Välj en smartare dokumentarkiveringsprocess med kodfria arbetsflöden på 15 minuter. Se hur det fungerar med en gratis produktdemo från våra automationskonsulter.
or Starta din kostnadsfria provperiod—>
Dokumentarkivering är processen att lagra dokument som inte längre används nu i säker förvaring.
Ett medelstort företag sysslar med 10,000 dokument varje år. Att hålla reda på dem manuellt är en stor prövning.
Lyckligtvis hjälper dokumentarkivering till att rensa röran. Genom att korrekt kategorisera, digitalisera och indexera dokument, hjälper dokumentarkivering företag att hitta dokument även efter år eftersom du aldrig vet när du behöver dem. Tänk, granska, referenser eller något annat.
Låt oss ta en titt på dokumentarkivering och hur man optimerar dokumentarkiveringsprocessen så att du aldrig förlorar ett dokument.
Vad är dokumentarkivering?
Dokumentarkivering är processen att lagra dokument som inte längre används nu i säker förvaring.
Det är fasta dokument – dokument som inte kan eller bör ändras eller redigeras – som inte nås eller används regelbundet. Arkivering av inaktiva papper är väsentligt av juridiska skäl eller efterlevnadsskäl eller om de krävs för en revision. Som sådan måste arkiverade papper vara lätta att hämta, även om de inte är placerade i regelbunden användning.
Dokument som är dynamiska och som används i ett företags dagliga system passar inte bra för arkivering – de kräver att de används aktivt. (För alla de dokument som du inte behöver arkivera? Skjut bort dem när du är klar med dem)
Du kan arkivera både digitala och fysiska dokument.
Många institutioner föredrar att digitalisera pappersdokument till ett elektroniskt arkiv. Eftersom lagring elektroniska dokument på lång sikt är lättare och sparar kostnader.
Så, vissa institutioner har hybridarkiv som omfattar både digitala och fysiska dokument.
Se hur du kan spara 80 % av dina kostnader med Nanonets dokumentarkiveringsplattform.
Få en gratis produktrundtur or påbörja din gratis provperiod.
or påbörja din gratis provperiod
Olika sätt att arkivera dokument
När det kommer till arkivering av dokument finns det tre stora lagringslösningar: fysisk arkivering, elektronisk arkivering och skanning på begäran. Låt oss se en sammanfattning av var och en av dem.
Fysisk arkivering
Fysisk arkivering är i huvudsak papperslagring.
Det är när du arkiverar dina dokument genom att dokumentera bort dem eller spendera en säker lagringskapacitet utanför platsen som ett lagringsvalv för att lagra dem åt dig. Det är utbredd praxis för stora industrier som kräver att man behåller ett pappersspår av icke-uppdragskritiska dokument.
Elektronisk arkivering
Du kan också digitalisera dina dokument och lagra dem i det digitala molnet eller på platslagring. Fördelen med digital lagring är att den sparar mycket utrymme. Du behöver inget fysiskt utrymme för att lagra ditt dokument – allt sparas i molnet.
Programvara för digitalisering av dokument, som Nanonets, extraherar information från dokumenten och lagrar den i din databas.
Detta är dock inte för alla. Många branschägare gillar att spara fysiska kopior och flyttar inte sina dokumentarkiv till molnlagring av säkerhetsskäl.
Scan On Demand-lagring
Scan-on-demand är det bästa av två världar. Det är en lösning där ett företag lagrar dina pappersdokument åt dig utanför anläggningen men inspekterar dem och skickar en digital kopia till dig på inbjudan.
Detta skapar ett bra val för branscher som vill lagra en enorm mängd dokument utanför platsen men som ibland kan behöva åtkomst. Ändå är scanning på begäran dyrare än vanlig papperslagring eftersom du spenderar för en extra tjänst.
Fysisk kontra elektronisk arkivering
Att behålla ett fysiskt dokumentarkiv kräver både pengar och tid och tar upp värdefullt fysiskt utrymme, antingen i ditt jobb eller hos en tredje parts lagringsassistans. (Det motsvarar $20 att arkivera per papper dokumentera.)
