เลือกใช้กระบวนการเก็บถาวรเอกสารที่ชาญฉลาดขึ้นด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ต้องใช้โค้ดใน 15 นาที ดูวิธีการทำงานด้วยการสาธิตผลิตภัณฑ์ฟรีจากที่ปรึกษาระบบอัตโนมัติของเรา
การเก็บถาวรเอกสารคือกระบวนการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้วในที่จัดเก็บที่ปลอดภัย
ธุรกิจขนาดกลางเกี่ยวข้องกับ เอกสาร 10,000 ทุกปี. การติดตามด้วยตนเองเป็นการทดสอบครั้งใหญ่
โชคดีที่การเก็บถาวรเอกสารช่วยในการล้างความยุ่งเหยิง โดยจัดหมวดหมู่ แปลงเป็นดิจิทัล และ เอกสารการจัดทำดัชนีการเก็บถาวรเอกสารช่วยให้ธุรกิจสามารถค้นหาเอกสารได้แม้จะผ่านไปหลายปี เพราะคุณไม่มีทางรู้ว่าคุณต้องการเอกสารเหล่านั้นเมื่อใด คิด ตรวจสอบ อ้างอิง หรือสิ่งอื่นใด
มาดูการเก็บถาวรเอกสารและวิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเก็บถาวรเอกสาร เพื่อไม่ให้เอกสารของคุณสูญหาย
การเก็บถาวรเอกสารคืออะไร?
การเก็บถาวรเอกสารคือกระบวนการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้วในที่จัดเก็บที่ปลอดภัย
เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารตายตัว - เอกสารที่ไม่สามารถหรือไม่ควรเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข - ซึ่งไม่ได้เข้าถึงหรือใช้เป็นประจำ การเก็บถาวรเอกสารที่ไม่ใช้งานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเหตุผลด้านกฎหมายหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือในกรณีที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ ด้วยเหตุนี้ เอกสารที่เก็บถาวรจึงจำเป็นต้องดึงกลับมาใช้ใหม่ได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่ใช้งานเป็นประจำก็ตาม
เอกสารที่มีไดนามิกและใช้ในระบบประจำวันของธุรกิจไม่เหมาะสำหรับการเก็บถาวร - เอกสารเหล่านี้จำเป็นต้องใช้งานอย่างต่อเนื่อง (สำหรับเอกสารทั้งหมดที่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บถาวร? ถ่ายทิ้งเมื่อคุณใช้เสร็จแล้ว)
คุณสามารถเก็บถาวรได้ทั้งเอกสารดิจิทัลและเอกสารจริง
สถาบันหลายแห่งต้องการแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพราะเก็บ. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในระยะยาวได้ง่ายขึ้นและช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย
ดังนั้น สถาบันบางแห่งจึงมีคลังเก็บถาวรแบบผสมผสานซึ่งประกอบด้วยทั้งเอกสารดิจิทัลและเอกสารจริง
ดูวิธีที่คุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ถึง 80% ด้วยแพลตฟอร์มการเก็บถาวรเอกสาร Nanonets
รับทัวร์ชมสินค้าฟรี or เริ่มทดลองใช้ฟรีของคุณ.
วิธีต่างๆ ในการจัดเก็บเอกสาร
เมื่อพูดถึงการเก็บถาวรเอกสาร จะมีโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลหลักๆ อยู่ XNUMX วิธี ได้แก่ การเก็บถาวรทางกายภาพ การเก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์ และพื้นที่จัดเก็บแบบสแกนตามความต้องการ มาดูบทสรุปของแต่ละคนกัน
การเก็บถาวรทางกายภาพ
การเก็บถาวรทางกายภาพคือการจัดเก็บกระดาษเป็นหลัก
คือเวลาที่คุณเก็บถาวรเอกสารของคุณโดยเก็บเอกสารไว้ข้างนอกหรือใช้ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยนอกสถานที่ เช่น ห้องเก็บของเพื่อจัดเก็บไว้ให้คุณ เป็นแนวปฏิบัติที่แพร่หลายสำหรับอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ที่ต้องการการรักษาเอกสารที่ไม่สำคัญต่อภารกิจ
การเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์
คุณยังสามารถแปลงเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัลและจัดเก็บไว้ในคลาวด์ดิจิทัลหรือที่เก็บข้อมูลในสถานที่ ข้อดีของที่เก็บข้อมูลดิจิทัลคือช่วยประหยัดพื้นที่ได้มาก คุณไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่ทางกายภาพเพื่อจัดเก็บเอกสารของคุณ ทุกอย่างจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์
ซอฟต์แวร์การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล เช่น Nanonets จะดึงข้อมูลจากเอกสารและจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลของคุณ
อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่สำหรับทุกคน เจ้าของอุตสาหกรรมหลายรายชอบเก็บสำเนาเอกสารและไม่ย้ายเอกสารที่จัดเก็บถาวรไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย
สแกนที่เก็บข้อมูลตามความต้องการ
Scan-on-demand คือสิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลก เป็นโซลูชันที่บริษัทจะจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษของคุณนอกสถานที่ แต่ตรวจสอบและส่งสำเนาดิจิทัลถึงคุณทางไปรษณีย์เมื่อได้รับเชิญ
สิ่งนี้สร้างทางเลือกที่ดีสำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากนอกสถานที่ แต่บางครั้งอาจต้องมีการเข้าถึง อย่างไรก็ตาม การสแกนตามความต้องการนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าการจัดเก็บกระดาษทั่วไปเนื่องจากคุณต้องจ่ายค่าบริการเพิ่มเติม
การเก็บถาวรทางกายภาพกับการเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์
การเก็บรักษาไฟล์เก็บถาวรเอกสารจริงต้องใช้ทั้งเงินและเวลา และใช้พื้นที่ทางกายภาพอันมีค่า ไม่ว่าจะในงานของคุณหรือที่ความช่วยเหลือในการจัดเก็บของบุคคลที่สาม (เป็นจำนวน $ 20 ในการยื่นต่อกระดาษ เอกสาร.)
ในขณะที่การเก็บถาวรเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีทั้งต้นทุนและเวลาที่มีประสิทธิภาพ และแทบไม่ใช้พื้นที่ทางกายภาพเลย
คุณสามารถได้รับประโยชน์หลายประการจากการกู้คืนเอกสารจริงสำหรับการจัดเก็บในที่เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เหล่านี้ประกอบด้วย:
- ไฟล์เก็บถาวรถูกจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นจึงไม่ต้องใช้พื้นที่ทางกายภาพ (ไม่มีตู้เก็บเอกสารและกล่องของนายธนาคารอีกต่อไป!)
- อำนวยความสะดวกในการค้นหาคำหลักอย่างรวดเร็วสำหรับเอกสารเฉพาะ
- ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและบริหาร
- ปลอดภัยอย่างง่ายดายจากการเข้ามาโดยไม่ได้รับอนุญาต
เริ่มการเก็บถาวรเอกสารใน 15 นาทีด้วย Nanonets ได้รับความไว้วางใจจากมืออาชีพกว่า 30 คนให้ทำเอกสาร 30 ล้านฉบับโดยอัตโนมัติทุกปี!
ลองใช้นาโนเน็ตฟรี or จองการโทรกับผู้เชี่ยวชาญด้านระบบอัตโนมัติของเรา!
จะตั้งค่าการเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร?
การเก็บถาวรเอกสารไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเพียงครั้งเดียว เมื่อคุณตั้งค่ากระบวนการทางธุรกิจที่เหมาะสมแล้ว คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ มาดูกันว่าการเก็บถาวรเอกสารทำงานอย่างไร
ขั้นตอนที่ 1: การประเมินเบื้องต้น
ทำความเข้าใจกระบวนการเอกสารปัจจุบันของคุณ คุณจัดการกับเอกสารที่จำเป็นและไม่จำเป็นอย่างไร? คุณมีขั้นตอนการตั้งค่าหรือไม่? เอกสารทั้งหมดได้รับการจัดการในครั้งเดียวหรือเป็นกระบวนการเฉพาะกิจ?
ลองดูสิ
- เอกสารถูกสร้างขึ้น บันทึก จัดประเภท และตั้งชื่อเอกสารอย่างไร?
- ขั้นตอนการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลมีขั้นตอนอย่างไร?
- ข้อกำหนดในการลบหรือทิ้งเอกสารมีอะไรบ้าง?
- ใครเป็นผู้ดูแลข้อยกเว้นเอกสาร?
- ต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการตรวจสอบ?
คุณควรเข้าใจจำนวนเอกสารที่คุณจะจัดการเพื่อให้ได้แนวคิด
จากการประเมินเบื้องต้นนี้ คุณทำงานร่างโฟลว์สำหรับกระบวนการ
ขั้นตอนที่ 2: ระบุเป้าหมายและบทบาท
หลังจากที่คุณเข้าใจกระบวนการแล้ว ให้ลองแมปเหตุผลในการเก็บเอกสาร
- คุณต้องการลดต้นทุนการดำเนินงานในการจัดการเอกสารหรือไม่?
- คุณทำเช่นนี้เพื่อปฏิบัติตามแนวทางการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลหรือไม่?
- คุณกำลังพยายามเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ การจัดการบันทึก?
- ทีมผู้บริหารทำเช่นนี้เพื่อปรับปรุงการมองเห็นทรัพยากรหรือไม่?
