"Kibir faturaları ödemez." - Robert Siyah (Alacak Hesapları yapar!)
Herhangi bir işin (aslında hayatın kendisi) ayrılmaz bir parçası fatura ödemektir. Faturalar parayı, zamanı ve insan gücünü temsil eder. Bir kuruluşun verimli bir şekilde çalışması, faturaların, faturaların ve ödemelerin dikkatli bir şekilde yönetilmesini gerektirir.
Girin Borç Hesapları süreci. Borç Hesapları, bir şirketin ürün veya hizmetlerinden yararlandığı için başka bir şirkete (bir satıcı veya tedarikçi) borçlu olduğu parayı ifade eden bir muhasebe terimidir.
İçerik Tablosu
- Borç Hesapları Nedir (AP)
- Ödenecek Hesaplara bir örnek
- Borç Hesaplarının Önemi
- Borç Hesapları sürecinin bileşenleri
- Geleneksel Borç Hesapları departmanı
- Manuel Borç Hesapları sürecine ilişkin zorluklar
- Borç Hesapları Sürecini otomatikleştirmenin faydaları
- Bir Borç Hesapları yazılımında nelere dikkat edilmelidir?
- Sonuç
Borç Hesapları Nedir (AP)
Bir şirket daha sonra ödeme yapmak üzere bir satıcıdan/tedarikçiden ürün/hizmet satın aldığında, ödeme yapılana kadar bu tutara ödenecek hesap adı verilir. Satıcı/tedarikçinin sipariş veren firmaya, ödemeyi sipariş edilen ürün/hizmet teslim edilene kadar, hatta daha sonraya ertelemek için sunduğu bir kredi şeklidir.
Ödenecek faturalar olarak da adlandırılan ödenecek hesaplar, aslında bir şirketin tedarikçilere/satıcılara borçlu olduğu paradır. Şirketin bilançosunda “muhtelif yükümlülük” olarak muhasebeleştirilmektedir. Gider hesabı olarak değil yükümlülük hesabı olarak kaydedilir.
Borç Hesabı, bir fatura ödeme için onaylandığında kaydedilir. Tutar ödenene kadar Büyük Defter'e (veya AP alt defterine) ödenmemiş ödeme veya yükümlülük olarak kaydedilir. Borçlar, Ticari Borçlar (Envanterde kayıtlı fiziksel malların satın alınması) veya Gider Borçları (reklam, eğlence, seyahat, ofis malzemeleri ve kamu hizmetleri gibi faturalı mal ve hizmetlerin satın alınması) olabilir.
AP genellikle Alacak Hesapları (AR) ile karıştırılır. AR, bir şirketin müşterisinin bazı hizmet veya ürünlerden yararlandığı için borçlu olduğu şeydir. Alacak hesapları, kısa vadeli yükümlülükler yerine dönen varlıklar olarak kaydedilir. Bunun nedeni, alacak hesaplarının önceden belirlenmiş bir süre içinde, genellikle bir yıl içinde nakit girişine dönüştürülmesi, borç hesaplarının ise alacaklılara borçlu olunan paraya işaret etmesidir.
Ödenecek Hesaplara bir örnek
ABC fırını, toptancı perakendeci XYZ Traders'dan pound başına 50 sent oranında 50 libre şeker sipariş ediyor. XYZ Traders, fırına teslim edildikten sonra ABC'nin 30$'lık faturayı ödemesi gereken 25 günlük bir kredi süresi sunar. Fırın, XYZ tüccarlarına ödeme yapana kadar, 25$'lık tutar hesap borçları olarak adlandırılacak ve fırının bilançosunda alacaklılara karşı yükümlülük olarak gösterilecektir.
25$, ödeme alınana kadar XYZ yatırımcılarının bilançosunda bir varlık olarak kaydedilir.
Borç hesapları, mal satın alımının ötesinde aşağıdakileri içerir:
- Taşımacılık ve Lojistik
- Güç / Enerji / Yakıt
- kiralama
- ruhsat verme
- Hizmetler (Montaj / Taşeronluk)
Borç Hesaplarının Önemi
AP aşağıdaki nedenlerden dolayı önemlidir:
Faturaların zamanında ödenmesini sağlar, bu da şirketin kredi notunu ve satıcılarla uzun vadeli ilişkileri iyileştirir.
- Faturaların zamanında ödenmesi, kesintisiz tedarik ve hizmet akışı sağlar ve bu da iş operasyonlarının sorunsuz akışına yol açar.
- Zamanında ödeme, gecikmiş ödemeleri, cezaları ve diğer gecikme ücretlerini önler.
