คู่มือปี 2023 เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่ล้ำสมัย

ในภูมิทัศน์การดำเนินงานทางการเงินที่มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา หัวใจสำคัญของทุกธุรกิจที่ประสบความสำเร็จคือขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่มีความคล่องตัวและปราศจากข้อผิดพลาด ในขณะที่บริษัทต่างๆ จัดการกับความซับซ้อนของบัญชีเจ้าหนี้ ความต้องการประสิทธิภาพ ความถูกต้อง และความปลอดภัยไม่เคยมีความสำคัญมากเท่านี้มาก่อน ในบล็อกนี้ เราจะเริ่มต้นการเดินทางสู่โลกแห่งขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่ล้ำสมัย สำรวจความท้าทายที่ต้องเผชิญในระบบแบบแมนนวล และเผยให้เห็นพลังการเปลี่ยนแปลงของโซลูชันที่เป็นนวัตกรรม เตรียมพร้อมที่จะปฏิวัติแนวทางของคุณในบัญชีเจ้าหนี้และค้นพบกุญแจสู่อนาคตที่คมชัดและเป็นอัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้คืออะไร

ลำดับงานการอนุมัติใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการที่มีโครงสร้างซึ่งองค์กรปฏิบัติตามเพื่อตรวจสอบ ตรวจสอบ และอนุมัติใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ก่อนทำการชำระเงิน ขั้นตอนการทำงานนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้อง ป้องกันข้อผิดพลาด และรักษาการควบคุมทางการเงินภายในแผนกบัญชีเจ้าหนี้ (AP)

ขั้นตอนการทำงานนี้จะตรวจสอบองค์ประกอบต่างๆ อย่างครอบคลุม รวมถึงการตรวจสอบซัพพลายเออร์ การยืนยันปริมาณที่ได้รับ การตรวจสอบสินค้าเฉพาะรายการ การตรวจสอบราคาและการคำนวณ และกระบวนการจับคู่ 3 ทางที่สำคัญพร้อมใบสั่งซื้อและรายงานการรับที่เกี่ยวข้อง

องค์ประกอบสำคัญของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ประกอบด้วย:

1. การตรวจสอบซัพพลายเออร์และปริมาณ: การยืนยันความถูกต้องของซัพพลายเออร์และปริมาณสินค้าหรือบริการที่ได้รับ เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับข้อมูลที่ให้ไว้ในใบแจ้งหนี้
2. รายการโฆษณา ราคา และการตรวจทานการคำนวณ: ตรวจสอบแต่ละรายการ ราคา และการคำนวณอย่างละเอียดเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและสอดคล้องกับข้อกำหนดที่ตกลงกันไว้
3. การจับคู่แบบ 3 ทาง: การจัดแนวใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและรายงานการรับที่สอดคล้องกันในกระบวนการจับคู่ 3 ทาง ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าหรือบริการได้รับการสั่งซื้อ รับ และออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องแม่นยำ
4. การจัดการข้อยกเว้น: การแก้ไขและแก้ไขความคลาดเคลื่อนหรือข้อยกเว้นใดๆ ที่ระบุในระหว่างกระบวนการตรวจสอบ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อชี้แจงหรือแก้ไขความคลาดเคลื่อน
5. การตรวจสอบและการอนุมัติเอกสาร: การประเมินเอกสารทั้งชุด รวมถึงใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และรายงานการรับ โดยผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายภายในองค์กร ต้องขออนุมัติก่อนดำเนินการตามขั้นตอนการชำระเงิน

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้เป็นกลไกการควบคุมที่สำคัญในการป้องกันข้อผิดพลาด ตรวจจับการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้น และรักษาความถูกต้องทางการเงินภายในฟังก์ชันบัญชีเจ้าหนี้ แม้ว่าเดิมทีจะเป็นกระบวนการที่ต้องใช้คนและใช้เวลานาน แต่ความก้าวหน้าในเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติได้ปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ในการดำเนินธุรกิจสมัยใหม่อย่างมีนัยสำคัญ

ขั้นตอนในกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง

รับและป้อนใบแจ้งหนี้

ได้รับใบแจ้งหนี้และเข้าสู่ระบบบัญชีเจ้าหนี้ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ รายละเอียดซัพพลายเออร์ และจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้

