Om du driver ett dagis kommer du förmodligen att gå igenom många babyservetter. Av avgörande betydelse för att ta hand om spädbarn och småbarn, måste babyservetter fyllas på regelbundet, vilket säkerställer att ditt daghem alltid har några till hands. Om babyservetter tar slut kommer bebisarna att få undermålig vård och personalen kommer att känna att de saknar det stöd som behövs för att göra sitt jobb efter bästa förmåga.
Med lite administrativ framsynthet är det lätt att undvika en dynamik som den ovan, särskilt när det handlar om allmänna inköpsorder. En filt PO är det enklaste sättet att få återkommande affärsmaterial enligt ett fastställt schema. Oavsett vilken typ av verksamhet du driver, kommer optimering av leverantörsbetalningsdynamiken och partnerskap i allmänhet att ha en inverkan på din organisations framgång.
Restauranger kan förlita sig på inköpsorder av filt för att hålla servetter och sockerpaket i lager medan kontorscentrerade företag ofta använder filtbeställningar för att fylla förrådsskåpet. När som helst varor eller tjänster behövs regelbundet, överväg att samarbeta med dina leverantörer för att skapa en övergripande PO. Vi visar dig hur du använder dem, illustrerar de bästa användningsfallen för allmänna inköpsorder och till och med lyfter fram några av fördelarna och nackdelarna med att närma sig upphandlingsprocess den här vägen.
Vad är en filtbeställning?
Om en köpare förses med varor eller tjänster på en regelbunden basis, kan en generell inköpsorder användas för att täcka alla separata transaktioner under en PO. Även om den fungerar som en rekvisitionsorder till en början, när en säljare samtycker till en generell PO, blir det ett långsiktigt kontrakt mellan en köpare och en säljare. En övergripande PO fixar inköpspriset och leveransdetaljerna under en viss tid.
För en dagbarnvårdare som köper våtservetter, kan en filt PO med servettleverantören uppge att varje vecka kommer en ny låda med våtservetter att levereras till ett pris av $250. En allmän inköpsorder beskriver artiklarna som köps, kvantiteten som levereras vid varje intervall, tillhörande prissättning, leveranstidslinjer och mer. Nu när "Vad är en filt PO?" har ett tydligt svar kan vi ta en titt på allt som ingår i dessa typer av PO:
- Avtalets längd
- Produktkvantitet och prissättning
- Säljarens kontaktinformation
- Kundens faktureringsinformation
- Leveransinformation (tidslinje, plats, etc.)
- Avbokningsregler
Oavsett om du är på köpar- eller säljarsidan av en generell inköpsorder, är det bäst att begränsa dess giltighet till ett år eller mindre. Om affärsrelationen fortsätter under nästa år kan en ny övergripande PO skapas. Denna enkla hänsyn hjälper till att isolera båda parter från risker förknippade med prisfluktuationer eller förändrade affärsbehov.
Slutligen, kom ihåg att en filt PO är en Typ av inköpsordern. A inköpsorder avser köpeavtal mellan köpare och säljare. POs kan vara för engångsköp, och det är de ofta, men det som gör att en filt PO sticker ut är dess förmåga att användas flera gånger under en given period.
När ska man använda en filtsförsäljning?
Allmänna inköpsorder är ett utmärkt verktyg för att förenkla leverantörsrelationer, men de är inte avsedda för alla situationer. I allmänhet används inköpsorder när en kund eller köpande enhet vill köpa varor eller tjänster från en leverantör eller leverantör. Om en enhetlig kvantitet av varorna eller tjänsterna i fråga behövs regelbundet – till exempel veckovis eller månadsvis – kan och bör generella PO:s användas.
Så länge enhetskostnaden inte förväntas fluktuera för mycket inom giltighetsperioden för en generell PO, tjänar detta tillvägagångssätt leverantörer och köpare väl. Allmänna inköpsorder ger leverantörer chansen att förutse en del av kommande beställningar, säkerställa att lagernivåerna är tillräckligt höga för att täcka återkommande beställningar och ta hänsyn till inkommande kundbetalningar regelbundet.
