قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے داخلی کنٹرول کا انتظام کیسے کریں۔

تمام کاروباروں کو مہارت سے ان ادائیگیوں کا انتظام کرنا چاہیے جو وہ دوسرے لوگوں یا اداروں کو واجب الادا ہیں۔ یہ فنکشن، کے طور پر کہا جاتا ہے قابل ادائیگی اکاؤنٹس، ہر صنعت میں کاروباری آپریشنز، مالیاتی انتظام، اور طویل مدتی تعلقات کی تعمیر کے لیے اہم ہے۔ 

اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیموں کو درست شراکت داروں کو صحیح ادائیگی حاصل کرنے کے لیے رفتار اور درستگی کے درمیان توازن تلاش کرنا چاہیے وقت پر. ادائیگیوں سے متعلق غلطیوں کے امکان کے لیے متعدد اکاؤنٹس قابل ادائیگی کنٹرولز کو لاگو کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل. 

اکاؤنٹس قابل ادائیگی داخلی کنٹرول کو احتیاط سے تیار کیا گیا ہے، وسیع پیمانے پر لاگو کیا گیا ہے، اور کاروباروں کو ادائیگی کے خطرات سے بچانے کے لیے مسلسل بہتر کیا گیا ہے چاہے وہ AP کے عمل میں کہاں سے شروع ہوں۔ ہم مختلف قسم کے AP کنٹرولز، اکاؤنٹس قابل ادائیگی اندرونی کنٹرولز کے بہترین طریقوں، اور آج کے ڈیجیٹل لینڈ اسکیپ میں AP کنٹرولز کا نظم کرنے کے طریقے کا جائزہ لیں گے۔

اکاؤنٹس قابل ادائیگی اندرونی کنٹرول کو سمجھنا

جب فنڈز تقسیم کرنے کی بات آتی ہے - چاہے وہ واپسی کرنے والے صارف کے لیے ہو، ایک وینڈر جو خام مال بھیج رہا ہے، یا کوئی سرکاری ادارہ جو ٹیکس یا فیس جمع کر رہا ہے - یہ ضروری ہے کہ پروسیسنگ کی غلطیاں راستے میں نہ آئیں۔ جس کاروبار پر رقم واجب الادا ہے وہ ایک انوائس بھیجے گا، اس انوائس پر AP ٹیم کارروائی کرے گی، اور پھر AP ٹیم انوائس کے مالک کو فنڈز بھیجے گی۔ فنڈز کلیئر ہونے کے بعد، عمل مکمل ہو جائے گا، اور کاروبار معمول کے مطابق جاری رہ سکتا ہے۔ 

قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے لیے اندرونی کنٹرول معیارات اور تقاضوں کا ایک مجموعہ ہیں جو AP کے عمل کو زیادہ موثر بناتے ہیں، فنکشن سے وابستہ کاروباری خطرات کو کم کرتے ہیں، اور طویل مدتی کیش مینجمنٹ کو بہتر بناتے ہیں۔ جلد ہی رکھو، ایک موثر اور موثر اے پی ٹیم ہر بہاو کاروباری تقریب کو مثبت طور پر متاثر کرے گا۔ 

اکاؤنٹس قابل ادائیگی خطرات

واجب الادا کھاتہ خطرات دیر سے ادائیگیوں اور خراب کاروباری تعلقات سے کہیں زیادہ ہیں۔ اگر کافی شدید ہو تو، اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی مسائل کی وجہ سے کاروباری عملداری پر سوالیہ نشان لگ سکتا ہے۔ اس کاروباری فنکشن کے اندر کچھ سب سے بڑے خطرات یہ ہیں:

• دھوکہ
• دیر سے یا نامکمل ادائیگیاں
• آڈٹ کے تقاضوں کی عدم تعمیل
• غلط انوائس مینجمنٹ
• زائد ادائیگی۔