ตรวจสอบซัพพลายเออร์และตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้

มีการตรวจสอบความถูกต้องของซัพพลายเออร์ และรายละเอียดในใบแจ้งหนี้ได้รับการตรวจสอบเพื่อความถูกต้อง ซึ่งรวมถึงการยืนยันว่าสินค้าหรือบริการที่ออกใบแจ้งหนี้สอดคล้องกับใบสั่งซื้อและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

จับคู่ใบแจ้งหนี้กับเอกสารประกอบ

ใบแจ้งหนี้จะจับคู่กับเอกสารประกอบ เช่น ใบสั่งซื้อ (PO) และรายงานการรับ ขั้นตอนนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงความสอดคล้องและความถูกต้องระหว่างคำสั่งซื้อเดิม การรับสินค้าหรือบริการ และจำนวนเงินที่ออกใบแจ้งหนี้

กำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ

ใบแจ้งหนี้และเอกสารประกอบจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ ผู้อนุมัติอาจรวมถึงหัวหน้างาน ผู้จัดการ หรือบุคคลที่มีอำนาจควบคุมงบประมาณ

เริ่มต้นการจัดกำหนดการใบแจ้งหนี้และกระบวนการชำระเงิน

หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว จะมีการกำหนดใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน และกระบวนการชำระเงินจะเริ่มขึ้น ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการสร้างชุดการชำระเงิน การเตรียมการเบิกจ่ายกองทุน และการปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน

กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เพื่อชำระเงิน

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตามใบแจ้งหนี้ที่ต้องชำระที่กว้างขึ้น ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการกำหนดการรับสินค้าที่สั่งซื้อ และสุดท้ายคือการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติ

ขั้นตอนข้างต้นได้รับการออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้แต่ละใบต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติอย่างละเอียด ลดข้อผิดพลาด ป้องกันการฉ้อโกง และรักษาการควบคุมทางการเงินภายในองค์กร ในระบบอัตโนมัติ ขั้นตอนเหล่านี้มักจะได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น โดยลดความพยายามด้วยตนเองและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมในแผนกบัญชีเจ้าหนี้

ปัญหาที่พบในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้

1. ชั่วโมงการชำระบัญชีไม่เพียงพอ: ทรัพยากรและกำลังคนที่จำกัดในแผนกบัญชีเจ้าหนี้อาจทำให้เกิดงานค้างในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ อุปสรรคนี้มักส่งผลให้เกิดความล่าช้าและภาระงานที่เพิ่มขึ้นสำหรับเจ้าหน้าที่ AP
2. การรับเอกสารประกอบล่าช้า: การรอเอกสารที่จำเป็น เช่น ใบสั่งซื้อหรือการรับรายงาน อาจขัดขวางการอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้ ความล่าช้าในการส่งเอกสารอาจยืดเวลาที่ใช้ในการจับคู่ใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้อง
3. ความยากในการตรวจจับการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาด: ความเสี่ยงในการมองข้ามกิจกรรมการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดจะสูงกว่าในระบบแบบแมนนวล การควบคุมที่จำกัดและกระบวนการตรวจสอบด้วยตนเองอาจไม่ตรวจพบความคลาดเคลื่อน ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียทางการเงินที่อาจเกิดขึ้น
4. การชำระเงินล่าช้าหรือพลาดส่วนลด: กระบวนการที่ดำเนินการด้วยตนเองอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการชำระเงิน ส่งผลให้การชำระเงินแก่ซัพพลายเออร์ล่าช้า นอกจากนี้ ธุรกิจอาจพลาดส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนดเนื่องจากขั้นตอนการอนุมัติไม่มีประสิทธิภาพ
5. การติดตามผลกับผู้อนุมัติ: การติดตามผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายสำหรับการอนุมัติใบแจ้งหนี้อาจใช้เวลานานในระบบที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง อุปสรรคนี้จะเพิ่มเวลาในการประมวลผลโดยรวมและอาจนำไปสู่ความยุ่งยากในหมู่พนักงานบัญชีเจ้าหนี้
6. สอบถามสถานะการชำระเงินคงที่: ซัพพลายเออร์อาจสอบถามบ่อยครั้งเกี่ยวกับสถานะการชำระเงินของตนในระบบด้วยตนเอง ซึ่งช่วยเพิ่มการสื่อสารและติดตามงานสำหรับทีมบัญชีเจ้าหนี้

การจัดการกับอุปสรรคเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ โซลูชันระบบอัตโนมัติ เช่น ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ AP สามารถบรรเทาความท้าทายเหล่านี้ได้อย่างมากโดยการปรับปรุงกระบวนการ ปรับปรุงความแม่นยำ และปรับปรุงการสื่อสารภายในแผนกบัญชีเจ้าหนี้

ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้อย่างไร?

1. เพิ่มความคล่องตัวในการป้อนข้อมูล: เครื่องมืออัตโนมัติสามารถบันทึกและป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบ ช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และเร่งกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ให้เร็วขึ้น
2. การตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมาย: ระบบอัตโนมัติใช้กฎอัลกอริธึมและฐานข้อมูลเพื่อตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของผู้ขาย ซึ่งลดความเสี่ยงในการประมวลผลใบแจ้งหนี้จากแหล่งที่มาที่ฉ้อโกงหรือไม่ได้รับการยืนยัน สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นคงทางการเงินและลดโอกาสในการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ที่ไม่มีอยู่จริง
3. การเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์แบบบริการตนเอง: ระบบอัตโนมัติช่วยให้ซัพพลายเออร์สามารถเริ่มต้นใช้งานแบบบริการตนเองได้ โดยซัพพลายเออร์สามารถป้อนข้อมูลของตนลงในระบบได้โดยตรง สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความแม่นยำและเปลี่ยนภาระงานการเตรียมความพร้อมจากทีมบัญชีเจ้าหนี้ไปยังซัพพลายเออร์
4. การแปลงเอกสารทางดิจิทัล: ระบบอัตโนมัติจะแปลงใบแจ้งหนี้กระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัลโดยใช้เทคโนโลยี เช่น การสแกนด้วยแสง (OCR) กระบวนการนี้จะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ หมายเลข PO รายละเอียดซัพพลายเออร์ และจำนวนเงิน ทำให้สามารถเข้าถึงและค้นหาข้อมูลได้ง่าย
5. ขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: กระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการติดตามผลด้วยตนเอง และเร่งรอบการอนุมัติด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว
6. การแจ้งเตือนอัตโนมัติ: ระบบอัตโนมัติสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายเมื่อเกิดความล่าช้าในการอนุมัติ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการติดตามผลด้วยตนเอง และช่วยให้แน่ใจว่ากระบวนการอนุมัติเป็นไปตามแผน
7. การแจ้งเตือนสถานะการชำระเงินแบบเรียลไทม์: ซัพพลายเออร์สามารถรับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสถานะของใบแจ้งหนี้ของตน รวมถึงเวลาที่ใบแจ้งหนี้อยู่ระหว่างดำเนินการ อยู่ระหว่างดำเนินการ หรือชำระเงิน ซึ่งจะช่วยลดจำนวนการสอบถามและการโทรของซัพพลายเออร์ และปรับปรุงการสื่อสารโดยรวม
8. การรักษาความปลอดภัยและการควบคุมทางการเงินที่ได้รับการปรับปรุง: ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติมักจะมีการเข้ารหัสข้อมูลระดับองค์กร ซึ่งช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน การทำบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติจะซิงค์กับ ERP หรือระบบบัญชีแบบเรียลไทม์ เพื่อให้มั่นใจว่างบการเงินมีความถูกต้อง
9. การกระทบยอดการชำระเงินทั่วโลก: โซลูชันระบบอัตโนมัติบางอย่างนำเสนอการกระทบยอดการชำระเงินทั่วโลกอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ซึ่งรองรับวิธีการชำระเงินและสกุลเงินที่หลากหลาย คุณลักษณะนี้สามารถลดเวลาปิดบัญชีรายเดือนได้อย่างมาก
10. ประหยัดต้นทุน: ระบบอัตโนมัติช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ต้นทุนเฉลี่ยในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองมักจะสูงกว่าต้นทุนในการนำไปใช้และบำรุงรักษาโซลูชันระบบอัตโนมัติ

ด้วยการใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ ธุรกิจไม่เพียงสามารถประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด แต่ยังปรับปรุงการควบคุมทางการเงิน ปรับปรุงการสื่อสาร และบรรลุการประหยัดต้นทุนได้อย่างมากในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของตน

Nanonets สามารถช่วยระบบเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้อัตโนมัติได้อย่างไร

ปลดล็อกศักยภาพของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่ราบรื่นด้วย Nanonets ซึ่งเป็นโซลูชันล้ำสมัยของคุณเพื่อประสิทธิภาพและความแม่นยำที่เหนือชั้นในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ในโลกที่ระบบแบบแมนนวลนำไปสู่กระบวนการที่ใช้เวลานานและข้อผิดพลาดของมนุษย์ Nanonets กลายเป็นตัวเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเชิงเปลี่ยนแปลง

• ความแม่นยำที่ขับเคลื่อนด้วย OCR:
  สัมผัสพลังของเทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ที่ล้ำสมัยด้วย Nanonets บอกลาปัญหาการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเนื่องจาก Nanonets แยกและประมวลผลข้อมูลสำคัญจากใบแจ้งหนี้อย่างพิถีพิถัน มั่นใจได้ถึงความแม่นยำที่ไม่มีใครเทียบได้ในทุกขั้นตอน
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่คล่องตัว:
  Nanonets ยกระดับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้โดยทำให้งานที่น่าเบื่อเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การรับและป้อนใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบไปจนถึงการจับคู่กับเอกสารประกอบ กระบวนการทั้งหมดได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
• การจับคู่ 3 ทางที่ง่ายดาย:
  ยกระดับการควบคุมทางการเงินของคุณด้วยการจับคู่แบบ 3 ทางอัตโนมัติของ Nanonets เพื่อให้มั่นใจว่ามีการจัดตำแหน่งที่ราบรื่นระหว่างใบสั่งซื้อ การรับรายงาน และใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ บอกลาความคลาดเคลื่อนและยินดีต้อนรับยุคใหม่แห่งความแม่นยำ
• การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์:
  Nanonets ช่วยให้คุณไม่พลาดการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือนทันที ลดความล่าช้า และรับประกันกระบวนการอนุมัติที่รวดเร็ว
• การเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์รูปแบบใหม่:
  ปฏิวัติการเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์ด้วยพอร์ทัลบริการตนเองของ Nanonets ซัพพลายเออร์สามารถป้อนข้อมูลได้โดยตรง ทำให้มั่นใจในความถูกต้องและลดภาระให้กับทีมงานบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ
• มาตรการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง:
  เชื่อมั่นในความมุ่งมั่นด้านความปลอดภัยของ Nanonets ได้รับประโยชน์จากการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งและการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย ปกป้องข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนของคุณ
• บูรณาการที่ไร้รอยต่อ:
  สัมผัสประสบการณ์การบูรณาการอย่างราบรื่นกับระบบที่มีอยู่ของคุณ Nanonets ซิงค์กับ ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีได้อย่างง่ายดาย ให้ความแม่นยำแบบเรียลไทม์ และไม่จำเป็นต้องกระทบยอดด้วยตนเอง
• การประหยัดต้นทุนและการกระทบยอดการชำระเงินทั่วโลก:
  ค้นพบการประหยัดต้นทุนได้อย่างมากด้วย Nanonets การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาเท่านั้น มันลดค่าใช้จ่าย ดำดิ่งสู่อนาคตด้วยการกระทบยอดการชำระเงินอัตโนมัติทั่วโลกแบบเรียลไทม์ ซึ่งรองรับสกุลเงินและวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย

พร้อมสำหรับอนาคตของการอนุมัติใบแจ้งหนี้แล้วหรือยัง?

อย่าปล่อยให้กระบวนการแบบแมนนวลฉุดรั้งคุณไว้ ใช้ Nanonets สำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้อัตโนมัติที่คมชัด เข้าร่วมธุรกิจที่มีแนวคิดก้าวหน้าซึ่งประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงการควบคุมทางการเงิน การเดินทางสู่ประสิทธิภาพของคุณเริ่มต้นที่นี่

สำรวจ Nanonets วันนี้เพื่อรับประสบการณ์บัญชีเจ้าหนี้ที่ชาญฉลาดและคล่องตัวยิ่งขึ้น

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/invoice-approval-workflows/