Att arkivera dokument elektroniskt är både kostnads- och tidseffektivt och tar nästan ingen fysisk plats.
Du kan få flera fördelar av att återställa fysiska dokument för lagring i ett elektroniskt dokumentarkiv. Dessa omfattar:
- Arkivet lagras elektroniskt, så det tar inget fysiskt utrymme (inga fler arkivskåp och bankboxar!)
- Underlättar snabb nyckelordssökning för särskilda dokument
- Begränsar lagrings- och ledningskostnader
- Enkelt säkrat mot obehörigt tillträde
Starta dokumentarkivering på 15 minuter med Nanonets. Betrodd av 30 30+ proffs för att automatisera XNUMX miljoner dokument varje år!
Prova Nanonets gratis or boka ett samtal med vår automationsexpert!
Hur ställer man in elektronisk dokumentarkivering?
Dokumentarkivering är inte en engångsaktivitet; när du väl har ställt in en korrekt affärsprocess kan du automatisera den. Låt oss se hur dokumentarkivering fungerar.
Steg 1: Inledande bedömning
Förstå dina nuvarande dokumentprocesser. Hur hanterar du väsentliga och icke väsentliga dokument? Har du en fast process? Hanteras alla dokument på en gång, eller är processen ad hoc?
Ta en titt på
- Hur skapas, registreras, kategoriseras och namnges dokument?
- Vad är förfarandet för digitalisering av dokument?
- Vilka är kraven för att radera eller kassera ett dokument?
- Vem hanterar dokumentundantag?
- Vilka dokument krävs för en revision?
Du bör också förstå antalet dokument du kommer att hantera för att få en uppfattning.
Utifrån denna inledande bedömning arbetar du med att rita flöden för processerna.
Steg 2: Identifiera mål och roller
När du har förstått processerna, försök att kartlägga orsakerna till dokumentarkivering.
- Vill du minska driftskostnaderna för att hantera dokument?
- Gör du detta för att följa riktlinjerna för datasäkerhet?
- Försöker du optimera din rekordhantering?
- Gör ledningsgruppen detta för att förbättra insynen i resurserna?
Baserat på målen kan du prioritera dem och ändra processer för dokumentarkivering. Förstå intressenternas roller i processen.
- Vem kommer att övervaka dokumentarkiveringsprocessen?
- Vilka behörighetsnivåer kommer du att använda för att begränsa tillträde till arkiverad data?
- Hur säkerställer du medarbetarnas efterlevnad?
Steg 3: Implementera ett retentionsschema
Nu är det dags att sätta upp ett lagringsschema. Förstå dokumenten som behöver behållas och de som inte gör det.
Du måste upprätthålla ursprungliga årsredovisningar eftersom de kan behövas längre fram. Undersök de federala, lokala, statliga och branschspecifika reglerna du måste följa.
Behåll t.ex. alla IRS och skatterelaterade dokument i minst sju år.
Riv sedan alla dokument som inte kräver arkivering eller som aldrig kommer att lagras permanent, såsom leverantörskataloger, skräppost och dubbletter. Du kan digitalisera dem genom att skanna dem och extrahera information använder OCR-programvara.
Steg 4: Digitalisera pappersfiler
Digitalisera pappersfiler för att minska kostnaderna, spara utrymme och förbättra dokumentorganisationen.
För förbättrad sökbarhet kan du använda OCR-programvara och en dokumentskanner, som Nanonets, för att sortera, organisera, märka och indexera dokument.
Steg 5: Välj en lagring
För digital lagring måste du välja mellan band-, disk- och molnlagring. Var och en har fördelar och nackdelar förknippade med långsiktig säkerhet, integritet och lättillgänglighet av programvara för dokumenthantering.
Steg 6: Automatisera med dokumentarbetsflöden
När alla processer och alla variabler är kartlagda är det dags att rulla ut processen.
Du kan använda programvara för dokumenthantering tycka om Nanonetter för att automatisera hela processen med hjälp av arbetsflöden utan kod. Den har också moln- eller lagringsalternativ på plats för att lagra dina dokument automatiskt. Se hur det fungerar.