اکاؤنٹس قابل ادائیگی کنٹرول کا کاروباری فنکشن

صحیح طریقے سے لاگو ہونے پر، اکاؤنٹس قابل ادائیگی داخلی کنٹرول پورے عمل میں کردار اور ذمہ داریوں کو تقسیم کرتے ہیں، انوائس اور ادائیگی کی درستگی کو یقینی بناتے ہیں، متعدد ادائیگیوں کے خطرے کو کم کرتے ہیں، کاغذی پگڈنڈی کو برقرار رکھتے ہیں جس کا آڈٹ کیا جا سکتا ہے، اور شروع سے آخر تک انسانی غلطی کو کم کرتے ہیں۔ 

صحیح AP کنٹرولز کے ساتھ، کاروباری رہنما، صارفین، اور دیگر دکاندار یہ جانتے ہوئے کہ دھوکہ دہی کا خطرہ کم ہے، اچھی طرح سو سکتے ہیں، رقوم کی منتقلی تیز اور درست ہوگی، اور آپ کی تنظیم کی مالی ذمہ داری قابل اعتماد ہے۔ بہت سارے اکاؤنٹس قابل ادائیگی داخلی کنٹرولز ہیں جو ہر کاروبار کو ترجیح دینی چاہیے؛ چلو ان میں داخل ہوں.

قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے لیے اندرونی کنٹرول کی اقسام

اکاؤنٹس قابل ادائیگی داخلی کنٹرولز کو تین اہم ذیلی زمروں میں تقسیم کیا گیا ہے: ادائیگی کے کنٹرول، ڈیٹا انٹری کنٹرول، اور ادائیگی کے اندراج کے کنٹرول کی ذمہ داری۔ ہر زمرہ ادائیگی کے عمل کے اہم مراحل سے ہم آہنگ ہوتا ہے: آنے والی رسیدوں کی توثیق کرنا، اس بات کو یقینی بنانا کہ ڈیٹا اندرونی طور پر درست طریقے سے ریکارڈ کیا گیا ہے، اور ادائیگی وصول کنندہ کو صحیح رقم کی تقسیم۔ 

ادائیگی کے کنٹرول کی ذمہ داری

اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی مراکز کے لیے داخلی کنٹرول کی پہلی قسم کسی کاروبار کی ادائیگی کی ذمہ داری کے ارد گرد ہے۔ جب کسی کاروبار کو آنے والی رسیدیں بھیجی جاتی ہیں، تو کاروبار کو لازمی ہے۔ ہر رسید کی توثیق کریں. انہیں موصول ہونے والی اشیاء یا خدمات کے ساتھ سیدھ میں لانا چاہیے اور ان انوائسز کی ڈپلیکیٹ نہیں ہونی چاہیے جن پر پہلے سے کارروائی ہو چکی ہے۔ عمل کے اس حصے میں، آپ کی AP ٹیم کو درج ذیل طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے اپنی مستعدی سے کام کرنے کی ضرورت ہے:

1. رسید کی منظوری

آپ کی تنظیم کے ڈھانچے پر منحصر ہے، انچارج کا صحیح کردار رسید کی منظوری مختلف ہو سکتے ہیں، لیکن عام طور پر، ایک شخص یا لوگوں کی ایک چھوٹی ٹیم ہوتی ہے جو آنے والی رسیدوں کا جائزہ لیتی ہے، اس بات کی تصدیق کرتی ہے کہ واجب الادا رقم درست ہے، اور اس انوائس کی ادائیگی کی منظوری دیتی ہے۔ 

یہ آپ کے خیال سے کہیں زیادہ مشکل ہوسکتا ہے۔ منظوری دینے والے کو یہ جاننے کی ضرورت ہوتی ہے کہ کتنی پروڈکٹ خریدی جا رہی ہے، فروخت پر متفقہ قیمت کیا ہے، اور اگر وہ پروڈکٹ موصول ہوا ہے۔ انوائس، اصل خریداری کے آرڈر، اور شپنگ رسیدوں کے ساتھ، وہ معلومات کی درستگی کو یقینی بنانے کے لیے کراس چیک کر سکتے ہیں۔

