คำแนะนำเกี่ยวกับ AP Automation: วิธีเริ่มต้นใช้งานระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ

เผยแพร่ซ้ำโดยเพลโต

ผู้ติดตาม: 0

ทุกธุรกิจต้องจัดการกับใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงินให้กับผู้ขายจำนวนมาก ซึ่งเป็นผู้จัดหาทุกอย่างตั้งแต่อุปกรณ์พื้นฐานไปจนถึงอุปกรณ์ที่มีมูลค่าสูงและบริการที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานทั้งหมดของบริษัท แผนกบัญชีเจ้าหนี้ (AP) มีหน้าที่รับผิดชอบในกระบวนการจัดหาเพื่อชำระเงินของบริษัทที่มีการจัดการที่ดี และจัดการกับเวิร์กโฟลว์การจัดซื้อทั้งหมด เริ่มตั้งแต่การประมวลผลใบสั่งซื้อ (PO) ไปจนถึงการชำระเงินขั้นสุดท้ายให้กับผู้ขาย

การจัดการ AP แบบแมนนวลนั้นลำบากและใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบริษัทขยายและจัดการกับซัพพลายเออร์และการซื้อจำนวนมาก กระบวนการคัดแยกใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษเป็นปึกๆ การเข้าถึงผู้อนุมัติทีละคน และการส่งการตรวจร่างกายนั้นยุ่งยากและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย การประมวลผล AP แบบแมนนวลอาจส่งผลให้การชำระเงินล่าช้า และในบางกรณีอาจทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อการฉ้อโกงจากผู้ขาย

บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติเป็นวิธีแก้ปัญหาของการจัดการ AP ด้วยตนเอง และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์การจัดหาเพื่อจ่ายสำหรับทีมการเงิน ด้วยการขจัดความเฉื่อยชาของขั้นตอนแบบแมนนวลและข้อผิดพลาดโดยกำเนิด ระบบอัตโนมัติของ AP ไม่เพียงเพิ่มความร่วมมือกับบริษัทร่วมและซัพพลายเออร์เท่านั้น แต่ยังประหยัดเวลาและต้นทุนได้มากอีกด้วย

ตามรายงานฤดูใบไม้ร่วงปี 2020 ของ IOFM หัวข้อ “การวัดประสิทธิภาพ AP ของคุณ: การวัดประสิทธิภาพ” 42% ของใบแจ้งหนี้ PO ได้รับการชำระเงินตรงเวลาผ่านระบบอัตโนมัติ ในขณะที่ตัวเลขอยู่ที่ 25% ในกรณีที่ไม่มีระบบอัตโนมัติ ในปี 2021 ประสิทธิภาพ AP ระดับโลก: รายงานเมตริกการเปรียบเทียบประสิทธิภาพ IOFM พบว่าบริษัทที่ไม่มีระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้จ่ายต้นทุนเฉลี่ยสูงสุดต่อใบแจ้งหนี้ที่ 1.83 ดอลลาร์ต่อใบแจ้งหนี้สำหรับระดับความสมบูรณ์ของกระบวนการสูงสุด ในทางตรงกันข้าม บริษัทที่มี AP อัตโนมัติแบบ end-to-end และกระบวนการครบกำหนดระดับสูงสุดจะจ่ายเพียง $1.45 ต่อใบแจ้งหนี้

ตาม รายงานของ Goldman Sachs ประจำปี 2018ธุรกิจ B2B ในอเมริกาเหนือใช้เงินประมาณ 187 แสนล้านดอลลาร์ต่อปีในการประมวลผล AP โดยแรงงานเพียงอย่างเดียวคิดเป็นกว่า 90% ของต้นทุนโดยตรง อย่างไรก็ตาม ต้นทุนการประมวลผล AP แบบอัตโนมัตินั้นเป็นเพียง 33% ของต้นทุนแบบแมนนวล ส่งผลให้แผนก AP ประหยัดได้ถึง 62 พันล้านดอลลาร์ต่อปี

