کٹنگ ایج انوائس کی منظوری کے ورک فلو کے لیے 2023 گائیڈ

مالیاتی کارروائیوں کے ہمیشہ بدلتے ہوئے منظر نامے میں، ہر کامیاب کاروبار کے دل کی دھڑکن ایک ہموار اور غلطی سے پاک انوائس کی منظوری کا ورک فلو ہے۔ چونکہ کمپنیاں قابل ادائیگی اکاؤنٹس کی پیچیدگیوں کو نیویگیٹ کرتی ہیں، کارکردگی، درستگی، اور سیکورٹی کا مطالبہ کبھی بھی زیادہ اہم نہیں رہا۔ اس بلاگ میں، ہم جدید انوائس کی منظوری کے ورک فلو کی دنیا میں سفر شروع کرتے ہیں، مینوئل سسٹمز میں درپیش چیلنجوں کا پتہ لگاتے ہیں اور اختراعی حلوں کی تبدیلی کی طاقت سے پردہ اٹھاتے ہیں۔ قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے لیے اپنے نقطہ نظر میں انقلاب لانے کے لیے تیار ہو جائیں اور استرا تیز، خودکار مستقبل کی کنجیوں کو دریافت کریں۔

انوائس کی منظوری کا ورک فلو کیا ہے؟

انوائس کی منظوری کا ورک فلو ایک منظم عمل ہے جس کی پیروی تنظیمیں ادائیگی کرنے سے پہلے سپلائر انوائس کا جائزہ لینے، تصدیق کرنے اور ان کی اجازت دینے کے لیے کرتی ہیں۔ اس ورک فلو کا مقصد درستگی کو یقینی بنانا، غلطیوں کو روکنا، اور قابل ادائیگی اکاؤنٹس (AP) ڈیپارٹمنٹ کے اندر مالیاتی کنٹرول کو برقرار رکھنا ہے۔

یہ ورک فلو مختلف عناصر کا جامع طور پر جائزہ لیتا ہے، بشمول سپلائر کی تصدیق، موصول شدہ مقداروں کی تصدیق، لائن آئٹمز کی جانچ پڑتال، قیمتوں اور حسابات کی تصدیق، اور متعلقہ خریداری کے آرڈرز اور موصول ہونے والی رپورٹس کے ساتھ ایک اہم 3 طرفہ میچنگ کا عمل۔

انوائس کی منظوری کے ورک فلو کے کلیدی اجزاء میں شامل ہیں:

1. فراہم کنندہ اور مقدار کی تصدیق: فراہم کنندہ کی صداقت اور موصول ہونے والی اشیاء یا خدمات کی مقدار کی تصدیق، انوائس میں فراہم کردہ معلومات کے ساتھ ہم آہنگی کو یقینی بنانا۔
2. لائن آئٹمز، قیمتیں، اور حساب کا جائزہ: متفقہ شرائط کے ساتھ ان کی درستگی اور مستقل مزاجی کی تصدیق کے لیے انفرادی لائن آئٹمز، قیمتوں اور حسابات کا اچھی طرح سے معائنہ کریں۔
3. 3-طریقہ مماثلت: انوائس کو متعلقہ پرچیز آرڈر کے ساتھ سیدھ میں رکھنا اور 3 طرفہ مماثلت کے عمل میں رپورٹ موصول کرنا۔ اس سے اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ اشیا یا خدمات کا آرڈر دیا گیا، وصول کیا گیا اور درست طریقے سے رسید کی گئی۔
4. رعایت کی ہینڈلنگ: تصدیقی عمل کے دوران شناخت شدہ کسی بھی تضاد یا استثناء کو دور کرنا اور حل کرنا۔ اس میں تضادات کو واضح کرنے یا درست کرنے کے لیے متعلقہ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ بات چیت شامل ہو سکتی ہے۔
5. دستاویز کا جائزہ اور منظوری: دستاویزات کے پورے سیٹ کا جائزہ، بشمول انوائس، پرچیز آرڈر، اور موصول ہونے والی رپورٹ، تنظیم کے اندر نامزد منظور کنندگان کے ذریعے۔ ادائیگی کے عمل کو آگے بڑھانے سے پہلے منظوری طلب کی جاتی ہے۔