2. خریداری کے آرڈر کی منظوری

جب کوئی کاروبار خریداری کرنے کا فیصلہ کرتا ہے، تو پروکیورمنٹ ٹیم کو جاری کرنا چاہیے اور اسے منظور کرنا چاہیے۔ خریداری کے آرڈر. خریداری کے آرڈر کی منظوری کے بعد، اسے ایک آرڈر نمبر دیا جاتا ہے اور وینڈر کے ساتھ شیئر کیا جاتا ہے۔ یہ انوائس منظور کرنے والے کو ہر انوائس کی ادائیگی کی منظوری دینے سے پہلے ایک سادہ چیک فراہم کرتا ہے۔ یہ ضرورت سے زیادہ اخراجات کو کم کرنے اور اخراجات کی پیشن گوئی کو منظم کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ 

3. تین طرفہ ملاپ

انوائسز کو خریداری کے آرڈر سے موازنہ کرنے اور معلومات حاصل کرنے کے عمل کو کہا جاتا ہے۔ تین طرفہ ملاپ. یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ادائیگی کی جانے والی اشیاء موصول ہوئی تھیں۔ ادائیگی کی اجازت دینے سے پہلے میچنگ کی جانی چاہیے۔ 

4. ڈپلیکیٹ انوائس یا ادائیگی کا آڈٹ

حتمی یہ تصدیق کرنا ہے کہ انوائس پر لائن آئٹمز کے لیے ادائیگی پہلے ہی کسی وینڈر کو نہیں بھیجی گئی ہے۔ یہ مینوئل ہوا کرتا تھا، لیکن اب، زیادہ تر کاروبار اپنے سسٹم کے ذریعے کنگھی کرنے، متعلقہ انوائس نمبر اور آرڈر نمبر تلاش کرنے، اور کسی بھی ڈپلیکیٹ ادائیگیوں کو جھنڈا لگانے کے لیے Nanonets جیسے سافٹ ویئر ٹول پر انحصار کرتے ہیں۔  

ڈیٹا انٹری کنٹرولز

ڈیٹا انٹری کنٹرولز - خاص طور پر ڈیجیٹل حل کے ساتھ جو زیادہ تر میں استعمال ہوتے ہیں۔ اکاؤنٹنگ اور FP&A افعال - آج کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیموں کے لیے کلیدی داخلی کنٹرول ہیں۔ ادائیگی کے لیے آپ کی ذمہ داری کا تعین کرنے کے بعد، آپ کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی سافٹ ویئر میں درست ڈیٹا حاصل کرنے کے لیے ڈیٹا انٹری کنٹرولز موجود ہیں۔ چاہے آپ ERP، آٹومیشن پلیٹ فارم، یا ٹولز کا مجموعہ استعمال کریں، درست ڈیٹا انٹری کو ترجیح دی جانی چاہیے۔ قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے لیے ان داخلی کنٹرول کو نیویگیٹ کرنے کے دو طریقے ہیں:

1. منظوری سے پہلے انوائس ریکارڈ کریں۔

اس نقطہ نظر کے ساتھ، جیسے ہی AP ٹیم اسے بھیجنے والے سے وصول کرتی ہے ایک رسید اور اس کے متعلقہ ڈیبٹ کو ریکارڈ کیا جاتا ہے۔ اس کے بعد اسے منظوری کے عمل کے ذریعے بھیجا جاتا ہے، جس کے نتیجے میں اکثر تیزی سے پروسیسنگ اور فنڈ کی تقسیم ہوتی ہے۔

2. منظوری کے بعد انوائس ریکارڈ کریں۔

If you’re worried about duplicate payments, opt to record the invoice in your system after it has been approved by the proper authority internally. If you’re erring on the side of caution, this is the recommended approach. 

