ادائیگی کے لیے حصول: ہر وہ چیز جو آپ کو جاننے کی ضرورت ہے۔

اپنی ٹانگیں باندھ کر 100m سپرنٹ چلانے کا تصور کریں۔ ایسا ہی ہوتا ہے جب آپ کے حصول کی ادائیگی کا عمل ناکارہیوں اور فضول خرچی سے بھرا ہوتا ہے۔ جب آپ ادھر ادھر چکر لگا رہے ہیں اور دستی طور پر اپنا پیدا کر رہے ہیں۔ خریداری کے احکامات اہم سامان کے لیے، آپ کے حریف پہلے ہی اپنی ضرورت کی چیزیں خرید چکے ہوں گے اور آگے بڑھ گئے ہوں گے۔

دنیا بھر میں بہت سارے کاروبار اب بھی پرانی تکنیکوں کا استعمال کر رہے ہیں تاکہ ادائیگی سائیکل اور عمل کے لیے اپنی خریداری کا انتظام کیا جا سکے۔ یہ نہ صرف آپریشنل رکاوٹوں کا باعث بن سکتا ہے، بلکہ یہ آپ کی طویل مدتی ترقی کو خطرے میں ڈالتا ہے۔ اچھی خبر یہ ہے کہ P2P کے عمل میں پچھلے کچھ سالوں میں نمایاں طور پر ترقی ہوئی ہے، پیچیدگیوں کو دور کرتے ہوئے اور خریداری کے چکر کو آخر سے آخر تک ہموار کیا گیا ہے۔

اس پوسٹ میں ہر چیز کا احاطہ کیا گیا ہے جس کی آپ کو ادائیگی کے عمل کے انتظام کے لیے خریداری کی بنیادی سمجھ حاصل کرنے کے لیے جاننے کی ضرورت ہے۔

---

---

ادائیگی کے لیے پروکیور کیا ہے؟

ہر تنظیم کو اپنے کاروبار کو مؤثر طریقے سے چلانے کے لیے کچھ خام مال اور ضروری خدمات کی ضرورت ہوتی ہے۔ ادائیگی کے عمل کی خریداری میں ضرورت کی شناخت سے لے کر وینڈر کی ادائیگی تک ان مواد اور خدمات کو کامیابی کے ساتھ حاصل کرنے میں شامل تمام اقدامات شامل ہیں۔

عام طور پر، ادائیگی کے عمل میں چار اہم اسٹیک ہولڈرز شامل ہوتے ہیں: وہ محکمہ جس نے درخواست کی، پروکیورمنٹ ڈیپارٹمنٹ، سپلائرز، اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ (یا ایک بیرونی ایجنسی اکاؤنٹس قابل ادائیگی آؤٹ سورسنگ).

---

اپنے دستی اے پی کے عمل کو خودکار بنانا چاہتے ہیں؟ یہ دیکھنے کے لیے 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں۔ اے پی آٹومیشن۔.

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

سائیکل ادا کرنے کا حصول

اب جب کہ آپ کے پاس خریداری سے لے کر ادائیگی کے عمل کا ایک جائزہ ہے، آئیے اسے مزید توڑتے ہیں اور خریداری سے ادائیگی کے چکر کے ہر مرحلے کا جائزہ لیتے ہیں۔

1. ضرورت کی نشاندہی کریں۔

جن محکموں کو خام مال یا خدمات کی ضرورت ہے وہ اپنی خریداری کی درخواست کے ساتھ پروکیورمنٹ ڈیپارٹمنٹ تک پہنچیں گے۔ اس درخواست میں دیگر کے علاوہ مقدار، معیار اور ٹائم لائن جیسی وضاحتیں شامل ہوں گی۔

2. درخواستیں تیار کریں۔

تفصیلات کے مکمل ہونے کے بعد، اگلا مرحلہ آپ کے پروکیور ٹو پے پروسیسنگ سافٹ ویئر میں آرڈر کی تمام تفصیلات حاصل کرنا اور خریداری کی درخواست کا فارم تیار کرنا ہے۔ اس کے بعد اسے محکمہ پروکیورمنٹ کو بھیجا جائے گا۔

