Hur organisationer kan skapa framgångsrika processautomatiseringsstrategier - DATAVERSITET

Hur organisationer kan skapa framgångsrika processautomatiseringsstrategier – DATAVERSITET

Tidsstämpel: 16 juni 2023 3:25
Källnod: 2726349

Processautomatisering fortsätter att ta fart inom olika branscher. 2023 State of Process Orchestration rapport fann att 96 % av IT-beslutsfattarna anser att det är avgörande för sina digitala transformationsmål, och i en 2022 Gartner-undersökning80 % av cheferna trodde att automatisering kan tillämpas på alla affärsbeslut. Ändå går inte alla automationsprojekt som planerat. Samma Gartner-undersökning visade att endast 54 % av AI-projekten går från pilot till produktion. Och a 2022 undersökning från mitt företag visade att 88 % av processautomationsprojekten släpade efter de ursprungliga prognoserna.

Varför koppla bort? Medan IT-ledare nämner många skäl, finner bland andra Forrester att många automatiseringsbrister härrör från brist på vision eller strategi. Strategi är förvisso en av de största hämmarna för processautomatiseringens framgång. Baserat på våra rapporter och på konversationer på fältet har vi sett automatiseringsstrategier spåra ur av ett antal faktorer, allt från överinvesteringar utan föregående bedömningar, brist på tekniskt kunnande bland IT-team och avbrott mellan teknologier som används och företagets processer i drift. i stor skala för optimering.

För att genomföra en framgångsrik automationsstrategi måste ledare göra mer än att bara fokusera på att lägga till mer teknik. De måste också säkerställa att människor och projekt är anpassade till ett gemensamt uppdrag, att projekt startar långsamt och följer rimliga förväntningar och att en smart uppsättning övergripande teknologier styr processer. Här är några steg som företag kan ta mot dessa mål.

Justera intressenter 

Organisationer har ställts inför utmaningar att få affärer och IT på samma sida i flera år. Även om denna trend inte är något nytt, kämpar organisationer fortfarande med IT- och affärsanpassning när det gäller att utföra processautomatiseringsstrategier. Forskning visar att även om 95 % av IT-ledarna är överens om att för att processautomatisering ska kunna ske effektivt måste företag och IT-ledare vara samordnade och samarbeta, men 26 % identifierar bristande anpassning som en viktig orsak till att inte sträva efter mer processautomation.

Det är klart att detta måste ändras. Organisationer kan främja mer samarbete genom att anta en modifierad "Center of Excellence" (CoE)-metod. I vissa företag kan det innebära att man skapar en community som ägnar sig åt processautomatiseringsuppgifter och strategier, där utövare kan dela bästa praxis och ställa frågor till varandra. CoE bör hjälpa medlemmar från affärs- och IT-team att arbeta bättre tillsammans genom att samordna uppgifter, undvika att återuppfinna projekt från grunden och generellt ge dem möjlighet att driva kontinuerliga förbättringar tillsammans.

Vissa organisationer kanske vill skapa ett centralt fokus på processautomation utan att använda själva CoE-termen. Terminologin i sig bär en del äldre bagage från centraliserad programvara för Business Process Management (BPM). Vissa förlitade sig på ett centraliserat tillvägagångssätt för sin CoE, och räknade med ett team för att implementera processautomation för hela organisationen. Det tillvägagångssättet ledde ofta till flaskhalsar för både utvecklare och en rad företagsledare, vilket gav CoE ett dåligt rykte med få påvisbara resultat. Av dessa skäl kan det vara meningsfullt att "rebrand" CoE som ett automations- eller orkestreringsteam. Oavsett vilket namn som används kan en CoE-modell hjälpa till att påskynda processautomatisering.

Genom att skapa en struktur dedikerad till processautomation kan organisationer ingjuta ett processtänk i sin verksamhet. Amazon och andra branschledare tänker i processer. De etablerar processer för att hjälpa dem att lösa affärsproblem, som att skapa en bättre kundupplevelse eller förbättra intern effektivitet. De förstår att processer kan ge dem en strategisk fördel på marknaden. En processautomation CoE kan evangelisera processautomation. Med andra ord kan CoE hjälpa organisationen att anta ett gemensamt språk för affärsprocesser – inklusive hur man beskriver och utför dem.

