا چاہیے جو بعد میں ایک بٹن پر کلک کرکے آسانی سے دستیاب ہونے کی ضرورت ہے۔
- انٹرپرائزز موثر دستاویز آرکائیونگ کے ساتھ اپنے دستاویز کے انتظام کو بہتر بنا سکتے ہیں۔ اپنے کاغذی دستاویزات کو a میں تبدیل کرکے تلاش کے قابل لائبریری، ملازمین دستاویزات کی تلاش میں صرف ہونے والے وقت کو کم کر سکتے ہیں اور ڈیجیٹائزیشن ڈیٹا کی مرئیت کو بھی بہتر بنا سکتی ہے۔
Nanonets کے ساتھ دستاویز کو خودکار محفوظ کریں۔ انوائسز، شناختی کارڈز، یا آٹو پائلٹ پر کسی بھی کاغذ سے ڈیٹا نکالیں!
دستاویز آرکائیونگ بمقابلہ فائل بیک اپ
دستاویز کی آرکائیونگ فائل کا بیک اپ لے رہی ہے، ٹھیک ہے؟ ٹھیک ہے، یہ تھوڑا مختلف ہے.
دستاویز کو محفوظ کرنے کا عمل غیر فعال دستاویزات کے لیے ہے، جبکہ بیک اپ روزانہ کے نظام میں فعال فائلوں کے لیے استعمال کیے جاتے ہیں۔
دستاویز کے آرکائیو کا مقصد اصل دستاویزات کو برقرار رکھنا ہے اگر وہ مستقبل میں متعدد وجوہات کی بناء پر درکار ہوں۔ اس کے برعکس، فائل بیک اپ کا مقصد یہ ہے کہ اصل فائلوں کے خراب یا گم ہونے کی صورت میں فعال فائلوں کی ایک کاپی کو برقرار رکھنا، آپریشنل تسلسل کو یقینی بنانا۔
آئیے دستاویز کی آرکائیونگ اور فائل بیک اپ کے درمیان مزید فرق دیکھیں۔
دستاویز آرکائیو |
دستاویز کا بیک اپ |
|
مقصد |
دستاویزات کا طویل مدتی ذخیرہ جو ابھی استعمال نہیں کیا جاتا ہے۔ |
ڈیٹا ضائع ہونے یا بدعنوانی کی صورت میں حالیہ ڈیٹا کی کاپی محفوظ کرنا |
استعمال |
جیسا کہ ضرورت ہے - مثال کے طور پر. آڈٹ |
جب موجودہ ڈیٹا کرپٹ ہو یا لوڈ ہونے میں ناکام ہو جائے۔ |
ڈیٹا |
ایک کاپی کے طور پر محفوظ کیا گیا۔ ڈیٹا کو اوور رائٹ نہیں کیا گیا ہے۔ |
ڈیٹا اوور رائٹ ہے۔ |
ذخیرہ شدہ ڈیٹا کی قسم |
اصل ڈیٹا - جیسے۔ مالیاتی رپورٹس |
موجودہ ڈیٹا کی نقل بطور کاپی |
رفتار تیز |
بحالی کی رفتار کوئی مسئلہ نہیں ہے۔ |
ریئل ٹائم ہونا چاہیے۔ |
ٹرم |
طویل مدتی اسٹوریج |
مختصر سے وسط مدتی اسٹوریج |
Nanonets کے ساتھ اپنے دستاویز کی آرکائیونگ کو سپرچارج کریں۔
اپنے تمام کاروباری عمل کو بہتر بنائیں جن میں Nanonets کے ساتھ دستاویزات شامل ہیں۔ کسی دستاویز کا ٹریک کبھی نہ کھویں، اپنے تمام آڈٹ لاگز کو تیار رکھیں اور لاگت کے ایک حصے پر دستاویز کی فراڈ کو کم کریں۔
ہم نے ٹویوٹا، پی اینڈ جی، اور ای وائی جیسی بہت سی تنظیموں کی مدد کی ہے، ان کے دستی عمل کو بغیر کوڈ کے ورک فلو کے ساتھ ڈیجیٹائز کرنے میں، جس کے نتیجے میں لاگت اور وقت کی بچت ہوئی ہے۔
10 منٹ کی مختصر کال کا شیڈول بنائیں جہاں ہمارے آٹومیشن ماہرین آپ کے موجودہ دستاویز کے عمل کو دیکھیں گے اور آپ کی رہنمائی کریں گے کہ آپ اپنے دستی عمل کو آسانی سے کیسے ڈیجیٹائز کریں۔
ایک مفت پروڈکٹ ٹور حاصل کریں۔ or خود کریں.
