เหตุใด CRM ของคุณอาจทำให้ข้อมูลรั่วไหลครั้งต่อไป - DATAVERSITY

เผยแพร่ซ้ำโดยเพลโต

ผู้ติดตาม: 0

ในโลกของการขายที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วทุกวันนี้ ทุกปฏิสัมพันธ์ของลูกค้าถือเป็นคุณค่าที่สำคัญ ตัวแทนรับหมายเลขโทรศัพท์เพื่อโทรและส่งข้อความ รับที่อยู่บ้านเพื่อส่งของที่ระลึก และแม้แต่บันทึกข้อมูลอัปเดตด้านสุขภาพ (เช่น ต้องเลื่อนการประชุมเนื่องจากลูกค้าติดเชื้อไวรัสโควิด) แม้ว่าการกระทำเหล่านี้มักจะมาจากความตั้งใจที่ดี โดยมีเป้าหมายเพื่อสร้างความสัมพันธ์และติดตามการเดินทางของลูกค้า แต่การกระทำเหล่านี้กลับกลายเป็นคำถามสำคัญ:

คุณจะปกป้องข้อมูลสำคัญที่อยู่ใน CRM ของคุณได้อย่างไร

ความจริงก็คือ CRM ของคุณเป็นหัวใจหลักในการดำเนินการขายของคุณ แต่มักจะได้รับการปฏิบัติที่แตกต่างจากสภาพแวดล้อมการจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บข้อมูลละเอียดอ่อน เช่น PII, PCI, PHI ฯลฯ หากไม่มีการควบคุมและการกำกับดูแลที่เหมาะสม ข้อมูล CRM ของคุณอาจถูกเปิดเผย ภายใน เข้าถึงได้โดยแอปของบุคคลที่สาม หรือเสี่ยงต่อการกำหนดค่าที่ไม่ถูกต้อง (ดูนี่ การเปิดเผยที่น่าตกใจ เรื่องข้อมูลรั่วไหลใน SFDC)

CRM เช่นเดียวกับอื่นๆ การจัดเก็บข้อมูล เทคโนโลยีประกอบด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำนวนมหาศาล ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีความซับซ้อนในการจัดการ ทำให้เกิดการผสมผสานที่มีความเสี่ยง

เรามาสำรวจแนวทางสี่ประเด็นเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้:

การค้นพบและการจำแนกประเภท
การวิเคราะห์การใช้งานและการเข้าถึง
การควบคุมและการกำหนดค่า
การวิเคราะห์ช่องว่าง

ด้านล่างนี้เราจะแจกแจงแต่ละรายการเหล่านี้:

การค้นพบและการจำแนกประเภท

ระบุสินทรัพย์ข้อมูลทั้งหมดใน CRM ของคุณ ซึ่งไม่เพียงแต่รวมถึงข้อมูลที่อยู่ในฟังก์ชันหลัก เช่น ข้อตกลง โอกาส ลูกค้าเป้าหมาย ผู้ติดต่อ และการโต้ตอบ แต่ยังรวมถึงเอกสารแนบหรือเอกสารใดๆ ด้วย ซึ่งมักใช้เวลานาน แต่จำเป็นต้องทำให้ครอบคลุม
จำแนกข้อมูลตามระดับความไว ตัวอย่างเช่น จัดกลุ่มข้อมูลเป็นหมวดหมู่ต่างๆ เช่น "มีความละเอียดอ่อนสูง" (เช่น บันทึกด้านสุขภาพ) "มีความละเอียดอ่อนปานกลาง" (เช่น ข้อมูลติดต่อ) และ "ไม่ละเอียดอ่อน" (เช่น อีเมลทั่วไป)
พัฒนานโยบายเพื่อจัดการระยะเวลาที่ควรเก็บรักษาข้อมูลและเวลาที่ควรจะลบ
ประเมินว่าข้อมูลมีความจำเป็นต่อวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้หรือไม่ ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็น

การวิเคราะห์การใช้งานและการเข้าถึง

กำหนดผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน วิเคราะห์บทบาท สิทธิ์ และการควบคุมการเข้าถึง สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายในสภาพแวดล้อม CRM บางอย่าง แต่มีความสำคัญ
ดำเนินการตรวจสอบแอพของบุคคลที่สามอย่างละเอียดเพื่อขอสิทธิ์และ ความปลอดภัยของข้อมูล การปฏิบัติที่นอกเหนือไปจากสิทธิพิเศษของผู้ใช้
ให้ความรู้แก่ผู้ใช้เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัยเป็นประจำ

การควบคุมและการกำหนดค่า

ตรวจสอบการควบคุมระบบ CRM รวมถึงการเข้ารหัส การรับรองความถูกต้อง นโยบายรหัสผ่าน และการสำรองข้อมูล เพื่อให้มั่นใจว่ามีการกำหนดค่าที่เหมาะสมเพื่อป้องกันการเข้าถึงและการรั่วไหลโดยไม่ได้รับอนุญาต
ทำความเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าแต่ละอย่าง เนื่องจากการกำหนดค่าที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ข้อมูลถูกเปิดเผยได้
ลบผู้ใช้หรือแอปที่ไม่ได้ใช้งาน – ผู้ใช้ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลหรือออกจากข้อมูลอีกต่อไป และแอปพลิเคชันที่ไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป แต่สิทธิ์ยังคงอยู่

การวิเคราะห์ช่องว่าง

เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลนี้แล้ว ให้เปลี่ยนจากการมองเห็นเป็นการประเมินความเสี่ยง สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการประเมินความเสี่ยงอย่างละเอียด
เริ่มต้นความพยายามในการล้างข้อมูล กำจัดข้อมูลที่ล้าสมัยหรือไม่เกี่ยวข้อง จำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสำหรับผู้ดูแลระบบที่เลือก (เช่น ผู้ดูแลระบบระดับสูง)
จัดทำกระบวนการติดตามและตอบสนองต่อเหตุการณ์อย่างต่อเนื่อง ตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำ

การรักษาความปลอดภัย CRM ของคุณไม่ใช่เรื่องตรงไปตรงมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากไม่มีทีม DevOps เฉพาะด้านที่คุ้นเคยกับข้อมูลเชิงลึกเสมอไป ผู้ดูแลระบบธุรกิจอาจไม่ตระหนักถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องเสมอไป อย่างไรก็ตาม นี่เป็นภารกิจที่สำคัญอย่างยิ่ง นี่ไม่ใช่ความพยายาม "ตั้งค่าและลืมมัน" มันต่อเนื่องกัน องค์กรฝ่ายขายจะไม่ไปไหน และไม่จำเป็นต้องปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้าด้วย

ในช่วงเวลาที่การละเมิดข้อมูลเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องในข่าวสารและกฎระเบียบที่เข้มงวดมากขึ้น การปกป้อง CRM ของคุณไม่ได้เป็นเพียงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเท่านั้น แต่ยังเป็นสิ่งที่ต้องทำอีกด้วย ในการเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วางกลยุทธ์ที่รอบด้านซึ่งครอบคลุมสี่ประเด็นข้างต้น ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเสริมสร้างความปลอดภัยให้กับ CRM ของคุณ และสร้างความมั่นใจว่าความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณยังคงสร้างอยู่บนความไว้วางใจและความปลอดภัย