3. ادائیگی کے اندراج کے کنٹرول

اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کے لیے داخلی کنٹرولز کی آخری بڑی قسم ادائیگی کے اندراج کے تمام کنٹرولز ہیں۔ یہ انوائسز سے منسلک ادائیگیوں کو بھیجنے پر توجہ مرکوز کرتے ہیں جو آپ کے سسٹم میں منظور اور اپ لوڈ ہو چکے ہیں۔ اس زمرے میں اکاؤنٹس قابل ادائیگی کنٹرول ہیں:

4. ذمہ داریوں کی تقسیم

چیک تیار کرنے اور دستخط کرنے کے لیے ایک ہی شخص کو تفویض نہ کریں۔ سیکورٹی کی ایک اضافی پرت بنانے کے لیے انہیں الگ رکھیں۔ یہ اس بات کو بھی یقینی بناتا ہے کہ دوسرا شخص ادائیگی کرنے سے پہلے ہر چیز کی دو بار جانچ کر رہا ہے۔ یہ سادہ لگ سکتا ہے، لیکن یہ مجموعی طور پر قابل ادائیگی داخلی کنٹرول میں اہم کردار ادا کرتا ہے۔ 

5. دستی چیک سائن کرنا

دستخطی ڈاک ٹکٹوں سے دور رہیں اور وینڈر کی تمام ادائیگیوں کے لیے پرانے زمانے کے دستی چیک پر دستخط کرنے کا حکم دیں۔ ڈاک ٹکٹ غیر مجاز افراد استعمال کر سکتے ہیں، دھوکہ دہی کے خطرے کو بڑھا سکتے ہیں، اور حادثاتی طور پر نقلی ادائیگیوں کا سبب بن سکتے ہیں۔

6. محفوظ چیک اسٹوریج

چیک کو ایک مقفل اسٹوریج ایریا میں اسٹور کریں جو آپ کی تنظیم کے استعمال کردہ دستخطی ڈاک ٹکٹوں سے الگ ہے۔

7. ٹریکنگ چیک نمبرز

چیک رن کا استعمال کرتے ہوئے بھیجے گئے تمام چیکوں پر گہری نظر رکھ کر، اے پی ٹیمیں شناخت کر سکتی ہیں کہ آیا کوئی چیک غائب ہو گیا ہے اور مناسب چینلز کے ذریعے مسئلے کو جھنڈا لگا سکتا ہے۔

8. ڈبل دستخط

اکاؤنٹس قابل ادائیگی کنٹرول ایک مخصوص رقم سے زیادہ ادائیگیوں کے لیے ڈبل دستخط کی پالیسی کے بغیر مکمل نہیں ہوں گے۔ ایک مینیجر یا اعلی سطحی ایگزیکٹو مؤثر تحفظات کے طور پر کام کر سکتا ہے جب بہت ساری رقم لائن پر ہو۔

قابل ادائیگی اکاؤنٹس اندرونی کنٹرول بہترین طرز عمل

اے پی کنٹرول کے تمام زمرے بہترین پریکٹس کی سفارشات کے ساتھ آتے ہیں۔ اس بارے میں اپ ڈیٹ رہنا ضروری ہے کہ موجودہ اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی داخلی کنٹرول کے بہترین طریقہ کار کیا ہیں، خاص طور پر جب کہ نئی ٹیکنالوجیز AP کے عمل کو اندرونی اور بیرونی طور پر تبدیل کرتی ہیں۔ 

بہترین طرز عمل: ادائیگی کے کنٹرول کی ذمہ داری

ادائیگی کے کنٹرول کی ذمہ داری سے زیادہ سے زیادہ تحفظ حاصل کرنے کے لیے، ایک مربوط دستاویز ذخیرہ کرنے کے حل کا استعمال یقینی بنائیں۔ اگر آپ کا کاروبار کاغذی رسیدیں قبول کرتا ہے، ان سب کو مختلف جگہوں پر رکھتا ہے، اور جہاں وہ جاتے ہیں اس کے لیے کوئی معیاری عمل نہیں ہے، تو چیزیں ضائع ہو جائیں گی۔