ตามเป้าหมาย คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญและแก้ไขกระบวนการเก็บถาวรเอกสาร ทำความเข้าใจบทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในกระบวนการนี้
- ใครจะดูแลกระบวนการเก็บเอกสาร?
- คุณจะใช้ระดับการอนุญาตใดเพื่อจำกัดการเข้าสู่ข้อมูลที่เก็บถาวร
- คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานปฏิบัติตาม?
ขั้นตอนที่ 3: ใช้กำหนดการการเก็บรักษา
ตอนนี้ได้เวลากำหนดตารางการเก็บรักษาแล้ว เข้าใจ เอกสาร ที่จำเป็นต้องคงไว้และที่ไม่ต้องการ
คุณต้องเก็บรักษารายงานทางการเงินประจำปีที่เป็นต้นฉบับ เนื่องจากอาจจำเป็นต้องใช้ในภายหลัง ศึกษากฎของรัฐบาลกลาง ท้องถิ่น รัฐ และอุตสาหกรรมเฉพาะที่คุณต้องปฏิบัติตาม
เช่น เก็บ IRS และเอกสารเกี่ยวกับภาษีทั้งหมดไว้อย่างน้อยเจ็ดปี
ต่อไป ทำลายเอกสารทั้งหมดที่ไม่ต้องการการเก็บถาวรหรือไม่เคยถูกจัดเก็บอย่างถาวร เช่น แคตตาล็อกผู้ขาย เมลขยะ และสำเนา คุณสามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้โดยการสแกนและ การดึงข้อมูล โดยใช้ซอฟต์แวร์ OCR
ขั้นตอนที่ 4: แปลงไฟล์กระดาษเป็นดิจิทัล
ไฟล์กระดาษเป็นดิจิทัล เพื่อลดต้นทุน ประหยัดพื้นที่ และปรับปรุงการจัดระเบียบเอกสาร
คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ OCR และ a เครื่องสแกนเอกสารเช่น Nanonets เพื่อจัดเรียง จัดระเบียบ ติดป้ายกำกับ และ เอกสารดัชนี.
ขั้นตอนที่ 5: เลือกที่เก็บข้อมูล
สำหรับที่เก็บข้อมูลดิจิทัล คุณต้องเลือกจากเทป ดิสก์ และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ แต่ละข้อมีข้อดีและข้อเสียที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยในระยะยาว ความสมบูรณ์ และความสะดวกในการเข้า ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร.
ขั้นตอนที่ 6: อัตโนมัติด้วย เวิร์กโฟลว์เอกสาร
เมื่อกระบวนการทั้งหมดและตัวแปรทั้งหมดถูกแมปแล้ว ก็ถึงเวลาเปิดตัวกระบวนการ
คุณสามารถใช้ได้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร กดไลก์ นาโนเน็ต เพื่อทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้เวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีโค้ด นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือในองค์กรเพื่อจัดเก็บเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ ดูวิธีการทำงาน
ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพ
ไม่มีกระบวนการใดที่สมบูรณ์แบบตั้งแต่แรก หลังจากใช้เวิร์กโฟลว์เอกสารแล้ว ให้รับคำติชมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการปรับปรุงกระบวนการ
จะใช้การเก็บถาวรเอกสารเมื่อใด
บริษัทของคุณต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสารหาก:
- บริษัทของคุณต้องจัดการกับงานเอกสารจำนวนมากเป็นประจำ
- คุณอาจต้องเข้าถึงเอกสารเก่าในอนาคต
- การตรวจสอบเป็นเรื่องปกติสำหรับบริษัทที่คล้ายกับคุณ
- คุณต้องจัดเก็บเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อกำหนด
หากปัจจัยเหล่านี้เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณ คุณอาจต้องเก็บถาวรเอกสารของคุณ
เวลาในการเก็บถาวรเอกสาร Slash จากวันเป็นนาทีด้วย Nanonets ลดต้นทุนและเวลา สนใจที่จะรู้ว่ามันทำงานอย่างไร?
เริ่มต้นการทดลองใช้ฟรีของคุณ or นัดหมายการโทรกับเรา
วิธีการเก็บถาวรเอกสารโดยอัตโนมัติ?
