Varför "orkestrering" är avgörande för leveranskedjan och inköp

I månader har ekonomiska förhållanden indikerat en hotande nedgång, vilket lämnat organisationer överallt att fundera över hur de bäst kan förbereda sig för osäkerhet och klara stormen. Många företagsledare söker uppriktigt sätt att undvika drastiska kostnadsbesparingsåtgärder, medan andra redan har börjat vidta dessa steg. 

När beslutsfattare fortsätter att planera för 2023 bör de se till att genomföra förändringar som förbättrar motståndskraften (mot avbrott i leveranskedjan), synlighet (i utgifts- och budgetöverväganden) och smidighet (för att anpassa sig till förändrade förhållanden). När det gäller inköp och supply chain management är att säkerställa orkestrering över system och avdelningar ett viktigt fokusområde. Orchestration erbjuder möjligheten att bryta ned silade arbetsflöden och skapa broar mellan applikationer och användare för att eliminera komplexitet. När det implementeras som en del av moderna digitala automationsplattformar blir det avgörande för att förbättra upphandlingsupplevelsen och kommer att vara en kritisk faktor för att hantera budgetrestriktioner. 

Många av de hinder som organisationer möter i upphandling beror på deras traditionella beroende av fragmenterade, silade eller manuella processer. Detta hindrar inte bara samarbetet i hela organisationen, utan kan även resultera i okontrollerade utgifter och minska inköpsteamens synlighet i utgifter under förvaltning. Det kan störa de snabba och smidiga arbetsflöden som dagens affärsanvändare kräver, och göra det svårare att följa regulatoriska krav. Och det kan resultera i en trasig användarupplevelse, vilket skapar friktion mellan företagsanvändare och inköpsteamet.

Ju större och mer decentraliserat ett företag är, desto värre blir dessa problem, ökande konflikter mellan önskan om agilitet och behovet av efterlevnad och kontroll.

Målet med orkestrering är att bekämpa dessa utmaningar genom att digitalisera eller automatisera arbetsflöden för inköp och leveranskedja över system, vilket möjliggör enhetligt samarbete och engagemang mellan företagsanvändare, leverantörer och andra intressenter. Utan rätt orkestrering kan ett dåligt arbetsflöde resultera i dålig data och leda till dåliga affärsbeslut. Motsidan är lika sann: Optimerade arbetsflöden genererar högkvalitativ data från användaråtgärder och integrerade system, och gör det enkelt för affärsanvändare att konsekvent fatta bättre beslut och skapa extraordinära affärseffekter.

Nyarrangerade "smarta" inköpsarbetsflöden minskar cykeltiderna genom automatisering och effektiviserar hur ett företag går ombord och interagerar med leverantörer. De ökar synlighet för ekonomiteam i utgifter och åtaganden. Och de hjälper organisationer att skala verksamheten för att snabbare uppfylla juridiska, efterlevnads-, ekonomi- och andra regulatoriska krav.

Inköpsorganisationer bör fokusera på att förbättra orkestreringen inom tre områden: datainmatning, åtkomst och synlighet över affärsapplikationer; inköp och leverantörsengagemang över avdelningarna och det övergripande arbetsflödet för leveranskedjan.

Den enklaste möjligheten är att använda orkestrerade arbetsflöden för att skapa en enda, enhetlig ingångspunkt för intressenter att engagera sig i inköp över sina affärsapplikationer. Detta är viktigt ur flera perspektiv:

• Organisationer kan ha flera, fragmenterade system och applikationer som rör upphandling – och behöver därför en "single point of entry" för engagemang. 
• I motsats till traditionella upphandlingsuppfattningar är modern upphandling inte nödvändigtvis en linjär process. Det kan finnas olika delprocesser som utgör ett engagemang för en given upphandlingsprocess. Användare behöver insyn i statusen för dessa delprocesser och hur de exekveras.
• Olika delar av den större upphandlingsprocessen kan vara beroende av varandra (såsom slutförande av ett kontrakt innan beställning) och sakna en enhetlig syn. Ur ett användarperspektiv kan dessa ömsesidigt beroende delar leda till fragmenterad kontext, applikationsbyte och en dålig användarupplevelse.

Vid orkestrering av inköpsprocesser och leverantörsengagemang mellan avdelningar finns det flera delprocesser inblandade. Förmånerna inkluderar:

• Orkestrerade arbetsflöden kan användas för att få kontroll (och därmed insyn i tillstånd och tillstånd) över dessa olika fragmenterade processer. 
• Organisationer med frekventa processändringar kan enkelt implementera en självbetjäningsmetod som ersätter behovet av tidskrävande ändringsförfrågningar. 
• Organisationer kan digitalisera och automatisera utgifter relaterade till komplexa tjänsterekvisitioner och specialiserade produkter – utgifter som annars tenderar att falla utanför bandet och hanteras manuellt.

Den ultimata möjligheten är att orkestrera det omfattande arbetsflödet för leverans och inköp. Förmånerna inkluderar:

• Företag kan skapa ett sammansatt ramverk av underliggande applikationer via integration. Till exempel, när det gäller att hantera leverantörsdata, kan orkestrerade arbetsflöden hjälpa till med att tillhandahålla ett centraliserat arkiv för lagring och åtkomst av leverantörsinformation.
• Företag kan undvika dubblering av data, så att relevant information endast dyker upp en gång för varje leverantör, och se till att nödvändig information är lätt tillgänglig för att hjälpa till med leverantörens introduktion.
• Till sin logiska ytterlighet kan orkestrering av arbetsflöden användas för att bekämpa bedrägerier i leveranskedjan och främja partnersamarbete.

Inför ekonomisk osäkerhet bör företag först försöka stärka sina befintliga system för att förbättra motståndskraft, synlighet och smidighet. Orkestrerade arbetsflöden kan resultera i starkare och smidigare organisationer, med bättre kontroll över leverantörskedjans aktiviteter. Orkestrering kan också göra det möjligt för företagsledare att avsevärt förbättra upphandlingsupplevelsen för företagsanvändare och intressenter, genom att sammanfoga ensamutgifter och fatta välgrundade utgiftsbeslut. I slutändan kan det hjälpa ett företag att öka sin vinst och positionera det för att ta sig an den ekonomiska motvind som än kan komma. 

Sudhir Bhojwani är medgrundare och verkställande direktör för ORO Labs.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement