องค์กรต่างๆ สามารถสร้างกลยุทธ์กระบวนการอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จได้อย่างไร - DATAVERSITY

องค์กรต่างๆ สามารถสร้างกลยุทธ์กระบวนการอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จได้อย่างไร – DATAVERSITY

ประทับเวลา: 16 มิถุนายน 2023 3:25 น
โหนดต้นทาง: 2726349

กระบวนการอัตโนมัติยังคงได้รับแรงผลักดันในอุตสาหกรรมต่างๆ สถานะการประสานกระบวนการปี 2023 รายงาน พบว่า 96% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านไอทีเห็นว่าสำคัญต่อเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล และในก แบบสำรวจของ Gartner ปี 2022ผู้บริหาร 80% เชื่อว่าระบบอัตโนมัติสามารถนำไปใช้กับการตัดสินใจทางธุรกิจได้ ถึงกระนั้นก็ใช่ว่าโครงการระบบอัตโนมัติทั้งหมดจะดำเนินการตามแผนที่วางไว้ การสำรวจเดียวกันของ Gartner เปิดเผยว่ามีเพียง 54% ของโครงการ AI เท่านั้นที่ทำตั้งแต่การนำร่องไปจนถึงการผลิต และ ก สำรวจ 2022 จากบริษัทของฉันแสดงให้เห็นว่า 88% ของโครงการกระบวนการทำงานอัตโนมัติล้าหลังกว่าที่คาดการณ์ไว้ในตอนแรก

ทำไมถึงตัดการเชื่อมต่อ? ในขณะที่ผู้นำด้านไอทีอ้างเหตุผลหลายประการ Forrester และคนอื่นๆ พบว่าการขาดแคลนระบบอัตโนมัติจำนวนมากมีสาเหตุมาจาก ขาดวิสัยทัศน์หรือกลยุทธ์. กลยุทธ์เป็นหนึ่งในตัวยับยั้งที่ใหญ่ที่สุดในการประมวลผลความสำเร็จของระบบอัตโนมัติ จากรายงานของเราและจากการสนทนาในภาคสนาม เราพบว่ากลยุทธ์ด้านระบบอัตโนมัติล้มเหลวจากปัจจัยหลายประการ ตั้งแต่การลงทุนมากเกินไปโดยไม่มีการประเมินล่วงหน้า การขาดความรู้ทางเทคนิคในทีมไอที และการขาดการเชื่อมต่อระหว่างเทคโนโลยีที่ปรับใช้และกระบวนการของบริษัทในการดำเนินงาน ในระดับสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพ

เพื่อดำเนินการตามกลยุทธ์ระบบอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จ ผู้นำต้องทำมากกว่าแค่มุ่งเน้นที่การเพิ่มเทคโนโลยีให้มากขึ้น พวกเขายังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนและโครงการมีความสอดคล้องกันในภารกิจร่วมกัน โครงการเริ่มต้นช้าและเป็นไปตามความคาดหวังที่สมเหตุสมผล และชุดเทคโนโลยีที่ครอบคลุมที่ชาญฉลาดจะควบคุมกระบวนการต่างๆ ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่องค์กรต่างๆ สามารถดำเนินการเพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้

การจัดตำแหน่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 

องค์กรต่าง ๆ เผชิญกับความท้าทายในการทำให้ธุรกิจและไอทีอยู่ในหน้าเดียวกันมานานหลายปี แม้ว่าเทรนด์นี้จะไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่องค์กรต่างๆ ยังคงประสบปัญหากับไอทีและการปรับแนวธุรกิจเมื่อต้องใช้กลยุทธ์กระบวนการทำงานอัตโนมัติ การวิจัยแสดงให้เห็นว่าในขณะที่ 95% ของผู้นำด้านไอทีเห็นพ้องกันว่าเพื่อให้กระบวนการอัตโนมัติเกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้นำทางธุรกิจและไอทีจำเป็นต้องสอดคล้องกันและทำงานร่วมกัน 26% ระบุว่าการขาดความสอดคล้องเป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้ไม่ดำเนินการตามกระบวนการอัตโนมัติมากขึ้น