انوائس کی منظوری کا ورک فلو غلطیوں کو روکنے، ممکنہ دھوکہ دہی کا پتہ لگانے، اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی فنکشن کے اندر مالیاتی درستگی کو برقرار رکھنے کے لیے ایک اہم کنٹرول میکنزم ہے۔ جبکہ روایتی طور پر ایک دستی اور وقتی عمل ہے، آٹومیشن ٹیکنالوجیز میں پیشرفت نے جدید کاروباری طریقوں میں انوائس کی منظوری کے ورک فلو کی کارکردگی کو نمایاں طور پر ہموار اور بہتر بنایا ہے۔

انوائس کی منظوری کے ورک فلو میں کیا اقدامات ہیں؟

رسیدیں وصول کریں اور درج کریں۔

رسیدیں موصول ہوتی ہیں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام میں داخل ہوتی ہیں۔ اس قدم میں ضروری معلومات حاصل کرنا شامل ہے جیسے انوائس نمبر، سپلائر کی تفصیلات، اور انوائس کی رقم۔

سپلائر کی توثیق کریں اور انوائس کی تفصیلات کا جائزہ لیں۔

فراہم کنندہ کی صداقت کی تصدیق کی جاتی ہے، اور انوائس پر موجود تفصیلات کا درستگی کے لیے جائزہ لیا جاتا ہے۔ اس میں اس بات کی تصدیق بھی شامل ہے کہ انوائس شدہ سامان یا خدمات خریداری کے آرڈر اور دیگر متعلقہ دستاویزات سے ہم آہنگ ہیں۔

انوائس کو معاون دستاویزات کے ساتھ میچ کریں۔

انوائس کو معاون دستاویزات کے ساتھ ملایا جاتا ہے، جیسے پرچیز آرڈرز (POs) اور موصول ہونے والی رپورٹس۔ یہ قدم اصل آرڈر، سامان یا خدمات کی وصولی، اور رسید کی گئی رقم کے درمیان مستقل مزاجی اور درستگی کو یقینی بناتا ہے۔

نظرثانی اور اجازت کے لیے منظور کنندگان کو رسیدیں بھیجیں۔

انوائسز اور معاون دستاویزات کا جائزہ لینے اور اجازت دینے کے لیے نامزد منظور کنندگان کو بھیج دیا جاتا ہے۔ منظوری دینے والوں میں نگران، مینیجر، یا بجٹ کے کنٹرول والے افراد شامل ہو سکتے ہیں۔

انوائس شیڈولنگ اور ادائیگی کا عمل شروع کریں۔

منظوری حاصل کرنے کے بعد، انوائس کو ادائیگی کے لیے مقرر کیا جاتا ہے، اور ادائیگی کا عمل شروع کیا جاتا ہے۔ اس میں ادائیگی کے بیچز بنانا، فنڈ کی تقسیم کی تیاری، اور ادائیگی کی شرائط پر عمل کرنا شامل ہو سکتا ہے۔

انوائس سے ادائیگی کا عمل

انوائس کی منظوری کا ورک فلو انوائس سے ادائیگی کے وسیع تر عمل کا حصہ ہے، جو انوائس وصول کرنے سے لے کر آرڈر کی گئی اشیاء کی وصولی کا تعین کرنے اور آخر میں منظور شدہ انوائس کی ادائیگی تک پھیلا ہوا ہے۔

مندرجہ بالا اقدامات اس بات کو یقینی بنانے کے لیے بنائے گئے ہیں کہ ہر انوائس مکمل توثیق اور منظوری کے عمل سے گزرتی ہے، غلطیوں کو کم کرتی ہے، دھوکہ دہی کو روکتی ہے، اور تنظیم کے اندر مالی کنٹرول کو برقرار رکھتی ہے۔ خودکار نظاموں میں، یہ اقدامات اکثر ہموار ہوتے ہیں، دستی کوششوں کو کم کرتے ہیں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ میں مجموعی کارکردگی کو بڑھاتے ہیں۔