اس کے بجائے، سرمایہ کاری کریں اے پی سافٹ ویئر جیسے Nanonets، جو ہر انوائس کی ڈیجیٹل کاپی رکھ سکتا ہے، منظوری کے بہاؤ کو ٹریک کر سکتا ہے، اور انوائس ڈیٹا کو آپ کی تنظیم کے اندر موجود دوسرے سسٹمز سے ملا سکتا ہے۔ سافٹ ویئر سلوشنز ڈپلیکیٹس کو بھی جھنڈا دے سکتے ہیں یا جب ادائیگی پہلے ہی بھیج دی گئی ہو تو افراد کو مطلع کر سکتے ہیں۔ یہاں تک کہ ایک ڈیجیٹل ٹول کے ساتھ، دلچسپی کے تصادم سے بچنے اور کرداروں اور ذمہ داریوں کو الگ کرنے میں مدد کے لیے منظوری اور ادائیگی کے عمل میں متعدد لوگوں کو شامل رکھنا یقینی بنائیں۔ 

بہترین طریقہ کار: ڈیٹا انٹری کنٹرولز

ڈیٹا انٹری انسانی غلطی کا ایک بڑا امیدوار ہے۔ ہر انوائس یا خریداری کے آرڈر سے معلومات ہاتھ سے داخل کرنے کے لیے اپنے AP عملے کے ارکان میں سے کسی پر انحصار کرنے کے بجائے، دستاویزات کو دستاویز پڑھنے والے ٹول میں اسکین کریں جو خود بخود معلومات کو نکال سکتا ہے اور آپ کے ملازمت کردہ کاروباری نظام کے ذریعے اسے تقسیم کر سکتا ہے۔ Nanonets کی طرف سے بہاؤ اپنی مرضی کے مطابق ہے دستی ڈیٹا انٹری کو ختم کریں۔ اور بغیر کسی رکاوٹ کے سب کے ساتھ بات چیت کرتا ہے۔ سب سے اوپر ERPs، CRMs، اور دیگر کاروباری ٹولز۔ 

بہترین طریقہ کار: ادائیگی کے اندراج کے کنٹرول

ادائیگی کے اندراج کے خود کنٹرول کے ساتھ سیدھ میں، عمل میں فرائض کی کچھ علیحدگی کو یقینی بنائیں۔ آپ نہیں چاہتے کہ وہی شخص جس نے رسید کی منظوری دی ہے وہی شخص ہو جو چیک لکھتا اور دستخط کرتا ہے۔ ادائیگی کرنے سے پہلے آنکھوں کا ایک اور سیٹ ہر چیز پر نظر آنا چاہیے۔ اس سے بھی بہتر، پرنٹ شدہ چیک کے بجائے ACH ادائیگیوں یا وائر ٹرانسفرز پر سوئچ کرنے پر غور کریں۔ چیزیں ضائع نہیں ہو سکتیں، کاغذی پگڈنڈی ناقابل تلافی ہے، اور ادائیگی تقریباً فوراً موصول ہو جاتی ہے۔ 

قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے داخلی کنٹرول آپ کے کاروبار، وینڈرز اور صارفین کی حفاظت کرتے ہیں۔

اگر آپ نئے AP کنٹرولز کو لاگو کرنے کے خواہشمند ہیں لیکن آپ کو یقین نہیں ہے کہ کہاں سے شروع کرنا ہے۔ بیٹھ کر عمل کو شروع سے ختم کرنے تک آڈٹ کریں۔ کون کون ملوث ہے؟ انوائس موصول ہونے سے لے کر اس کی ادائیگی تک کون سے صحیح اقدامات ہوتے ہیں؟ موجودہ عمل کے ساتھ درد کے پوائنٹس کیا ہیں؟ ٹکنالوجی کا عنصر کس طرح ہے۔

ایک بار جب آپ کے پاس ان سوالات کے جوابات ایک بنیادی لائن کے طور پر ہیں، تو آپ کودنے سے پہلے کم لٹکنے والے پھل اور زیادہ پیچیدہ تبدیلیوں کی شناخت کرنا شروع کر سکتے ہیں۔ آپ کو ایسے لوگوں کی ضرورت ہوگی جو نئے کنٹرولز یا اپ ڈیٹ شدہ عمل کو لاگو کرنے میں مدد کے لیے فنکشن کو اچھی طرح سمجھتے ہوں، لیکن ایک بار مکمل ہونے کے بعد، یہ کنٹرول آپ کے کاروبار اور ہر اس شخص یا تنظیم کی حفاظت کریں گے جو اس سے وابستہ ہے۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/