Vodnik 2023 po najsodobnejših potekih dela za odobritev računov

V nenehno razvijajočem se okolju finančnih operacij je srčni utrip vsakega uspešnega podjetja poenostavljen potek dela za odobritev računov brez napak. Medtem ko se podjetja spopadajo s kompleksnostjo plačilnih obveznosti, zahteve po učinkovitosti, točnosti in varnosti še nikoli niso bile tako kritične. V tem spletnem dnevniku se podajamo na potovanje v svet najsodobnejših delovnih tokov za odobritev računov, raziskujemo izzive, s katerimi se soočajo ročni sistemi, in razkrivamo transformativno moč inovativnih rešitev. Pripravite se na revolucijo svojega pristopa k plačilnim obveznostim in odkrijte ključe do kot britev ostre, avtomatizirane prihodnosti.

Kaj je potek dela za odobritev računa?

Potek dela za odobritev računov je strukturiran postopek, ki mu organizacije sledijo, da pregledajo, preverijo in odobrijo račune dobaviteljev pred izvedbo plačil. Ta potek dela je namenjen zagotavljanju natančnosti, preprečevanju napak in vzdrževanju finančnega nadzora v oddelku za plačljive račune (AP).

Ta potek dela celovito preučuje različne elemente, vključno s preverjanjem dobavitelja, potrditvijo prejetih količin, pregledom vrstičnih postavk, preverjanjem cen in izračunov ter ključnim 3-smernim procesom ujemanja s povezanimi naročili in prejetimi poročili.

Ključne komponente poteka dela za odobritev računov vključujejo:

1. Preverjanje dobavitelja in količine: Potrditev pristnosti dobavitelja in količine prejetega blaga ali storitev, ki zagotavlja skladnost s podatki na računu.
2. Pregled postavk, cen in izračunov: Temeljito preglejte posamezne postavke, cene in izračune, da preverite njihovo točnost in skladnost z dogovorjenimi pogoji.
3. 3-smerno ujemanje: Uskladitev računa z ustreznim naročilom in poročilom o prejemu v 3-smernem procesu ujemanja. To pomaga zagotoviti, da je bilo blago ali storitev res naročeno, prejeto in pravilno fakturirano.
4. Obravnava izjem: Obravnavanje in razreševanje morebitnih neskladij ali izjem, ugotovljenih med postopkom preverjanja. To lahko vključuje komunikacijo z ustreznimi zainteresiranimi stranmi za pojasnitev ali odpravo neskladij.
5. Pregled in odobritve dokumentov: Vrednotenje celotnega nabora dokumentov, vključno z računom, naročilnico in poročilom o prejemu, s strani imenovanih odobriteljev znotraj organizacije. Pred nadaljevanjem postopka plačila se zahteva odobritev.

Potek dela za odobritev računov je kritičen kontrolni mehanizem za preprečevanje napak, odkrivanje morebitnih goljufij in ohranjanje finančne točnosti v funkciji plačljivih računov. Medtem ko je bil tradicionalno ročni in časovno intenziven postopek, je napredek v tehnologijah za avtomatizacijo znatno poenostavil in optimiziral učinkovitost poteka dela za odobritev računov v sodobnih poslovnih praksah.

Kakšni so koraki v delovnem toku odobritve računa?

Prejemanje in vnos računov

Računi so prejeti in vneseni v sistem obveznosti. Ta korak vključuje zajemanje bistvenih informacij, kot so številka računa, podatki o dobavitelju in znesek računa.

Potrdite dobavitelja in preglejte podrobnosti računa

Preverja se pristnost dobavitelja in točnost podatkov na računu. To vključuje potrditev, da so fakturirano blago ali storitve v skladu z naročilnico in drugimi ustreznimi dokumenti.

Povežite račune z dokazili

Računi se ujemajo s spremnimi dokumenti, kot so naročilnice (PO) in poročila o prejemu. Ta korak zagotavlja doslednost in natančnost med prvotnim naročilom, prejemom blaga ali storitev in fakturiranimi zneski.

Usmerite račune odobriteljem v pregled in avtorizacijo

Računi in spremni dokumenti se pošljejo imenovanim odobriteljem v pregled in avtorizacijo. Odobritelji so lahko nadzorniki, menedžerji ali posamezniki s proračunskim nadzorom.

Začnite načrtovanje računov in postopek plačila

Po prejemu odobritve je račun razporejen za plačilo in sprožen je postopek plačila. To lahko vključuje ustvarjanje paketov plačil, pripravo na izplačilo sredstev in upoštevanje plačilnih pogojev.

Postopek od računa do plačila

Potek dela za odobritev računa je del širšega postopka od računa do plačila, ki zajema od prejema računa do ugotavljanja prejema naročenih artiklov in končnega plačila odobrenega računa.

