Det är en scen som är alltför vanlig under skattesäsongen - redovisningsteamet kurar ihop sig i ett rum, går ner och matar manuellt in data från högar av fakturor och kvitton i kalkylblad. Skulle det inte vara trevligt om deras talang spenderas på meningsfullt arbete som flyttar nålen? Tyvärr är det inte bara isolerat till redovisning. En Zapier-undersökning visade det 76% av anställda spenderar upp till 3 timmar dagligen på datainmatning.
AI-datainmatning som drivs av maskininlärning (ML) och naturlig språkbehandling (NLP) kan hjälpa till att förändra den scenen. Organisationer har rapporterat en 95% minskning i datainmatningstid efter byte till robust programvara för automatisk datainmatning. Läs vidare för att lära dig mer när vi utforskar hur AI-datainmatning fungerar, dess viktigaste fördelar och praktiska tips för att implementera det i din organisation.
Vad är AI-datainmatning?
Datainmatning som drivs av AI hänvisar till att använda artificiell intelligensteknik för att automatisera processen att extrahera och mata in data i digitala system för vidare användning.
Ditt team kommer inte längre att behöva skriva in information manuellt i formulär, applikationer eller databaser. Och det är bara hälften av historien. Vanligtvis kan en robust dataautomatiseringslösning extrahera data från dokument, klassificera, validera och exportera den eller automatiskt fylla i fält i andra programvarusystem.
Det betyder inte bara att manuell inmatning minskas avsevärt, utan att hela pipelinen av datahantering blir mer strömlinjeformad.
Fördelarna med AI-datainmatning
En 2020 McKinsey-undersökning fann att automatisering minskade kostnaderna med 10-15 % och minskade orderhanteringstiden från 2-3 dagar till 1-2 timmar. Även om detta inkluderar en mängd olika automatiserade system, är AI-datainmatning en stor bidragande orsak till denna typ av effektivitet.
Låt oss bryta ner de specifika fördelarna ytterligare:
Sparar kostnader, tid och ansträngning: Organisationer har rapporterat att AI-datainmatning kan automatisera upp till 95 % av repetitiva datauppgifter. Detta frigör tid för anställda för mer värdefullt arbete.
Till exempel kan ett redovisningsteam minska tiden som läggs på manuell inmatning av fakturadata från 5 timmar per vecka per person till bara 15 minuter. Med finansiella datafel som leder till omarbetningar, kostar medelstora företag över 800,000 XNUMX USD årligen (Gartner-rapport), det är tydligt hur automatisering betalar sig själv många gånger om.
Förbättrar datanoggrannheten: Från att extrahera finansiella nyckeltal för en kvartalsrapport till att fånga patientsymptom från kliniska anteckningar, noggrannhet är oerhört viktig vid inmatning av data. Även ett litet fel kan bli dyrt. AI-OCR-verktyg kan ge en noggrannhetsgrad på upp till 99 %.
Dessutom kan AI-OCR-verktyg som Nanonets extrahera data från strukturerade och ostrukturerade dokument sömlöst. Terminologier, skatteregler, valutaförändringar, språksyntax och mer känns snabbt igen och extraheras därefter.
Möjliggör dataflöde i realtid: Extraherade och strukturerade data från AI-system kan ansluta direkt till andra plattformar via API:er. Detta säkerställer synkroniserad data i realtid över försäljning, marknadsföring och drift – vilket förbättrar effektiviteten i gränsöverskridande arbetsflöden och analyser och rapportering.
Kundorderdata från formulär som skickas in på en webbplats kan till exempel automatiskt fylla i motsvarande fält i CRM, lagerhantering och redovisningssystem.
Skalar lätt: AI-datainmatningslösningar kan mata in data från tusentals dokument dagligen utan att tappa kraften. Oavsett om det är från en e-postkorg, en delad mapp, inlämningar av webbplatsformulär eller skannade kopior, är möjligheten att skala oändligt en stor fördel.
