Why Your CRM May Cause Your Next Data Breach - DATAVERSITY

Plato tarafından yeniden yayınlandı

İzleyiciler: 0

Günümüzün hızlı tempolu satış dünyasında, her müşteri etkileşimi önemli bir değere sahiptir. Temsilciler aramalar ve mesajlar için telefon numaralarını alıyor, promosyon göndermek için ev adreslerini alıyor ve hatta sağlık güncellemelerini not ediyor (müşterinin Kovid hastası olması nedeniyle bir toplantının yeniden planlanması gerektiği gibi). Bu eylemler çoğu zaman iyi niyetlerden, ilişkiler geliştirmeyi ve müşteri yolculuğunu takip etmeyi amaçlasa da, çok önemli bir soruyu gündeme getiriyorlar:

CRM'nizde bulunan kritik verileri nasıl korursunuz?

Gerçek şu ki, CRM'niz satış operasyonunuzun hayati çekirdeğidir, ancak genellikle PII, PCI, PHI vb. gibi hassas bilgileri barındıran diğer veri depolama ortamlarından farklı şekilde ele alınır. Uygun kontroller ve gözetim olmadan CRM verileriniz açığa çıkabilir dahili olarak, üçüncü taraf uygulamalar tarafından erişilebilir veya yanlış yapılandırmalara karşı hassastır. (Bunu gör endişe verici açıklama SFDC'deki veri sızıntısı hakkında.)

CRM'ler, diğerleri gibi veri saklama teknoloji, çok miktarda potansiyel olarak hassas bilgi içerir. Üstelik bunların yönetilmesi karmaşıktır ve riskli bir kombinasyon oluşturur.

Bu riskleri en aza indirmek için dört noktalı bir yaklaşımı inceleyelim:

Keşif ve Sınıflandırma
Kullanım ve Erişim Analizi
Kontroller ve Yapılandırma
Boşluk analizi

Aşağıda bunların her birini parçalayacağız:

Keşif ve Sınıflandırma

CRM'nizdeki tüm veri varlıklarını tanımlayın. Bu yalnızca anlaşmalar, fırsatlar, potansiyel müşteriler, kişiler ve etkileşimler gibi temel işlevlerde bulunan verileri değil aynı zamanda tüm ekleri veya belgeleri de içerir. Bu genellikle zaman alıcıdır ancak kapsamlı olması önemlidir.
Verileri hassasiyet düzeylerine göre sınıflandırın. Örneğin, verileri "çok hassas" (ör. sağlık kayıtları), "orta derecede hassas" (ör. iletişim bilgileri) ve "hassas olmayan" (ör. genel e-postalar) gibi kategorilere ayırın.
Verilerin ne kadar süre saklanması gerektiğini ve ne zaman silinmesi gerektiğini yönetmek için politikalar geliştirin.
Verilerin amaçlanan amaç için gerekli olup olmadığını değerlendirin. Gereksiz verileri silin.

Kullanım ve Erişim Analizi

Hassas verilere kimlerin erişebileceğini belirleyin. Rolleri, izinleri ve erişim kontrollerini analiz edin. Bu, bazı CRM ortamlarında zorlayıcı olabilir ancak kritik öneme sahiptir.
İzinler için üçüncü taraf uygulamaların kapsamlı denetimlerini gerçekleştirin ve veri güvenliği Kullanıcı ayrıcalıklarının ötesinde uygulamalar.
Kullanıcıları güvenli veri işleme konusunda düzenli olarak eğitin.

Kontroller ve Yapılandırma

Yetkisiz erişim ve sızıntıyı önlemek için doğru yapılandırmayı sağlayarak şifreleme, kimlik doğrulama, parola politikaları ve veri yedeklemeleri de dahil olmak üzere CRM sistemi kontrollerini gözden geçirin.
Yanlış yapılandırmalar verilerin açığa çıkmasına yol açabileceğinden, her ayarla ilişkili riskleri anlayın.
Etkin olmayan tüm kullanıcıları veya uygulamaları, yani artık kuruluşun verilere erişmesi gereken bölümünde yer almayan veya verileri bırakmış olan kullanıcıları ve artık kullanılmayan ancak izinleri kalan uygulamaları kaldırın.

Boşluk analizi

Bu verileri topladıktan sonra görünürlükten risk değerlendirmeye geçin. Bu kapsamlı bir risk değerlendirmesini içerir.
Güncelliğini yitirmiş veya alakasız verileri ortadan kaldırarak veri temizleme çalışmalarını başlatın. Hassas verilere erişimi belirli yöneticilerle (ör. süper yöneticiler) kısıtlayın.
Sürekli izleme ve olay müdahale prosedürlerini oluşturun. Düzenli olarak inceleyin ve güncelleyin.

CRM'nizin güvenliğini sağlamak kolay bir iş değildir, özellikle de her zaman işin ayrıntılarını bilen özel bir DevOps ekibi bulunmadığından. İşletme yöneticileri de her zaman ilgili risklerin tam olarak farkında olmayabilir. Yine de bu, görev açısından kritik bir durumdur. Bu bir “ayarla ve unut” çabası değil. Süreklidir. Satış organizasyonu hiçbir yere gitmiyor ve müşterilerin hassas verilerini koruma ihtiyacı da yok.

Veri ihlallerinin sürekli haberlerde olduğu ve düzenlemelerin daha sıkı hale geldiği bir zamanda, CRM'nizi korumak yalnızca en iyi uygulama değil, aynı zamanda yapılması gereken bir şeydir. Başlamak için yukarıdaki dört noktayı kapsayan çok yönlü bir strateji uyguladığınızdan emin olun. Bu şekilde CRM'nizin güvenliğini güçlendirebilir ve müşteri ilişkilerinizin güven ve güvenlik üzerine kurulu kalmasını sağlayabilirsiniz.