3. درخواست کا اندازہ کریں۔

پروکیورمنٹ ڈیپارٹمنٹ فارم کا تجزیہ کرے گا، اور غلطیاں، نامکمل معلومات، بجٹ کی حدود، اور لاجسٹک رکاوٹوں کو تلاش کرے گا۔ اس کے بعد وہ اس پر کال کریں گے کہ آیا درخواست کو منظور کرنا ہے یا مسترد کرنا ہے۔

4. خریداری کا آرڈر جاری کریں۔

ریکوزیشن منظور ہونے کے بعد، پروکیورمنٹ یا شعبہ خریداری ایک مناسب وینڈر کا انتخاب کریں گے اور اپنے P2P پروسیسنگ سافٹ ویئر میں خریداری کا آرڈر بنائیں گے۔ اس کے بعد اس آرڈر کو حتمی منظوری کے لیے تمام متعلقہ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ شیئر کیا جاتا ہے اور سپلائر/وینڈر کو بھیج دیا جاتا ہے۔

5. سامان کی رسید جمع کریں۔

وینڈر کی طرف سے کھیپ پہنچانے کے بعد، پروکیورمنٹ ٹیم اس کے مواد کی تصدیق کرے گی اور P2P پروسیسنگ سافٹ ویئر کو سامان کی رسید داخل کرے گی۔ تصدیق کا عمل مکمل ہونے کے بعد، وہ فیصلہ کریں گے کہ آیا سامان کی وصولی کو منظور یا مسترد کرنا ہے۔

6. رسید کی تصدیق کریں۔

اگر سامان کی رسید منظور ہو جاتی ہے، تو سپلائر آپ کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ کو ایک رسید بھیجے گا۔ یہ رسید تین طرفہ مماثلت سے گزرتی ہے۔ خریداری کے آرڈر اور سامان کی رسید کے ساتھ۔ اگر آئٹمز اور متعلقہ اقدار پورے بورڈ میں یکساں رہیں تو اسے منظور کیا جائے گا۔ اگر نہیں، تو اسے مسترد کر دیا جائے گا اور غلطیوں پر ایک نوٹ کے ساتھ سپلائر کو واپس بھیجا جائے گا۔

7. فروش کو ادائیگی کریں۔

آخر میں، انوائس کی منظوری کے بعد ادائیگی اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم کے ذریعے سپلائر کو جاری کر دی جائے گی۔ معاہدے کی شرائط عام طور پر ادائیگی کا طریقہ بتاتی ہیں۔ اس 7 قدمی عمل کو ہر بار نئے سرے سے عمل میں لانا چاہیے۔ خریداری کی درخواست تنظیم میں کسی بھی محکمہ کے ذریعہ رکھا جاتا ہے۔

پروکیور ٹو پے استعمال کرنے کے فوائد

پروکیور ٹو پے طریقہ کار کے آٹومیشن کے بعد، پروکیورمنٹ اور قابل ادائیگی اکاؤنٹس کو ہموار اور بہتر بنایا گیا ہے۔ ذیل میں کچھ بنیادی شعبے ہیں جہاں پیش رفت دیکھی جا سکتی ہے۔

وقت بچانے میں مدد کرتا ہے۔

پیئر ٹو پیئر (P2P) اور پروکیورمنٹ آٹومیٹنگ سلوشنز پروکیورمنٹ ٹیم کو وقت بچانے کے ساتھ ساتھ بجٹ کی نگرانی اور سپلائی چین لاجسٹکس کو بھی بہتر بنانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