8 فروری 2023: یہ بلاگ اصل میں جون 2022 میں شائع ہوا تھا اور تازہ ترین مواد کے ساتھ 8 فروری 2023 کو اپ ڈیٹ کیا گیا تھا۔
دستاویز کے انتظام کے بارے میں مزید پڑھیں:
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
دستاویزات کو ڈیجیٹائز کیوں کیا جائے؟
پیداواری دستاویزی مینجمنٹ: انڈیکسڈ، ڈیجیٹائزڈ دستاویزات کو ایک سسٹم میں ایکسپورٹ کیا جا سکتا ہے اور خود بخود ڈیجیٹل لائبریریوں میں ذخیرہ کیا جا سکتا ہے، جہاں ان کے استعمال کو دستاویزی، ٹریک اور منظم کیا جا سکتا ہے۔
متن کا دوبارہ استعمال: جب ایک پرنٹ شدہ مضمون کو قابل تدوین متن میں بحال کیا جاتا ہے، تو اسے مائیکروسافٹ ایکسل یا ورڈ میں ترمیم کرکے دوبارہ استعمال کیا جاسکتا ہے، عام طور پر دستاویزات کو دوبارہ بنانے اور دوبارہ ٹائپ کرنے میں صرف ہونے والے وقت کی بچت ہوتی ہے۔
تلاش کی اہلیت: دستاویزات، بشمول میٹا ڈیٹا یا ٹیکسٹ میں کلیدی الفاظ، الیکٹرانک سرچ نیٹ ورکس کے ذریعے پتہ لگایا جا سکتا ہے اور سیکنڈوں میں اشارہ کیا جا سکتا ہے۔
آسان رسائی: ڈیجیٹل دستاویزات کو کسی بھی وقت مرکزی ذخیرے سے بازیافت کیا جا سکتا ہے اور ای میل کے ذریعے تیزی سے تقسیم کیا جا سکتا ہے، پرنٹ شدہ کاپیاں بنانے کی ضرورت کو ختم کر کے۔
دستاویز آرکائیو سافٹ ویئر کیا ہے؟
دستاویزی آرکائیونگ سافٹ ویئر دستاویزات کو ڈیجیٹل ریکارڈز میں تبدیل کرتا ہے جنہیں آرکائیو کیا جا سکتا ہے، آسانی سے رسائی حاصل کی جا سکتی ہے اور مؤثر طریقے سے انتظام کیا جا سکتا ہے، جس سے آپ کے ادارے کو سٹوریج کے اخراجات کو بچانے، ملازمین کی پیداواری صلاحیت کو بڑھانے اور کاروباری طریقہ کار کو تیز کرنے میں مدد ملتی ہے۔
طویل مدتی آرکائیونگ کے لیے کافی ہے، تبدیل شدہ فہرستیں بلند بصری معیار کے ساتھ چھوٹی ہیں۔ انہیں مختلف آلات پر پڑھا جا سکتا ہے، الگ تھلگ جگہوں سے آسانی سے حاصل کیا جا سکتا ہے، اور الیکٹرانک آرکائیوز، ڈیجیٹل لائبریریوں، یا مرکزی طور پر محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ دستاویز کے انتظام کے نیٹ ورک. کوئی بھی کارپوریشن داخلی طریقہ کار کو تیز کر سکتی ہے اور داخلے کے متعین حقوق کے ساتھ ڈیجیٹل طور پر ذخیرہ شدہ کاپیوں تک آسان رسائی فراہم کر کے کارکردگی کو بڑھا سکتی ہے۔
ایک کال بک کرو جہاں ہمارے آٹومیشن ماہرین آپ کے موجودہ دستاویز کے عمل کو دیکھیں گے اور آپ کو اپنے آرکائیونگ کے عمل کو بہتر بنانے کا طریقہ دکھائیں گے۔
- SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
- پلیٹو بلاک چین۔ Web3 Metaverse Intelligence. علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
- ماخذ: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
- 000
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- 7
- 9
- a
- ہمارے بارے میں
- تک رسائی حاصل
- رسائی
- کے مطابق
- اکاؤنٹ
- فعال
- سرگرمیوں
- سرگرمی
- ایڈیشنل
- مان لیا
- کے بعد
- کے خلاف
- تمام
- رقم
- مقدار
- اور
- سالانہ
- آلات
- ایپلی کیشنز
- محفوظ شدہ دستاویزات
- رقبہ
- پہنچ
- تشخیص
- اسسٹنس
- منسلک
- آڈٹ
- اجازت
- خود کار طریقے سے
- آٹومیٹڈ
- خود کار طریقے سے
- میشن