คู่มือการใช้ AP Automation

การดำเนินงานของบัญชีเจ้าหนี้มีศักยภาพที่จะมีอิทธิพลต่อการเปลี่ยนแปลงของกระแสเงินสดและส่งผลต่อคะแนนเครดิตของธุรกิจ นอกจากนี้ การตรวจสอบบัญชีเจ้าหนี้อย่างต่อเนื่องตลอดเวลาจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับรูปแบบค่าใช้จ่ายและความสัมพันธ์กับการเติบโตของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้สามารถรวบรวมได้จากบันทึก AP ที่ได้รับการบำรุงรักษาอย่างดีซึ่งสะสมจากการดำเนินงานหลายปีเท่านั้น

การย้ายไปสู่ระบบอัตโนมัติของ AP ต้องมีการวางแผนและการดำเนินการอย่างรอบคอบ ก่อนเริ่มใช้งานระบบอัตโนมัติของ AP จำเป็นต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดว่าจะทำให้สำเร็จผ่านระบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุนต่อใบแจ้งหนี้ การลดจำนวนเทียบเท่าแบบเต็มเวลา (FTE) การลดจำนวนวันค้างชำระ (DPO) หรือ การได้รับส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด การกำหนดเป้าหมายเหล่านี้ช่วยในการวาดกรอบการทำงานที่ชัดเจนสำหรับการประเมินซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของคุณ การกำหนดเป้าหมายตั้งแต่เริ่มแรกยังทำหน้าที่เป็นเกณฑ์มาตรฐานซึ่งคุณสามารถวัดประสิทธิภาพของการนำระบบอัตโนมัติ AP ของคุณไปใช้เมื่อเริ่มใช้งาน

แม้ว่าลักษณะเฉพาะของการนำไปปฏิบัติอาจแตกต่างกันไปตามความต้องการทางธุรกิจและอุตสาหกรรมแต่ละอย่าง แต่แผนการทำงานทั่วไปสามารถสรุปได้เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 1: การวางแผนและการประเมิน

เส้นทางสู่การบรรลุ AP automation เริ่มต้นโดยการประเมินวิธีการปัจจุบันที่ใช้อยู่ ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการด้วยตนเองหรือการทำงานอัตโนมัติบางส่วน ขั้นตอนสำคัญคือการระบุความท้าทายที่มีอยู่และสำรวจว่าระบบอัตโนมัติสามารถนำเสนอโซลูชันได้อย่างไร การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและวัดผลได้เป็นสิ่งจำเป็น ปัจจัยสำคัญในการประเมิน ได้แก่ ระยะเวลาที่ใช้ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ต้นทุนต่อใบแจ้งหนี้ และการใช้สิ่งจูงใจในการชำระเงินก่อนกำหนด

สิ่งสำคัญคือต้องรู้จักประเภทของเอกสารที่ต้องดำเนินการ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบสั่งซื้อ ต้องพิจารณารูปแบบ ภาษา หรือลักษณะเฉพาะอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้น ธุรกิจจำนวนมากรวมการจับคู่แบบ 2 ทางหรือ 3 ทางไว้ในกระบวนการ AP ของพวกเขา ซึ่งจำเป็นต้องกำหนดประเภทการจับคู่ที่ต้องการอย่างแม่นยำ เอกสารบางอย่างอาจจำเป็นต้องมีการจัดการข้อมูล เช่น วันที่ปรับปรุงหรือเพิ่มสัญลักษณ์สกุลเงิน เครื่องมืออัตโนมัติควรมีความสามารถในการดำเนินการดังกล่าว

การมีส่วนร่วมของผู้ใช้และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในการสร้างแผนที่ครอบคลุมสำหรับเส้นทางการทำงานอัตโนมัติคือหัวใจสำคัญ แผนนี้ควรกำหนดเส้นเวลา ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ข้อกำหนดทางการเงิน และเหตุการณ์สำคัญหลัก