پوری تنظیم میں بہتر رابطہ

پروکیورمنٹ سافٹ ویئر پوری تنظیم کو جوڑتا ہے، جس سے نئی ضروریات کو تیزی سے اختیار کیا جا سکتا ہے، دستیاب معلومات کی بنیاد پر موزوں سپلائرز کا انتخاب کیا جا سکتا ہے، اور خریداری کے آرڈرز بنائے جائیں گے اور پھر سپلائرز کو بھیجے جائیں گے، سبھی ڈیجیٹل اور آسانی سے ٹریس کیے جا سکتے ہیں۔

انوائس پروسیسنگ کے اخراجات کو کم سے کم کریں۔

خودکار طریقے سے وقت اور پیسے کی بچت ہوتی ہے، جس سے کاروباری اداروں کو کارکنوں کو خود کار طریقے سے چلنے والی کارروائیوں کے بجائے زیادہ اسٹریٹجک کوششوں کے لیے وقف کرنے کی اجازت ملتی ہے۔

مکمل مرئیت حاصل کریں۔

ایک پیئر ٹو پیئر (P2P) ٹیکنالوجی سپلائی نیٹ ورک میں شفافیت کو قابل بناتی ہے، جس سے خریداروں اور سپلائرز کو آسانی سے رسیدوں کی پیش رفت دیکھنے کی اجازت ملتی ہے۔

اسامانیتاوں سے نمٹنے کو بہتر بنائیں

باہر جانے والوں کو وہ پہچان مل سکتی ہے جس کی وہ اہلیت رکھتے ہیں اور ان کا جلد از جلد ازالہ کیا جا سکتا ہے کیونکہ زیادہ تر رسیدوں پر آسانی سے کارروائی ہوتی ہے۔

اپنی سپلائر پارٹنرشپ کو بہتر بنائیں

سپلائیرز سپلائی کرنے والے پلیٹ فارم کا استعمال کر کے معلوم کر سکتے ہیں کہ انہیں کب ادائیگی کی جائے گی، جو انہیں بہتر فیصلے کرنے کے لیے درکار ڈیٹا فراہم کرتا ہے۔ انوائس کے انحراف اور شکایات کا تیز تر تصفیہ اعتماد پیدا کرتا ہے اور خریداروں کو مزید شفافیت دیتا ہے۔

مذاکرات کے دوران اوپری ہاتھ

جب سپلائرز کو اپنی ادائیگی کی تفصیلات پر اعتماد ہوتا ہے، تو وہ ایسے حالات پیش کرنے کے لیے تیار ہو سکتے ہیں جو صارفین کے لیے زیادہ پرکشش ہوں اور پھر بھی اس بات کی ضمانت دیتے ہیں کہ سپلائرز کو وہ آمدنی حاصل ہو گی جس کی انہیں اپنے کاروبار کو بڑھانے کے لیے درکار ہے۔

بہتر فیصلہ سازی کے لیے معلومات جمع کریں۔

مضبوط آن ڈیمانڈ رپورٹنگ خصوصیات کے ساتھ P2P سسٹم مثالی ہیں۔ کمپنیاں موجودہ اور ماضی کے دستیاب ڈیٹا کو استعمال کر کے ریونیو اور ورکنگ کیپیٹل پر زیادہ کنٹرول حاصل کر سکتی ہیں۔

---

ٹچ لیس اے پی ورک فلوز سیٹ اپ کریں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کریں۔ سیکنڈوں میں ابھی 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بک کریں۔

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

خریداری سے ادائیگی کے موثر انتظام کے لیے نکات

خریداری سے ادائیگی کے عمل کا بہاؤ پیچیدہ معلوم ہوسکتا ہے کیونکہ اس میں متعدد اسٹیک ہولڈرز، انحصار، تعمیل کے ضوابط اور بہت سارے دستاویز کے انتظام کے کام کے بہاؤ. لیکن ایسے طریقے ہیں جن سے آپ اپنے P2P عمل کو زیادہ سرمایہ کاری مؤثر اور ہموار بنا سکتے ہیں۔

مندرجہ ذیل تجاویز آپ کی خریداری سے ادائیگی کے عمل سے وابستہ کچھ بڑے چیلنجوں کو ختم کرنے یا کم کرنے میں آپ کی مدد کریں گی۔

