Hur man hanterar risker i försörjningskedjan i en tid av oförutsägbarhet

"Once-in-a-generation"-händelserna på senare tid har öppnat företags ögon för vikten av effektiv riskplanering och riskhantering, och sårbarheten i deras leverantörskedjor.

Myntad av statistikern Nassim Nicholas Tayeb, en "svart svan" är en sällsynt och oförutsägbar händelse som har en katastrofal inverkan på företag och industrier. Dess inneboende låga sannolikhet för att inträffa, i kombination med en hög potentiell påverkan, gör det svårt att förbereda sig för.

Ändå, 65% av företag globalt verkar på en grundläggande riskhanteringsnivå som kan vara effektiv mot kända risker, såsom leverantörskonkurs, men inte sådana som är okända eller svåra att förutse. Och tack vare ökande globala sammanlänkning, geopolitiska spänningar och andra störningskällor, ökar händelserna med svarta svanen i frekvens.

Den långsiktiga effekten av en svart svan kan vara förödande för ett företag och till och med hela ekonomier. Bland de mest betydande effekterna är ekonomiska förluster till följd av skador på infrastruktur, mindre efterfrågan på en produkt eller tjänst, brist på material eller delar och långa förseningar i godstransporter.

Rykteskada kan också följa, särskilt om en organisation eller branschen där den verkar är delvis ansvarig för en Black Swan-händelse. Företagen observeras noga och bedöms utifrån hur de hanterar en katastrofal händelse i många år framöver.

Juridiska och regulatoriska utmaningar kan följa om dålig hantering av krisen av företag eller industrier leder till utredningar, vilket lägger till ytterligare kostnader och komplexitet innan de återgår till "normalt".

Leverantörsdiversifiering är bland de viktigaste åtgärderna ett företag kan vidta för att överleva en svart svan-händelse, men det kräver förplanering. En multi-sourcing-strategi införlivar företag som ägs av olika individer eller grupper i försörjningskedjan. I grund och botten fungerar det som en form av försäkring: om en domino blir instabil, faller inte hela sortimentet.

Diversifiering kan innebära att bredda ett leverantörsnätverk till att omfatta inhemska och internationella partners. Inhemska leverantörer tar vanligtvis mer betalt än globala, främst för att de kan erbjuda kortare ledtider och mer flexibel, personlig service. Men under kaoset av en svart svan är det mindre troligt att de sviker dig.

En av de viktigaste fördelarna med detta tillvägagångssätt är möjligheten att skapa ett skyddsnät om en leverantör har svårigheter och det finns ett behov av att minimera störningar. Till exempel minskade Suezkanalens obstruktion 2021 kapaciteten för asiatiska och europeiska handelsfartyg med 15% till 21%, men beroende av flera leverantörer skulle sannolikt ha minskat de ekonomiska konsekvenserna.

Utöver de ekonomiska och logistiska fördelarna hjälper diversifiering av leverantörer företag att uppnå mål för socialt ansvar, stödja nya och små företag utan att drastiskt öka riskerna i leverantörskedjan. Nedan följer några steg de kan vidta för att uppnå dessa mål.

Prioritera due diligence från början till slut. Upprätthållande av strikt kvalitetskontroll är en av de upphandlingsriskmått som kan förbises under en Black Swan-händelse. Det är dock en viktig komponent i effektiva upphandlingsstrategier.

Inköpsproffs fokuserar ofta mycket på avbrott i försörjningskedjan, hantering av leverantörsrelationer och maverick-utgifter, men de får inte glömma vikten av kvalitetskontroll. 

Till exempel, i händelse av en mycket störande Black Swan-händelse, kommer sannolikt snabb identifiering och introduktion av alternativa leverantörer att ha företräde framför kvalitet. För att minska risken måste organisationer se till att deras upphandlingsstrategier prioriterar kvalitetskontroll och att de har backup-planer på plats i händelse av avbrott.

När som helst bör företag mäta och granska leverantörernas resultat för att säkerställa att de uppfyller nyckeltal. De CIPS upphandlingscykel består av 13 steg, som börjar på begäran om förslagsspecifikation och avslutas med kapitalförvaltning.

Leverantörs styrkort är ett konkret sätt att garantera produkt- och tjänstkvalitet, leveranstid och andra avgörande nyckeltal. De hjälper företag att minska riskerna i leveranskedjan genom att undvika kostsamma problem som förseningar, missade leveranser och skadade varor. 

Distribuera specialistprogramvara. Ökad användning av specialistteknik och mjukvara vid upphandling förutspås som en stora trenden för 2023, i takt med att artificiell intelligens och automatiserade system blir mer allmänt antagna.

Motståndskraftiga leveranskedjor bygger på delad information. Ändå kan det vara svårt att analysera, tolka och agera utan en central plattform som ger 360-graders synlighet. När allt kommer omkring, med utvärderings- och övervakningsarbete i flera e-postmeddelanden, inkorgar och dokument, är det lätt att missa något viktigt, särskilt när krisen slår till.

Inköps- och upphandlingsplattformar gör det enklare att hantera leverantörsprestanda och övervaka leveranskedjans stabilitet. Centraliserade databaser stödjer insamling av leverantörsdata och efterlevnadsspårning, vilket ökar synligheten inom ekosystemet för leverantörshantering. Effektiviserade processer minskar också arbetsbelastningen och sparar inköpsteam dyrbar tid, samtidigt som marginalen för mänskliga fel minskar.

Fördelarna sträcker sig bortom riskhantering. Genom att digitalisera upphandlingsprocesser kan organisationer upptäcka, bedöma, engagera och övervaka leverantörer, vilket gör det möjligt för dem att mäta framsteg mot viktiga affärsprioriteringar som leveranskontinuitet; miljö, social och styrning (ESG) prestanda och innovation.

Planera för pivoter. För att klara av Black Swan-händelser är det viktigt att företag ger utrymme för smidiga och flexibla pivoter i upphandling.

Begreppet "agil upphandling" är inte nytt. Men dess användning har skalat upp sedan covid-19-pandemin, trots att kritiker som Bill Gates (och Taleb själv) sa att det var en helt förutsägbar om inte oundviklig händelse.

De många fördelarna med agila upphandlingar inkluderar att göra det möjligt för företag att göra intelligenta rörelser snabbare, ge mer utrymme för förhandlingar mellan partners, förbättra processer och introducera ny teknik, förbättra tillgängligheten och användbarheten för intressenter och implementera ansvarsfulla strategier i enlighet med realtidsmått.

Inga fler ursäkter eftersom det är "så som vi alltid har gjort det."

Jack Macfarlane är grundare och verkställande direktör för DeepStream.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36658-how-to-manage-supply-chain-risk-in-the-age-of-unpredictability