ขั้นตอนที่ 2: การเลือกผู้ขายและผลิตภัณฑ์

การเลือกผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ การวิจัยอย่างกว้างขวางและการประเมินตัวเลือกต่างๆ เป็นสิ่งสำคัญ พารามิเตอร์ต่างๆ เช่น ฟังก์ชันการทำงาน ความสามารถในการปรับขนาด ความสามารถในการผสานรวม ความเป็นมิตรต่อผู้ใช้ ชื่อเสียงของผู้จำหน่าย และบทวิจารณ์ของลูกค้าควรเป็นแนวทางในการเลือก

ขั้นตอนต่อไปมักจะเกี่ยวข้องกับการออกคำขอข้อเสนอ (RFPs) หรือการรับข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์จากผู้ขายที่ได้รับการคัดเลือก ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติที่ดีจะต้องสามารถเชื่อมต่อกับระบบบัญชีต่างๆ โดยใช้วิธีการเช่น API หรือมิดเดิลแวร์ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลระหว่างระบบได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์ AP automation ต้องสามารถแยกใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อจากระบบบัญชีหนึ่ง ประมวลผล และปรับปรุงข้อมูลในแพลตฟอร์มบัญชีอื่น การผสานรวมนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้คุณลักษณะของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ AP ในขณะที่ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่ตนคุ้นเคย ตัวอย่างเช่น, ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ AP ของ Nanonets สามารถทำงานร่วมกับระบบบัญชีอื่นๆ เช่น QuickBooks และ Sage

ข้อกำหนดที่เป็นแนวทางในการเลือกโซลูชันระบบอัตโนมัติต้องรวมถึงความสามารถทางเทคนิคของซอฟต์แวร์ ข้อจำกัดด้านงบประมาณ และระยะเวลาที่ตั้งใจไว้สำหรับการนำไปใช้งาน ข้อเสนอ/ข้อมูลจำเพาะที่ได้รับจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบและประเมินอย่างละเอียดถี่ถ้วน ครอบคลุมปัจจัยต่างๆ เช่น ราคา การสนับสนุนการใช้งาน ตัวเลือกการปรับแต่ง และความช่วยเหลือลูกค้าอย่างต่อเนื่อง

ผู้ขายและผลิตภัณฑ์ที่ได้รับเลือกควรเป็นผู้ขายที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ตามด้วยการเจรจาเพื่อกำหนดเงื่อนไขของสัญญา

ขั้นตอนที่ 3: การตั้งค่าและการปรับแต่ง

การตั้งค่าซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ AP เกี่ยวข้องกับการกำหนดค่าและปรับแต่งซอฟต์แวร์เพื่อทำซ้ำการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ที่ต้องการและลำดับชั้นการอนุมัติขององค์กร การกำหนดบทบาทผู้ใช้และการอนุญาตภายในระบบรับประกันการเข้าถึงที่เหมาะสมและการแบ่งแยกความรับผิดชอบ การปรับระบบให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจที่แตกต่างกันนั้นครอบคลุมถึงการปรับฟิลด์ การแจ้งเตือน การแจ้งเตือน และการสร้างรายงานที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ธุรกิจมีตัวเลือกในการจัดทำขั้นตอนการอนุมัติตามลำดับชั้นตามจำนวนใบแจ้งหนี้ วิธีการที่ปรับให้เหมาะสมนี้ทำให้งานซ้ำ ๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติและสนับสนุนการปฏิบัติตามโปรโตคอลที่กำหนดไว้