คุณสามารถเก็บถาวรเอกสารโดยอัตโนมัติด้วย Nanonets ในขั้นตอนง่ายๆ
โดยสร้างบัญชีฟรีบน Nanonets หรือลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
ขั้นตอนที่ 1: คุณต้องตั้งค่าการรวบรวมเอกสาร สามารถอัปโหลดเอกสารไปยังแพลตฟอร์มโดยอัตโนมัติโดยใช้ตัวเลือกการอัปโหลดข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้เราต้องแยกประเภทเอกสาร แพลตฟอร์ม Nanonets ระบุประเภทเอกสารโดยอัตโนมัติด้วยโมเดลตัวแยกประเภทเอกสาร
ขั้นตอนที่ 3: ในขั้นตอนถัดไป คุณสามารถแยกข้อมูลจากเอกสารและใช้ข้อมูลเพื่อทำกิจกรรมต่างๆ เช่น การจับคู่ข้อมูล การอนุมัติเอกสาร การโต้แย้งข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล การจับคู่ฐานข้อมูล การเปลี่ยนชื่อไฟล์ PDF และอื่นๆ ด้วยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 4: หลังจากประมวลผลเอกสารแล้วก็ถึงเวลาบันทึกเอกสาร คุณสามารถส่งออกเอกสารไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่คุณเลือกหรือบันทึกไว้ในฐานข้อมูล Nanonets
การจัดเก็บเอกสารด้วย Nanonets
นาโนเน็ตคือ ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอัจฉริยะ ด้วยซอฟต์แวร์ OCR ในตัวที่สามารถช่วยคุณแปลงเอกสารกระดาษทั้งหมดของคุณเป็นรูปแบบดิจิทัลที่ค้นหาได้ Nanonets ใช้งานง่ายด้วยตัวสร้างเวิร์กโฟลว์แบบลากและวางที่ไม่ต้องใช้โค้ด ซึ่งสามารถทำให้กระบวนการเอกสารด้วยตนเองเป็นแบบอัตโนมัติได้
ต้องการความช่วยเหลือ? ทีมของเราพร้อมช่วยคุณตั้งค่าทั้งหมด!
ตรงไปที่ Nanonets แล้วลองทำเองตอนนี้ หรือขอให้ทีมงานของเราทำเพื่อคุณ!
Nanonets ถูกใช้โดยผู้เชี่ยวชาญที่มีความสุขมากกว่า 30,000 คน ทำให้กระบวนการเอกสารของพวกเขาเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทุกปี. นี่คือภาพรวมของประสิทธิภาพของ Nanonets
นี่คือสิ่งที่ลูกค้าของเราพูดถึงเรา
สมมติว่าคุณมีกระบวนการเก็บถาวรเอกสารที่ซับซ้อน ในกรณีดังกล่าว ทีมงานที่มีความสามารถของเราสามารถช่วยคุณลดความซับซ้อนและทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มีประสิทธิภาพและทำงานได้ตามความต้องการของคุณ ต้องการแบ่งปันความต้องการของคุณกับเราหรือไม่? ตั้งค่าการโทร or ส่งอีเมลถึงเรา.
ทำไมคุณควรใช้มัน?
การใช้การเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์มากมาย:
- ประหยัดพื้นที่: การเก็บถาวรเอกสารดิจิทัลสามารถประหยัดพื้นที่และค่าใช้จ่ายโดยเพิ่มพื้นที่ว่างและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ
- การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ: ด้วยการเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถจัดระเบียบ จัดประเภท และจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ทำให้ง่ายต่อการจัดการเอกสาร
- เพิ่มความปลอดภัยของเอกสาร: คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงโดยฉ้อโกงและปรับปรุงความปลอดภัยของเอกสารโดยการจัดเก็บเอกสารในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย
- ง่ายต่อการค้นหาเอกสาร: ซอฟต์แวร์ DMS เปลี่ยนเอกสารให้เป็นฐานข้อมูลที่สามารถค้นหาได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถค้นหาเอกสารโดยใช้คำสำคัญจากเอกสาร
- ทำให้คุณปฏิบัติตาม: บางอุตสาหกรรมจำเป็นต้องใช้การเก็บถาวรเอกสารเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด
เริ่มการเก็บถาวรเอกสารด้วย Nanonets
ได้รับความไว้วางใจจากผู้ใช้กว่า 30,000 รายจากองค์กรกว่า 500 แห่งในการทำเอกสารกว่า 30 ล้านฉบับโดยอัตโนมัติ!
ให้คะแนน 4.9 บน G2 ให้มันลอง!
