Yazılımı Fazla mı Yedik?

Marc Andreesen'in ünlü olmasının üzerinden on yıldan biraz fazla zaman geçti. yazılımın dünyayı yediğini ilan etti. Haklıydı. Şimdi yeni bir aşamadayız: Baktığımız her yerde güçlü yazılımlar var ve tüketiyorduk it uzun vadeli etkileri pek dikkate almadan. O kadar ki, bugün ironik bir soruyla karşı karşıyayız: fazla mı yedik? 

Plakalarımız kesinlikle akla gelebilecek her türlü uygulamayla dolu ve hepsi çok çekici. Şimdiye kadar kaç uygulamaya kaydolduğunuzu biliyor musunuz? Belki onlarca, hatta yüzlerce? Okta müşterisi başına dağıtılan ortalama uygulama sayısı %22 arttı son 4 yıl. Konuştuğum BT başkanları, şirketlerinin çalışanlardan daha fazla SaaS uygulamasına sahip olduğu konusunda sık sık şaka yapıyor.

Bu yapabilmek sorun ol ve sen meli bununla ilgilen. İştahlarının kontrolsüz bir şekilde büyümesine izin veren kuruluşlar üç büyük riskle karşı karşıyadır:

• maliyetler: Uzaktan çalışmanın standart hale gelmesiyle birlikte, yazılımın birçok şirket için ikinci en büyük gider kalemi haline geldiğini gördük. Yine de, SaaS uygulamalarının %25'ine kadar ve lisanslar kullanılmaz. Şirketinizin en büyük iki harcaması insan ve teknoloji ise, en büyük harcamalarınızdan biri için bir sürü para harcıyorsunuz demektir.
• Uyum riskleri: Bulut tabanlı yazılım satmak veya müşteri verilerini bulutta depolamak için SOC2-, ISO 27001- ve hatta SOX uyumlu olmanız veya kalmanız gerekir. Şirketinizi ve verilerini bir kale gibi düşünün. Denetçilere iyi korunduğunu kanıtlamanız gerekir. Şimdi, her uygulamayı bir pencere, kapı, köprü veya kalenize giriş noktası olarak hayal edin. Ne kadar çok uygulama olursa, denetçilerden o kadar çok inceleme alırsınız.
• Operasyonel verimlilik: İyi bir şef ile birinci sınıf bir şef arasındaki fark, eldeki tüm malzemelerle başa çıkmak için çalışanlarını nasıl yönettikleri ile ilgilidir. Pazartesi, Jira, Asana veya ClickUp gibi aynı uygulamanın birden çok türünü kullandıklarında ekibiniz kesinlikle iyi bir işbirliği yapmıyor. Ayrıca, dahili destek biletleri, kullanılan uygulama sayısıyla katlanarak büyür.

Yine de (ve yemek metaforunu bir adım daha ileri götürmek için), aslında şirketinizin kullandığı birçok uygulama vardır harika bir ürün oluşturmak için gerekli malzemeler. Sonuçta, bir teknoloji şirketi kurmak karmaşıktır. Ve bunu etkili bir şekilde yapmak için doğru bileşenlere ve araçlara ihtiyacınız var. Ancak, bunlardan yararlanmanın – 3 yıldızlı bir Michelin yazılım restoranı olmanın – püf noktası, tüm yazılımlarınızı nasıl ustaca yöneteceğinizi düşünmektir. 

Bunu başarmanın, teknoloji aracılığıyla şirketinizin tüm potansiyelini ortaya çıkarmanın bir yöntemi, BT, güvenlik ve tedarik önceliklerini değiştirmek — genellikle yazılım işlemleriyle ilgilenen ekipler. Sorunları çözmelerini sağlamak (örneğin, BT biletlerini çözmek) yerine, çalışanların yazılımları kendilerinin çalıştırmasına ve kendi kendini yöneten işgücü.

The uygulamayı yükleyeceğizokaliptüs. Yoksa öyle mi …?

Ama önce: Şirketlerin SaaS üzerinde yaşadığı ve şaka yollu olarak bahsettiğim şeyi yaşadığı bu güne nasıl geldik? uygulamayı yükleyeceğizokalips? Yazılım bağımlılığımızın nedenleri nelerdir?

Modern yazılımın daha iyi UX'i, geleneksel kurumsal yazılımı ayrıştırdı

Çalışanlar, işte başarılı olmak için giderek daha fazla özel uygulama kullanıyor. Biz Microsoft ürünlerini kullanmak için kullanılır neredeyse her şey için. Artık Excel yerine Airtable, Word yerine Notion, PowerPoint yerine Pitch kullanıyoruz. Birçoğumuzun günlük hayatımızda gördüklerimizin arkasına bazı rakamlar koymak için: Okta'nın Office42 müşterilerinin %365'sinden fazlası artık yalnızca Microsoft Teams kullanmak yerine Zoom'u da dağıtıyor ve bunların %26'sı OneDrive'a sahip olmasına rağmen Box'ı da kullanıyor.