CoE kan också köra styrning och konsekvens över affärsprocesser i hela organisationen. Det kan betyda allt från att etablera en gemensam infrastruktur, mjukvara och tjänster, till att hantera projekt från ände till slut. Detta team tillhandahåller ofta "acceleratorer" (som kopplingar) eller återanvändbara komponenter, för att förbättra tidsåtgången för automationsprojekt. När företag skalas upp blir denna nivå av konsekvens och styrning mer kritisk.

Gradvis förvandling 

IT-modernisering är en högsta prioritet för de flesta företagsorganisationer. Men många stora företag arbetar fortfarande med äldre system som de inte har råd att byta ut på en gång. Dessa system kör ofta verksamhetskritiska processer, och att ersätta dem kan orsaka potentiella driftstopp. Bortsett från störningar kan moderniseringsinsatser kosta miljontals dollar i investeringar i ny teknik och utvecklings-/teknikkostnader.

En gradvis omvandling kan å andra sidan lösa automationsproblem till lägre kostnad, med minimala eller inga störningar. Till exempel, som det första steget i en gradvis transformation, kan ett företag överväga att bryta upp en äldre monolit genom att ta manuella uppgifter som drivs av kundtjänstrepresentanter och automatisera några av dem med robotar för processautomatisering (RPA). Steg två kan vara att orkestrera dessa RPA-bots för att knyta samman till faktiska affärsprocesser som kan inkludera flera bots, andra IT-system eller godkännanden från handledare. Steg tre kan vara att avbryta dessa bots och ersätta dem med moderna, mikrotjänster-baserade applikationer som är mycket mer robusta och enkelt kan kopplas in i den befintliga end-to-end-processen.

Att etablera en strategi som introducerar automatisering genom en rad steg, som börjar med ett proof of concept, kan sätta ett automationsinitiativ på rätt spår. 

Processorkestrering

Automatisering var en gång lätt att underhålla, när organisationer använde den för att utföra små, silade uppgifter. Men i takt med att organisationer automatiserar fler och fler uppgifter i affärskritiska end-to-end-processer måste det nu finnas ett sätt att säkerställa sammanhållning och kontinuitet mellan alla automatiserade uppgifter – oavsett vem eller vilka som äger och utför dessa processer.

Detta kan åstadkommas genom att inrätta ett nytt tekniklager som kontrollerar det växande antalet automatiserade uppgifter, som utförs av olika slutpunkter som system, människor eller enheter. Dessa så kallade "processorkestreringsverktyg" samordnar de olika slutpunkterna i en affärsprocess och binder ibland samman flera processer. Processorkestrering hjälper intressenter att arbeta med de människor, system och enheter som en organisation redan har – samtidigt som de uppnår även de mest ambitiösa målen kring end-to-end processautomation.

Utan processorkestrering kan automationsinitiativ möta ett antal utmaningar, inklusive följande:

  • Trasig end-to-end-automatisering; eftersom lokala automatiseringar inte är integrerade med varandra är hela processen inte helt automatiserad.
  • Brist på förståelse; hela processen är inte helt synlig och nyckeltal är svåra att spåra.
  • Brist på flexibilitet; Det är svårt att förändra end-to-end-processen eftersom det leder till potentiella förändringar i många olika system.

Att övervinna dessa problem kommer att hjälpa organisationer att öka sin användning av automation och framgångsrikt genomföra sina automatiseringsstrategier.

Slutsats

Även om processautomatisering förblir ett överordnat strategiskt mål, kräver det arbete för att lyckas. Organisationer kan förbättra sina chanser att lyckas genom att samordna nyckelintressenter, börja långsamt och tillämpa teknologier som orkestrerar processer för maximal effekt.

Tidsstämpel:

Mer från DATAVERSITET