- Organize AP, faturaların ve ödemelerin sistematik olarak izlenmesini sağlar.
- AP, yalnızca vadesi geldiğinde ödeme yaparak ve satıcı tarafından sunulan kredi olanaklarını kullanarak nakit akışını kolaylaştırır.
- Sıkı AP önler satıcı dolandırıcılığı ve hırsızlık.
AP'nin dezavantajları yok değil. Ürün ve hizmetlerin teslimatından sonra ödemeyi beklemek zorunda kalan tedarikçiler için genellikle mali bir yük olarak kabul edilir. Şirket açısından bakıldığında, uzun süreli ödenecek hesapların yer aldığı bir bilanço, istikrarsız bir nakit pozisyonunun göstergesidir. Bu olumsuzluklar etik, yasal ve mantıksal AP süreçleriyle aşılabilir.
Borç Hesapları sürecinin bileşenleri
Borç Hesabı çok adımlı bir süreçtir ve bazı temel adımlardan oluşur:
- AP, şirketin bir kredi sistemi üzerinden mal/hizmet satın alma kararı ile başlar.
- Kredi imkanları sunan tedarikçilerin seçilmesi.
- Tedarikçilerin kredi politikalarının izin verilen kredi günleri, gecikmeli ödeme ücretleri, erken ödemede nakit indirimi vb. açılardan karşılaştırılması ve firmaya en uygun tedarikçinin seçilmesi.
- İşletmenin satın alma sürecinin (satınalma talebi, satınalma siparişi, fatura, makbuz) takibi.
- Defterlerdeki faturaların/faturaların mallar teslim alındıktan sonra Borçlar Hesabı olarak muhasebeleştirilmesi.
- Defter tutma, şirketteki iç ve dış denetimlere ve harcama modellerinin analiz edilmesine yardımcı olur, bu da finansal planlamaya ve standart ve yönetmelikleri karşılamaya yardımcı olur.
- Son ödeme tarihinden önce ödenmesini sağlamak için faturaların üzerindeki tarihleri takip etmek.
- Son ödeme tarihinden önce ödeme yapmak
- Satıcı ile ödemenin yapıldığına dair iletişim.
Kredi süresinden tam olarak yararlanmak, nakit akışının verimli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olacaktır. Ancak, kredi koşullarının en verimli kullanımının, faturaların ne zaman ödeneceğini bilmek olduğu unutulmamalıdır.
Geleneksel Borç Hesapları departmanı
Manuel Borç Hesabı süreçlerinden sorumlu bir ekip, satın alma ve tedarikçilerle ilgili mali işlemlerin kaydedilmesinden ve işlenmesinden sorumludur. Bu amaçla çeşitli profesyoneller istihdam edilmektedir:
- Veri girişi analisti, faturaları alındıktan sonra dijital sisteme girer.
- Ödeme işleme analisti, faturaların vadesi geldiği tarihte ödenmesinden sorumludur.
- İstisna analisti, faturalardaki tutarsızlıkları ele alır ve ödeme hatası sorunlarını ele alır.
- Satıcı bakım personeli, tedarikçi veri tabanını oluşturur ve yönetir ve bunu çeşitli satın alma işlemleriyle ilişkilendirir.
- Borç Hesapları yöneticisi, hatasız ve sorunsuz fatura yönetimi için ekiple koordineli çalışır.
Ekibin tüm üyeleri, güçlü tedarikçi ilişkileri oluşturmak ve sürdürmek için çalışır. Ekibin ayrıca AP harcamalarını yakından takip etmesi ve nakit çıkışını korumak için iç kontrolleri sürdürmesi gerekiyor. Etkin ve iyi yönetilen bir borç hesapları departmanı, şirketlere AP süreciyle ilgili olarak önemli miktarda zaman ve para tasarrufu sağlayabilir.
Manuel Borç Hesapları sürecine ilişkin zorluklar
Manüel borç hesapları süreçlerinde aşağıdaki sorunlar vardır:
- Manuel veri girişi ile ilgili sorunlar: Faturaların sisteme manuel olarak girilmesi zaman alıcı, verimsiz ve hataya açık olabilir. Bütün bunlar şirketin işleyişine ve kârına zarar verebilir.
- Ödemede gecikmeler: Manuel gözetim ve hatalar, geç ödemelere ve mutsuz tedarikçilere neden olabilir. Aynı zamanda şirketin müşteri olarak satıcıya olan kredi notunu ve güvenilirliğini de etkileyebilir.
- Mutsuz çalışanlar: AP sürecinde yer alan görevlerin çoğunun sıradan, tekrarlayan doğası, iş memnuniyetsizliğine ve çalışan devri dahil ilgili sorunlara yol açabilir.