Kolay ve ücretsiz benimseme sayesinde bireyler daha fazla uygulama kullanıyor

Geleneksel olarak, kurumsal ürünler yukarıdan aşağıya satıldı: CIO, Salesforce veya Microsoft Office'i satın almaya karar verdi ve tüm şirket için varsayılanlar haline geldi. Ancak Slack ve Dropbox gibi girişimler popüler aşağıdan yukarıya büyüme, ve bugün, Geliştirici şirketlerin %67'si (örn. Datadog veya AWS) ücretsiz bir plana veya deneme sürümüne sahiptir. Artık satış görevlileriyle görüşmemize veya BT'den izin istememize gerek yok — biz sadece ücretsiz sürüm için kaydolun Aracın

Kısacası: Uygulamalar burada, orada, her yerde. Fakat abarttık mı? Aslında çok fazla uygulama mı kullanıyoruz? Ben öyle düşünmüyorum. Aksine, yazılım, işi daha hızlı ilerletmek için bize süper güçler verebilir. 

Teknolojiyi bir iş sürücüsü olarak ele alın

Arabanı düşün. Gerektirir 30,000 parçaları sadece bir araba oluşturmak için. Ancak otomobil üreticileri, parça sayısını yeniden ölçeklendirmek yerine, otomobili monte etmek için en etkili yöntemi geliştirdiler. Yenilik, farklı parçaları nasıl bir araya getirdiklerinden geldi. Örneğin, Toyota Üretim Sistemi"yalın üretim" olarak da adlandırılan , Toyota için temel bir rekabet farklılaştırıcısı haline geldi. Bir ilke sorunları hızla yüzeye çıkararak israfı en aza indirmek ve operasyonları sürekli iyileştirmekti. Çevik yazılım geliştirme ve "yalın başlangıç" metodolojisi, Toyota'nın "inşa et, ölç, öğren" sisteminden ilham aldı. 

Toyota'ya benzer şekilde, şirketler yazılımla ilgili çalışma prensiplerini nasıl değiştireceklerini düşünün ve onları bir rekabetçi farklılaştırıcı. Teknolojiyi yönetmeye yönelik geleneksel yaklaşımlar yeterli değildir. Şirketler genellikle merkezileşmenin çözüm olduğunu düşünür, ancak bu durumda değil. Güvenlik ve uyumluluk gibi diğer faktörlerin yanı sıra uğraşılacak çok fazla uygulama var.

Merkezi yazılım yönetimi düşmandır

1944 yılında Merkezi İstihbarat Teşkilatı bir rehber yayınladı iş yerinizi nasıl sabote edeceğinize dair. 1 No'lu Nokta, asla kısayollara gitmemek ve her zaman merkezi bir "kanaldan" geçmekti. Bir uygulamaya veya izne en son ne zaman erişmeniz gerektiğini düşünün. Bir BT bileti tarafından oluşturulan bir kanaldan geçmeniz gerekiyordu ve beklemek zorunda kaldınız. Ya da en son ne zaman yeni bir yazılım satın almanız gerektiğinde? Bu olabilir 2 ila 3 ay sürer Bir uygulama satın almak için gerekli tüm onayları alana kadar. 

İşte merkezileştirmenin neden işe yaramadığı ve bunu düzeltmeye yönelik yaklaşımların neden hedefi kaçırabileceği.

Merkezileşme darboğazlar yaratır

Tüm uygulamaların yarısından fazlası, çoğu yalnızca araçlarını edinmek ve çalışmaya başlamak isteyen farklı ekiplerdeki konu uzmanları tarafından tedarik edilir ve yönetilir. Ancak BT, güvenlik veya tedarik gibi departmanların bu taleplerin çoğuna yardımcı olması gerekir. Gördüğümüz kadarıyla, tüm BT biletlerinin %40 ila %60'ı yazılım erişim sorunlarıyla ilgilidir ve bu sorunların çözülmesi ortalama 19 saat sürer. Çalışanlar beklemek zorunda kalıyor ve yöneticiler hesap oluşturma gibi yoğun işlerin altında eziliyor. Her ek uygulama ile yönetim yükü artar. 

Merkezileştirme, sızdıran kovalara yol açar

Şirketler ayrıca maliyet, uyumluluk veya güvenlik risklerini azaltmak için gözetimi merkezileştirir. Mantık sağlamdır, çünkü çalışanlar yalnızca kopya yazılım satın almamalı veya aşırı yönetici izinleri almamalıdır. Bununla birlikte, yüzlerce uygulamayı ve binlerce hesabı gözden geçirmek, merkezi bir yaklaşımla ölçeklenebilir değildir - çalışanların hala kimsenin haberi olmadan uygulamalara gereksiz erişim sağladığı ve bu uygulamalara gereksiz erişim sağladığı sızıntılı paketler oluşturur. Örneğin, %25 veya daha fazla yazılım çoğu şirkette kullanılmaz. Veya, Segment'in güvenlik ekibi geçen yıl şunu gösterdi: 60 yönetici rolünün %669'ı aktif olarak kullanılmamıştır.

Daha fazla personel sayısı çözüm değil

Genellikle, operasyon ekipleri, diğer departmanlar kadar iyi finanse edilmediğine itiraz eder, bu da onların gerçekte istediklerinden daha yavaş hareket etmelerine neden olur. Öyleyse neden kullandığımız uygulama sayısıyla yönetici çalışan sayısını sürekli olarak artırmıyoruz? Ancak, sorun tam olarak bu soruda ve sorunun ancak yardım ve gözetimin merkezileştirilmesiyle çözülebileceği varsayımında yatmaktadır. Ölçeklenmeyen bir çözümdür.

Yazılım yönetiminin merkezileştirilmesi garip bir şey. İşleri kolaylaştırmaya çalışıyor, ancak bir şekilde, uygulama sayısı arttıkça herkes için işleri daha da kötüleştiriyor. Yani, takımların rollerini nasıl yeniden tasavvur edebiliriz? yazılım işlemlerini önemseyen - yani BT, güvenlik ve satın alma?

Uyumlu yolu kolay yol yapın

Kabul edelim: çalışanlar neredeyse her zaman değer elde etmenin en kolay yolunu seçecektir. Yazılım yönetme yaklaşımınız çok sayıda darboğazla birlikte merkezi olarak kalırsa, çalışanlar gizlice yazılım satın almak gibi şeyler yaparak politikalarınız etrafında çalışmaya devam edecektir. Bu bir kısır döngü. Birçok kişinin sorumlu davranması ve BT/güvenlik/tedarik ile kuruluşun geri kalanı arasındaki ilişkiyi değiştirmesi için - uyumlu yolun en uygun yol olması gerekir. 

Öz-yönetim, yazılımı yönetmek için yeni bir yaklaşımdır

Bu karmaşıklığın üstesinden gelmek, ancak kontrol ve sorumluluğu çalışanlara ve ekiplerine geri verirsek gerçekleşebilir. İnsanlara yemek dağıtmak yerine kendilerini yakmadan yemek yapmayı öğretiyorsunuz. Temel olarak amaç, en düşük maliyetli ve güvenli şekilde hareket eden çalışanların kendi sorunlarını da en hızlı şekilde çözmeleri için teşviklerin uyumlu hale getirildiği bir yol bulmaktır. 

Yiyecek ve gaz satın almak ve hatta bir uçuş için check-in yapmak söz konusu olduğunda, zaten kendi başınıza yapmaya şartlandık - öyleyse neden kurumsal yazılımları yönetmeyesiniz? BT'den destek istemek (veya CIA'in işyeri sabotaj kılavuzunda açıkladığı gibi "kanallar" aracılığıyla çalışmak) yerine BT, çalışanların kendilerine hızlı ve sorumlu bir şekilde yardım etmelerini sağlayabilir. Merkezi yürütme kolu olmak yerine, güvenlik, satın alma ve BT'nin şirket içi platform haline gelmesi gerekiyor çalışanların doğru altyapıya sahip olmasını sağlar.

Otomasyon harikadır, ancak merkezi destek gerektirir ve yüzlerce uygulamayla ölçeklenmez.

Öz-yönetim için bir süreç ve yapı benimsemek, çözülmesi gereken önemli bir sorundur çünkü doğrudan sonucu etkiler. Sistemik merkezi kurulumlarından self-servis risklerinden birine dönüşmeye odaklanmayan kuruluşlar, kullanılmayan yazılımlara büyük miktarlarda para harcama, bir sonraki uyumluluk denetimini boşa çıkarma ve tüm organizasyonun verimsiz çalışmasına neden olur. Bu bir liderlik önceliği kuruluşunuzun çalışma biçimini değiştirmek, böylece üçüncü taraf uygulamalarına bunalmak yerine stratejik olarak kullanarak tüm potansiyelini ortaya çıkarmaktır.

