QuickBooks är en av de mest använda apparna för bokföring, och den erbjuder ett bekvämt sätt att stämma av kreditkort utan att behöva externa verktyg.
I den här artikeln guidar vi dig genom kreditkortsavstämningsprocessen i QuickBooks, tar upp vanliga problem och ger användbara tips för att effektivisera proceduren.
Sök efter "Reconcile" i den övre hjälpmenyraden. Välj sedan det konto du vill stämma av. För den här demonstrationen kommer vi att använda ett konto kopplat till ett anställds kreditkort.
Steg 2: Avstämning ingående saldo
Ingående balans och datum detekteras automatiskt baserat på slutbalansen och datumet för den tidigare avstämningen.
För första gången QuickBooks Online (QBO) avstämningar, kommer transaktioner att listas från kontots start. För att komma åt information om tidigare avstämningar, inklusive slutdatum för utdrag, navigera till avsnittet "Sammanfattning".
Steg 3: Avstämning utgående balans
Slutsaldo och datum: Ange utgående balans och slutdatum. Slutdatumet baseras vanligtvis på kreditkortsutdragets datum. Men om du rapporterar bokslut datummässigt kan du ställa in slutdatumet till slutet av månaden.
Finansieringsavgift: Om finansiella avgifter inte registreras i ditt QuickBooks Online-konto kan du lägga till dem manuellt. Ange datum, belopp och utgiftskonto. Om du använder ett kort i en annan valuta måste du också lägga till växelkursen.
Steg 4: Matcha och rensa kreditkortstransaktioner
QBO-avstämningsskärmen visar en bock och grå bakgrund för godkända transaktioner, medan omatchade transaktioner inte har en bock.
Låt oss nu först förstå sammanfattningssektionen överst:
Utdrags slutsaldo: Detta är slutsaldot som vi angav i föregående skärm.
Rensat saldo – Detta börjar från öppningsbalansen i föregående skärm plus eventuella finansieringsavgifter som lagts till, tillsammans med alla rensade insättningar minus rensade betalningar. Fördelningen av det rensade saldot ges nedan.
När avstämningsprocessen har slutförts ska det rensade saldot matcha det slutliga saldot på kontoutdraget, vilket resulterar i en skillnad på noll.
Matcha transaktioner:
- Välj de omatchade transaktionerna och hitta en matchande transaktion på kreditkortsutdraget.
- Om beloppet och andra uppgifter matchar, rensa transaktionen.
- Upprepa denna process tills alla transaktioner är matchade.
Detta kan vara ganska tidskrävande, så vi har inkluderat några tips för att förenkla detta i slutet av artikeln. När alla transaktioner är matchade bör skillnaden vara 0, och du kan hoppa till steg 5.
Men om skillnaden inte är 0, måste du identifiera de transaktioner som inte registreras i QuickBooks. Detta kan bero på redovisningsfel, oredovisade avgifter eller obehöriga transaktioner. Låt oss titta på hur du kan felsöka detta:
Identifiera fel i din avstämning
Om du har omatchade transaktioner kan detta bero på:
- Datum eller belopp matchar inte: Detta kan bero på datainmatningsfel, bankförseningar eller bankfel. Du skulle behöva hitta transaktionen baserat på andra detaljer som leverantörskontot och i närheten av referensdatumet.
- Dubblettbetalningar: Sök i dina godkända transaktioner om du kan hitta en mycket liknande post. Du kan söka utifrån betalningsmottagare och belopp.
Det kan också finnas avgifter som saknas i din bokföring. Du kan söka på ditt kreditkortsutdrag och hitta alla transaktioner utan matchningar. Några vanliga orsaker till detta kan vara:
- Kreditkortsavgifter: Kreditkort har en hel lista med dolda avgifter som lätt kan missas. Till exempel medför överföringar av utländsk valuta en bearbetningsavgift och ett växlingspåslag. Detta måste redovisas i företagsreskontran.