Steg 7: Övervaka och optimera
Ingen process är perfekt till en början. Efter att ha implementerat dokumentarbetsflödena, ta emot feedback från intressenterna om att förbättra processen.
Vem ska man använda dokumentarkivering?
Ditt företag måste fokusera på dokumentarkivering om:
- Ditt företag hanterar mycket pappersarbete regelbundet
- Du kan behöva tillgång till gamla dokument i framtiden
- Revisioner är vanliga för företag som liknar dig
- Du måste lagra dokument som en del av efterlevnad och regulatoriska krav
Om dessa faktorer är relevanta för ditt företag kan du behöva arkivera dina dokument.
Skär ned dokumentarkiveringstiden från dagar till minuter med Nanonets. Minska kostnader och tid. Intresserad av att veta hur det fungerar?
Påbörja din gratis provperiod or boka ett samtal med oss.
Hur automatiseras dokumentarkivering?
Du kan automatisera dokumentarkivering med Nanonets i enkla steg.
För att göra det, skapa ett gratis konto på Nanonets eller logga in på ditt konto.
Steg 1: Du måste ställa in dokumentinsamling. Dokumenten kan laddas upp automatiskt till plattformen med hjälp av dataöverföringsalternativ.
Steg 2: Nu måste vi klassificera dokument. Nanonets-plattformen identifierar dokumenttypen automatiskt med dokumentklassificeringsmodellen.
Steg 3: I nästa steg kan du extrahera data från dokument och använda data för att göra aktiviteter som datamatchning, dokumentgodkännanden, datatvistelse, dataförbättring, databasmatchning, byta namn på PDF-filer och mer med automatisering av arbetsflöden.
Steg 4: Nu, efter att ha bearbetat dokumenten, är det dags att spara dem. Du kan exportera dokumentet till valfri molnlagring eller spara det i Nanonets-databasen.
Dokumentarkivering med nanonetter
Nanonets är en intelligent programvara för dokumenthantering med inbyggd OCR-programvara som kan hjälpa dig att konvertera alla dina pappersdokument till ett digitalt sökbart format. Nanonets är lätt att använda med ett dra-och-släpp-arbetsflödesbyggare utan kod som kan automatisera alla manuella dokumentprocesser.
Behövs hjälp? Vårt team är här för att hjälpa dig att ställa in allt!
Gå över till Nanonets och försök göra det själv nu. Eller be vårt team att göra det åt dig!
Nanonets används av 30,000 XNUMX+ glada proffs för att automatisera sina dokumentprocesser varje år. Här är en ögonblicksbild av Nanonets prestation
Här är vad våra kunder säger om oss.
Anta att du har en komplex dokumentarkiveringsprocess. I så fall kan vårt duktiga team hjälpa dig att förenkla och automatisera hela processen så att den blir effektiv och fungerar enligt dina krav. Vill du dela dina krav med oss? Ring upp ett samtal or skicka ett e-mail.
or påbörja din gratis provperiod
Varför ska du använda det?
Det finns många fördelar med att använda elektronisk dokumentarkivering:
- Spara utrymme: Digital dokumentarkivering kan spara utrymme och kostnader genom att frigöra utrymme och minska driftskostnaderna.
- Effektiv dokumenthantering: Med elektronisk dokumentarkivering kan du organisera, klassificera och lagra alla dina dokument på en centraliserad plats. Detta gör det enkelt att hantera dokument.
- Förbättra dokumentsäkerheten: Du kan begränsa bedräglig åtkomst och förbättra dokumentsäkerheten genom att lagra dokument i säker molnlagring.
- Lätt att söka i dokument: DMS-programvaran gör dokument till en sökbar databas, vilket innebär att du kan söka i dokument med nyckelord från dokument.
- Gör dig kompatibel: Vissa branscher behöver implementera dokumentarkivering för att uppfylla kraven.
Starta dokumentarkivering med Nanonets.
Betrodd av 30,000 500+ användare från 30+ företag för att automatisera XNUMX miljoner+ dokument!
Betygsatt 4.9 på G2. Ge det ett försök!