På köparsidan är allmänna inköpsorder lättare att spåra eftersom de har ett enda inköpsnummer kopplat till alla beställningar av de varor eller tjänster som anges på inköpsordern. Denna processförenkling kanske inte verkar som om den skulle ha en enorm inverkan på företagets produktivitet, men i den snabba affärsmiljö som finns idag, räknas varje sekund.
Låt oss säga att en kontorsanställd behöver en ny uppsättning pennor och en ny anteckningsbok. I det här fallet, eftersom de bara gör en engångsbeställning, en rekvisitionsorder är lämpligare än en allmän PO. Men i en annan situation kan samma kontorsanställd vara ansvarig för att hålla kontorssnacks lagrade i pausrummet. Eftersom människor föredrar att samma tilltugg alltid finns tillgängligt, bör den här anställde samordna en inköpsorder av filt med snacksleverantören för dessa specifika föremål.
Fördelar med filtbeställningar
I upphandlingsprocessen fyller en generell PO en unik roll; det skapar ett varaktigt affärsavtal där köparen garanteras en stadig ström av leveranser under en viss period och säljaren garanteras en viss inkomst från ordern. Även om övergripande PO inte är avsedda för varje B2B-köpscenario, ger de många fördelar när de används:
Produktivitet
Varje inköpsorder tar tid att skapa, fylla i och skicka fram och tillbaka innan en order är i rörelse. Denna tid – på båda sidor av köpet – summerar snabbt. Istället för att kräva att säljteamet och inköpsteamet i två olika organisationer lägger tid på att skapa en ny PO för varje order, behöver generella PO:n bara skapas en gång, sedan står de så länge de är giltiga.
Kostnadsbesparingar
Att optimera leverantörshantering sparar tid, och i affärer är tid pengar. Mindre spenderad tid onboarding-leverantörer, matcha inköpsorder till fakturor, och att följa upp utestående order kan skapa en möjlighet för dina anställda att investera tid i andra områden. Dessutom används generella POs ofta för bulkorder, vilket kan leda till rabatter eller bättre inköpsvillkor.
Fasta prisstrukturer
Eftersom en generell PO använder ett fast pris för mängden varor eller tjänster som köps, är det lättare för redovisningsteam att spåra de ekonomiska konsekvenserna av varje transaktion. Kundreskontraexperter vet att de letar efter en betalning på samma dollarbelopp varje månad och AP-team som hjälper till att göra köpet kan bättre förutse kassautflödet inom en specifik redovisningscykel.
Optimerad upphandling
Med generella PO:er förenklas lagerhanteringen och upphandlingsprocessen blir mer enhetlig och lättare att förutse. Att förbättra upphandlingsprocessen, även på små sätt, kan ha en mycket stor inverkan på din verksamhet.
Förenklad betalningsprocess
Om det bara finns en inköpsorder att verifiera kan leverantörsreskontrateam vara snabbare när de granskar, godkänner och betala fakturor kopplat till den allmänna inköpsordern.
Nackdelar med tomma inköpsorder
I affärer är den enda konstanta förändringen, och ibland, med ett stillastående dokument som en filt PO, kan förändringar vara svåra att hantera. Om du ska använda generella POs behöver du insyn i de utmaningar som kan komma i förgrunden.
Marknadsförändringar
Den fasta prissättningen, som kan fungera för dig i vissa situationer, är lite av en chansning när du har att göra med generella POs. Låt oss säga att daghemmet säkrar våtservetter för 250 USD i veckan, men ett stort marknadsskifte sker 4 månader in i den 1-åriga täckningsinköpsperioden, vilket driver kostnaden för våtservetter upp till 350 USD. Säljaren skulle då förlora på $100 med varje återstående transaktion. Å andra sidan, om priserna sjunker, har köparen fastnat för att köpa produkten till ett högt pris under resten av året.