Zgornji koraki so zasnovani tako, da zagotovijo, da gre vsak račun skozi temeljit postopek preverjanja in odobritve, kar zmanjša napake, prepreči goljufije in vzdržuje finančni nadzor v organizaciji. V avtomatiziranih sistemih so ti koraki pogosto poenostavljeni, kar zmanjša ročni napor in poveča splošno učinkovitost v oddelku za obveznosti.

Težave, s katerimi se srečujete pri poteku dela za odobritev računov

1. Nezadostne ure plačilnih računov: Omejeni viri in delovna sila v oddelku za računovodstvo lahko povzročijo zaostanke pri obdelavi računov. Ta ovira pogosto povzroči zamude in povečano delovno obremenitev osebja AP.
2. Zamuda pri prejemu dokazil: Čakanje na potrebne dokumente, kot so naročilnice ali poročila o prejemu, lahko ovira odobritev računa. Zamude pri predložitvi dokumentov lahko podaljšajo čas, ki je potreben za natančno uskladitev računov.
3. Težave pri odkrivanju goljufij ali napak: Tveganje spregledanja goljufivih dejavnosti ali napak je večje v ročnem sistemu. Omejeni nadzor in postopki ročnega preverjanja morda ne bodo odkrili neskladij, kar vodi do morebitnih finančnih izgub.
4. Zamujena plačila ali zamujeni popusti: Ročni postopki lahko prispevajo k zamudam pri plačilih, kar povzroči zamude pri plačilih dobaviteljem. Poleg tega lahko podjetja zaradi neučinkovitih postopkov odobritve zamudijo popuste za zgodnje plačilo.
5. Nadaljnje spremljanje odobriteljev: Nadaljnje spremljanje odobrenih odobriteljev za odobritev računov je v ročnih sistemih lahko zamudno. Ta ovira poveča skupni čas obdelave in lahko povzroči razočaranje med zaposlenimi, ki plačujejo račune.
6. Poizvedbe o statusu stalnega plačila: Dobavitelji lahko pogosto povprašujejo o statusu svojih plačil v ročnih sistemih, kar prispeva k povečani komunikaciji in nadaljnjim nalogam skupine za obračunavanje obveznosti.

Odpravljanje teh ovir je ključnega pomena za organizacije, ki želijo optimizirati potek dela za odobritev računov. Rešitve za avtomatizacijo, kot je programska oprema za avtomatizacijo AP, lahko znatno ublažijo te izzive z racionalizacijo procesov, izboljšanjem natančnosti in izboljšanjem komunikacije znotraj oddelka za plačevanje računov.

Kako lahko avtomatizacija pomaga?

1. Poenostavitev vnosa podatkov: Orodja za avtomatizacijo lahko zajemajo in vnašajo podatke o računih v sistem, kar zmanjša potrebo po ročnem vnosu podatkov. To zmanjša tveganje napak, povezanih z ročnim vnosom, in pospeši postopek odobritve računa.
2. Potrditev zakonitosti: Avtomatizirani sistemi uporabljajo algoritemska pravila in zbirke podatkov za potrjevanje legitimnosti prodajalcev, kar zmanjšuje tveganje obdelave računov iz goljufivih ali nepreverjenih virov. To poveča finančno varnost in zmanjša možnost plačila neobstoječim dobaviteljem.
3. Uvajanje samopostrežnega dobavitelja: Avtomatizacija omogoča samopostrežno vključitev dobaviteljev, kjer lahko dobavitelji vnesejo svoje podatke neposredno v sistem. To izboljša natančnost in preusmeri delovno obremenitev vkrcanja z skupine za plačevanje računov na dobavitelje.
4. Digitalna transformacija dokumentov: Avtomatizacija pretvori papirnate račune v digitalne oblike z uporabo tehnologij, kot je skeniranje z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR). Ta postopek zajame bistvene informacije, kot so številke računov, številke naročilnic, podatki o dobavitelju in zneski, zaradi česar so podatki lahko dostopni in po njih lahko iščete.
5. Samodejni potek dela za odobritev računov: Celoten postopek odobritve računov je mogoče avtomatizirati, vključno z usmerjanjem računov pooblaščenim odobriteljem. To zmanjša čas, porabljen za ročno spremljanje, in pospeši cikel odobritve s klikom na gumb.
6. Samodejna obvestila o opomnikih: Avtomatizirani sistemi lahko pošljejo samodejne opomnike imenovanim odobriteljem, ko pride do zamud pri odobritvi. To odpravlja potrebo po ročnem spremljanju in zagotavlja, da postopek odobritve ostane na pravi poti.
7. Obvestila o stanju plačil v realnem času: Dobavitelji lahko prejemajo obvestila v realnem času o statusu svojih računov, vključno s tem, kdaj so računi v teku, v obdelavi ali plačani. To zmanjša število povpraševanj in klicev dobaviteljev ter izboljša splošno komunikacijo.
8. Izboljšana varnost in finančni nadzor: Programska oprema za avtomatizacijo pogosto vključuje šifriranje podatkov na ravni podjetja, kar zagotavlja dodatno varnost za občutljive finančne informacije. Avtomatizirano knjigovodstvo obveznosti se sinhronizira z ERP ali računovodskimi sistemi v realnem času, kar zagotavlja natančne finančne izkaze.
9. Globalna uskladitev plačil: Nekatere rešitve za avtomatizacijo ponujajo samodejno globalno usklajevanje plačil v realnem času, ki podpira več plačilnih metod in valut. Ta funkcija lahko znatno skrajša čas mesečnega zaključka računovodstva.
10. Prihranek stroškov: Avtomatizacija zmanjša stroške, povezane z ročno obdelavo računov. Povprečni stroški ročne obdelave računa so pogosto višji od stroškov implementacije in vzdrževanja rešitve za avtomatizacijo.