กรณีการใช้งานการเก็บถาวรเอกสาร
การเก็บถาวรเอกสารมีประโยชน์สำหรับธุรกิจเกือบทุกชนิด มาดูแอปพลิเคชันการเก็บถาวรเอกสารในชีวิตจริงในอุตสาหกรรมต่างๆ กัน
- บริการทางการเงิน บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดของพวกเขาพร้อมสำหรับการตรวจสอบ นี่คือที่ที่การเก็บถาวรเอกสารช่วยให้พวกเขารักษาบันทึกทั้งหมดของลูกค้า ใบเสร็จการแลกเปลี่ยนเงิน และเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ เมื่อจำเป็น อ่านวิธีการทำให้เป็นอัตโนมัติด้วย ระบบอัตโนมัติทางการเงิน
- ขายปลีก บริษัทต่างๆ ต้องบันทึกข้อมูลลูกค้า ผู้ขาย และซัพพลายเออร์ทั้งหมดไว้ในกรณีที่เกิดความไม่ตรงกันในอนาคต อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ระบบขายปลีกอัตโนมัติ
- สำนักงานกฎหมายและฝ่ายกฎหมาย ต้องเก็บให้หมด สัญญาที่เกี่ยวข้องกับกรณีเอกสารและแฟกซ์เป็น PDF พวกเขาจำเป็นต้องค้นหาเอกสารและใบเสนอราคาโดยใช้การค้นหาอัจฉริยะและแท็กอย่างรวดเร็ว การเก็บถาวรเอกสารจึงมีประโยชน์
- บริการสาธารณะ จัดการกับข้อมูลจำนวนมากวันแล้ววันเล่า ไม่ใช่ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องในขณะนี้ แต่ต้องเก็บข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นจะต้องพร้อมใช้งานในภายหลังโดยคลิกที่ปุ่ม
- รัฐวิสาหกิจ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารด้วยการเก็บถาวรเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ โดยแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็น ห้องสมุดที่สามารถค้นหาได้พนักงานสามารถลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสาร & การแปลงเป็นดิจิทัลสามารถปรับปรุงการมองเห็นข้อมูลได้เช่นกัน
เก็บถาวรเอกสารโดยอัตโนมัติด้วย Nanonets ดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ บัตรประจำตัว หรือกระดาษใดๆ บนระบบอัตโนมัติ!
or เริ่มต้นการทดลองใช้ฟรีของคุณ
การจัดเก็บเอกสารกับการสำรองข้อมูลไฟล์
การเก็บถาวรเอกสารคือการสำรองไฟล์ใช่ไหม มันแตกต่างกันเล็กน้อย
กระบวนการเก็บถาวรเอกสารใช้สำหรับเอกสารแบบพาสซีฟ ในขณะที่การสำรองข้อมูลจะใช้กับไฟล์ที่ใช้งานในระบบประจำวัน
วัตถุประสงค์ของการเก็บถาวรเอกสารคือเพื่อเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้ด้วยเหตุผลหลายประการในอนาคต ในทางตรงกันข้าม เป้าหมายของการสำรองไฟล์คือเพื่อเก็บสำเนาของไฟล์ที่ใช้งานอยู่ไว้ในกรณีที่ไฟล์จริงเสียหายหรือสูญหาย เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานมีความต่อเนื่อง
มาดูความแตกต่างเพิ่มเติมระหว่างการเก็บถาวรเอกสารและการสำรองไฟล์กัน
เอกสารที่เก็บถาวร |
สำรองเอกสาร |
|
เป้าหมาย |
การจัดเก็บเอกสารระยะยาวที่ไม่ได้ใช้ในขณะนี้ |
การบันทึกสำเนาข้อมูลล่าสุดในกรณีที่ข้อมูลสูญหายหรือเสียหาย |
เคย |
ตามความต้องการ – เช่น การตรวจสอบ |
เมื่อข้อมูลปัจจุบันเสียหายหรือไม่สามารถโหลดได้ |
ข้อมูล |
บันทึกเป็นสำเนา ข้อมูลไม่ถูกเขียนทับ |
ข้อมูลถูกเขียนทับ |
ประเภทของข้อมูลที่จัดเก็บ |
ข้อมูลดั้งเดิม – เช่น รายงานทางการเงิน |
ทำซ้ำข้อมูลปัจจุบันเป็นสำเนา |
ความเร็ว |
ความเร็วในการฟื้นฟูไม่ใช่ปัญหา |
ควรเป็นเรียลไทม์ |
เทอม |
การจัดเก็บระยะยาว |
การจัดเก็บระยะสั้นถึงระยะกลาง |
เพิ่มประสิทธิภาพการเก็บถาวรเอกสารของคุณด้วย Nanonets
เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดของคุณที่เกี่ยวข้องกับเอกสารด้วย Nanonets ไม่พลาดการติดตามเอกสาร เก็บบันทึกการตรวจสอบทั้งหมดของคุณให้พร้อม และลดการฉ้อโกงเอกสารด้วยต้นทุนเพียงเล็กน้อย
เราได้ช่วยองค์กรหลายแห่ง เช่น Toyota, P&G และ EY ปรับกระบวนการด้วยตนเองให้เป็นดิจิทัลด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ต้องใช้โค้ด ซึ่งส่งผลให้ประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลา
กำหนดเวลาการโทรสั้นๆ 10 นาที ซึ่งผู้เชี่ยวชาญด้านระบบอัตโนมัติของเราจะดูกระบวนการเอกสารปัจจุบันของคุณและแนะนำวิธีแปลงกระบวนการด้วยตนเองให้เป็นดิจิทัลอย่างง่ายดาย
รับทัวร์ชมสินค้าฟรี or ลองด้วยตัวคุณเอง.