انوائس کی منظوری کے ورک فلو میں درپیش مسائل

1. ناکافی اکاؤنٹس قابل ادائیگی گھنٹے: اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ میں محدود وسائل اور افرادی قوت انوائسز کی پروسیسنگ میں بیک لاگ کا باعث بن سکتی ہے۔ اس رکاوٹ کے نتیجے میں اکثر تاخیر ہوتی ہے اور اے پی کے عملے کے لیے کام کا بوجھ بڑھ جاتا ہے۔
2. معاون دستاویزات کی تاخیر سے وصولی: ضروری دستاویزات کا انتظار کرنا، جیسے پرچیز آرڈرز یا رپورٹس وصول کرنا، انوائس کی منظوری میں رکاوٹ بن سکتا ہے۔ دستاویز جمع کرانے میں تاخیر انوائس کو درست طریقے سے ملنے میں لگنے والے وقت کو طول دے سکتی ہے۔
3. دھوکہ دہی یا غلطیوں کا پتہ لگانے میں دشواری: دستی نظام میں دھوکہ دہی کی سرگرمیوں یا غلطیوں کو نظر انداز کرنے کا خطرہ زیادہ ہوتا ہے۔ محدود کنٹرولز اور دستی توثیق کے عمل میں تضادات نہیں پکڑے جا سکتے، جس سے ممکنہ مالی نقصان ہو سکتا ہے۔
4. دیر سے ادائیگیاں یا چھوٹ گئی چھوٹ: دستی عمل ادائیگی میں تاخیر کا باعث بن سکتے ہیں، جس کے نتیجے میں سپلائرز کو ادائیگی میں تاخیر ہوتی ہے۔ مزید برآں، غیر موثر منظوری کے ورک فلو کی وجہ سے کاروبار جلد ادائیگی کی چھوٹ سے محروم رہ سکتے ہیں۔
5. منظور کنندگان کے ساتھ فالو اپ: انوائس کی منظوری کے لیے نامزد منظور کنندگان کے ساتھ پیروی کرنا دستی نظاموں میں وقت طلب ہو سکتا ہے۔ یہ رکاوٹ مجموعی پروسیسنگ کے وقت میں اضافہ کرتی ہے اور اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی عملے میں مایوسی کا باعث بن سکتی ہے۔
6. مستقل ادائیگی کی حیثیت سے متعلق پوچھ گچھ: سپلائی کرنے والے اکثر دستی نظاموں میں اپنی ادائیگیوں کی حالت کے بارے میں پوچھ سکتے ہیں، جو کہ اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم کے لیے مواصلت میں اضافہ اور فالو اپ کاموں میں تعاون کرتے ہیں۔

ان رکاوٹوں کو دور کرنا ان تنظیموں کے لیے بہت ضروری ہے جن کا مقصد اپنے انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو بہتر بنانا ہے۔ آٹومیشن سلوشنز، جیسے کہ اے پی آٹومیشن سوفٹ ویئر، ان چیلنجوں کو ہموار کرنے، درستگی کو بہتر بنانے، اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ کے اندر مواصلات کو بڑھا کر نمایاں طور پر کم کر سکتے ہیں۔