Firmaların kendilerine sormaları gereken soru şudur: self servis mümkün olduğu kadar çok yerde nasıl kodlanıre. Örneğin:

• BT, kimin hangi uygulamayı onaylaması gerektiği konusunda iş akışları oluşturduğunda, çalışanlar BT yardımı olmadan uygulamalar, izinler, dahili araçlar ve hatta geliştirici kaynakları talep edebilir. 
• Tedarik, kimin ne tür bir yazılım satın alımını onaylaması gerektiğine dair bir sistem kurarsa, çalışanlar devam edebilir ve bu self-servis sistemini kullanabilir. 
• Güvenlik, hassas uygulamalara veya izinlere yalnızca belirli bir zaman aralığı için erişim vermenin bir yolunu uygularsa, erişimi her zaman merkezi olarak incelemeleri gerekmez.

Öz yönetimi hedeflerinize dahil edin

Bütün bu örnekler nasıl olduğunu gösteriyor. yazılım operasyon ekiplerinin rolü değişebilir: Destek biletleri veya uyarıları çözmek yerine, sistemi doğru şekilde kodlamaya ve bu süreçte tüm organizasyona koçluk yapmaya odaklanabilirler. Bunun ötesinde, kendi kendini yöneten bir işgücü aracılığıyla teknoloji yönetimini değiştirmek için başka bir yaklaşım, tüm ekip liderlerinizi teşvik edin kuruluşunuz genelinde self servisi kendi işlerine dahil et OKR'ler or V2MOM proses. 

Örneğin, BT'nin genellikle otomasyon yoluyla operasyonel personel sayısı gereksinimlerini azaltma hedefi vardır. Otomasyon harikadır, ancak merkezi destek gerektirir ve yüzlerce uygulamayla ölçeklenmez. Bunun yerine BT, self servis yoluyla operasyonel personel sayısı gereksinimlerini azaltmaya çalışabilir. Veya, BT bazen taleplere yanıt vermek için gereken süreyi azaltmakla ilgili bir hedef ekler. Yine bu hedef, yardımın merkezileştirilmesi gerektiği varsayımı altında yapılmıştır. Bunun yerine, BT'den ilk dokunuş gerektirmeyen isteklerin yüzdesini azaltmak için bir hedef eklemeyi deneyin.

USaaS uygulamalarının %25'ine kadar p ve lisanslar kullanılmaz. Şirketinizin en büyük iki harcaması insan ve teknoloji ise, en büyük harcamalarınızdan biri için bir sürü para harcıyorsunuz demektir.

Özyönetim aynı zamanda bir SaaS harcamasını azaltmak için küçük egzersiz. Yüzlerce satıcıyı merkezi olarak yönetmek imkansızdır, ancak her Outreach.io veya Smartsheet kullanıcısına yazılım harcamalarından tasarruf etmeye çalıştığınızı açıklayan bir e-posta göndermek kadar basit bir şey yapmak işe yarayabilir. Yazılımı artık kullanmıyorlarsa bir 👍 isteyin, böylece lisansı geri alabilirsiniz.

altın, tüm uygulama yöneticilerinizden fazla harcamayı azaltmaya yardımcı olmalarını isteyin. Yazılım uygulamalarının ve yıllık maliyetlerin ortak bir elektronik tablosunu oluşturun, ardından lisansları kaldırarak veya uygulamaları tamamen iptal ederek maliyeti olabildiğince düşürmelerini isteyin. Bunu bir ekip mücadelesi haline getirmek ve teşvikleri uyumlu hale getirmek için, sildikleri her kullanılmayan veya gereksiz uygulama için bir ödül ve SaaS harcamalarını en çok azaltan ilk üç yöneticiye parasal bir teşvik sunun. Bu yaklaşım, kendi kendini yöneten bir iş gücüne sahip olmanın ne anlama geldiğine dair size ilk bakış açısını verir.

Henüz dolu muyuz?

Bir teknoloji şirketi kurmak karmaşıktır - özellikle bugün. Kullandığımız tüm araçlardan yakınmak yerine, enerjinin daha iyi kullanılması, hem araçlarınızı hem de bunların altında yatan süreçleri yönetmenin verimli bir yolunu yaratıyor olabilir. Ekiplerinizi ve çalışanlarınızı kendi kendini yöneterek güçlendirmek, rekabetçi bir farklılaştırıcı olabilir. Çalışanlar yalnızca sürecin ayrılmaz bir parçası gibi hissetmekle kalmayacak ve bu nedenle başarısında pay sahibi olacaklar, aynı zamanda BT, güvenlik ve satın almadakiler, bilet veya uyarı çözümleyicileri yerine gerçek kolaylaştırıcılar haline gelecek. 

Bu nedenle, evet, önümüzde yiyebildiğiniz kadar SaaS büfesi olabilir, ancak iştahımızı doyuracak ve tüm bu seçimlerin lehimize işlemesini sağlayacak araçlara ve bilgiye sahibiz. Yazılımla olan ilişkimizi değiştirmek için sadece irade gerekir.

27 Eylül 2022'de yayınlandı