- Kullanışsız bilgi: Bir şirket büyüdükçe ve işlenmesi gereken faturalar arttıkça satıcılar, ürünler, hizmetler, maliyetler, teslimat ve vade tarihlerine ilişkin bilgi miktarı bunaltıcı hale gelebilir. Ayrıca belgeleri bulmak da zorlaşır ve defter tutmak bir kabusa dönüşebilir.
- Verilerin şeffaflığı: AP departmanının birçok satın alma süreciyle başa çıkabilmek için boyutu büyüdüğünde kağıt faturaları ve fiziksel AP belgelerini takip etmek imkansız olmasa da zor hale gelebilir.
- Dolandırıcılık eğilimi: Manuel borç hesap sistemlerinde görünürlük eksikliği, şirketinizi güvenlik açıklarına ve dolandırıcılığa maruz bırakabilir.
Borç Hesapları Sürecini otomatikleştirmenin faydaları
Borç Hesabı Sürecini otomatikleştirmek aşağıdaki avantajlara yol açar:
- Zaman tasarrufu: Öyle söyleniyor ki bir çalışma haftasının %25'i sıradan manuel fatura yönetimi görevlerine harcanır, daha verimli faaliyetlere daha iyi harcanabilecek zaman.
- Maliyet tasarrufu: Tek bir faturanın manuel olarak işlenmesinin maliyetinin 12-15 dolar olduğu bulunmuştur. Otomasyon bu maliyetin çoğunu ortadan kaldırabilir. Ek olarak, otomatik çözümler fatura son tarihlerini takip eder ve faturanın en uygun zamanda ödenmesine yardımcı olur, böylece nakit akışını iyileştirir, geç ödeme masraflarından kaçınır ve satıcılarla daha iyi ilişkiler sürdürür.
- Gelir yaratma: Otomasyonun mümkün kıldığı zamanında ödemeler, yalnızca geç ödeme masraflarını önlemekle kalmaz, aynı zamanda şirketin kredi notunu da iyileştirir ve onu satıcılardan gelen indirim ve indirimlere açık hale getirir.
- Hataların azaltılması: Manuel fatura yönetimi, insan gözetiminden kaynaklanan hatalarla ilişkilidir. Otomasyon, manuel borç hesapları süreçleriyle ilişkili hataların çoğunu ortadan kaldırabilir.
- Ödeme esnekliği: Otomasyon, faturaların ne zaman ve nasıl ödeneceği konusunda karar vermeyi sağlayabilir (örneğin kağıt çek, ACH veya nakit iade indirimleri kazandığınız sanal kartlar aracılığıyla).
- Verilerin daha iyi bakımı: Evrak işlerinin manuel olarak incelenmesi zahmetli ve hataya açık olabilir. Dijital bir veri tabanının bakımı, verilere daha iyi erişime ve veri alımına olanak tanır, böylece satın alma-ödeme döngüsünü düzene sokar. Bu tür bir yönetim aynı zamanda şirketin satın almalarını ve nakit akışını raporlamak ve izlemek için analitiklere de olanak sağlar.
- Güvenlik: Borç hesapları otomasyon çözümü, verileri merkezi bir sunucuda veya güvenlik sağlayan bulutta depolayabilir
Bir Borç Hesapları yazılımında nelere dikkat edilmelidir?
Maksimum yatırım getirisi sağlayan bir AP otomasyon yazılımı seçmek önemlidir. Borç hesabı otomasyon yazılımı, veri yakalama, fatura işleme, otomatik onaylar ve ödemeleri içermelidir. AP otomasyon yazılımı ararken aranması gereken temel özellikler şunlardır:
- Doğru Fatura Verisi Yakalama: Fatura verilerinin ortak bir dijital formata dönüştürülmesi, AP otomasyonunda verimlilik yaratmanın en önemli yönüdür. Manuel veri girişi pahalıdır, hatalara açıktır ve zaman alıcıdır. İyi bir OCR aracı, insan müdahalesi olmadan ilgili verilerin akıllı bir şekilde yakalanmasını sağlayarak zamandan, paradan ve insan hatalarından tasarruf sağlar.
- Kolay Fatura Onayları: Faturaları onaylayan kişiler genellikle meşgul yöneticiler ve yöneticilerdir ve otomatik fatura onayı bu personel için kolay, sezgisel ve kullanışlı olmalıdır. Onaylayan kişi, faturaya eriştiği cihazdan bağımsız olarak tek tıkla faturayı görebilmeli ve onaylayabilmelidir.