ขั้นตอนที่ 4: การฝึกอบรมและการทดสอบ

การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (UAT) ที่ครอบคลุมก่อนการเปิดตัวจริงของระบบเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบช่วงของสถานการณ์ต่างๆ รวมถึงรายการใบแจ้งหนี้ การจับคู่แบบ 2 หรือ 3 ทาง เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การประมวลผลการชำระเงิน และการรายงาน วัตถุประสงค์คือเพื่อตรวจสอบว่าระบบทำงานได้อย่างแม่นยำตามที่ตั้งใจไว้ โดยองค์ประกอบทั้งหมดเชื่อมโยงกันอย่างลงตัว

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการให้การฝึกอบรมอย่างละเอียดแก่ทีมบัญชีเจ้าหนี้และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องในการใช้โซลูชันระบบอัตโนมัติของ AP การฝึกอบรมนี้ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นและการนำระบบใหม่มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการกับข้อกังวลใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น การจัดทำเอกสารโดยละเอียด และการเน้นย้ำถึงข้อดีของระบบอัตโนมัติสามารถมีส่วนช่วยสนับสนุนการยอมรับของผู้ใช้ได้อย่างมาก การสื่อสารและการศึกษาที่ชัดเจนเกี่ยวกับประโยชน์ของระบบช่วยสร้างความมั่นใจและความกระตือรือร้นในหมู่ผู้ใช้ ทำให้กระบวนการผสานรวมประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 6: การนำไปใช้และการปรับแต่ง

การนำระบบอัตโนมัติของ AP มาใช้ถือเป็นจุดเริ่มต้นของการใช้ซอฟต์แวร์ การกำกับดูแลอย่างรอบคอบในระยะเริ่มต้นเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากจะช่วยให้สามารถระบุและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่อาจเกิดขึ้นได้ทันท่วงที

การรับรองประสิทธิภาพของระบบเป็นความมุ่งมั่นอย่างต่อเนื่อง การประเมินอย่างต่อเนื่องและการเพิ่มประสิทธิภาพเป็นองค์ประกอบสำคัญของขั้นตอนนี้ การพิจารณาเมตริกประสิทธิภาพหลักอย่างสม่ำเสมอ การรวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากความคิดเห็นของผู้ใช้ และการแนะนำการปรับปรุงที่จำเป็นคือแนวทางปฏิบัติที่ทำให้ระบบซิงค์กับวิวัฒนาการแบบไดนามิกของความต้องการทางธุรกิจ

การสร้างพันธมิตรที่แน่นแฟ้นกับผู้จำหน่ายระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าได้รับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง ทำให้ระบบทันสมัยอยู่เสมอด้วยการอัปเดตที่ทันท่วงที และจัดการกับความท้าทายทางเทคนิคที่อาจเกิดขึ้นได้ทันท่วงที ความเชี่ยวชาญและความช่วยเหลือจากผู้จำหน่ายระบบอัตโนมัติจะช่วยรักษาฟังก์ชันการทำงานที่ราบรื่นของระบบ ซึ่งส่งผลให้เส้นทางสู่ระบบอัตโนมัติประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน

Nanonets ในการเดินทางสู่ระบบอัตโนมัติ AP ของคุณ

เครื่องมืออัตโนมัติของ AP เช่น Nanonets ให้ประโยชน์มากมาย ด้วยพลังของ AI เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ AP ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะรวมไฟล์และเอกสารโดยอัตโนมัติจากแหล่งที่มาที่หลากหลาย ตั้งแต่อีเมลและเอกสารที่สแกนไปจนถึงไฟล์ดิจิทัล พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และระบบ ERP

นอกเหนือจากความสามารถในการจับภาพอัจฉริยะแล้ว เครื่องมืออัตโนมัติของ AP ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึง Nanonets ยังมอบชุดคุณสมบัติที่ครอบคลุม สิ่งเหล่านี้รวมถึงการแยกข้อมูลอัตโนมัติและชาญฉลาดจากประเภทเอกสารที่หลากหลาย การจับคู่ค่าใช้จ่ายและการกระทบยอด การจัดการเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่ายที่คล่องตัว ตั้งแต่การสร้างรายงานไปจนถึงการรับรองการอนุมัติจากผู้จัดการ และการรวมการปิดบัญชีรายเดือนเข้ากับ ERP ซอฟต์แวร์บัญชี หรือธุรกิจที่เลือกใช้อย่างราบรื่น เครื่องมือ

