Kaj je upravljanje porabe?

Upravljanje porabe je za današnja podjetja vse pomembnejši, saj jim omogoča nadzor nad stroški, izboljšanje nabavnih procesov in optimizacijo dobičkonosnosti.

Po mnenju McKinseyja poročilo, je upravljanje porabe »pozabljeni junak« poslovne in trženjske odličnosti, ki sprosti kar 20 % proračunov, da služi kot katalizator za rast organizacije.

Vendar pa je lahko ročno upravljanje stroškov dolgotrajen proces, ki je nagnjen k napakam. Na srečo lahko podjetja zdaj s pomočjo tehnologije in avtomatizacije poenostavijo svoje procese upravljanja porabe in dosežejo boljše rezultate.

V tej objavi v spletnem dnevniku bomo podrobno obravnavali upravljanje porabe in kako lahko Nanoneti pomagajo avtomatizirati postopek.

Kaj je upravljanje porabe?

Upravljanje porabe je proces načrtovanja, organiziranja in nadzora stroškov organizacije za optimizacijo donosnosti, zagotavljanje stroškovne učinkovitosti in podporo strateškemu odločanju.

Vključuje celovito upravljanje vseh vidikov nabave podjetja, vključno z iskanjem virov, nabavo, obdelavo računov, upravljanjem dobaviteljev in proračunom.

Primarni cilj upravljanja porabe je povečati vrednost vsakega porabljenega dolarja, hkrati pa zmanjšati tveganja in zagotoviti skladnost s predpisi in politikami. Z izvajanjem učinkovitih praks upravljanja porabe lahko organizacije prepoznajo priložnosti za prihranek stroškov, racionalizirajo procese nabave, zagotovijo skladnost s predpisi in politikami ter ublažijo finančna tveganja.

Zakaj je upravljanje porabe pomembno?

Upravljanje porabe je bistveno iz različnih razlogov. Učinkovitejše poslovanje omogoča podjetjem, da sredstva razporedijo na področja, ki ustvarjajo vrednost, ne da bi povečali proračun.

Raziskava McKinsey je pokazala, da so podjetja, ki racionalizirajo svoje poslovanje pred začetkom gospodarske krize, v boljšem položaju za uspeh med recesijo.

Za ta podjetja je večja verjetnost, da bodo vzdržala zmanjševanje proračuna in imela sredstva za naložbe med recesijo, kar lahko poveča prihodke podjetja in izboljša uspešnost, ko si gospodarstvo opomore.

Učinkovito upravljanje porabe lahko tako pomaga podjetjem doseči naslednje:

• Nadzorujte stroške in optimizirajte donosnost: Z natančnim spremljanjem in upravljanjem stroškov lahko podjetja nadzorujejo stroške in povečajo svojo splošno dobičkonosnost.
• Ugotovite možnosti za prihranek stroškov: Prakse upravljanja porabe omogočajo organizacijam, da odkrijejo področja, kjer je mogoče doseči prihranke, kar vodi do učinkovitejšega razporejanja virov.
• Izboljšati procese nabave: Racionalizacija nabavnih procesov prek upravljanja porabe pomaga podjetjem sprejemati informirane odločitve in se pogajati o boljših poslih s prodajalci, kar na koncu prihrani čas in denar.
• Zagotovite skladnost s predpisi in politikami: Z upoštevanjem praks upravljanja porabe lahko organizacije ohranijo skladnost s predpisi in notranjimi politikami, specifičnimi za panogo, ter zmanjšajo tveganje glob ali kazni.
• Zmanjšajte finančna tveganja: Proaktivno upravljanje porabe pomaga podjetjem prepoznati in obravnavati morebitna finančna tveganja, s čimer zagotavlja finančno stabilnost in ščiti njihov dolgoročni uspeh.

Proces upravljanja porabe

Proces upravljanja porabe vključuje niz korakov, ki organizacijam omogočajo učinkovito upravljanje svojih stroškov in optimizacijo dobičkonosnosti.

Z upoštevanjem teh korakov lahko organizacije uvedejo robusten in učinkovit proces upravljanja porabe, kar ima za posledico optimizirane stroške, večjo učinkovitost in boljše finančne rezultate.

Tukaj je sedem ključnih korakov v upravljanje porabe proces:

1. Ugotovite poslovne izdatke

Prvi korak je identificirati in dokumentirati vse poslovne izdatke v različnih kategorijah, kot so neposredni in posredni materiali, storitve in kapitalski izdatki. Ta celovit pregled porabe omogoča organizacijam, da bolje razumejo svoje stroške in prepoznajo področja za izboljšave.

2. Centralizirajte podatke o porabi v avtomatiziranem sistemu

S konsolidacijo podatkov o porabi v centraliziranem, avtomatiziranem sistemu lahko organizacije poenostavijo upravljanje podatkov, izboljšajo natančnost in olajšajo dostop do informacij v realnem času. To centralizirano skladišče olajša analizo vzorcev porabe in prepoznavanje trendov.

3. Preverite in očistite podatke za analizo

Zagotavljanje točnosti in zanesljivosti podatkov o porabi je ključnega pomena za učinkovito analizo. V tem koraku organizacije potrdijo in očistijo podatke ter odstranijo vsa odstopanja, dvojnike ali napake. To zagotavlja, da poznejša analiza temelji na visokokakovostnih in zanesljivih podatkih.

4. Kategorizirajte in združite podatke o porabi

Organiziranje podatkov o porabi v pomembne kategorije in skupine pomaga podjetjem prepoznati vzorce, trende in področja priložnosti. Z združevanjem stroškov po vrsti, dobavitelju, oddelku ali drugih ustreznih merilih lahko organizacije pridobijo globlji vpogled v svoje vedenje pri porabi in sprejemajo odločitve na podlagi več informacij.

5. Analizirajte podatke o porabi

Analiza kategoriziranih in očiščenih podatkov o porabi omogoča organizacijam, da prepoznajo priložnosti za prihranek stroškov, neučinkovitosti in morebitna tveganja. Ta poglobljena analiza lahko odkrije področja prekomerne porabe, premalo izkoriščenih dobaviteljev ali priložnosti za konsolidacijo, kar spodbuja boljšo finančno uspešnost.

6. Pripravite strategijo upravljanja porabe

Na podlagi vpogledov, pridobljenih z analizo podatkov o porabi, lahko podjetja razvijejo celovito strategijo upravljanja porabe. Ta strategija mora opisati posebne ukrepe in cilje za optimizacijo porabe v celotni organizaciji, kot so ponovna pogajanja o pogodbah, konsolidacija dobaviteljev ali uvedba izboljšav procesov.

7. Napovedujte porabo za izboljšanje rezultatov

Natančno napovedovanje porabe omogoča organizacijam, da predvidijo prihodnje stroške, prepoznajo morebitne proračunske omejitve in ustrezno prilagodijo svoje strategije upravljanja porabe. Z rednim posodabljanjem napovedi porabe lahko podjetja proaktivno upravljajo svoje stroške in izboljšajo svojo splošno finančno uspešnost.

Izzivi pri ročnem upravljanju porabe

Ročno upravljanje porabe je lahko dolgotrajen proces, ki je nagnjen k napakam. Nekateri izzivi, s katerimi se srečujejo podjetja, vključujejo:

1. Omejena vidljivost in nadzor nad podatki o porabi: Brez vzpostavljenega avtomatiziranega sistema imajo lahko podjetja težave z dostopom in analizo podatkov o porabi v realnem času, kar vodi v pomanjkanje preglednosti in nadzora nad njihovimi stroški.
2. Težave pri prepoznavanju možnosti varčevanja: Prepoznavanje področij prekomerne porabe ali priložnosti za prihranke je lahko zahtevna naloga brez ustreznega sistema za sledenje in analizo podatkov o porabi.
3. Napake pri vnosu podatkov in obdelavi računov: Ročni vnos podatkov in obdelava računov lahko povzročita napake, kot so podvojena plačila ali napačni podatki, kar lahko povzroči dodatne stroške in zamude.
4. Zamude v postopkih javnega naročanja: Ročni postopki javnega naročanja, kot so pogajanja o pogodbah in upravljanje naročil, so lahko dolgotrajni in povzročijo zamude pri pridobivanju blaga in storitev.
5. Neupoštevanje predpisov in politik: Brez ustreznega nadzora in ukrepov za skladnost lahko podjetja tvegajo kršitev predpisov in politik, kar vodi do finančnih kazni in škode za ugled.

Z obravnavo teh izzivov z avtomatizacijo in tehnologijo lahko podjetja izboljšajo svoje procese upravljanja porabe, zmanjšajo napake in optimizirajo donosnost.

Prednosti vlaganja v strog proces upravljanja porabe

Izvajanje stroge strategije upravljanja porabe ponuja številne prednosti za podjetja, saj prispeva k izboljšani finančni uspešnosti, operativni učinkovitosti in trajnostni rasti.

Glavne prednosti so:

1. Strateško zmanjšanje stroškov in izboljšan denarni tok: Natančen pristop k upravljanju porabe omogoča podjetjem, da prepoznajo priložnosti za prihranek stroškov, optimizirajo porabo in povečajo svojo končno donosnost. Prihranke je mogoče ponovno vložiti v dejavnosti z velikim vplivom, kot so raziskave in razvoj, trženje in zaposlovanje, ki spodbujajo rast in inovacije.
2. Zmanjšane potrebe po izposoji in stroški obresti: Učinkovito upravljanje porabe vodi do večjega notranje ustvarjenega denarja, kar zmanjšuje potrebo po izposojanju pri posojilodajalcih. V okolju naraščajočih obrestnih mer je minimiziranje stroškov obresti ključnega pomena za ohranjanje finančne stabilnosti in maksimiranje dobička.
3. Dolgoročni nadzor stroškov s pogajanji in načrtovanjem: Strogo upravljanje porabe omogoča podjetjem, da zagotovijo optimalne cene z dobro dogovorjenimi pogodbami in splošnimi naročili. Ta proaktivni pristop pomaga zaščititi podjetja pred morebitnimi inflacijskimi povišanji stroškov izdelkov in zagotavlja dolgoročno kontrolo stroškov.
4. Vpogledi in odločanje na podlagi podatkov: Sistematična organizacija in analiza podatkov o stroških zagotavljata podjetjem preglednost, potrebno za prepoznavanje ozkih grl, neučinkovitosti in področij za izboljšave. Ti vpogledi so neprecenljivi za podjetja, ki se želijo razširiti, saj imajo lahko že majhna znižanja stroškov pomembne posledice, ko podjetje raste.
5. Izboljšana skladnost in zmanjševanje tveganja: Pravilno sledenje in dokumentiranje stroškov sta ključnega pomena za pripravo davkov, revizije in upravljanje pogodb z dobavitelji. Strog proces upravljanja porabe pomaga vzdrževati skladnost, se izogniti kaznim, povečati davčne ugodnosti in ohranjati zadovoljstvo dobaviteljev, s čimer se zmanjša tveganje sporov in motenj v dobavni verigi.
6. Poenostavljeni procesi in večja učinkovitost: S centralizacijo in avtomatizacijo procesov upravljanja porabe lahko podjetja odpravijo ročna opravila, zmanjšajo napake in izboljšajo splošno učinkovitost. To zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na bolj strateške dejavnosti in dejavnosti z dodano vrednostjo, kar spodbuja rast poslovanja in konkurenčno prednost.

S sprejetjem strogega in celovitega pristopa upravljanja porabe lahko podjetja uresničijo te prednosti in še več, kar na koncu prispeva k izboljšanemu finančnemu zdravju, operativni učinkovitosti in dolgoročnemu uspehu.

Avtomatizacija upravljanja porabe z Nanonets

Nanonets je platforma za avtomatizacijo, ki temelji na umetni inteligenci in lahko podjetjem pomaga pri avtomatizaciji procesov upravljanja porabe. Z uporabo algoritmov strojnega učenja lahko Nanonets podjetjem pomaga pri:

1. Avtomatizirajte ekstrakcijo in klasifikacijo podatkov: Nanoneti lahko ekstrahirajo in razvrstijo podatke iz računov, potrdil in drugih dokumentov, kar zmanjša čas in trud, potreben za ročni vnos podatkov.
2. Poenostavite nabavne procese: Nanoneti lahko avtomatizirajo postopke nabave, kot so identifikacija dobavitelja, upravljanje pogodb in obdelava naročil, s čimer se zmanjšajo zamude in napake.
3. Prepoznajte možnosti varčevanja: Z analizo podatkov o porabi lahko Nanonets prepozna področja prekomerne porabe in priporoči ukrepe za varčevanje.
4. Zagotovite skladnost: Nanoneti lahko pomagajo podjetjem pri izpolnjevanju predpisov in politik z avtomatizacijo obdelave računov in upravljanja stroškov.

Nanonetsova platforma za avtomatizacijo, ki jo poganja AI, lahko podjetjem pomaga optimizirati procese upravljanja porabe, zmanjšati ročno delo, povečati učinkovitost in izboljšati skladnost. Z avtomatizacijo nalog, kot so pridobivanje podatkov, nabava in spremljanje skladnosti, se lahko podjetja osredotočijo na strateško odločanje in izboljšanje svojega rezultata.

zaključek

Skratka, učinkovito upravljanje porabe je ključnega pomena za podjetja, da optimizirajo svojo finančno uspešnost, nadzorujejo stroške in zagotovijo skladnost s predpisi in politikami.

Ročno upravljanje porabe je lahko dolgotrajen proces, ki je nagnjen k napakam, vendar lahko podjetja s pomočjo tehnologije in avtomatizacije racionalizirajo svoje procese in dosežejo boljše rezultate.

Nanonets je platforma za avtomatizacijo, ki temelji na umetni inteligenci in lahko podjetjem pomaga pri avtomatizaciji procesov upravljanja porabe, zmanjšanju ročnega dela, povečanju učinkovitosti in izboljšanju skladnosti. Z izkoriščanjem tehnologije Nanonets lahko podjetja optimizirajo svoje prakse upravljanja porabe in dosežejo prihranke stroškov, boljše odločanje in izboljšane postopke nabave.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/what-is-spend-management/