1. ایک منظم فریم ورک بنائیں

P2P کا عمل اتنا آسان نہیں جتنا کہ کسی ای کامرس ویب سائٹ سے لیپ ٹاپ خریدنا۔ آگے بڑھنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ خریداری سے ادائیگی کے عمل کے بہاؤ کو توڑا جائے اور راستے میں ہر قدم کو معیاری بنایا جائے۔ پھر، اس بات کو یقینی بنائیں کہ اس میں شامل ہر فرد اپنی ذمہ داریوں، فرائض، اور کیسے اور کب بات چیت کرنا جانتا ہے۔

2. اپنی تاثیر کی پیمائش کریں۔

آپ کے P2P عمل کی کارکردگی کی پیمائش کرنے والے کلیدی میٹرکس کو منتخب اور ٹریک کرنا یقینی بنائیں۔ آپ دیگر چیزوں کے علاوہ انوینٹری لیول، ورکنگ کیپیٹل لیول، غلطیوں اور غلطیوں کی تعداد، پروسیسنگ کا وقت، مزدوری کے اوقات، آپریشنل رکاوٹیں، اور اضافی اخراجات جیسے میٹرکس کو دیکھ سکتے ہیں۔  

3. بہتر سپلائر تعلقات استوار کرنے کی کوشش کریں۔

منظوریوں کے لیے سست رفتاری اور ادائیگیوں میں تاخیر اکثر آپ کے سپلائرز کے ساتھ ہموار تعلقات کو مشکل بنا دیتی ہے۔ یہ اختلاف رائے، محدود مرئیت، غلطیاں، اور غیر متوقع تاخیر کا باعث بنتا ہے۔ بالآخر، یہ آپ کے P2P سائیکل کو سست کر دے گا۔

4. ایک طاقتور پروکیور ٹو پے حل تعینات کریں۔

چونکہ متعدد اسٹیک ہولڈرز پروکیور ٹو پے سائیکل میں شامل ہیں، آپ اکثر دیکھتے ہیں کہ ہر ایک اپنے کاموں کو مکمل کرنے کے لیے مختلف ٹولز اور تکنیکوں کا استعمال کرتا ہے۔ اس سے ڈیٹا کو حاصل کرنا، مرتب کرنا، تجزیہ کرنا اور آڈٹ کرنا اور اہم کاموں کی حالت کی نگرانی کرنا مشکل ہو جاتا ہے۔

آپ ان چیلنجوں کو ختم کر سکتے ہیں اور انٹیگریشن اور آٹومیشن کی خصوصیات سے لدے طاقتور P2P پروسیسنگ سلوشن کے ساتھ اپنے پروکیور ٹو پے کے عمل کو ہموار بنا سکتے ہیں۔ اگلے حصے میں اس کے بارے میں مزید جانیں۔

پروکیور ٹو پے سافٹ ویئر

آئیے ایماندار بنیں، P2P سائیکل کو منظم کرنے کے لیے اسپریڈ شیٹس یا کاغذ پر مبنی طریقے استعمال کرنا ایک تکلیف دہ ہے۔ یہ اکثر زیادہ دستی کام، سست پروسیسنگ کے اوقات اور کمزور مرئیت کا باعث بنتا ہے۔ ERP حل استعمال کرنا بھی جواب نہیں ہے۔ یہ صرف جدید دور کی خریداری کے بہاؤ سے پیدا ہونے والی پیچیدگیوں سے نمٹنے کے لیے کافی انضمام اور آٹومیشن کے اختیارات پیش نہیں کرتا ہے۔

اس کے بجائے، ایک وقف شدہ پروکیور ٹو پے حل حاصل کریں جو بطور ایک کام کر سکے۔ کاغذ کے بغیر نظام. ایک جو محکموں کو خریداری کی درخواستیں بڑھانے کی اجازت دینے سے لے کر سب کچھ کرتا ہے۔ ڈیٹا کی گرفت لیے تین طرفہ ملاپ سپلائی کرنے والوں کو وقت پر ادائیگیاں جاری کرنے کے لیے۔ یہ ایپلی کیشنز جو فوائد پیش کرتی ہیں وہ کئی گنا ہیں۔