Vad mer är, eftersom dessa system lär sig av varje användning. Så ju mer den används, desto mer raffinerad och exakt blir den. För branscher som brottas med enorma data, som sjukvård och finans, är det en spelförändring.
Effektivisera arbetsflöden: AI-datainmatningslösningar integreras sömlöst i befintlig IT-infrastruktur genom API:er. Detta tar bort friktion och strukturella flaskhalsar i datapipelines mellan system. Till exempel kan arbetsflöden för godkännande av faktura gå från 5 processsteg till 2 genom att minska manuella överlämningar.
Utöver bara datainmatning kan AI-lösningar som Nanonets klassificera dokument, dirigera dem till relevanta team automatiskt. Till exempel kan en skannad leverantörsfaktura som tas emot i bokföringse-posten automatiskt klassificeras, data extraheras, läggas upp i affärssystemet och godkännandemeddelande skickas.
Implementera AI-datainmatning: applikationer och bästa praxis
Låt oss inse det - att manuellt flytta data till kalkylblad är ungefär lika roligt som att se färgen torka. Det kan bli bedövande, speciellt när du blir ombedd att göra det dag ut och dag in - gör dig mer mottaglig för fel. Studier visar att nästan 30 % av ekonomipersonalens tid går åt till att enbart åtgärda datafel.
Tack och lov är AI nu tillräckligt avancerad för att automatisera insamling, klassificering och strukturering av data; det kan optimera arbetsflöden och låsa upp stora effektivitetsförbättringar. Låt oss utforska några av de mest värdefulla applikationerna för AI-datainmatning och rekommendationer för att säkerställa smidig användning.
1. Behandla fakturor, räkningar, kvitton
Att automatisera behandlingen av dokument som fakturor, räkningar och kvitton kan spara otaliga timmar för din personal. Robusta lösningar kan ta hand om processen från början till slut, där du bara övervakar den slutliga noggrannheten och auktoriserar betalningar.
Med Nanonets behöver du bara välja en AI-modell som passar dina dokument och sedan ställa in ett alternativ för automatisk import vart de än kommer in – din e-postinkorg, en molnlagringsmapp eller till och med en fysisk skanner. Om du bara har en handfull dokument kan du ladda upp dem manuellt.
Efter det fångar AI informationen, validerar den och skickar den för godkännande. Du kan sedan granska och godkänna data i ett centralt nav. Du kan sedan exportera den som en Excel-fil eller skicka den direkt till ditt bokföringsprogram, affärssystem eller andra system.
2. Förvandla formulärinlämningar till handlingsbara data
Om du driver en liten designerbutik kan du samla in beställningar via länken Typeform inbäddad i din Instagram-biografi eller via ett formulär på din Webflow-webbplats.
Med Nanonets kan dessa formulärinlämningar direkt förvandlas till handlingsbara data. Zapier-integrationen gör att du direkt kan extrahera och pusha allt från kundens namn, kontaktinformation, produktval, stilpreferenser och leveransdetaljer till din CRM-, försäljnings- eller leveranshanteringsprogramvara.
Försäljningsorder kan hämtas omedelbart. Detaljerna för varje beställning kommer att noteras och levereras till ditt lagerhanteringssystem. Det låter dig ge en mer personlig kundupplevelse, effektivisera verksamheten och förbättra lyhördheten.
3. Automatisera kundprofiluppdateringar
Profildata är avgörande, oavsett om det är en patients sjukdomshistoria på ett sjukhus eller en kunds körjournal hos ett biluthyrningsföretag. Du kan inte förvänta dig att kunden eller en patient fyller i långa, tråkiga formulär varje gång.
Genom att använda Nanonets kan du skanna dokument som de skickar in – nya testrapporter och körkort – och omedelbart uppdatera profildata utan att ha frontlinjepersonal inblandad. AI kan extrahera data från dessa dokument och klassificera och uppdatera informationen direkt i din CRM, EMR eller proprietära programvara.
Detta räddar dina kunder från frustrationen av att ständigt fylla i formulär, och din personal från svindlande datainmatningsuppgifter. Det säkerställer också att data förblir uppdaterade och tillgängliga hela tiden, vilket hjälper dig att ge bättre upplevelser.
4. Hantera leverantörs- och leveranskedjans dokumentation
Försörjningskedja och leverantörshantering innebär ofta att hantera stora mängder dokumentation: inköpsorder, offerter, fakturor, kontrakt, leveranskvitton med mera. Nanonetter kan automatisera extraheringen och klassificeringen av data från dessa komplexa dokument.
Inköpsorder kan skannas för att fånga artikelbeskrivningar, priser, leveransscheman och mer. Valutabelopp, skatteinformation och betalningsfrister kan hämtas från komplexa leverantörsfakturor. Leveranskvitton kan avslöja försändelsens innehåll och spårnings-ID för logistiksynlighet.
Det är också kapabelt att tolka olika dokumentformat, valutatyper, språk och juridiska terminologier. Dessutom tillåter Nanonets att dokument bearbetas så snart de anländer - vilket säkerställer snabba uppdateringar även under helgdagar, sena nätter eller andra icke-kontorstid.
5. Optimera arbetsflöden för analys och verifiering
HR- och marknadsföringsteam brottas ofta med att bearbeta stora mängder data från källor som meritförteckningar, feedbackundersökningar och kampanjanalyser. AI-verktyg som Nanonets kan automatiskt analysera dessa ostrukturerade datamängder för att extrahera de nödvändiga detaljerna.
För HR kan det innebära att fånga kunskaper och erfarenhetsinformation från CV eller validera detaljer från identitetshandlingar. För marknadsföringsteam kan det vara att fånga kundernas sentiment från undersökningar eller lead capture-data som kan lämnas över till säljteamet.
Den extraherade informationen kan sedan flöda sömlöst in i respektive system som ATS, CRM eller marknadsföringsautomationsplattformar. Detta eliminerar tråkiga manuella ansträngningar, minimerar fel och gör det möjligt för anställda att fokusera på strategisk analys.
AI-datainsamling och -inmatning har en enorm potential, men implementering kräver eftertanke och strategisk planering. Att följa bästa praxis säkerställer att din utrullning fortskrider smidigt och att du fullt ut utnyttjar kapaciteten på lång sikt.
1. Börja med mindre piloter
Innan du integrerar AI i hela ditt system, börja med mindre pilotprojekt. På så sätt kan du bättre förstå AI:s kapacitet och åtgärda eventuella problem innan en fullskalig lansering.
Du kan till exempel börja med avstämning av kostnadsanspråk eller konvertera svar från kundundersökningar till handlingsbara datapunkter. Spåra effektivitet och adressera feedback innan du leder in i större projekt.
2. Prioritera AI-implementering
Tänk på de områden i din organisation där AI kan ge de mest omedelbara eller betydande fördelarna. Kanske är fakturahantering otroligt tidskrävande, eller att saknad data från kundinteraktioner kostar ditt säljteam. Prioritera dessa områden när du implementerar AI.
3. Rensa upp befintliga datakällor
Se till att din befintliga data är rensad och optimerad. Eftersom du måste träna AI-modellerna med denna data. Om data är rörigt eller felaktigt kan det leda till felaktiga AI-utdata. Regelbunden datarensning kan förbättra prestandan och förbättra beslutsförmågan hos AI.
4. Ställ in och övervaka KPI:er
Specificera KPI:er som genomsnittlig tid det tar att behandla en faktura, order-till-cash-cykler, kundsvarstider, kundklagomål med avseende på datafel, etc. Övervaka dessa mätvärden före, under och efter implementering av AI. Detta skulle hjälpa dig att objektivt utvärdera effekten av AI på din verksamhet.
5. Träna, validera och förfina modellen
Använd först olika, representativa dokument för att initialt träna algoritmen. Verifiera utdata i tidiga skeden, definiera viktiga KPI:er för noggrannhet och aktivera mänskliga valideringsscenarier där det behövs. Allt eftersom nya dokumentmallar och terminologi dyker upp, träna om modellen kontinuerligt och förfina bearbetningsarbetsflöden stegvis för att öka precisionen. Övervakning av noggrannhetsmått och iteration av AI kommer att bibehålla relevansen och pålitligheten för automatisering.
Att välja rätt AI-datainmatningslösning
Att välja rätt AI-driven automationslösning för datainmatning för ditt företag kräver noggrann utvärdering. Här är en checklista med nyckelkriterier att överväga:
☑️ Integreras med din tekniska stack
- Tillåter lösningen enkel integration med din befintliga IT-infrastruktur genom API:er?
- Kan den exportera data direkt till dina databaser, affärssystem eller andra plattformar?
☑️ Noggrannhet och effektivitet
- Utnyttjar det avancerad AI och maskininlärning för dataextraktion?
- Vilka noggrannhetsgrader uppnår den vid testning baserat på dina exempeldokument?
- Ger det transparens kring förtroendepoäng?
☑️ Anpassningsförmåga
- Kan du träna skräddarsydda modeller skräddarsydda för dina unika dokumentmallar?
- Tillåter det att konfigurera specifika datafält för fångst enligt dina behov?
☑️ Skalar upp och ner
- Kan den hantera toppar i dina dokumentvolymer utan att förlora noggrannhet?
- Hur snabbt kan dokument behandlas utan latensproblem?
☑️ Säkrar dina känsliga uppgifter
- Tillhandahåller leverantören datasäkerhet i företagsklass?
- Kan dina känsliga företagsuppgifter krypteras både under överföring och i vila?
☑️ Prissättning och support
- Är prissättningen anpassad till värdet som härrör från automatisering?
- Är responsiv kundsupport tillgänglig över implementeringscykler?
Avslutande tankar
Dagarna för manuell datainmatning är över. Moderna automationslösningar ger en omvälvande chans att lämna över slitet till AI. Nu kan ditt team fokusera på meningsfullt arbete som flyttar nålen.
Med Nanonets kan du automatisera repetitiva datainmatningsuppgifter med noggrannhet. Och tack vare sömlösa integrationer flödar data direkt mellan dina system i realtid. Detta innebär gladare medarbetare, nöjda kunder och en konkurrensfördel. Prova Nanonets idag gratis.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/ai-data-entry/
- :är
- :inte
- :var
- $UPP
- 000
- 15%
- 2020
- 95%
- a
- förmåga
- Om oss
- i enlighet med detta
- Redovisning
- bokföringsprogram
- noggrannhet
- exakt
- Uppnå
- tvärs
- adress
- Antagande
- avancerat
- Fördel
- Efter
- AI
- AI-data
- AI-modeller
- AI-system
- AI-powered
- algoritm
- Justerat
- Alla
- tillåter
- tillåter
- nästan
- ensam
- också
- mängder
- an
- analys
- analytics
- och
- Årligen
- vilken som helst
- API: er
- tillämpningar
- godkännande
- godkänna
- ÄR
- områden
- runt
- konstgjord
- artificiell intelligens
- AS
- At
- ATS
- automatisera
- Automatiserad
- automatiskt
- Automation
- tillgänglig
- genomsnitt
- bort
- baserat
- BE
- därför att
- blir
- innan
- Fördelarna
- BÄST
- bästa praxis
- Bättre
- mellan
- Sedlar
- lyft
- båda