8 กุมภาพันธ์ 2023: บล็อกนี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนมิถุนายน 2022 และได้รับการอัปเดต ion 8 กุมภาพันธ์ 2023 พร้อมเนื้อหาที่อัปเดต
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร:
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมต้องแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล?
มีผล การจัดการเอกสาร: เอกสารดิจิทัลที่จัดทำดัชนีแล้วสามารถส่งออกไปยังระบบและจัดเก็บโดยอัตโนมัติในห้องสมุดดิจิทัล ซึ่งสามารถใช้จัดทำเอกสาร ติดตาม และจัดการได้
การนำข้อความกลับมาใช้ใหม่อย่างง่าย: เมื่อหัวข้อที่พิมพ์ถูกกู้คืนเป็นข้อความที่แก้ไขได้ สามารถแก้ไขได้และนำกลับมาใช้ใหม่ใน Microsoft Excel หรือ Word ซึ่งโดยทั่วไปจะช่วยประหยัดเวลาในการสร้างและพิมพ์เอกสารใหม่อีกครั้ง
ความสามารถในการค้นหา: เอกสาร รวมถึงคำหลักในข้อมูลเมตาหรือข้อความ สามารถตรวจพบโดยเครือข่ายการค้นหาทางอิเล็กทรอนิกส์และระบุได้ภายในไม่กี่วินาที
เข้าถึงได้ง่าย: สามารถดึงเอกสารดิจิทัลจากที่เก็บหลักได้ตลอดเวลาและแจกจ่ายผ่านอีเมลอย่างรวดเร็ว ขจัดความจำเป็นในการพิมพ์สำเนา
ซอฟต์แวร์เก็บเอกสารคืออะไร?
ซอฟต์แวร์การเก็บถาวรเอกสารจะแปลงเอกสารเป็นบันทึกดิจิทัลที่สามารถเก็บถาวร เข้าถึงได้ง่าย และจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้สถาบันของคุณประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และเพิ่มความเร็วของกระบวนการทางธุรกิจ
เพียงพอสำหรับการเก็บระยะยาว รายการที่แปลงมีขนาดเล็กพร้อมคุณภาพของภาพที่สูงขึ้น สามารถอ่านได้ในอุปกรณ์ต่างๆ เข้าถึงได้ง่ายจากตำแหน่งที่แยกจากกัน และเก็บถาวรไว้ที่ส่วนกลางในหอจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ ห้องสมุดดิจิทัล หรือ เครือข่ายการจัดการเอกสาร. บริษัทใดก็ตามสามารถเพิ่มความเร็วของกระบวนการภายในและเพิ่มประสิทธิภาพได้ด้วยการมอบการเข้าถึงสำเนาดิจิทัลที่จัดเก็บไว้อย่างง่ายดายพร้อมสิทธิ์ในการเข้าใช้ที่กำหนดไว้
จองการโทรเพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบอัตโนมัติของเราดูกระบวนการเอกสารปัจจุบันของคุณและแสดงวิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเก็บถาวรของคุณ
- เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
- เพลโตบล็อคเชน Web3 Metaverse ข่าวกรอง ขยายความรู้. เข้าถึงได้ที่นี่.
- ที่มา: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
- 000
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- 7
- 9
- a
- เกี่ยวกับเรา
- เข้า
- Accessed
- ตาม
- ลงชื่อเข้าใช้
- คล่องแคล่ว
- กิจกรรม
- อยากทำกิจกรรม
- เพิ่มเติม
- เป็นไปตาม