Z izkoriščanjem avtomatizacije v poteku dela za odobritev računov lahko podjetja ne le prihranijo čas in zmanjšajo napake, ampak tudi izboljšajo finančni nadzor, izboljšajo komunikacijo in dosežejo znatne prihranke pri stroških v svojih procesih obračunavanja obveznosti.

Kako lahko Nanonets pomaga pri avtomatizaciji poteka dela pri odobritvi računov?

Izkoristite potencial brezhibnega poteka dela za odobritev računov z Nanonets – vašo vrhunsko rešitvijo za neprimerljivo učinkovitost in natančnost v postopkih obračunavanja obveznosti. V svetu, kjer ročni sistemi vodijo do dolgotrajnih procesov in človeških napak, se nanoneti pojavljajo kot katalizator transformativnih sprememb.

• Natančnost, ki jo poganja OCR:
  Izkusite moč vrhunske tehnologije optičnega prepoznavanja znakov (OCR) z Nanoneti. Poslovite se od težav z ročnim vnosom podatkov, saj Nanonets natančno izvleče in obdeluje ključne informacije iz računov, kar zagotavlja neprimerljivo natančnost v vsakem koraku.
• Poenostavljena avtomatizacija poteka dela:
  Nanonets z avtomatizacijo dolgočasnih opravil dvigne delovne tokove odobritve računov na nove višine. Celoten postopek je poenostavljen za največjo učinkovitost, od prejema in vnosa računov v sistem do njihovega povezovanja z dokazili.
• Preprosto 3-smerno ujemanje:
  Izboljšajte svoj finančni nadzor z avtomatiziranim 3-smernim ujemanjem Nanonets, ki zagotavlja brezhibno usklajevanje med naročili, prejetimi poročili in računi dobavitelja. Poslovite se od neskladij in pozdravite novo dobo natančnosti.
• Obvestila in opozorila v realnem času:
  Nanonets vas drži v stiku z obvestili v realnem času. Odobritelji takoj prejmejo opozorila, kar zmanjša zamude in zagotovi hiter postopek odobritve.
• Ponovno uvajanje dobaviteljev:
  Naredite revolucijo pri vkrcanju dobaviteljev s samopostrežnimi portali Nanonets. Dobavitelji lahko informacije vnašajo neposredno, s čimer zagotovijo točnost in zmanjšajo obremenitev vaše ekipe za plačevanje računov.
• Izboljšani varnostni ukrepi:
  Zaupajte v zavezanost Nanonets k varnosti. Izkoristite robustno šifriranje in varno ravnanje s podatki, ki ščiti vaše občutljive finančne podatke.
• Brezšivna integracija:
  Izkusite brezhibno integracijo z vašimi obstoječimi sistemi. Nanoneti se brez težav sinhronizirajo z ERP ali računovodsko programsko opremo, kar zagotavlja natančnost v realnem času in odpravlja potrebo po ročnem usklajevanju.
• Prihranki pri stroških in globalna uskladitev plačil:
  Odkrijte znatne prihranke stroškov z Nanoneti. Samodejna obdelava računov ne prihrani le časa; zmanjšuje stroške. Potopite se v prihodnost z avtomatiziranim globalnim usklajevanjem plačil v realnem času, ki podpira več valut in načinov plačila.

Ste pripravljeni na prihodnost odobritve računov?

Naj vas ročni procesi ne zadržijo. Sprejmite Nanonets za kot britev oster, avtomatiziran potek dela za odobritev računov. Pridružite se naprednim podjetjem, ki prihranijo čas, zmanjšajo napake in izboljšajo finančni nadzor. Vaša pot do učinkovitosti se začne tukaj.

Raziščite Nanonet še danes za pametnejšo in bolj poenostavljeno izkušnjo plačljivih računov.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/invoice-approval-workflows/