เห็นได้ชัดว่าสิ่งนี้ต้องเปลี่ยนแปลง องค์กรต่างๆ สามารถส่งเสริมการทำงานร่วมกันมากขึ้นโดยการนำแนวทาง “Center of Excellence” (CoE) ที่ปรับเปลี่ยนมาใช้ ในบางบริษัท นั่นอาจหมายถึงการรวมตัวกันเป็นชุมชนที่ทุ่มเทให้กับงานและกลยุทธ์ด้านกระบวนการอัตโนมัติ ซึ่งผู้ปฏิบัติงานสามารถแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและถามคำถามซึ่งกันและกันได้ CoE ควรช่วยให้สมาชิกจากธุรกิจและทีม IT ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นโดยการประสานงานงาน หลีกเลี่ยงการคิดค้นโครงการใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น และโดยทั่วไปจะช่วยให้พวกเขาขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องร่วมกัน

บางองค์กรอาจต้องการสร้างจุดสนใจหลักที่กระบวนการอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้คำศัพท์ CoE จริง คำศัพท์เองมีสัมภาระบางอย่างจากซอฟต์แวร์ Business Process Management (BPM) แบบรวมศูนย์ บางคนพึ่งพาแนวทางแบบรวมศูนย์สำหรับ CoE ของตน โดยพึ่งพาทีมเดียวเพื่อปรับใช้กระบวนการอัตโนมัติสำหรับทั้งองค์กร แนวทางดังกล่าวมักนำไปสู่ปัญหาคอขวดสำหรับทั้งนักพัฒนาซอฟต์แวร์และกลุ่มผู้นำทางธุรกิจ ทำให้ CoE มีชื่อเสียงที่ไม่ดีโดยมีผลลัพธ์ที่พิสูจน์ได้เพียงเล็กน้อย ด้วยเหตุผลดังกล่าว การ "รีแบรนด์" CoE เป็นทีมอัตโนมัติหรือทีมออเคสตราอาจเหมาะสม โดยไม่คำนึงถึงชื่อที่ใช้ แบบจำลอง CoE สามารถช่วยเร่งกระบวนการอัตโนมัติได้

ด้วยการสร้างโครงสร้างเฉพาะสำหรับกระบวนการอัตโนมัติ องค์กรสามารถปลูกฝังความคิดเชิงกระบวนการในการดำเนินงานของตน Amazon และผู้นำอุตสาหกรรมรายอื่นๆ คิดอย่างเป็นกระบวนการ พวกเขาสร้างกระบวนการเพื่อช่วยแก้ปัญหาทางธุรกิจ เช่น การสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้นหรือการปรับปรุงประสิทธิภาพภายใน พวกเขาเข้าใจว่ากระบวนการสามารถให้ข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ในตลาดได้ CoE ระบบอัตโนมัติของกระบวนการสามารถเผยแพร่ระบบอัตโนมัติของกระบวนการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง CoE สามารถช่วยให้องค์กรปรับใช้ภาษากลางสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ รวมถึงวิธีอธิบายและดำเนินการ

CoE ยังสามารถขับเคลื่อน การกำกับดูแล และความสอดคล้องในกระบวนการทางธุรกิจทั่วทั้งองค์กร นั่นอาจหมายถึงอะไรก็ได้ตั้งแต่การสร้างโครงสร้างพื้นฐาน ซอฟต์แวร์ และบริการร่วมกัน ไปจนถึงการจัดการโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ทีมนี้มักจะจัดเตรียม "ตัวเร่งความเร็ว" (เช่น ตัวเชื่อมต่อ) หรือส่วนประกอบที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ เพื่อปรับปรุงโครงการระบบอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนด เมื่อบริษัทขยายขนาด ระดับความสอดคล้องและการกำกับดูแลนี้จะมีความสำคัญมากขึ้น

การเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไป 

ความทันสมัยด้านไอทีเป็นสิ่งสำคัญสูงสุดสำหรับองค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดใหญ่จำนวนมากยังคงทำงานกับระบบเดิมที่พวกเขาไม่สามารถเปลี่ยนใหม่ทั้งหมดได้ในคราวเดียว ระบบเหล่านี้มักจะเรียกใช้กระบวนการที่สำคัญต่อภารกิจ และการแทนที่ระบบเหล่านี้อาจทำให้เกิดการหยุดทำงานที่อาจเกิดขึ้นได้ นอกเหนือจากการหยุดชะงักแล้ว ความพยายามในการปรับปรุงให้ทันสมัยอาจมีค่าใช้จ่ายหลายล้านดอลลาร์ในการลงทุนด้านเทคโนโลยีใหม่และต้นทุนการพัฒนา/วิศวกรรม

ในทางกลับกัน การเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปสามารถแก้ปัญหาระบบอัตโนมัติด้วยต้นทุนที่ต่ำลงโดยมีการหยุดชะงักเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ตัวอย่างเช่น ในฐานะขั้นตอนแรกในการเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไป บริษัทอาจพิจารณาเลิกเสาหินแบบเดิมโดยรับงานแบบแมนนวลที่ดำเนินการโดยตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า และทำให้บางส่วนเป็นอัตโนมัติด้วยบอทสำหรับกระบวนการอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ (RPA) ขั้นตอนที่สองอาจประสานบอท RPA เหล่านี้เข้าด้วยกันเป็นกระบวนการทางธุรกิจจริง ซึ่งอาจรวมถึงบอทหลายตัว ระบบไอทีอื่นๆ หรือการอนุมัติจากหัวหน้างาน ขั้นตอนที่สามอาจเป็นการเลิกใช้บอทเหล่านี้และแทนที่ด้วยแอปพลิเคชันไมโครเซอร์วิสสมัยใหม่ที่มีประสิทธิภาพมากกว่าและสามารถเชื่อมต่อกับกระบวนการตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย

การกำหนดกลยุทธ์ที่แนะนำระบบอัตโนมัติผ่านชุดขั้นตอนต่างๆ โดยเริ่มจากการพิสูจน์แนวคิด สามารถทำให้ความคิดริเริ่มด้านระบบอัตโนมัติดำเนินไปในแนวทางที่ถูกต้อง 

การประสานกระบวนการ

ครั้งหนึ่งระบบอัตโนมัติเคยดูแลรักษาง่าย เมื่อองค์กรต่างๆ ใช้ระบบนี้เพื่อดำเนินงานขนาดเล็กและแยกส่วน แต่ในขณะที่องค์กรต่างๆ ทำงานอัตโนมัติมากขึ้นเรื่อย ๆ ในกระบวนการแบบครบวงจรที่สำคัญต่อธุรกิจ จึงต้องมีวิธีที่จะรับประกันความสอดคล้องและความต่อเนื่องระหว่างงานอัตโนมัติทั้งหมด โดยไม่คำนึงว่าใครหรือสิ่งใดเป็นเจ้าของและดำเนินการกระบวนการเหล่านี้

สิ่งนี้สามารถทำได้โดยการสร้างเลเยอร์เทคโนโลยีใหม่ที่ควบคุมจำนวนงานอัตโนมัติที่เพิ่มขึ้น ซึ่งดำเนินการโดยปลายทางที่แตกต่างกัน เช่น ระบบ บุคคล หรืออุปกรณ์ เครื่องมือที่เรียกว่า “การจัดกระบวนการประสาน” เหล่านี้ประสานงานกับจุดสิ้นสุดต่างๆ ของกระบวนการทางธุรกิจ และบางครั้งก็เชื่อมโยงหลายกระบวนการเข้าด้วยกัน การจัดกระบวนการ ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำงานร่วมกับผู้คน ระบบ และอุปกรณ์ที่องค์กรมีอยู่แล้ว ในขณะที่บรรลุเป้าหมายที่ทะเยอทะยานที่สุดเกี่ยวกับกระบวนการอัตโนมัติแบบครบวงจร

หากปราศจากการประสานกระบวนการ การริเริ่มระบบอัตโนมัติอาจพบกับความท้าทายหลายประการ รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

  • ระบบอัตโนมัติแบบ end-to-end ที่ใช้งานไม่ได้; เนื่องจากระบบอัตโนมัติในพื้นที่ไม่ได้รวมเข้าด้วยกัน กระบวนการตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางจึงไม่เป็นอัตโนมัติทั้งหมด
  • ขาดความเข้าใจ กระบวนการแบบ end-to-end ไม่สามารถมองเห็นได้อย่างสมบูรณ์และเมตริกหลักติดตามได้ยาก
  • ขาดความยืดหยุ่น การเปลี่ยนแปลงกระบวนการแบบ end-to-end เป็นเรื่องยากเนื่องจากอาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในระบบต่างๆ มากมาย

การเอาชนะปัญหาเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรเพิ่มการใช้งานระบบอัตโนมัติและดำเนินการตามกลยุทธ์ระบบอัตโนมัติได้สำเร็จ

สรุป

แม้ว่ากระบวนการทำงานอัตโนมัติยังคงเป็นเป้าหมายเชิงกลยุทธ์อันดับต้น องค์กรสามารถปรับปรุงโอกาสแห่งความสำเร็จได้โดยการจัดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักให้สอดคล้องกัน เริ่มต้นช้า และใช้เทคโนโลยีที่ประสานกระบวนการเพื่อให้เกิดผลกระทบสูงสุด

ประทับเวลา:

เพิ่มเติมจาก ข้อมูล