- หลังจาก
- กับ
- ทั้งหมด
- จำนวน
- จำนวน
- และ
- ประจำปี
- เครื่องใช้
- การใช้งาน
- เอกสารเก่า
- AREA
- มาถึง
- การประเมินผล
- ความช่วยเหลือ
- ที่เกี่ยวข้อง
- การตรวจสอบบัญชี
- การอนุญาต
- โดยอัตโนมัติ
- อัตโนมัติ
- อัตโนมัติ
- อัตโนมัติ
- ใช้ได้
- สำรอง
- การสำรองข้อมูล
- เพราะ
- ประโยชน์
- ประโยชน์ที่ได้รับ
- ที่ดีที่สุด
- ระหว่าง
- ใหญ่
- บิต
- บล็อก
- เพิ่ม
- สร้าง
- ธุรกิจ
- ข้อตกลงทางธุรกิจ
- กระบวนการทางธุรกิจ
- กระบวนการทางธุรกิจ
- ธุรกิจ
- ปุ่ม
- โทรศัพท์
- การ์ด
- กรณี
- แคตตาล็อก
- การจัดหมวดหมู่
- ส่วนกลาง
- ทางเลือก
- Choose
- แยกประเภท
- การหักบัญชี
- ปิดหน้านี้
- เมฆ
- การจัดเก็บเมฆ
- ถ่วง
- ชุด
- COM
- ร่วมกัน
- บริษัท
- บริษัท
- ซับซ้อน
- การปฏิบัติตาม
- ไม่ขัดขืน
- ที่ปรึกษา
- เนื้อหา
- ตรงกันข้าม
- แปลง
- แปลง
- สำเนา
- บริษัท
- ความเสียหาย
- ราคา
- ค่าใช้จ่าย
- สร้าง
- สร้าง
- ปัจจุบัน
- ลูกค้า
- ลูกค้า
- ข้อมูล
- ข้อมูลสูญหาย
- ความปลอดภัยของข้อมูล
- ฐานข้อมูล
- วัน
- วันต่อวัน
- วัน
- จัดการ
- การซื้อขาย
- ข้อเสนอ
- กำหนด
- การส่งมอบ
- ความต้องการ
- ทดลอง
- หน่วยงาน
- ตรวจพบ
- ความแตกต่าง
- ความแตกต่าง
- ต่าง
- ดิจิตอล
- เอกสารดิจิทัล
- ดิจิทัล
- แปลง
- แปลงเป็นดิจิทัล
- ในรูปแบบดิจิตอล
- การแปลงเป็นดิจิทัล
- กระจาย
- เอกสาร
- การจัดการเอกสาร
- ขั้นตอนการทำเอกสาร
- เอกสาร
- การทำ
- Dont
- ลง
- พลวัต
- แต่ละ
- ง่ายดาย
- อย่างง่ายดาย
- อย่างมีประสิทธิภาพ
- ที่มีประสิทธิภาพ
- อย่างมีประสิทธิภาพ
- ทั้ง
- อิเล็กทรอนิกส์
- ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
- สูง
- การกำจัด
- อีเมล
- ลูกจ้าง
- พนักงาน
- ที่เพิ่มขึ้น
- ทำให้มั่นใจ
- การสร้างความมั่นใจ
- ผู้ประกอบการ
- ทั้งหมด
- การเข้า
- จำเป็น
- เป็นหลัก
- อีเธอร์ (ETH)
- แม้
- เคย
- ทุกๆ
- ทุกคน
- ทุกอย่าง
- Excel
- ตลาดแลกเปลี่ยน
- ผู้บริหารงาน
- รายจ่าย
- ผู้เชี่ยวชาญ
- ส่งออก
- สารสกัด
- สารสกัดจาก
- EY
- ปัจจัย
- ล้มเหลว
- คำถามที่พบบ่อย
- รัฐบาลกลาง
- ข้อเสนอแนะ
- เนื้อไม่มีมัน
- ไฟล์
- ยื่น
- ทางการเงิน
- หา
- บริษัท
- ชื่อจริง
- พอดี
- การแก้ไข
- กระแส
- โฟกัส
- ปฏิบัติตาม
- รูป
- เศษ
- การหลอกลวง
- ฉ้อโกง
- ฟรี
- ทดลองฟรี
- ราคาเริ่มต้นที่
- อนาคต
- G2
- ได้รับ
- โดยทั่วไป
- สร้าง
- ได้รับ
- GIF
- ให้
- เป้าหมาย
- เป้าหมาย
- ดี
- ให้คำแนะนำ
- แนวทาง
- จัดการ
- จัดการ
- มีประโยชน์
- มีความสุข
- ช่วย
- ช่วย
- เป็นประโยชน์
- การช่วยเหลือ
- จะช่วยให้
- โปรดคลิกที่นี่เพื่ออ่านรายละเอียดเพิ่มเติม
- สรุป ความน่าเชื่อถือของ Olymp Trade?