سافٹ ویئر کی ادائیگی کے لیے پروکیور کے فوائد

وہ کمپنیاں جو پروکیور ٹو پے سافٹ ویئر لگاتی ہیں وہ فوائد سے لطف اندوز ہوتی ہیں جیسے:

1. بہتر مرئیت اور شفافیت

ادائیگی کے عمل کے حل کے لیے ایک قابل حصولی ہر اسٹیک ہولڈر کو ان کے آرڈر کے ساتھ کیا ہو رہا ہے اس کی حقیقی وقت میں مرئیت حاصل کرنے کے قابل بناتا ہے۔ اس سے ہر محکمے کو اپنی سرگرمیوں کی منصوبہ بندی کرنے، بہتر فیصلے کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی کہ اہم کاروباری کارروائیوں میں رکاوٹ نہ آئے۔

2. تعمیل کو برقرار رکھنا آسان ہے۔

چونکہ تمام ڈیٹا مرکزی مقام سے قابل رسائی ہے، اس لیے آڈٹ ٹریلز کی پیروی اور تصدیق کرنا آسان ہوگا۔ فنانس ٹیم اور آڈیٹرز اپنا کام تیزی سے مکمل کر سکیں گے۔ اس سے بھی اہم بات یہ ہے کہ جیسا کہ پگڈنڈیاں واضح ہیں، جرمانے اور سزاؤں کے ساتھ تھپڑ مارے جانے کے امکانات بہت کم ہوں گے۔

3. بورنگ چیزوں کو خودکار بنائیں

کوئی بھی اپنا وقت دستی طور پر خریداری کی درخواستوں پر کارروائی کرنے، انوائس ڈیٹا داخل کرنے، یا خریداری کے آرڈر، سامان کی رسید، اور انوائس کو کراس چیک کرنے میں صرف نہیں کرنا چاہتا ہے۔ یہ نہ صرف آپ کی ٹیم کو سست کرتا ہے، بلکہ یہ مہنگا اور غلطی کا شکار بھی ہے۔ مضبوط P2P سلوشنز آٹومیشن اور انٹیگریشن کے ساتھ آتے ہیں جو ہر مرحلے پر خرچ ہونے والے وقت کو نمایاں طور پر کم کرتے ہیں: انوائس کی خود کار طریقے سے کیپچر کی تفصیلات، منظوری کے لیے دستاویزات کو خود بخود بھیجنا، خودکار رپورٹیں تیار کرنا، الیکٹرانک روٹنگ/آرکائیونگ، اور بہت کچھ۔

4. لاگت اور اخراجات کو کم کرتا ہے۔

شروع کرنے والوں کے لیے، P2P سافٹ ویئر بہت سے بار بار ہونے والے اور بوجھل کاموں کو ختم کرتا ہے جو خریداری سے لے کر ادائیگی کے عمل کا حصہ بنتے ہیں: انوائس ڈیٹا کو دستی طور پر داخل کرنے سے لے کر وینڈر کی کارکردگی پر رپورٹس تیار کرنے تک۔ اس کا مطلب ہے کہ پروسیسنگ کی کم خرابیاں، بہتر پیداواری صلاحیت، اور زیادہ قیمتی کاموں پر خرچ کرنے کے لیے زیادہ وقت۔

دوم، مضبوط P2P حل اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ آپ کے پروکیورمنٹ ڈیپارٹمنٹ کی طرف سے لیا جانے والا ہر فیصلہ آپ کی خریداری کی پالیسی سے مطابقت رکھتا ہے اور سختی سے دستیاب انوینٹری اور آپریشنل ڈیٹا پر مبنی ہے۔ اس طرح، آوارہ اخراجات کے امکانات کو کم سے کم کرنا۔