- Otillåtna transaktioner, bedrägerier eller stöld: Kreditkort är den främsta orsaken till förluster på grund av stöld och bedrägerier. Otillåtna transaktioner kan göras på grund av identitetsstöld. Det kan också förekomma obehöriga transaktioner som har gjorts på grund av anställda. Avstämning är en användbar process för att identifiera detta och snabbt rapportera det för att skydda företaget från förluster.
Steg 5: Avsluta och skriv ut uttalandet
När din påståendesskillnad når 0, visar den övre högra knappen en CTA - "slutför nu." Klicka på detta för att avsluta din avstämningsprocess.
Gå tillbaka till avstämningssidan och välj "sammanfattning" i det övre högra hörnet. Du kan skriva ut ditt kontokortsavstämningsutdrag härifrån.
Dessutom kan du betala din kreditkortsräkning direkt eller lägga till andra räkningar.
Tips för kreditkortsavstämning
Att matcha transaktioner är en manuell process, och det kan vara tidskrävande. Här är några tips för att göra det enklare för dig:
- Sortera efter transaktionstyp: Börja med att matcha insättningar och sedan betalningar. Denna organisation kan minska förvirring. Du kan växla mellan "Betalningar" eller "Insättningar" i QBO-raden överst.
- Markavgifter och räntor: Markera ditt kontoutdrags bankavgifter, räntekostnader eller andra banktransaktioner. Detta hjälper dig att noggrant redovisa dem under avstämningen.
- Programvara för kreditkortsavstämning: Avstämning i QBO kan vara tidskrävande. Programvara som Nanonetter kan automatisera denna process och synkronisera data till QBO. Lär dig mer om automatisering av avstämning 👇
Automatisera kreditkortsavstämning
Att stämma av manuellt i Excel eller QBO är inte lönsamt om du har många transaktioner eller arbetar med ett litet team. Att stämma av hundratals transaktioner kan ta dagar att lösa.
Du kan reducera avstämningsprocessen till minuter med hjälp av automatiseringsprogram. Detta skulle kräva att man aggregerar data från banken, QBO eller andra verktyg, extraherar relevant data från dem, matchar data från olika källor och utför bedrägerikontroller. Om du vill automatisera din kreditkortsavstämningsprocess, skapa ett demosamtal med våra experter för att automatisera dina arbetsflöden med hjälp av Nanonets.
Automatisera bedrägeriupptäckt, bankavstämningar eller redovisningsprocesser med ett färdigt anpassat arbetsflöde.
Så här kan en avstämningsprogramvara som nanonetter automatisera tre nyckelobjekt åt dig:
- Datainsamling: Nanonets kan sömlöst integreras med ditt affärssystem eller e-post för att samla in dokument som kreditkortsutdrag, huvudböcker, fakturor och kvitton. Programvaran hämtar endast relevant information från varje dokument genom OCR-teknik.
- Datamatchning: Med no-code automation kan du enkelt ställa in regler som matchar ditt kreditkortsutdrag med huvudboken. Du kan sätta upp nya regler med tiden och behöver inte kämpa med formler.
- Identifiera fel och bedrägerikontroller: Ställ in flaggor för att identifiera oregelbundna, dubbletter eller obehöriga transaktioner. Dessa flaggor kan också hjälpa dig att upptäcka transaktioner som bankavgifter eller intjänade räntor!
