Prenesite vodnik strokovnjaka za indeksiranje dokumentov.
Številne korporacije, ki so prešle s papirnatih na računalniške postopke arhiviranja, so razumele, da so lahko digitalne datoteke tako neorganizirane in neurejene kot analogne. vendar digitalizacija dokumentov dolgoročno prihrani veliko truda in časa; deluje le, če je pravilno izvedeno. Tu pride na vrsto indeksiranje dokumentov.
Indeksiranje dokumentov je odličen način, da vašemu podjetju omogočite organiziranje digitalnih datotek in shranjevanje prihodnjih datotek. Nanaša se tudi na datoteke, vključene v postopke v vaši instituciji, od terjatev in obveznosti do dobaviteljev do nabaviti za plačilo.
Kaj je indeksiranje dokumentov?
Indeksiranje dokumentov organizira dokumente z ustreznimi oznakami ali atributi za boljšo vidljivost med iskanjem ali pridobivanjem dokumentov v prihodnosti.
For example, a firm might index documents by customer number, client name, employee name, date, or other vital traits that could be related later. It is a significant part of the foundation upon which an organization's omrežja za upravljanje dokumentov so zgrajene.
Let's take an example of a dictionary. A dictionary comprises a broad range of words and their meanings. If you have to discover a particular work from the dictionary, looking at every page would take hours.
Toda z uporabo indeksa se vaš lov skrči na le minute ali sekunde. Indeksiranje dokumentov ureja podobno hipotezo. S pripenjanjem določenih oznak na a digitalni dokument, lahko izraze v teh oznakah uporabite za lažje iskanje informacij, ki jih potrebujete, namesto da bi ročno analizirali goro datotek.
Koncepti indeksiranja dokumentov
Indeksiranje dokumentov lahko razumemo in poznamo v več konceptih. Pa jih na kratko obiščimo:
- Baza podatkov: Baza podatkov je elektronska zbirka dokumentov, shranjena na enem mestu in dostopna številnim uporabnikom za različne namene. Lahko je tudi organizirana zbirka dokumentov ali podatkov, shranjenih v računalniku, ki jih lahko program uporabi za razpravo in zagotavljanje hitrih, prilagodljivih odgovorov na poizvedbe.
- RDBMS: The term "RDBMS" (Relational Database Management System) refers to a database management system where data and the relationships between the data are maintained in tables.
- Ključna polja—index fields—are database fields used to categorize and arrange documents. They are typically defined by the user and can be used to scan and retrieve documents. Examples include the invoice number, the customer's name, the date, and the address.
- Ujemanje, spajanje in izpolnjevanje indeksiranja področja z indeksnimi podatki, ki že obstajajo v drugih sistemih, kot npr računovodski sistemi. Omogoča vam, da indeksirate eno ali več polj in samodejno izpolnite preostala polja s podatki iz iskane tabele ali besedilne datoteke, ki jo zagotovi drugo omrežje, kot je računovodski ali kadrovski sistem, ki se ujema.
Samodejno indeksirajte dokumente s poteki dela brez kode v 15 minutah. Oglejte si, kako deluje z brezplačno predstavitvijo izdelka, kjer vam bomo nastavili potek dela.
Zagotovite si brezplačen ogled izdelka or Začnite brezplačno preskusno različico.
Zakaj je indeksiranje dokumentov pomembno?
Indeksiranje dokumentov omogoča več kot le hitro iskanje dokumentov. Indeksiranje dokumentov ima številne prednosti, vključno z naslednjimi:
Izboljšana organizacija dokumentov
Zaposleni lahko prihranijo čas pri iskanju pravega dokumenta s pravim sistemom indeksiranja dokumentov.
Lažja revizijska skladnost
Če so dokumenti že indeksirani in organizirani v skladu s proračunskim letom in drugimi ustreznimi meritvami, se lahko zlahka odrečete prerivanju, da pravočasno zberete dokumente za revizijo.
Prihrani čas
Če pa imate vi in vaša ekipa ustrezne protokole za indeksiranje dokumentov, lahko čas, ki ga porabite za iskanje, porabite za produktivno delo.
Vrste indeksiranja dokumentov
Poleg številnih prednosti indeksiranja dokumentov obstaja veliko različnih pristopov indeksiranja, tako da lahko izberete enega (ali kombinacijo načinov), ki vam najbolj ustreza. potek dela dokumentov. Te strategije so sestavljene iz naslednjega:
Indeksiranje celotnega besedila
Z indeksiranjem celotnega besedila se skenira celotna vsebina dokumenta, kar vam omogoča iskanje fraz ali ključnih besed kjer koli v besedilu.
It is identical to the "Find" (Ctrl+F or Command+F) tool included in most word processors and web browsers. The user-friendly nature of this indexing type makes it the easiest, but it requires a lot of storage space.
Z Nanoneti lahko omogočite iskanje po dokumentih. Poglejte, kako.
Samodejno indeksiranje
Samodejno indeksiranje, znano tudi kot indeksiranje spremenljivega iskanja, selektivno indeksira bistvene dele dokumenta, ki se ujemajo z zbirko podatkov, kot so številke strank ali imena, namesto da indeksira celotno stran.
Ta postopek uporablja programsko opremo za indeksiranje dokumentov. Kljub temu je lahko za podjetja koristno, če indeksirajo dokumente, kot so računi, ki vedno vključujejo polja, ki ujemanje podatkov v bazah podatkov.
Oglejte si, kako lahko avtomatizirate indeksiranje dokumentov z Nanonets.
Indeksiranje metapodatkov
"Data about data" is a term that's frequently used to refer to metadata, but it's very detailed. An example of this could be while capturing images to make a pdf file; it captures the time when it's taken.
Moreover, it also allows you to add additional "tags, " known as PDF metapodatki. Metapodatke, kot so oznake in druge informacije, ki jih želite uporabiti za kasnejša iskanja, lahko uporabite med digitalizacijo ali skeniranjem dokumenta. Potem, ko gre za pridobitev dokumenta, skenira metapodatke namesto uporabe vašega programa za iskanje dokumentov za skeniranje celotnih dokumentov.
Samodejno indeksiranje z uporabo podatkov polja
Indeksiranje na podlagi polj se nanaša na različne vire podatkov v zbirki podatkov, znane tudi kot polja. Konceptualno je identičen indeksiranju metapodatkov. Na primer, lahko uporabite indeksiranje na podlagi polja, da v svoji zbirki podatkov iščete zapise z enakim imenom v stolpcu stranke.
Document indexing isn't tricky. Use all the above methods to index documents on autopilot.
Rezervirajte klic, da vidite, kako lahko avtomatizirate indeksiranje dokumentov z Nanonets v <15 minutah.
Zagotovite si brezplačen ogled izdelka or Začnite brezplačno preskusno različico.
Kako deluje indeksiranje dokumentov?
Katero indeksiranje dokumentov je za vas najboljše, bo odvisno od tega, kako namerava vsaka od vpletenih strani uporabiti dokumente, ki jih indeksirate. Informacije, ki jih bodo zaposleni najverjetneje iskali na spletu, in iskalne izraze, ki jih bodo najverjetneje uporabili, da bi jih našli, vam morajo biti znane. Razumevanje potreb zaposlenih je edini način, da zagotovite, da indeksirate na način, ki bo omogočil hitro iskanje dokumentov.
Dokumente je preprosto indeksirati, ko razumete, kako bodo uporabljeni vaši indeksirani dokumenti in katera vrsta indeksiranja je najbolj smiselna za vašo organizacijo. Postopek indeksiranja vključuje skeniranje in kategorizacijo digitaliziranih in skeniranih materialov za ročno ali samodejno iskanje vnaprej določenih ključnih stavkov. Spodaj je na voljo podrobnejša razlaga postopka indeksiranja:
Razumevanje primera uporabe indeksiranja dokumentov
Vrsta indeksiranja, ki bi jo morali uporabiti, je odvisna od dokumentov, ki jih indeksirate, ne glede na to, ali gre za osebne evidence, račune ali kaj drugega; pomembno je tudi vedeti, kdo bo pridobil te dokumente in zakaj.
Dokončajte vrsto indeksiranja dokumenta, ki ga želite uporabiti
It's possible that some types of papers can be easily found without needing as much information to be indexed. For example, you could only need the basic information from invoices, like the account number or vendor name.
Indeksirajte ustrezne podatke
Podatke lahko indeksirate ročno ali pa se po možnosti zanesete na programsko opremo, ki lahko indeksira podatke, potem ko ugotovi, katera oblika indeksiranja je smiselna.
Metoda dvojnega ključa je najučinkovitejša tehnika indeksiranja, če se izvaja ročno. Dva posameznika označita vsak optično prebran dokument s to metodo s potrebnimi besednimi zvezami za indeksiranje, tako da vneseta informacije, ki jih vidita, v ustrezna metapodatkovna polja za datoteko. To omogoča, da navzkrižna primerjava odkrije morebitne napake. Dvojni ključ prihrani veliko časa in drastično zmanjša število napak.
Določiti morate smernice, iz katerih delov dokumenta naj vzame programska oprema, če se zanašate na programsko opremo. Na primer, prava programska oprema za indeksiranje dokumentov sodeluje z OCR tehnologija omogočiti računalniku branje besedila s slik, kar je ključnega pomena za indeksiranje ustreznih podatkov in digitalizacijo fizičnih kopij dokumentov.
Nanonets - The best Document Indexing Software
Nanonets je Sistem za upravljanje dokumentov, ki temelji na AI ki uporabnikom s platformo brez kode omogoča upravljanje dokumentov od konca do konca. Nanonets avtomatizira vse procese dokumentov, kot so
In več. Nanonets ima vgrajeno programsko opremo OCR, ki uporablja ekstrakcijo ključnih besed za identifikacijo dokumentov in njihovo ustrezno indeksiranje v ustreznih zbirkah podatkov. Algoritem umetne inteligence Nanonets se sčasoma uči in zlahka obravnava nestrukturirane, polstrukturirane ali dokumente po meri.
Več kot 30,000 strokovnjakov iz več kot 500 podjetij zaupa Nanonetu za učinkovito upravljanje dokumentov.
Uporaba Nanonetov lahko prinese številne prednosti, vključno s prihranki stroškov, izboljšano skladnostjo in izboljšano produktivnostjo. Tu je nekaj edinstvenih prednosti, po katerih se Nanoneti razlikujejo:
- Kodiranje ni potrebno
- Deluje z vsemi vrstami dokumentov
- Modeli AI po meri
- Naknadna ali predhodna obdelava ni potrebna.
- Obdeluje večjezične dokumente
- Prepozna več kot 200 jezikov
- 1-dnevna postavitev
- 5000+ integracij z API-jem in Zapierjem
- Podpora 24x7 v živo
- Pregledne cenovne možnosti
- Raztopina bele nalepke
- Lokalno gostovanje in gostovanje v oblaku
Here's a snapshot of the performance expected from Nanonets.
Nanonets je visoko ocenjen na spletnih mestih za vzajemne ocene strank, kot je prikazano spodaj.
Oglejte si, kako lahko avtomatizirate svoj postopek indeksiranja dokumentov z Nanoneti v 15 minutah.
Zagotovite si brezplačen ogled izdelka or poskusite sami.
Kako uporabljati Nanonets za indeksiranje dokumentov?
Korak 1: Ustvari račun na Nanonetih (Začnite brezplačno zdaj) in se prijavite.
2. korak: Na glavnem zaslonu izberite model klasifikacije dokumenta.
3. korak: Izberite oznake dokumenta, ki jih želite vključiti.
4. korak: Algoritem AI Nanonets potrebuje samo 25 dokumentov, da usposobi model AI za prepoznavanje vaše vrste dokumenta. Naložite 25 dokumentov za vsako oznako dokumenta in pustite, da se model usposobi.
5. korak: Ko končate, lahko uporabite delovni tok dokumenta za samodejno pošiljanje dokumentov, njihovo indeksiranje in pošiljanje v bazo podatkov, kot je potrebno. Delovne tokove dokumentov lahko uporabite za pridobivanje podatkov iz dokumentov, obdelavo dokumentov ali njihovo pošiljanje skozi postopek odobritve. Vaša domišljija je omejitev.
Indeksiranje dokumentov z Nanoneti je preprosto.
Začnite brezplačno preskusno različico in naredite to sami. Če potrebujete pomoč, se dogovorite za 10-minutni klic z našimi strokovnjaki za avtomatizacijo, da vam omogočimo vzpostavitev delovnih tokov.
Zagotovite si brezplačen ogled izdelka or Začnite brezplačno preskusno različico.
Kako vam pomaga pri iskanju dokumentov?
Indeksiranje dokumentov je temeljni element vsake tehnike upravljanja poslovnih dokumentov in je izjemen način za izgradnjo učinkovitejših delovnih tokov. Z ustreznim indeksiranjem je vsak dokument, ki ga vaši delavci potrebujejo, preprosto poiskati in pridobiti z le omejenim pritiskom na tipko. Toda izvajanje zmogljivega indeksiranja dokumentov je lahko zapleteno, če nimate ustreznih orodij.
zaključek
Indeksiranje dokumentov je zmogljiv pristop za pomoč pri kasnejšem pridobivanju dokumentov iz ogromnih arhivov, vključno s tisoči dokumentov. Dokumente je mogoče indeksirati glede na vsebino celotnega besedila (kot je mogoče dostopati do katere koli besede v podatkih) ali glede na informacije, povezane z dokumentom, kot je dan izdelave, enolični identifikator ali osrednja tema dokumenta.
Preberite več o upravljanju dokumentov:
FAQ
Kaj so podatki, ki se uporabljajo za indeksiranje dokumentov?
Ena od pomembnih odločitev, da kar najbolje izkoristite nove digitalne datoteke, je izbira standardov indeksiranja, ki jih želite uporabiti. Nekateri primeri podatkov, uporabljenih za indeksiranje, vključujejo:
- Zaporedna številka
- Naslovi
- Termini
- Ime in priimek
- Telefonske številke
- Številka računa
- Številke strank
- Številke računov
- Deskriptorji ključnih besed
Kakšen je namen indeksiranja?
Temeljni namen indeksiranja je zmožnost hitrega skeniranja in pridobivanja informacij, vključenih v vaše skenirane dokumente. Prav tako lahko poveča učinkovitost vaše pisarne, tako da vašim delavcem omogoči iskanje informacij brez ročnega brskanja po škatlah datotek.
Kakšne so lastnosti dobrega indeksiranja?
Končni cilj projekta indeksiranja je zgraditi sistem, kjer lahko uporabniki učinkovito pridobijo podatke. To se doseže z:
- Povežite se s končnimi uporabniki (vodje oddelkov, vodje, zaposleni), da pridobite njihova mnenja.
- Enostaven sistem, ki je enostaven za uporabo.
- Vključuje možnost iskanja po določenih poljih v dokumentu in celotnem besedilu.
- Vključitev usposobljenih strokovnjakov za indeksiranje, ki vam bodo pomagali pri vodenju in svetovanju skozi postopek.
Kako se razlikuje od ene panoge do druge?
Eden bistvenih dejavnikov pri izbiri pogojev indeksiranja je, kako bodo dokumenti pregledani. Na primer, v nizu osebnih datotek bi bili večinoma imena in priimki ter datumi zaposlitve priljubljen način iskanja
Nasprotno pa se zdravniška potrdila lahko nanašajo na razčlenjene rojstne datume ali številke zavarovalne police. Vključitev pogosto uporabljenih iskalnih izrazov med indeksiranjem dokumenta bo dala boljše rezultate.
Kako deluje indeksiranje dokumentov?
Indeksiranje dokumentov deluje tako, da skeniranim dokumentom pripiše določene informacije, kar omogoča učinkovito in hitro iskanje. Obstaja več načinov za indeksiranje dokumentov, od katerih ima vsak svoje edinstvene prednosti.
Katera je vaša najboljša možnost indeksiranja dokumentov?
Indeksiranje dokumentov ustvari brezhibno iskanje in pridobivanje velikih količin dokumentov, če je ustrezno uporabljeno. Kljub temu ustrezen postopek indeksiranja ni enak za vse. Ne glede na to, ali so dokumenti indeksirani po celotnem besedilu, organizirani po področjih ali dopolnjeni z dobrimi metapodatki, ta možnost poganja uspeh celotnega sistema. Izkušen partner lahko vaši ekipi omogoči, da izbere ustrezne tehnike indeksiranja, ki ustrezajo edinstvenim nalogam vaše ekipe.
Uporabite platformo brez kode za indeksiranje vseh dokumentov na avtopilotu z delovnimi tokovi brez kode. Zainteresirani?
Zagotovite si brezplačen ogled izdelka or Začnite brezplačno preskusno različico.
8. februar 2023: Ta spletni dnevnik je bil prvotno objavljen junija 2022 in je bil 8. februarja 2023 posodobljen s posodobljeno vsebino.
- Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
- vir: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- O meni
- nad
- dostopna
- dostopen
- doseženo
- Po
- ustrezno
- Račun
- računovodstvo
- računi
- čez
- Poleg tega
- Dodatne
- Naslov
- Prednosti
- po
- AI
- algoritem
- vsi
- Dovoli
- omogoča
- že
- vedno
- analiziranje
- in
- Še ena
- odgovori
- kjerkoli
- narazen
- API
- primerno
- uporabna
- pristop
- pristopi
- primerno
- ustrezno
- odobritev
- območja
- Prihaja
- lastnosti
- Revizija
- avtomatizirati
- avtomatizira
- samodejno
- Avtomatizacija
- avtopilot
- Osnovni
- spodaj
- koristno
- Prednosti
- BEST
- Boljše
- med
- Računov
- Blog
- škatle
- Na kratko
- prinašajo
- široka
- brskalniki
- izgradnjo
- zgrajena
- poslovni
- podjetja
- klic
- kapaciteta
- ujame
- Zajemanje
- primeru
- kategoriziranje
- Osrednji
- nekatere
- Potrdila
- izbira
- Izberite
- praksa
- Razvrstitev
- stranke
- Cloud
- Kodiranje
- zbirka
- Stolpec
- kombinacija
- pogosto
- skladnost
- zapleten
- računalnik
- koncepti
- Konceptualno
- Sklenitev
- vsebina
- Vsebina
- kopije
- KORPORACIJA
- Korporacije
- strošek
- prihranki pri stroških
- Kavč
- bi
- ustvari
- ključnega pomena
- po meri
- stranka
- kosi
- datum
- Baze podatkov
- baze podatkov
- Datum
- Termini
- dan
- Odločitev
- opredeljen
- dokončno
- Predstavitev
- Oddelek
- zanesljivo
- globina
- podrobno
- določanje
- drugačen
- digitalni
- digitalizirano
- digitalizacija
- digitalizacijo fizičnih
- odkriti
- razpravlja
- dokument
- upravljanje dokumentov
- Dokumenti
- podvojila
- navzdol
- drastično
- med
- vsak
- najlažje
- enostavno
- Učinkovito
- učinkovitosti
- učinkovite
- učinkovito
- prizadevanje
- vgrajeni
- Zaposlen
- Zaposleni
- zaposlovanja
- omogočajo
- omogoča
- omogočanje
- okrepljeno
- zagotovitev
- podjetja
- Celotna
- napake
- bistvena
- Eter (ETH)
- Tudi vsak
- Primer
- Primeri
- odlično
- obstoječih
- Pričakuje
- strokovnjak
- Strokovnjaki
- Razlaga
- ekstrakt
- pridobivanje
- dejavniki
- FAQ
- FAST
- Polje
- Področja
- file
- datoteke
- Vložitev
- izpolnite
- Najdi
- Firm
- prva
- davek
- fit
- prilagodljiv
- po
- obrazec
- je pokazala,
- Fundacija
- brezplačno
- brezplačen preizkus
- pogosto
- iz
- polno
- funkcija
- funkcije
- temeljna
- Prihodnost
- dobili
- Daj
- dobro
- vodi
- Smernice
- Ročaji
- glave
- pomoč
- pomoč
- tukaj
- zelo
- gostitelj
- URE
- Kako
- Vendar
- HTTPS
- velika
- človeškega
- Človeški viri
- enako
- identifikator
- identificirati
- slike
- domišljija
- izvajati
- Pomembno
- izboljšalo
- in
- V drugi
- vključujejo
- vključeno
- Vključno
- Indeks
- indekse
- posamezniki
- Industrija
- info
- Podatki
- primer
- Namesto
- ustanova
- zavarovanje
- integracije
- namerava
- vključeni
- sodelovanje
- IT
- Delovna mesta
- Ključne
- Vedite
- Vedeti
- znano
- label
- Zadnja
- Verjeten
- Omejitev
- Limited
- v živo
- Long
- Poglej
- si
- iskanje
- Sklop
- je
- Glavne
- Znamka
- IZDELA
- upravljanje
- upravljanje
- upravljalni sistem
- Vodje
- ročno
- več
- Stave
- materiali
- pomeni
- medicinski
- Spoji
- metapodatki
- Metoda
- Metode
- Meritve
- morda
- min
- napake
- Model
- več
- učinkovitejše
- Najbolj
- Mountain
- Ime
- Imena
- Narava
- potrebno
- Nimate
- potrebujejo
- potrebe
- mreža
- Novo
- Številka
- številke
- Cilj
- pridobitev
- OCR
- Programska oprema OCR
- Office
- ONE
- na spletu
- Komentarji
- Možnost
- Organizacija
- Organizirano
- organizira
- originalno
- Ostalo
- Papir
- članki
- del
- zlasti
- Stranke
- partner
- deli
- peer to peer
- performance
- osebje
- stavki
- fizično
- Kraj
- platforma
- platon
- Platonova podatkovna inteligenca
- PlatoData
- politika
- Popular
- mogoče
- močan
- cenitev
- Postopki
- Postopek
- Procesi
- procesorji
- Izdelek
- proizvodnja
- produktivno
- produktivnost
- strokovnjaki
- Program
- Projekt
- pravilno
- protokoli
- zagotavljajo
- če
- objavljeno
- Namen
- namene
- lastnosti
- Hitro
- hitro
- območje
- Preberi
- priznajo
- evidence
- nanaša
- povezane
- Razmerja
- Preostalih
- zahteva
- obvezna
- zahteva
- viri
- tisti,
- Rezultati
- pregleda
- Run
- tek
- Enako
- Shrani
- Prihranki
- skeniranje
- skeniranje
- urnik
- Zaslon
- brezšivne
- Iskalnik
- iskanje
- sekund
- izbiranje
- Občutek
- Serija
- nastavite
- več
- shouldnt
- pokazale
- pomemben
- Podoben
- Enostavno
- spreten
- Posnetek
- So
- Software
- nekaj
- Nekaj
- Viri
- Vesolje
- preživeti
- standardi
- Še vedno
- shranjevanje
- shranjeni
- strategije
- uspeh
- taka
- anketiranih
- sistem
- sistemi
- miza
- TAG
- Bodite
- skupina
- tehnike
- Pogoji
- O
- Prihodnost
- informacije
- njihove
- tema
- tisoče
- skozi
- čas
- do
- orodje
- orodja
- Vlak
- ogromno
- sojenje
- Zaupajte
- Vrste
- tipično
- razumeli
- razumevanje
- razumel
- poenoteno
- edinstven
- posodobljeno
- us
- uporaba
- uporabnik
- Uporabniku prijazen
- Uporabniki
- uporabiti
- Uporaben
- različnih
- Popravljeno
- Prodajalec
- Preverjanje
- vidljivost
- ključnega pomena
- načini
- web
- Spletni brskalniki
- spletne strani
- Kaj
- ali
- ki
- medtem
- WHO
- bo
- v
- brez
- beseda
- besede
- delo
- delavci
- potek dela
- delovnih tokov
- deluje
- bi
- leto
- Vaša rutina za
- sami
- youtube
- zefirnet