پروکیور ٹو پے کے عمل میں چیلنجز

1. وقت طلب دستی کام

ایک کاروبار کے متعدد حصوں میں عام طور پر اپنے طریقے ہوتے ہیں، جس سے ڈیٹا کو مضبوط کرنا مشکل ہو جاتا ہے۔ دو الگ الگ محکمے قابل ادائیگی اکاؤنٹس اور پروکیورمنٹ کے کام کو سنبھالتے ہیں، ہر ایک اپنی اپنی پالیسیوں، طریقوں اور اہداف کے ساتھ۔ مستقل مزاجی کے اس فقدان کے نتیجے میں ناکامیاں اور غلطی ہو سکتی ہے۔

2. گورننس اور تعمیل

فیصلہ سازی کے قابل بنانے کے لیے ڈیٹا گورننس اور معیار کی کمی کی وجہ سے خریداری کے عمل سخت ہیں۔ پہلے سے منظوری کے اخراجات کی بنیادی بنیاد کو بعض اوقات غیر ضروری بیوروکریسی سمجھا جاتا ہے، جس کے نتیجے میں غیر معاہدہ شدہ اخراجات اور عارضی خریداری ہوتی ہے۔

3. خریداری کے وعدوں میں مبہم پن جب تک کہ ان کی رسید نہیں ہو جاتی۔

وہ تنظیمیں جو مختلف سسٹمز کا استعمال کرتی ہیں وہ P2P کے پورے عمل کے دوران معلومات تک رسائی کے بغیر خود کو تلاش کرتی ہیں، لیکن اگر یہ دستیاب ہو تو بھی یہ غلط ہو سکتی ہے۔ نتیجے کے طور پر، سپلائی کرنے والوں اور اخراجات میں رپورٹنگ کی کمی ہے، جو اسٹریٹجک فیصلہ سازی پر عمل درآمد کرنے کی صلاحیت کو متاثر کرتی ہے۔

4. غلط طریقے سے منسوب اخراجات

پروکیورمنٹ ڈویژن سپلائرز کے ساتھ سودے بازی کی شرحوں اور مراعات کے انچارج ہیں، جبکہ قابل ادائیگی اکاؤنٹس ان معاہدوں پر عمل کرنے کے انچارج ہیں۔ ضابطے کی عدم تعمیل کا نتیجہ کاغذ پر مبنی کام کی جگہ پر بغیر آٹومیشن کے کافی، غیر متوقع طور پر خرچ ہو سکتا ہے جو دونوں طریقہ کار کا احاطہ کرتا ہے۔

---

یہ 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں تاکہ یہ آخری بار ہو کہ آپ کو انوائسز یا رسیدوں کے ڈیٹا کو ERP سافٹ ویئر میں دستی طور پر کلید کرنا پڑے گا۔

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

معروف P2P حل

اب، اگر آپ اپنی تنظیم کے لیے ادائیگی کے لیے خریداری کا حل حاصل کرنے کے بارے میں سوچ رہے ہیں، تو آپ کے لیے غور کرنے کے لیے یہاں چند سرفہرست ہیں:

نتیجہ

ایک کامیاب کاروبار چلانا فارمولہ 1 ٹیم کے لیے پٹ اسٹاپ کا انتظام کرنے جیسا ہے۔ آپ کو اپنے عمل کو مسلسل بہتر بنانا ہوگا تاکہ آپ کارکردگی کے ہر آخری حصے کو نکال سکیں۔ آپ کا P2P سائیکل یقینی طور پر ایک ایسا شعبہ ہے جسے آپ کو نظر انداز نہیں کرنا چاہیے۔ ہموار خریداری آگے بڑھنے کا راستہ ہے۔ جو لوگ P2P ٹیکنالوجیز کو اپناتے ہیں ان کو ہونے والے اخراجات، صارف کے تجربے اور کاروباری رکاوٹوں سے بچنے میں فائدہ ہوگا۔

---

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو بلاک چین۔ Web3 Metaverse Intelligence. علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/