Användningsfall för dokumentarkivering
Dokumentarkivering är användbart för nästan alla typer av företag. Låt oss titta på några verkliga tillämpningar av dokumentarkivering i olika branscher.
- Financial Services företag måste se till att alla deras dokument är redo för revision. Det är här dokumentarkivering hjälper dem att upprätthålla alla loggar för kunder, växlingskvitton och andra juridiska dokument vid behov. Läs hur du kan automatisera det med finansiell automatisering.
- Detaljhandeln företag måste spara all information om kunder, leverantörer och leverantörer i händelse av eventuella avvikelser i framtiden. Läs mer om detaljhandelsautomation.
- Advokatbyråer & juridiska avdelningar behöver lagra allt ärenderelaterade avtal, dokument och fax som PDF-filer. De måste snabbt hitta dokument och offerter med hjälp av intelligent sökning och taggar. Det är där dokumentarkivering kommer väl till pass.
- Offentliga tjänster hantera mycket information dag ut och dag in. Allt är inte relevant nu, men de måste lagra all information som behöver vara lättillgänglig senare genom att klicka på en knapp.
- företag kan optimera sin dokumenthantering med effektiv dokumentarkivering. Genom att konvertera sina pappersdokument till en sökbart bibliotek, kan anställda minska tid på att söka efter dokument och digitalisering kan också förbättra datasynlighet.
Automatisera dokumentarkivering med Nanonets. Extrahera data från fakturor, identitetskort eller annat papper på autopilot!
or Påbörja din gratis provperiod
Dokumentarkivering kontra filsäkerhetskopiering
Dokumentarkivering tar en säkerhetskopia, eller hur? Tja, det är lite annorlunda.
Dokumentarkiveringsprocessen är för passiva dokument, medan säkerhetskopior används för aktiva filer i vardagliga system.
Syftet med ett dokumentarkiv är att behålla originalhandlingarna om de skulle behövas av flera skäl i framtiden. Däremot är målet med en filsäkerhetskopiering att behålla en kopia av aktiva filer i fall de faktiska filerna skadas eller går förlorade, vilket säkerställer driftkontinuitet.
Låt oss titta på fler skillnader mellan dokumentarkivering och filsäkerhetskopiering.
Dokumentarkiv |
Dokumentsäkerhetskopiering |
|
Mål |
Långtidslagring av dokument som inte används just nu |
Spara en kopia av senaste data i händelse av dataförlust eller korruption |
Bilar |
Vid behov – t.ex. Granska |
När aktuell data är skadad eller inte kan laddas |
Data |
Sparad som kopia. Data skrivs inte över |
Data skrivs över |
Typ av lagrad data |
Originaldata – t.ex. Finansiella rapporter |
Duplikat av aktuell data som en kopia |
Fart |
Återställningshastigheten är inte ett problem |
Bör vara i realtid |
Termin |
Långvarig lagring |
Kort till mellantidsförvaring |
Överladda din dokumentarkivering med Nanonets.
Optimera alla dina affärsprocesser som involverar dokument med Nanonets. Tappa aldrig reda på ett dokument, håll alla dina granskningsloggar redo och minska dokumentbedrägerierna till en bråkdel av kostnaden.
Vi har hjälpt många organisationer som Toyota, P&G och EY att digitalisera sina manuella processer utan kodade arbetsflöden, vilket har resulterat i kostnads- och tidsbesparingar.
Boka ett 10-minuters kort samtal där våra automationsexperter ser dina aktuella dokumentprocesser och guidar dig om hur du enkelt digitaliserar dina manuella processer.
Få en gratis produktrundtur or Prova själv.
8 februari 2023: Den här bloggen publicerades ursprungligen i juni 2022 och uppdaterades den 8 februari 2023 med uppdaterat innehåll.
Läs mer om dokumenthantering:
FAQ
Varför digitalisera dokument?
Produktiv dokumenthantering: Indexerade, digitaliserade dokument kan exporteras till ett system och automatiskt lagras i digitala bibliotek, där deras användning kan dokumenteras, spåras och hanteras.
