Why Your CRM May Cause Your Next Data Breach - DATAVERSITY

Återutgiven av Platon

anhängare: 0

I den snabba försäljningsvärlden idag har varje kundinteraktion ett betydande värde. Representanter hämtar telefonnummer för samtal och sms, får hemadresser för att skicka ut swag och noterar till och med hälsouppdateringar (som ett möte som måste bokas om på grund av att kunden har Covid). Även om dessa handlingar ofta kommer från goda avsikter, som syftar till att bygga vidare på relationer och hålla reda på kundresan, ställer de en avgörande fråga:

Hur skyddar du kritisk data i ditt CRM?

Sanningen är att ditt CRM är den avgörande kärnan i din försäljning, men det behandlas ofta annorlunda än andra datalagringsmiljöer som innehåller känslig information som PII, PCI, PHI, etc. Utan korrekta kontroller och tillsyn kan din CRM-data exponeras internt, tillgängligt för appar från tredje part eller känsligt för felkonfigurationer. (Se detta alarmerande uppenbarelse om dataläckage i SFDC.)

CRM, som alla andra datalagring teknik, innehåller stora mängder potentiellt känslig information. Utöver det är de komplexa att hantera, vilket skapar en riskabel kombination.

Låt oss utforska en fyra-punkts strategi för att minimera dessa risker:

Upptäckt och klassificering
Användnings- och åtkomstanalys
Kontroller och konfiguration
Förklaring av skillnaden

Nedan kommer vi att dela upp var och en av dessa:

Upptäckt och klassificering

Identifiera alla datatillgångar i ditt CRM. Detta inkluderar inte bara data som finns inom kärnfunktionalitet, såsom affärer, möjligheter, potentiella kunder, kontakter och interaktioner utan även eventuella bilagor eller dokument. Detta är ofta tidskrävande, men viktigt för att vara heltäckande.
Klassificera data baserat på känslighetsnivåer. Gruppera till exempel data i kategorier som "mycket känslig" (dvs. hälsojournaler), "måttligt känslig" (dvs. kontaktinformation) och "icke-känslig" (dvs. allmänna e-postmeddelanden).
Utveckla policyer för att hantera hur länge data ska sparas och när den ska raderas.
Bedöm om uppgifterna är väsentliga för det avsedda syftet. Radera onödig data.

Användnings- och åtkomstanalys

Bestäm vem som har tillgång till känsliga uppgifter. Analysera roller, behörigheter och åtkomstkontroller. Detta kan vara utmanande i vissa CRM-miljöer men är avgörande.
Genomför noggranna granskningar av appar från tredje part för behörigheter och datasäkerhet praxis, utöver användarrättigheter.
Utbilda användare regelbundet om säker datahantering.

Kontroller och konfiguration

Granska CRM-systemkontroller, inklusive kryptering, autentisering, lösenordspolicyer och säkerhetskopiering av data, för att säkerställa korrekt konfiguration för att förhindra obehörig åtkomst och läckage.
Förstå riskerna förknippade med varje inställning, eftersom felkonfigurationer kan leda till dataexponering.
Ta bort eventuella inaktiva användare eller appar – användare som inte längre finns i den del av organisationen som kräver åtkomst till data eller som har lämnat den, och appar som inte längre används, men behörigheter finns kvar.

Förklaring av skillnaden

När du har samlat in dessa data, byt från synlighet till att bedöma risk. Detta innebär en noggrann riskbedömning.
Initiera datasaneringsinsatser, eliminera inaktuella eller irrelevanta data. Begränsa åtkomst till känslig data till utvalda administratörer (dvs. superadmins).
Upprätta kontinuerliga övervaknings- och incidenthanteringsprocedurer. Se över och uppdatera regelbundet.

Att säkra ditt CRM är inte en enkel uppgift, särskilt som det inte alltid finns ett dedikerat DevOps-team som är bekant med ins och outs. Företagsadministratörer kanske inte heller alltid är fullt medvetna om de associerade riskerna. Ändå är detta verksamhetskritisk. Detta är inte ett försök att "ställa in det och glöm det". Det är kontinuerligt. Försäljningsorganisationen kommer ingenstans, och det är inte heller behovet av att skydda kundernas känsliga data.

I en tid då dataintrång ständigt är i nyheterna och regelverken blir strängare, är att skydda ditt CRM inte bara en bästa praxis – det är ett måste. För att komma igång, se till att du har en väl avrundad strategi som täcker de fyra punkterna ovan. På så sätt kan du stärka ditt CRM:s säkerhet och säkerställa att dina kundrelationer förblir byggda på förtroende och säkerhet.