- دستیاب
- بیک اپ
- بیک اپ
- کیونکہ
- فائدہ
- فوائد
- BEST
- کے درمیان
- بگ
- بٹ
- بلاگ
- بڑھانے کے
- بلڈر
- کاروبار
- کاروباری معاملات
- کاروبار کے عمل
- کاروباری عمل
- کاروبار
- بٹن
- فون
- کارڈ
- کیس
- کیٹلاگ
- درجہ بندی
- مرکزی
- انتخاب
- میں سے انتخاب کریں
- درجہ بندی کرنا۔
- صاف کرنا
- کلوز
- بادل
- بادل سٹوریج
- پتر
- مجموعہ
- COM
- کامن
- کمپنیاں
- کمپنی کے
- پیچیدہ
- تعمیل
- شکایت
- کنسلٹنٹس
- مواد
- اس کے برعکس
- تبدیل
- تبدیل
- کاپیاں
- کارپوریشن
- خراب
- قیمت
- اخراجات
- تخلیق
- پیدا
- موجودہ
- گاہک
- گاہکوں
- اعداد و شمار
- ڈیٹا کے نقصان
- ڈیٹا کی حفاظت
- ڈیٹا بیس
- دن
- دن بہ دن
- دن
- نمٹنے کے
- معاملہ
- ڈیلز
- کی وضاحت
- ترسیل
- ڈیمانڈ
- ڈیمو
- محکموں
- پتہ چلا
- فرق
- اختلافات
- مختلف
- ڈیجیٹل
- ڈیجیٹل دستاویزات
- ڈیجیٹل
- ڈیجیٹائزیشن
- ڈیجیٹلائز کرنا
- ڈیجیٹل
- ڈیجیٹائزنگ
- تقسیم کئے
- دستاویز
- دستاویزی مینجمنٹ
- دستاویز کے عمل
- دستاویزات
- کر
- نہیں
- نیچے
- متحرک
- ہر ایک
- آسان
- آسانی سے
- کارکردگی
- ہنر
- مؤثر طریقے سے
- یا تو
- الیکٹرانک
- الیکٹرانک
- بلند
- ختم کرنا
- ای میل
- ملازم
- ملازمین
- بہتر
- کو یقینی بنانے کے
- کو یقینی بنانے ہے
- اداروں
- پوری
- اندراج
- ضروری
- بنیادی طور پر
- Ether (ETH)
- بھی
- کبھی نہیں
- ہر کوئی
- سب
- سب کچھ
- ایکسل
- ایکسچینج
- ایگزیکٹو
- اخراجات
- ماہرین
- برآمد
- نکالنے
- نچوڑ۔
- EY
- عوامل
- ناکام رہتا ہے
- اکثر پوچھے جانے والے سوالات
- وفاقی
- آراء
- فائل
- فائلوں
- فائلنگ
- مالی
- مل
- فرم
- پہلا
- فٹ
- مقرر
- بہنا
- توجہ مرکوز
- پر عمل کریں
- فارمیٹ
- کسر
- دھوکہ دہی
- دھوکہ دہی
- مفت
- مفت جانچ
- سے
- مستقبل
- G2
- حاصل کرنا
- عام طور پر
- پیدا
- حاصل
- GIF
- دے دو
- مقصد
- اہداف
- اچھا
- رہنمائی
- ہدایات
- ہینڈل
- ہینڈل
- موبائل
- خوش
- مدد
- مدد
- مدد گار
- مدد
- مدد کرتا ہے
- یہاں
- کس طرح
- کیسے
- HTTPS
- ہائبرڈ
- خیال
- شناخت
- شناخت
- شناختی
- پر عملدرآمد
- پر عمل درآمد
- کو بہتر بنانے کے
- کو بہتر بنانے کے
- in
- غیر فعال
- سمیت
- انڈکس
- صنعتوں
- صنعت
- صنعت سے متعلق
- معلومات
- ابتدائی
- انسٹی
- اداروں
- سالمیت
- انٹیلجنٹ
- دلچسپی
- اندرونی
- دعوت نامہ
- شامل
- IRS
- الگ الگ
- IT
- ایوب
- رکھیں
- رکھتے ہوئے
- جان
- لیبل
- بڑے
- قانونی
- سطح
- لائبریریوں
- LIMIT
- فہرستیں
- مقامی
- محل وقوع
- مقامات
- لانگ
- طویل مدتی
- اب
- دیکھو
- کھو
- بند
- بہت
- مین
- برقرار رکھنے کے
- اہم
- بنا
- بناتا ہے
- انتظام
- میں کامیاب
- انتظام
- دستی
- دستی طور پر
- بہت سے
- نقشہ
- بڑے پیمانے پر
- کے ملاپ
- کا مطلب ہے کہ
- میٹا ڈیٹا
- مائیکروسافٹ
- مائیکروسافٹ ایکسل
- درمیانی سائز
- شاید
- دس لاکھ
- منٹ
- ماڈل
- قیمت
- کی نگرانی
- زیادہ
- منتقل
- نامزد
- تقریبا
- ضرورت ہے
- ضروریات
- نیٹ ورک
- اگلے
- عام
- تعداد
- مقصد
- OCR
- او سی آر سافٹ ویئر
- پرانا
- ایک
- آپریشنل
- کی اصلاح کریں
- آپشنز کے بھی
- تنظیم
- تنظیمیں
- اصل
- اصل میں
- دیگر
- مالکان
- کاغذ.
- کاغذات
- کاغذی کام
- حصہ
- خاص طور پر
- پارٹی
- غیر فعال
- کامل
- کارکردگی
- مستقل طور پر
- جسمانی
- پلیٹ فارم
- پلاٹا
- افلاطون ڈیٹا انٹیلی جنس
- پلیٹو ڈیٹا
- پوزیشن میں
- پریکٹس
- کو ترجیح دیتے ہیں
- ترجیح دیں
- طریقہ کار
- عمل
- عمل
- پروسیسنگ
- مصنوعات
- پیداوری
- پیشہ ور ماہرین
- مناسب
- مناسب طریقے سے
- شائع
- معیار
- فوری
- میں تیزی سے
- پڑھیں
- تیار
- وجوہات
- رسیدیں
- حال ہی میں
- درج
- ریکارڈ
- کو کم
- کو کم کرنے
- حوالہ جات
- باقاعدہ
- باقاعدگی سے
- ریگولیٹری
- متعلقہ
- رپورٹیں
- ذخیرہ
- کی ضرورت
- ضرورت
- ضروریات
- تحقیق
- وسائل
- بحالی
- بحال
- برقرار رکھنے
- برقراری
- جائزہ
- حقوق
- سڑک
- کردار
- لپیٹنا
- قوانین
- محفوظ کریں
- بچت
- بچت
- سکیننگ
- شیڈول
- تلاش کریں
- تلاش
- سیکنڈ
- محفوظ بنانے
- محفوظ
- سیکورٹی
- سروس
- سروسز
- مقرر
- سات
- کئی
- سیکنڈ اور
- گولی مارو
- مختصر
- ہونا چاہئے
- دکھائیں
- اسی طرح
- سادہ
- آسان بنانے
- چھوٹے
- ہوشیار
- سنیپشاٹ
- So
- سافٹ ویئر کی
- حل
- حل
- کچھ
- خلا
- تیزی
- خرچ کرنا۔
- خرچ
- اسٹیک ہولڈرز
- حالت
- رہنا
- مرحلہ
- مراحل
- اسٹاک
- ذخیرہ
- اسٹوریج کے اختیارات
- ذخیرہ
- ذخیرہ
- پردہ
- موضوع
- اس طرح
- خلاصہ
- کے نظام
- سسٹمز
- لے لو
- لیتا ہے
- لینے
- باصلاحیت
- ٹیم
- ۔
- مستقبل
- کے بارے میں معلومات
- ان
- تین
- وقت
- کرنے کے لئے
- بھی
- ٹویوٹا
- ٹریک
- تبدیلی
- مقدمے کی سماعت
- قابل اعتماد
- سمجھ
- اپ ڈیٹ
- اپ لوڈ کردہ
- us
- استعمال
- استعمال کی شرائط
- صارفین
- استعمال کیا
- قیمتی
- مختلف
- والٹ
- وینڈر
- توثیق
- کی طرف سے
- کی نمائش
- طریقوں
- کیا
- کیا ہے
- جس
- وسیع پیمانے پر
- گے
- کے اندر
- لفظ
- کام
- کام کا بہاؤ
- ورک فلو آٹومیشن۔
- کام کے بہاؤ
- کام کرتا ہے
- دنیا کی
- سال
- سال
- اور
- اپنے آپ کو
- زیفیرنیٹ