Enkel återanvändning av text: När ett utskrivet ämne återställs till redigerbar text kan det ändras och återanvändas i Microsoft Excel eller Word, vilket sparar tid i allmänhet på att återskapa och skriva om dokument.
Sökbarhet: Dokument, inklusive nyckelord i metadata eller text, kan upptäckas av elektroniska söknätverk och indikeras inom några sekunder.
Enkel åtkomst: Digitala dokument kan hämtas från huvudarkivet när som helst och distribueras snabbt via e-post, vilket eliminerar behovet av att göra utskrivna kopior.
Vad är programvara för dokumentarkivering?
Programvara för dokumentarkivering konverterar dokument till digitala register som kan arkiveras, lättillgängliga och effektivt hanteras, vilket hjälper din institution att spara på lagringskostnader, förbättra de anställdas produktivitet och påskynda affärsprocedurerna.
Lämpliga för långtidsarkivering, de konverterade listorna är små med förhöjd visuell kvalitet. De kan läsas på olika apparater, lätt åtkomliga från isolerade platser och centralt arkiveras i elektroniska arkiv, digitala bibliotek eller nätverk för dokumenthantering. Alla företag kan påskynda interna procedurer och öka effektiviteten genom att tillhandahålla enkel åtkomst till digitalt lagrade kopior med definierade inträdesrättigheter.
Boka ett samtal där våra automationsexperter tittar på dina aktuella dokumentprocesser och visar dig hur du kan optimera dina arkiveringsprocesser.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
- 000
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- 7
- 9
- a
- Om oss
- tillgång
- Accessed
- Enligt
- Konto
- aktiv
- aktiviteter
- aktivitet
- Annat
- anslutit sig
- Efter
- mot
- Alla
- mängd
- mängder
- och
- årsringar
- apparater
- tillämpningar
- arkiv
- OMRÅDE
- Ankommer
- bedömning
- Bistånd
- associerad
- revision
- tillstånd
- automatisera
- Automatiserad
- automatiskt
- Automation
- tillgänglig
- säkerhetskopiering
- säkerhetskopior
- därför att
- fördel
- Fördelarna
- BÄST
- mellan
- Stor
- Bit
- Blogg
- lyft
- byggare
- företag
- affärsaffärer
- Affärsprocess
- affärsprocesser
- företag
- Knappen
- Ring
- Kort
- Vid
- kataloger
- kategorisera
- centraliserad
- val
- Välja
- klassificera
- Rensa
- Stänga
- cloud
- Cloud Storage
- röran
- samling
- COM
- Gemensam
- Företag
- företag
- komplex
- Efterlevnad
- kompatibel
- konsulter
- innehåll
- Däremot
- konvertera
- konverterad
- kopior
- FÖRETAG
- skadad
- Pris
- Kostar
- skapa
- skapar
- Aktuella
- kund
- Kunder
- datum
- dataförlust
- datasäkerhet
- Databas
- dag
- dag för dag
- Dagar
- behandla
- som handlar om
- Erbjudanden
- definierade
- leverera
- Efterfrågan
- demo
- avdelningar
- detekterad
- Skillnaden
- skillnader
- olika
- digital
- digitala dokument
- digitalt
- digitalisering
- Digitalisera
- digitaliseras
- digitaliserings
- distribueras
- dokumentera
- dokumenthantering
- dokumentprocessen
- dokument
- gör
- inte
- ner
- dynamisk
- varje
- lättare
- lätt
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- antingen
- Elektronisk
- elektroniskt
- förhöjd
- eliminera
- Anställd
- anställda
- förbättrad
- säkerställa
- säkerställa
- företag
- Hela
- inträde
- väsentlig
- väsentligen
- Eter (ETH)
- Även
- NÅGONSIN
- Varje
- alla
- allt
- excel
- utbyta
- verkställande
- kostnader
- experter
- export
- extrahera
- extrakt
- EY
- faktorer
- misslyckas
- FAQ
- Federal
- återkoppling
- Fil
- Filer
- Arkivering
- finansiella
- hitta
- företag
- Förnamn
- passa
- fixerad
- flöden
- Fokus
- följer
- format
- fraktion
- bedrägeri
- bedräglig
- Fri
- fri rättegång
- från
- framtida
- G2
- Få
- allmänhet
- genereras
- skaffa sig
- gif
- Ge
- Målet
- Mål
- god
- styra
- riktlinjer
- hantera
- Handtag
- praktisk
- lyckligt
- hjälpa
- hjälpte
- hjälp
- hjälpa
- hjälper
- här.