- flaskhals
- Ha sönder
- Bringar
- företag
- men
- by
- Kampanj
- KAN
- Kan få
- kapacitet
- kapabel
- fånga
- fångar
- Fångande
- bil
- vilken
- noggrann
- Kontanter
- centrala
- kedja
- chans
- byta
- Växlare
- Förändringar
- val
- patentkrav
- klassificering
- klassificerad
- klassificera
- rena
- Rengöring
- klar
- Klinisk
- cloud
- Cloud Storage
- samla
- komma
- kommande
- Gemensam
- Företag
- företag
- konkurrenskraftig
- klagomål
- komplex
- förtroende
- konfigurering
- Kontakta
- Tänk
- ständigt
- kontakta
- innehåll
- kontinuerligt
- kontrakt
- bidragsgivare
- omvandling
- kopior
- Motsvarande
- Pris
- kostsam
- Kostar
- kunde
- kriterier
- kritisk
- CRM
- Valuta
- beställnings
- kund
- kundupplevelse
- Helpdesk
- Kunder
- anpassning
- Klipp
- skärning
- cykler
- dagligen
- datum
- datainmatning
- datapunkter
- datasäkerhet
- databaser
- datauppsättningar
- dag
- Dagar
- som handlar om
- Beslutsfattande
- definiera
- förtjust
- leverera
- levereras
- leverans
- Härledd
- designer
- detaljer
- olika
- digital
- direkt
- flera
- do
- dokumentera
- dokumentation
- dokument
- gör
- ner
- drivande
- torka
- under
- varje
- tidigt skede
- lätt
- lätt
- kant
- effektivitet
- effektiviteter
- effektivitet
- ansträngning
- ansträngningar
- eliminerar
- inbäddade
- framträda
- Anställd
- anställda
- möjliggöra
- krypterad
- början till slut
- förbättra
- förbättra
- tillräckligt
- säkerställa
- säkerställer
- säkerställa
- in
- företagsklass
- Hela
- inträde
- ERP
- fel
- fel
- speciellt
- etc
- Eter (ETH)
- utvärdera
- utvärdering
- Även
- allt
- exempel
- excel
- befintliga
- förvänta
- erfarenhet
- Erfarenheter
- utforska
- export
- extrahera
- extraktion
- Ansikte
- återkoppling
- Fält
- siffror
- Fil
- fylla
- fyllning
- slutlig
- finansiering
- finansiella
- finansiella data
- flöda
- flöden
- Fokus
- efter
- För
- förtänksamhet
- formen
- former
- hittade
- friktion
- från
- frustration
- fullskalig
- fullständigt
- kul
- ytterligare
- lek
- spel-växlare
- Gartner
- skaffa sig
- Go
- kämpar
- Hälften
- sidan
- näve
- hantera
- Arbetsmiljö
- lyckligare
- Har
- har
- huvuden
- hälso-och sjukvård
- hjälpa
- hjälpa
- här.
- historia
- semester
- Sjukhuset
- ÖPPETTIDER
- Hur ser din drömresa ut
- hr
- HTTPS
- Nav
- humant
- Identitet
- ids
- if
- omedelbar
- blir omedelbart
- enorma
- Inverkan
- genomföra
- genomförande
- genomföra
- förbättra
- förbättringar
- förbättra
- in
- I andra
- felaktig
- innefattar
- oerhört
- industrier
- informationen
- Infrastruktur
- initialt
- exempel
- integrera
- integrerar
- Integrera
- integrering
- integrationer
- Intelligens
- interaktioner
- in
- lager
- Inventory Management
- faktura
- fakturahantering
- fakturor
- engagera
- involverade
- isolerat
- problem
- IT
- DESS
- sig
- bara
- Nyckel
- språk
- Språk
- Large
- större
- Sent
- Latens
- latensproblem
- lansera
- leda
- ledande
- LÄRA SIG
- inlärning
- Adress
- Hävstång
- licenser
- tycka om
- linje
- LINK
- logistik
- Lång
- längre
- förlora
- Maskinen
- maskininlärning
- bibehålla
- större
- GÖR
- hantera
- ledning
- ledningssystem
- manuell
- manuellt
- många
- Marknadsföring
- marknadsföring automatisering
- Betyder Något
- Maj..
- McKinsey
- betyda
- meningsfull
- betyder
- medicinsk
- Metrics
- mellanstorlek
- minimerar
- minuter
- saknas
- ML
- modell
- modeller
- Modern Konst
- Övervaka
- övervakning
- mer
- mest
- förflyttar
- rörliga
- namn
- Natural
- Naturligt språk
- Naturlig språkbehandling
- behövs
- behov
- Nya
- trevligt
- nlp
- Nej
- noterade
- Anmärkningar
- anmälan
- nu
- objektivt
- of
- Ofta
- on
- endast
- Verksamhet
- Optimera
- optimerad
- Alternativet
- or
- beställa
- ordrar
- organisation
- organisationer
- Övriga
- ut
- utgångar
- över
- övervaka
- måla
- Patienten
- betalning
- betalningar
- land
- för
- prestanda
- kanske
- personen
- personlig
- fysisk
- plockade
- Föraren
- Pilotprojekt
- rörledning
- planering
- Plattformar
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- poäng
- posted
- potentiell
- drivs
- Praktisk
- praxis
- Precision
- preferenser
- presentera
- prissättning
- Prioritera
- vinning
- process
- bearbetade
- bearbetning
- Produkt
- Profil
- projekt
- proprietary
- ge
- inköp
- Tryck
- snabbt
- Betygsätta
- rates
- Läsa
- realtid
- data i realtid
- kvitton
- mottagna
- erkänt
- rekommendationer
- avstämning
- post
- minska
- Minskad
- reduktion
- hänvisar
- förfina
- raffinerade
- Hälsningar
- regelbunden
- föreskrifter
- relevans
- relevanta
- lindring
- avlägsnar
- repetitiva
- rapport
- Rapporterad
- Rapportering
- Rapport
- representativ
- Obligatorisk
- att
- respons
- svar
- mottaglig
- REST
- avslöjar
- översyn
- höger
- robusta
- rulla ut
- Rum
- Rutt
- rinnande
- s
- försäljning
- Save
- Skala
- skalor
- scanna
- scenarier
- scen
- poäng
- sömlös
- sömlöst
- Säsong
- säkrar
- säkerhet
- välj
- sända
- sänder
- känslig
- skickas
- känsla
- in
- delas
- show
- visade
- signifikant
- färdigheter
- Small
- mindre
- släta
- mjukt
- So
- Mjukvara
- lösning
- Lösningar
- några
- Alldeles strax
- Källor
- specifik
- detaljer
- spendera
- spent
- spikar
- Stacks
- Personal
- starta
- Ånga
- Steg
- förvaring
- Historia
- rakt
- Strategisk
- strömlinjeformad
- rationalisering
- stark
- strukturell
- strukturerade
- strukturering
- studier
- stil
- Inlagor
- skicka
- lämnats
- väsentlig
- sådana
- leverantör
- leverera
- leveranskedjan
- stödja
- Undersökning
- apt
- Symptom
- syntax
- system
- System
- T
- skräddarsydd
- Ta
- tagen
- tar
- Talang
- uppgifter
- skatt
- grupp
- lag
- tech
- Tekniken
- mallar
- termin
- terminologi
- testa
- Testning
- tack
- den där
- Smakämnen
- den information
- deras
- Dem
- sedan
- Dessa
- de
- detta
- tusentals
- Genom
- tid
- tidskrävande
- tid
- gånger
- Tips
- till
- i dag
- alltför
- verktyg
- spår
- Spårning
- Tåg
- transitering
- Öppenhet
- enorm
- oerhört
- trovärdighet
- SVÄNG
- Typ
- Typ formulär
- typer
- typiskt
- förstå
- tyvärr
- unika
- låsa
- Uppdatering
- uppdaterad
- Uppdateringar
- uppåt
- användning
- Begagnade
- med hjälp av
- BEKRÄFTA
- validerar
- validera
- godkännande
- Värdefulla
- värde
- mängd
- leverantör
- Verifiering
- verifiera
- via
- synlighet
- volymer
- tittar
- Sätt..
- we
- Webbplats
- vecka
- när
- om
- medan
- kommer
- med
- utan
- Arbete
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- arbetskraft
- fungerar
- skulle
- skulle inte
- dig
- Din
- zephyrnet