آٹومیشن کس طرح مدد کر سکتا ہے؟

1. ڈیٹا انٹری کو ہموار کرنا: آٹومیشن ٹولز سسٹم میں انوائس ڈیٹا کیپچر اور داخل کر سکتے ہیں، جس سے دستی ڈیٹا انٹری کی ضرورت کم ہو جاتی ہے۔ یہ دستی ان پٹ سے وابستہ غلطیوں کے خطرے کو کم کرتا ہے اور انوائس کی منظوری کے عمل کو تیز کرتا ہے۔
2. جواز کی توثیق: خودکار نظام فروشوں کی قانونی حیثیت کی توثیق کرنے کے لیے الگورتھمک قواعد اور ڈیٹا بیس کا استعمال کرتے ہیں، جس سے جعلی یا غیر تصدیق شدہ ذرائع سے رسیدوں پر کارروائی کا خطرہ کم ہوتا ہے۔ یہ مالیاتی تحفظ کو بڑھاتا ہے اور غیر موجود سپلائرز کو ادائیگی کرنے کے مواقع کو کم کرتا ہے۔
3. سیلف سروس سپلائر آن بورڈنگ: آٹومیشن سیلف سروس سپلائر کو آن بورڈنگ کی اجازت دیتی ہے، جہاں سپلائرز اپنی معلومات براہ راست سسٹم میں داخل کر سکتے ہیں۔ یہ درستگی کو بہتر بناتا ہے اور آن بورڈنگ ورک بوجھ کو اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم سے سپلائرز کو منتقل کرتا ہے۔
4. دستاویزات کی ڈیجیٹل تبدیلی: آٹومیشن آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن (OCR) اسکیننگ جیسی ٹیکنالوجیز کا استعمال کرتے ہوئے کاغذی رسیدوں کو ڈیجیٹل فارمیٹس میں تبدیل کرتی ہے۔ یہ عمل ضروری معلومات حاصل کرتا ہے جیسے انوائس نمبر، PO نمبر، سپلائر کی تفصیلات، اور رقم، جس سے ڈیٹا آسانی سے قابل رسائی اور قابل تلاش ہوتا ہے۔
5. خودکار انوائس کی منظوری کا ورک فلو: انوائس کی منظوری کا پورا عمل خودکار ہو سکتا ہے، بشمول نامزد منظور کنندگان کو رسیدیں بھیجنا۔ یہ دستی فالو اپس پر خرچ ہونے والے وقت کو کم کرتا ہے اور بٹن کے کلک سے منظوری کے چکر کو تیز کرتا ہے۔
6. خودکار یاد دہانی کی اطلاعات: جب منظوری میں تاخیر ہوتی ہے تو خودکار نظام نامزد منظور کنندگان کو خودکار یاددہانی بھیج سکتے ہیں۔ یہ دستی فالو اپس کی ضرورت کو ختم کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ منظوری کا عمل ٹریک پر رہے۔
7. ریئل ٹائم ادائیگی کی حیثیت کی اطلاع: سپلائی کرنے والے اپنے انوائس کی حالت کے بارے میں ریئل ٹائم اطلاعات موصول کر سکتے ہیں، بشمول جب انوائسز زیر التواء ہیں، عمل میں ہیں، یا ادائیگی کی گئی ہے۔ اس سے سپلائی کرنے والے کی پوچھ گچھ اور کالوں کی تعداد کم ہو جاتی ہے، جس سے مجموعی مواصلات میں بہتری آتی ہے۔
8. بہتر سیکورٹی اور مالیاتی کنٹرول: آٹومیشن سافٹ ویئر میں اکثر انٹرپرائز لیول ڈیٹا انکرپشن شامل ہوتا ہے، جو کہ حساس مالیاتی معلومات کو اضافی تحفظ فراہم کرتا ہے۔ خودکار قابل ادائیگی بک کیپنگ ERP یا اکاؤنٹنگ سسٹم کے ساتھ حقیقی وقت میں مطابقت پذیر ہوتی ہے، درست مالیاتی بیانات کو یقینی بناتی ہے۔
9. عالمی ادائیگی مفاہمت: کچھ آٹومیشن سلوشنز ریئل ٹائم خودکار عالمی ادائیگی مفاہمت پیش کرتے ہیں، متعدد ادائیگی کے طریقوں اور کرنسیوں کو سپورٹ کرتے ہیں۔ یہ خصوصیت ماہانہ اکاؤنٹنگ بند وقت کو نمایاں طور پر کم کر سکتی ہے۔
10. لاگت کی بچت: آٹومیشن دستی انوائس پروسیسنگ سے وابستہ اخراجات کو کم کرتی ہے۔ انوائس کو دستی طور پر پروسیس کرنے کی اوسط لاگت اکثر آٹومیشن حل کو لاگو کرنے اور برقرار رکھنے کی لاگت سے زیادہ ہوتی ہے۔

انوائس کی منظوری کے ورک فلو میں آٹومیشن کا فائدہ اٹھا کر، کاروبار نہ صرف وقت بچا سکتے ہیں اور غلطیوں کو کم کر سکتے ہیں بلکہ مالیاتی کنٹرول کو بڑھا سکتے ہیں، مواصلات کو بہتر بنا سکتے ہیں، اور اپنے اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل میں لاگت کی خاطر خواہ بچت حاصل کر سکتے ہیں۔

نانونٹس انوائس کی منظوری کے ورک فلو آٹومیشن میں کس طرح مدد کر سکتے ہیں؟

Nanonets کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے انوائس کی منظوری کے ورک فلو کی صلاحیت کو غیر مقفل کریں - اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل میں بے مثال کارکردگی اور درستگی کے لیے آپ کا جدید حل۔ ایک ایسی دنیا میں جہاں دستی نظام وقت گزارنے والے عمل اور انسانی غلطیوں کا باعث بنتے ہیں، Nanonets تبدیلی لانے والی تبدیلی کے لیے اتپریرک کے طور پر ابھرتے ہیں۔