Avstämningsprogramvara hjälper dig att spara tid och gör att du och ditt team kan fokusera på de uppgifter som är viktiga. Kolla upp Nanonetter för mer information om avstämningsautomatisering.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/
- : har
- :är
- :inte
- $UPP
- a
- Om oss
- tillgång
- Konto
- stod
- Redovisning
- exakt
- tvärs
- lägga till
- lagt till
- adresse
- Alla
- Alla transaktioner
- längs
- också
- mängd
- an
- och
- vilken som helst
- appar
- ÄR
- Artikeln
- At
- automatisera
- automatiskt
- Automation
- bakgrund
- Balansera
- Bank
- BANKTRANSAKTIONER
- bar
- baserat
- BE
- varit
- börja
- börjar
- nedan
- mellan
- Bill
- Sedlar
- Fördelning
- Knappen
- by
- Ring
- KAN
- fångas
- kortet
- Kort
- laddning
- avgifter
- ta
- Bock
- Kontroller
- klar
- klick
- stängning
- samling
- Gemensam
- företag
- fullborda
- avslutar
- förvirring
- Bekväm
- Corner
- kunde
- kredit
- kreditkort
- Kreditkort
- CTA
- Valuta
- beställnings
- datum
- datainmatning
- Datum
- Datum
- Dagar
- fördröjningar
- demo
- insättningar
- detaljer
- upptäcka
- detekterad
- Detektering
- Skillnaden
- olika
- direkt
- Visa
- displayer
- do
- dokumentera
- dokument
- donation
- grund
- under
- varje
- lättare
- lätt
- Anställd
- anställda
- möjliggöra
- änden
- slutar
- ange
- gick in i
- inträde
- ERP
- fel
- Eter (ETH)
- exempel
- excel
- utbyta
- Växlingskurs
- experter
- extern
- avgifter
- finansiering
- finansiella
- hitta
- slut
- Förnamn
- flaggorna
- Fokus
- För
- utländska
- utländsk valuta
- bedrägeri
- spårning av bedrägerier
- från
- samla
- Allmänt
- styra
- Har
- hjälpa
- hjälp
- här.
- dold
- Markera
- träffar
- Hur ser din drömresa ut
- Men
- HTTPS
- Hundratals
- identifiera
- Identitet
- identitetsstöld
- if
- in
- början
- innefattar
- ingår
- Inklusive
- informationen
- integrera
- intresse
- fakturor
- problem
- IT
- artikel
- Nyckel
- LÄRA SIG
- Ledger
- liggare
- Låt
- tycka om
- kopplade
- Lista
- Noterade
- ll
- se
- förluster
- gjord
- göra
- manuell
- manuellt
- många
- markera
- Match
- matchas
- tändstickor
- matchande
- Materia
- Maj..
- Meny
- minuter
- missade
- Månad
- mer
- mest
- måste
- Navigera
- behöver
- Nya
- Nej
- nu
- antal
- OCR
- of
- Erbjudanden
- on
- gång
- ONE
- nätet
- endast
- öppning
- or
- organisation
- Övriga
- vår
- sida
- Betala
- betalningsmottagaren
- betalningar
- utför
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- snälla du
- plus
- föregående
- Skriva ut
- förfaranden
- process
- processer
- bearbetning
- förutsatt
- tillhandahålla
- Quickbooks
- snabbt
- ganska
- Betygsätta
- Anledningen
- skäl
- kvitton
- avstämning
- förena
- post
- registreras
- minska
- referens
- relevanta
- rapport
- kräver
- Obligatorisk
- Lös
- resulterande
- höger
- regler
- s
- Save
- screen
- sömlöst
- Sök
- §
- välj
- in
- skall
- liknande
- förenkla
- Small
- So
- Mjukvara
- några
- Källor
- .
- uttalanden
- effektivisera
- Kamp
- SAMMANFATTNING
- Växla
- synkronisera.
- T
- Ta
- uppgifter
- grupp
- Teknologi
- den där
- Smakämnen
- stöld
- Dem
- sedan
- Där.
- Dessa
- detta
- tre
- Genom
- tick
- tid
- tidskrävande
- Tips
- till
- verktyg
- topp
- transaktion
- Transaktioner
- överföringar
- Typ
- typiskt
- obehörig
- förstå
- oöverträffad
- tills
- Begagnade
- användbara
- med hjälp av
- leverantör
- mycket
- genomförbar, livskraftig
- vill
- Sätt..
- we
- medan
- Hela
- brett
- kommer
- med
- utan
- Arbete
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- skulle
- dig
- Din
- zephyrnet
- noll-