Nanonets เป็นเลิศในการดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ที่หลากหลาย ใบแจ้งหนี้เครดิต/เดบิต ใบแจ้งหนี้ Proforma ใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ และอื่นๆ นอกเหนือจากใบแจ้งหนี้แล้ว Nanonets ยังแสดงความสามารถในการสแกนเอกสารทางการเงินที่หลากหลาย เช่น ใบเสร็จรับเงิน ป้ายราคา ใบสั่งซื้อ บัตรเดบิตและบัตรเครดิต และอื่นๆ อีกมากมาย

Nanonets มอบข้อได้เปรียบมากมายให้กับทีม AP รวมถึงการลดต้นทุนที่น่าประทับใจถึง 80% สำหรับธุรกิจ ความเร็วในการประมวลผลใบแจ้งหนี้เพิ่มขึ้นสูงสุดสิบเท่า และการเพิ่มประสิทธิภาพของ AP วัน ช่วยขจัดความไม่ถูกต้องที่เกิดขึ้นจากการตรวจสอบและยืนยันด้วยตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบุข้อยกเว้นอย่างเชี่ยวชาญ และส่งต่อไปยังบุคลากรที่เกี่ยวข้องอย่างชาญฉลาด นอกจากนี้ Nanonets ยังช่วยในการตรวจจับและกำจัดการฉ้อโกง การโจรกรรม การชำระเงินซ้ำซ้อน และความไร้ประสิทธิภาพอื่นๆ

หัวใจสำคัญของความสามารถของ Nanonets คือแพลตฟอร์มที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่เรียกว่า Flow แพลตฟอร์มที่เป็นนวัตกรรมใหม่นี้กำหนดกระบวนการ AP ใหม่โดยการรวมองค์ประกอบ AI ที่สำคัญเข้ากับเวิร์กโฟลว์การประมวลผลบัญชี Nanonets ช่วยในการขับเคลื่อน AP อัตโนมัติ สร้างเวิร์กโฟลว์การบัญชีแบบ end-to-end และรวมเข้ากับแพลตฟอร์มต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks และอื่นๆ นอกจากนี้ Nanonets ยังรองรับวิธีการชำระเงินทั้งในประเทศและทั่วโลก ซึ่งรวมถึง ACH, การโอนเงินผ่านธนาคาร, บัตรเครดิต, กระเป๋าเงิน และ neobanks

Take Away

ระบบอัตโนมัติของ AP สามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อสถานภาพทางการเงินของธุรกิจ ประสิทธิภาพการดำเนินงาน และความสามารถในการแข่งขันโดยรวม ดังที่เห็นได้จากรายงานและสถิติของอุตสาหกรรม ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติของ AP นั้นมีมากมาย การใช้ระบบอัตโนมัตินำไปสู่การเพิ่มอัตราการชำระเงินที่ตรงเวลาอย่างน่าทึ่ง ลดต้นทุนการดำเนินการ และการจัดการใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อธุรกิจใช้จ่ายหลายพันล้านไปกับการประมวลผล AP ศักยภาพในการประหยัดเงินจำนวนมากผ่านระบบอัตโนมัตินั้นชัดเจน ในขณะที่เทคโนโลยีมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การใช้โซลูชันอย่าง Nanonets ไม่เพียงแต่นำมาซึ่งข้อได้เปรียบในระยะสั้นเท่านั้น แต่ยังทำให้ธุรกิจมีการเติบโตที่ยั่งยืนและประสบความสำเร็จในแนวธุรกิจดิจิทัลที่เพิ่มมากขึ้น