- Hur ser din drömresa ut
- How To
- HTTPS
- Hybrid
- Tanken
- identifierar
- identifiera
- Identitet
- genomföra
- genomföra
- förbättra
- förbättra
- in
- inaktiv
- Inklusive
- index
- industrier
- industrin
- branschspecifika
- informationen
- inledande
- Institution
- institutioner
- integritet
- Intelligent
- intresserad
- inre
- inbjudan
- engagera
- IRS
- isolerat
- IT
- Jobb
- Ha kvar
- hålla
- Vet
- etikett
- Large
- Adress
- nivåer
- bibliotek
- BEGRÄNSA
- listor
- lokal
- läge
- platser
- Lång
- lång sikt
- längre
- se
- förlorar
- förlust
- Lot
- Huvudsida
- bibehålla
- större
- göra
- GÖR
- hantera
- förvaltade
- ledning
- manuell
- manuellt
- många
- karta
- massiv
- matchande
- betyder
- metadata
- Microsoft
- Microsoft Excel
- mellanstorlek
- kanske
- miljon
- minuter
- modell
- pengar
- Övervaka
- mer
- flytta
- Som heter
- nästan
- Behöver
- behov
- nätverk
- Nästa
- normala
- antal
- mål
- OCR
- OCR-programvara
- Gamla
- ONE
- operativa
- Optimera
- Tillbehör
- organisation
- organisationer
- ursprungliga
- ursprungligen
- Övriga
- ägare
- Papper
- papper
- pappersarbete
- del
- särskilt
- parti
- passiva
- perfekt
- prestanda
- permanent
- fysisk
- plattform
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- placerad
- praktiken
- föredra
- Prioritera
- förfaranden
- process
- processer
- bearbetning
- Produkt
- produktivitet
- yrkesmän/kvinnor
- rätt
- ordentligt
- publicerade
- kvalitet
- Snabbt
- snabbt
- Läsa
- redo
- skäl
- kvitton
- senaste
- registreras
- register
- minska
- reducerande
- referenser
- regelbunden
- regelbundet
- regulatorer
- relevanta
- Rapport
- Repository
- kräver
- Obligatorisk
- Krav
- forskning
- Resurser
- återställande
- återställa
- kvarhållande
- retentionstid
- Omdömen
- rättigheter
- väg
- roller
- Rulla
- regler
- Save
- sparande
- Besparingar
- scanning
- tidtabellen
- Sök
- söka
- sekunder
- säkra
- Säkrad
- säkerhet
- service
- Tjänster
- in
- sju
- flera
- Dela
- Skjuta
- Kort
- skall
- show
- liknande
- Enkelt
- förenkla
- Small
- smartare
- Snapshot
- So
- Mjukvara
- lösning
- Lösningar
- några
- Utrymme
- fart
- Spendera
- spent
- intressenter
- Ange
- bo
- Steg
- Steg
- lager
- förvaring
- lagringsalternativ
- lagra
- lagras
- lagrar
- ämne
- sådana
- SAMMANFATTNING
- system
- System
- Ta
- tar
- tar
- begåvade
- grupp
- Smakämnen
- Framtiden
- den information
- deras
- tre
- tid
- till
- alltför
- toyota
- spår
- Transformation
- rättegång
- betrodd
- förstå
- uppdaterad
- uppladdad
- us
- Användning
- användning
- användare
- utnyttjas
- Värdefulla
- olika
- Valv
- leverantör
- Verifiering
- via
- synlighet
- sätt
- Vad
- Vad är
- som
- utbredd
- kommer
- inom
- ord
- Arbete
- arbetsflöde
- arbetsflödesautomatisering
- arbetsflöden
- fungerar
- Världens
- år
- år
- Din
- själv
- zephyrnet