• OCR سے چلنے والی درستگی:
  Nanonets کے ساتھ جدید آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن (OCR) ٹیکنالوجی کی طاقت کا تجربہ کریں۔ دستی ڈیٹا کے اندراج کی پریشانیوں کو الوداع کہیں کیونکہ Nanonets احتیاط سے انوائسز سے اہم معلومات نکالتا اور اس پر کارروائی کرتا ہے، ہر قدم میں بے مثال درستگی کو یقینی بناتا ہے۔
• ہموار ورک فلو آٹومیشن:
  Nanonets تھکا دینے والے کاموں کو خودکار کر کے انوائس کی منظوری کے ورک فلو کو نئی بلندیوں تک لے جاتا ہے۔ سسٹم میں رسیدیں وصول کرنے اور داخل کرنے سے لے کر انہیں معاون دستاویزات کے ساتھ ملانے تک، پورے عمل کو زیادہ سے زیادہ کارکردگی کے لیے ہموار کیا گیا ہے۔
• بغیر کوشش کے 3 طرفہ ملاپ:
  Nanonets کی خودکار 3 طرفہ مماثلت کے ساتھ اپنے مالیاتی کنٹرول کو بلند کریں، خریداری کے آرڈرز، رپورٹس وصول کرنے، اور سپلائر انوائسز کے درمیان ہموار صف بندی کو یقینی بنائیں۔ تضادات کو الوداع کریں اور درستگی کے نئے دور کا خیرمقدم کریں۔
• ریئل ٹائم اطلاعات اور انتباہات:
  Nanonets آپ کو ریئل ٹائم اطلاعات کے ساتھ لوپ میں رکھتا ہے۔ منظوری دینے والوں کو فوری طور پر الرٹس موصول ہوتے ہیں، تاخیر کو کم کرتے ہوئے اور منظوری کے تیز عمل کو یقینی بناتے ہیں۔
• سپلائر آن بورڈنگ کو دوبارہ ایجاد کیا گیا:
  Nanonets کے سیلف سروس پورٹلز کے ساتھ سپلائر آن بورڈنگ میں انقلاب پیدا کریں۔ فراہم کنندگان معلومات کو براہ راست داخل کر سکتے ہیں، درستگی کو یقینی بناتے ہوئے اور آپ کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم پر بوجھ کو کم کر سکتے ہیں۔
• بہتر حفاظتی اقدامات:
  حفاظت کے لیے Nanonets کے عزم پر بھروسہ کریں۔ اپنی حساس مالی معلومات کی حفاظت کرتے ہوئے مضبوط انکرپشن اور محفوظ ڈیٹا ہینڈلنگ سے فائدہ اٹھائیں۔
• ہموار انضمام:
  اپنے موجودہ سسٹمز کے ساتھ ہموار انضمام کا تجربہ کریں۔ Nanonets آسانی سے ERP یا اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے ساتھ مطابقت پذیری کرتا ہے، حقیقی وقت کی درستگی فراہم کرتا ہے اور دستی مفاہمت کی ضرورت کو ختم کرتا ہے۔
• لاگت کی بچت اور عالمی ادائیگی کا مفاہمت:
  Nanonets کے ساتھ اہم لاگت کی بچت کا انکشاف کریں۔ خودکار انوائس پروسیسنگ سے صرف وقت کی بچت نہیں ہوتی۔ یہ اخراجات کو کم کرتا ہے. ایک سے زیادہ کرنسیوں اور ادائیگی کے طریقوں کو سپورٹ کرتے ہوئے، حقیقی وقت میں خودکار عالمی ادائیگی کی مفاہمت کے ساتھ مستقبل میں غوطہ لگائیں۔

انوائس کی منظوری کے مستقبل کے لیے تیار ہیں؟

دستی عمل کو آپ کو پیچھے نہ رہنے دیں۔ استرا تیز، خودکار انوائس کی منظوری کے ورک فلو کے لیے Nanonets کو گلے لگائیں۔ آگے کی سوچ رکھنے والے کاروبار میں شامل ہوں جو وقت بچاتے ہیں، غلطیوں کو کم کرتے ہیں، اور مالیاتی کنٹرول کو بڑھاتے ہیں۔ کارکردگی کا آپ کا سفر یہاں سے شروع ہوتا ہے۔

آج ہی نانونٹس کو دریافت کریں ایک بہتر، زیادہ ہموار اکاؤنٹس قابل ادائیگی تجربہ کے لیے۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/invoice-approval-workflows/