- AP faturalarını gerçek zamanlı olarak takip edebilme: İş akışı araçları ayrıca herhangi bir paydaşın faturayı kolayca takip etmesine izin vermelidir. Bu, hesap işleme sürecindeki gecikmeleri, yanlış iletişimi ve yanlış yönetimi önleyecektir.
- Mevcut muhasebe sistemi ile entegrasyon: Şirket, diğer dijital platformları ve yazılımları kullanabilir ve veri ve işlemlerde uyumsuzluğu önlemek için AP aracı bunlarla entegre edilebilir olmalıdır.
- Ödemelerin otomasyonu: AP sürecindeki son adım ödemedir. Tüm onaylar kaydedildikten sonra, yazılım, söz konusu tedarik için Borç Hesapları sürecini tamamlamak ve kapatmak için tedarikçiye yapılan ödemeyi başlatabilmeli ve işleme koyabilmelidir.
- Veri depolama: Şirketin ihtiyaçlarına bağlı olarak tüm AP verileri merkezi bir sunucuda veya bulutta saklanabilir. AP otomasyonunu başlatmadan önce depolama türüne şirket tarafından karar verilmesi gerekecek.
Sonuç
Hesap işleme operasyonlarının otomasyonu, zaman gecikmeleri, hatalar ve insan çabasının israfı gibi manuel işlemlerle ilgili sorunları ortadan kaldırabilir. Nanonets gibi verimli AP yazılımları, daha iyi satın alma ve ödeme süreçlerini mümkün kılabilir, vergi uyumluluğunu sağlayabilir, dolandırıcılığı önleyebilir, nakit akışlarını kolaylaştırabilir, satıcı ilişkilerini koruyabilir ve verileri gelecek nesiller için depolayabilir. Otomasyon verimliliği artırır ve uzun vadeli değer için satın alma-ödeme sürecini düzenleyebilir. AP sürecinin dijital olarak etkinleştirilmesi, satıcı-müşteri ilişkilerini rekabet avantajına dönüştürerek iş stratejilerini geliştirecektir.
- erişim
- Hesap
- muhasebe
- ach
- faaliyetler
- avantaj
- reklâm
- Türkiye
- analist
- analytics
- AR
- varlık
- Varlıklar
- Otomatik
- Otomasyon
- İYİ
- Fatura
- Fatura
- Siyah
- Kitaplar
- iş
- iş operasyonları
- Nakit
- nakit akımı
- ücret
- yükler
- bulut
- ortak
- Şirketler
- şirket
- uyma
- Dönüştürme
- maliyetler
- Oluşturma
- kredi
- akım
- veri
- veritabanı
- Tarih
- Karar verme
- gecikmeleri
- teslim
- dijital
- dijital platformlar
- İndirim
- evraklar
- Erken
- verim
- çalışanların
- enerji
- Entertainment
- vb
- Yöneticiler
- Başarısızlık
- Özellikler
- Fiyatlandırma(Yakında)
- mali
- akış
- Airdrop Formu
- biçim
- dolandırıcılık
- tam
- genel
- Tercih Etmenizin
- mal
- Ne kadar
- Nasıl Yapılır
- HTTPS
- Dahil olmak üzere
- bilgi
- integral
- envanter
- yatırım
- ilgili
- sorunlar
- IT
- öncülük etmek
- Defteri kebir
- Yasal Şartlar
- yükümlülük
- çizgi
- Yapımı
- yönetim
- Üyeler
- para
- OCR
- teklif
- Teklifler
- açık
- Operasyon
- sipariş
- emir
- kuruluşlar
- Diğer
- borçlu
- kâğıt
- ödeme
- odeme yapiliyor
- ödemeler
- İnsanlar
- personel
- fiziksel
- planlama
- Platformlar
- politikaları
- PLATFORM
- Ürünler
- profesyoneller
- korumak
- satın alma
- alımları
- menzil
- nedenleri
- yönetmelik
- İlişkiler
- perakendeci
- koşu
- tasarruf
- sorunsuz
- güvenlik
- Hizmetler
- beden
- Yazılım
- Çözümler
- geçirmek
- standartlar
- hafızası
- mağaza
- tedarikçileri
- sistem
- Sistemler
- vergi
- hırsızlık
- zaman
- iz
- Takip
- Ticaret
- Tüccarlar
- işlemler
- seyahat
- kamu hizmetleri
- değer
- satıcıları
- Sanal
- görünürlük
- güvenlik açıkları
- beklemek
- İzle
- DSÖ
- toptan
- içinde
- İş
- iş akışı
- yıl