- ทำอย่างไร
- HTTPS
- เป็นลูกผสม
- ความคิด
- ระบุ
- แยกแยะ
- เอกลักษณ์
- การดำเนินการ
- การดำเนินการ
- ปรับปรุง
- การปรับปรุง
- in
- ไม่ได้ใช้งาน
- รวมทั้ง
- ดัชนี
- อุตสาหกรรม
- อุตสาหกรรม
- อุตสาหกรรมเฉพาะ
- ข้อมูล
- แรกเริ่ม
- สถาบัน
- สถาบัน
- ความสมบูรณ์
- ฉลาด
- สนใจ
- ภายใน
- คำเชิญ
- รวมถึง
- IRS
- เปลี่ยว
- IT
- การสัมภาษณ์
- เก็บ
- การเก็บรักษา
- ทราบ
- ฉลาก
- ใหญ่
- กฎหมาย
- ระดับ
- ห้องสมุด
- LIMIT
- รายการ
- ในประเทศ
- ที่ตั้ง
- วันหยุด
- นาน
- ระยะยาว
- อีกต่อไป
- ดู
- สูญเสีย
- ปิด
- Lot
- หลัก
- เก็บรักษา
- สำคัญ
- ทำ
- ทำให้
- จัดการ
- การจัดการ
- การจัดการ
- คู่มือ
- ด้วยมือ
- หลาย
- แผนที่
- มาก
- การจับคู่
- วิธี
- เมตาดาต้า
- ไมโครซอฟท์
- Microsoft Excel
- ขนาดกลาง
- อาจ
- ล้าน
- นาที
- แบบ
- เงิน
- การตรวจสอบ
- ข้อมูลเพิ่มเติม
- ย้าย
- ที่มีชื่อ
- เกือบทั้งหมด
- จำเป็นต้อง
- ความต้องการ
- เครือข่าย
- ถัดไป
- ปกติ
- จำนวน
- วัตถุประสงค์
- OCR
- ซอฟต์แวร์ OCR
- เก่า
- ONE
- การดำเนินงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพ
- Options
- organizacja
- องค์กร
- เป็นต้นฉบับ
- แต่เดิม
- อื่นๆ
- เจ้าของ
- กระดาษ
- เอกสาร
- เอกสาร
- ส่วนหนึ่ง
- ในสิ่งที่สนใจ
- พรรค
- อยู่เฉยๆ
- รูปแบบไฟล์ PDF
- สมบูรณ์
- การปฏิบัติ
- อย่างถาวร
- กายภาพ
- เวที
- เพลโต
- เพลโตดาต้าอินเทลลิเจนซ์
- เพลโตดาต้า
- ตำแหน่ง
- การปฏิบัติ
- ชอบ
- จัดลำดับความสำคัญ
- ขั้นตอน
- กระบวนการ
- กระบวนการ
- การประมวลผล
- ผลิตภัณฑ์
- ผลผลิต
- มืออาชีพ
- เหมาะสม
- อย่างถูกต้อง
- การตีพิมพ์
- คุณภาพ
- รวดเร็ว
- อย่างรวดเร็ว
- อ่าน
- พร้อม
- เหตุผล
- รายรับ
- เมื่อเร็ว ๆ นี้
- บันทึก
- บันทึก
- ลด
- ลด
- การอ้างอิง
- ปกติ
- สม่ำเสมอ
- หน่วยงานกำกับดูแล
- ตรงประเด็น
- รายงาน
- กรุ
- ต้องการ
- จำเป็นต้องใช้
- ความต้องการ
- การวิจัย
- แหล่งข้อมูล
- การบูรณะ
- การฟื้นฟู
- การรักษา
- ความจำ
- รีวิว
- สิทธิ
- ถนน
- บทบาท
- ม้วน
- กฎระเบียบ
- ลด
- ประหยัด
- เงินออม
- การสแกน
- กำหนด
- ค้นหา
- ค้นหา
- วินาที
- ปลอดภัย
- ปลอดภัย
- ความปลอดภัย
- บริการ
- บริการ
- ชุด
- เจ็ด
- หลาย
- Share
- ยิง
- สั้น
- น่า
- โชว์
- คล้ายคลึงกัน
- ง่าย
- ลดความซับซ้อน
- เล็ก
- อย่างชาญฉลาด
- ภาพย่อ
- So
- ซอฟต์แวร์
- ทางออก
- โซลูชัน
- บาง
- ช่องว่าง
- ความเร็ว
- การใช้จ่าย
- การใช้จ่าย
- ผู้มีส่วนได้เสีย
- สถานะ
- เข้าพัก
- ขั้นตอน
- ขั้นตอน
- สต็อก
- การเก็บรักษา
- ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูล
- จัดเก็บ
- เก็บไว้
- ร้านค้า
- หรือ
- อย่างเช่น
- สรุป
- ระบบ
- ระบบ
- เอา
- ใช้เวลา
- การ
- มีความสามารถ
- ทีม
- พื้นที่
- ก้าวสู่อนาคต
- ข้อมูล
- ของพวกเขา
- สาม
- เวลา
- ไปยัง
- เกินไป
- โตโยต้า
- ลู่
- การแปลง
- การทดลอง
- ที่เชื่อถือ
- เข้าใจ
- ให้กับคุณ
- อัปโหลด
- us
- การใช้
- ใช้
- ผู้ใช้
- ใช้
- มีคุณค่า
- ต่างๆ
- หกคะเมน
- ผู้ขาย
- การตรวจสอบ
- ผ่านทาง
- ความชัดเจน
- วิธี
- อะไร
- ความหมายของ
- ที่
- แพร่หลาย
- จะ
- ภายใน
- คำ
- งาน
- เวิร์กโฟลว์
- เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
- ขั้นตอนการทำงาน
- โรงงาน
- ของโลก
- ปี
- ปี
- ของคุณ
- ด้วยตัวคุณเอง
- ลมทะเล