Begär noggrannhet
Ibland kommer ditt företags behov också att förändras. Om du har aktiva övergripande PO:s på plats kan det vara svårt att möta ditt företags behov. Om du faktiskt behöver färre babyservetter till din dagis, köper du för mycket och slösar bort pengar.
Audit Trail
Under källa till betalning eller upphandla-till-betala-processer, inköpsteam arbetar flitigt för att säkerställa att inkommande varor faller inom de förgodkända parametrarna för en generell PO. Om något registreras felaktigt på inköpsordern, eller om siffror blandas ihop i ditt system, finns det möjlighet att en allmän inköpsordnare orsakar revisionsproblem.
Hur teknik kommer in i bilden
Vi vet alla att inköpshantering är omöjlig utan insatser och hårt arbete från säljteam, inköpsproffs, experter på leverantörsreskontra och AR-avdelningar. Dessa typer av anställda kommer alltid att spela en avgörande roll i förhållandet mellan säljare och köpare, men i dagens landskap kan tekniken göra mycket för att göra deras liv enklare.
En AP-automationsprogramvara som Nanonetter, parad med programvara för fakturahantering och ett fast ämne tillverkar ERP kan förenkla och automatisera lagerspårning, godkännandearbetsflöden, orderövervakning, trevägsmatchning. Dessa verktyg kan till och med möjliggöra elektroniska betalningar som ACH eller EDI-betalningar.
Blanket POs kommer inte någonstans, men med rätt mjukvarulösning förstärks fördelarna med dem och nackdelarna dämpas. När vi fortsätter att förfina upphandlingsprocessen med teknik är det ett måste att införliva övergripande POs.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/blanket-purchase-order/
- : har
- :är
- :inte
- :var
- $UPP
- a
- förmågor
- förmåga
- ovan
- rymma
- Konto
- Redovisning
- konton
- oh
- aktiv
- handlingar
- faktiskt
- Lägger
- administrativa
- Avtal
- instämmer
- Alla
- Även
- alltid
- mängd
- Amplified
- an
- och
- Annan
- svara
- förutse
- något
- var som helst
- ap automation
- tillvägagångssätt
- närmar sig
- lämpligt
- AR
- ÄR
- områden
- AS
- associerad
- At
- revision
- automatisera
- Automation
- tillgänglig
- undvika
- B2B
- Bebis
- tillbaka
- grund
- BE
- blir
- innan
- Där vi får lov att vara utan att konstant prestera,
- Fördelarna
- BÄST
- Bättre
- mellan
- Stor
- fakturering
- Bit
- båda
- båda parter
- Båda sidor
- köpt
- Box
- föra
- företag
- men
- KÖPARE..
- köpare
- Uppköp
- KAN
- vilken
- Vid
- fall
- Kontanter
- orsakar
- Centrum
- vissa
- utmaningar
- chans
- byta
- Förändringar
- byte
- laddning
- klar
- komma
- kommer
- Företag
- Nackdelar
- Tänk
- övervägande
- konstant
- kontakta
- fortsätta
- fortsätter
- kontrakt
- samordna
- Pris
- kunde
- täcka
- skapa
- skapas
- skapar
- Skapa
- kritisk
- avgörande
- kund
- som handlar om
- levereras
- leverans
- avdelningar
- detalj
- detaljer
- olika
- svårt
- flitigt
- rabatter
- do
- dokumentera
- Dollar
- ner
- drivande
- dynamisk
- Dynamiken
- varje
- lättare
- lätt
- Elektronisk
- Anställd
- anställda
- möjliggöra
- änden
- förbättra
- tillräckligt
- säkerställa
- säkerställa
- enhet
- Miljö
- speciellt
- etc
- Även
- Varje
- allt
- överskott
- finns
- förväntat
- experter
- Höst
- snabb
- känna
- färre
- fylla
- finansiella
- Förnamn
- fixerad
- fast
- Flip
- fluktuera
- fluktuationer
- efter
- För
- förgrunden
- framsynthet
- vidare
- färsk
- från
- ytterligare
- Gamble
- Allmänt
- skaffa sig
- Ge
- ges
- Go
- kommer
- varor
- stor
- garanterat
- sidan
- händer
- Hård
- hårt arbete
- Har
- hjälpa
- hjälper
- Hög
- Markera
- Hur ser din drömresa ut
- How To
- Men
- HTTPS
- if
- illustrera
- Inverkan
- implikationer
- omöjligt
- in
- I andra
- ingår
- Inkomst
- Inkommande
- införlivande
- felaktigt
- ingång
- istället
- in
- lager
- Inventory Management
- Invest
- involverade
- IT
- artikel
- DESS
- Lediga jobb
- bara
- Ha kvar
- hålla
- Vet
- Brist
- liggande
- bestående
- leda
- mindre
- nivåer
- tycka om
- BEGRÄNSA
- Noterade
- Bor
- läge
- Lång
- lång sikt
- se
- du letar
- förlora
- Lot
- större
- göra
- GÖR
- ledning
- många
- marknad
- massiv
- matchande
- Materia
- Maj..
- menas
- Möt
- Medlemmar
- kanske
- emot
- blandad
- pengar
- övervakning
- Månad
- månad
- månader
- mer
- rörelse
- mycket
- multipel
- måste
- Behöver
- behövs
- behov
- Nya
- Nästa
- Nej
- anteckningsbok
- nu
- antal
- nummer
- få
- of
- Office
- Ofta
- on
- gång
- ONE
- endast
- Möjlighet
- optimera
- or
- beställa
- ordrar
- organisationer
- Övriga
- ut
- utestående
- paket
- parade
- parametrar
- parter
- partnerskap
- betalning
- betalningar
- Personer
- perioden
- Plats
- placering
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Spela
- PO
- policy
- del
- PoS
- Möjligheten
- föredra
- pris
- Prissvängningar
- Priser
- prissättning
- förmodligen
- process
- processer
- bearbetning
- upphandling
- upphandlingsprocess
- Produkt
- produktivitet
- yrkesmän/kvinnor
- PROS
- leverantör
- inköp
- Köpeavtal
- inköpsorder
- köpt
- inköp
- inköp
- mängd
- fråga
- snabbare
- snabbt
- fordran
- motta
- registreras
- återkommande
- hänvisar
- förfina
- regelbunden
- regelbundet
- relation
- Förhållanden
- förlita
- Återstående
- REST
- reviewing
- höger
- risker
- Roll
- Körning
- försäljning
- Samma
- säga
- scenario
- tidtabellen
- planerad
- Andra
- säkrar
- verka
- sända
- separat
- serverar
- Tjänster
- in
- skifta
- skall
- show
- sida
- Sidor
- liknande
- Enkelt
- förenklade
- förenkla
- förenkla
- eftersom
- enda
- Situationen
- situationer
- Small
- mellanmål
- Mjukvara
- Mjukvarulösning
- lösning
- några
- ibland
- specifik
- spendera
- spent
- Personal
- stå
- stadig
- ström
- framgång
- sådana
- socker
- levereras
- leverantör
- leverantörer
- tillhandahållande
- leverera
- stödja
- system
- bord
- Ta
- tar
- grupp
- lag
- Teknologi
- villkor
- än
- den där
- Smakämnen
- deras
- Dem
- sedan
- Där.
- Dessa
- de
- detta
- de
- Genom
- tid
- tidslinje
- tidslinjer
- gånger
- till
- i dag
- dagens
- alltför
- verktyg
- verktyg
- spår
- Spårning
- transaktion
- Transaktioner
- två
- Typ
- typer
- under
- unika
- enhet
- Unsplash
- kommande
- användning
- Begagnade
- användningar
- giltigt
- leverantör
- försäljare
- verifiera
- mycket
- synlighet
- Sätt..
- sätt
- we
- vecka
- vecka
- VÄL
- Vad
- Vad är
- när
- som
- medan
- VEM
- kommer
- torka
- med
- inom
- utan
- Arbete
- arbetssätt
- skulle
- år
- dig
- ung
- Din
- zephyrnet