Zahtevek za nakup proti naročilu: razlike

Zahtevek za nakup proti naročilu: razlike

Časovni žig: 27. november 2023 11:29
Izvorno vozlišče: 2982246

Upravljanje denarnega toka v vašem podjetju je ključnega pomena za finančni uspeh – to ni pametno. Medtem ko vam računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka omogoča prilagoditev in masažo statistike, da odraža negotovinske stroške, vsa podjetja živijo in umrejo na podlagi gotovinskega računovodstva: ali vaši izdelki ali storitve prinašajo več denarja, kot ga pošiljate?

 Medtem ko je prodaja vrhunske storitve ali izdelka odvisna od sil zunaj vašega nadzora, kot so tržni in ekonomski dejavniki, vi lahko dostojno upravljajte svoj denarni odtok. Toda, kot je rekel poslovna legenda Peter Drucker, "Ne moreš upravljati s tem, česar ne meriš."

Pravilno upravljanje vašega denarnega odliva najprej zahteva razumevanje kdo porablja kaj znotraj vaše organizacije. Vzpostavitev jasnih smernic za zahteve za nakup in naročila je pomemben prvi korak pri merjenju tega, kar nameravate upravljati.  

Naročilnica v primerjavi z zahtevkom za nakup: Kakšna je razlika?

Zahtevek za nakup (PR) in naročilo (PO) sta ključni točki v vašem strategijo nabave. Razlika je v njihovem vrstnem redu v delovnem procesu nabave vašega podjetja. Razlika med PO in PR je preprosta:

  • Zahtevek za nakup je za interno uporabo in povezuje končnega uporabnika izdelka ali storitve (zaposlenega) z odobritvenimi organi prek dokumentacije s podrobnostmi o stroških. 
  • Naročilo izvira iz zahteve in gre prodajalcu ali dobavitelju, da izpolni potrebo. 

Oba služita ključnim funkcijam, vključno z upravljanjem dokumentacije, nadzorom proračuna in revizijsko preverjanjem finančnih funkcij vašega podjetja. 

Kaj je Zahtevek za nakup?

Zahtevek za nakup je lahko tako zapleten ali preprost, kot ga potrebujete, pri čemer večje organizacije pogosto potrebujejo več pregledov in procesov v delovnem toku službe za odnose z javnostmi kot manjše trgovine z le peščico zaposlenih. V obeh primerih pa je temeljno bistvo PR-ja enako: njegov namen je služiti kot uradna zahteva zaposlenega za nakup ali nabavo blaga ali storitev, ki poteka skozi vaš delovni tok.

Zakaj potrebujete zahteve za nakup?

Ne pozabite, da ne morete upravljati tistega, česar ne merite, in merjenje vaših stroškov se začne s trdnim razumevanjem, kako denar teče navzven. Razen če osebno začnete vsak nakup v vaši organizaciji brez prispevkov zaposlenih (malo verjetno), boste morali natančno spremljati kdo naroča kajZa kakšen namenIn za koliko. Zahtevek za nakup izpolnjuje vsa ta merila in se konča s končnim pregledom s strani pooblaščenega osebja za preprečevanje finančnih goljufij, zapravljanja in zlorabe v vašem podjetju.

Prav tako morate vzdrževati natančne evidence stroškov za svoje sisteme finančnega upravljanja, če davčna uprava potrka za revizijo. V obeh primerih dobro naoljen postopek naročila za nakup samodejno zgradi in vzdržuje celovit računovodski sistem za stroške podjetja. 

Kako deluje zahteva za nakup?

Kot sem rekel, se posamezni poteki dela med podjetji razlikujejo. Za ta potek dela si bomo ogledali, kako lahko srednje veliko podjetje s 100 zaposlenimi usmeri zahtevo za nakup. Odvisno od vaše velikosti in obsega je lahko delovni tok vašega zahtevka za nakup bolj poenostavljen ali veliko daljši in bolj zapleten.

Tukaj je osnovni oris tipičnega zaporedja zahtevkov za nakup:

  1. Zaposleni prepozna potrebo – rutinsko ali poseben primer – in odda obrazec za naročilo. Obrazec običajno vključuje:
    1. Ime zaposlenega ali oddelka
    2. Lokacija (če so pisarne geografsko različne ali delate predvsem na daljavo)
    3. Količina in vrsta zahtevanih artiklov
    4. Ime in naslov podjetja prodajalca
    5. Točna ali okvirna cena
    6. Datum zapadlosti/ko je artikel ali storitev potrebna
  2. Prvi upravitelj ali organ, ki priporoča odobritev, potrdi, da izdelek ali predmet še ni del vašega inventarja/ni pri roki, in pošlje zahtevo skupini za finančno upravljanje.
  3. Finance zagotavlja, da je prodajalec skladen s standardi in praksami vašega podjetja, zagotavlja, da obstaja veljavna potreba, ki upravičuje strošek, in da je zahteva usklajena z vašim proračunom.

Ko ste enkrat blagoslovljeni s financami, ustvarite a naročila izpolniti zahtevo.

Kaj je naročilnica?

Naročilo je uradna zahteva, poslana prodajalcu za blago ali storitve, navedene v zahtevku. Naročilo je pogosto veliko bolj zapleteno kot nakup in vključuje pravni jezik, ki vsako stranko pogodbeno zavezuje k transakciji. Organiziran je tudi v skladu z vašimi notranjimi sistemi upravljanja. Če je prodajalec dovolj velik ali imate stalno razmerje, je verjetno oblikovan v skladu z njihovimi orodji CRM.

Zakaj potrebujete naročilnice?

Naročilo obstaja za uradno in pravno zahtevanje blaga ali storitev od prodajalca. Ta pravni dogovor zavezuje vsako stranko v transakciji in zagotavlja skupno razumevanje, kaj se pričakuje, za koliko in kdaj je potrebno. To pomaga preprečiti presenečenja pri zaračunavanju in poskrbi, da so vsi, ki sodelujejo pri nabavi, odgovorni in pošteni drug do drugega, hkrati pa se izognemo napačni komunikaciji ali človeškim napakam, do katerih pogosto pride med ustnimi transakcijami ali rokovanjem.

 Tako kot zahteve za nakup tudi naročilnica obstaja, da služi kot revizijska sled za vaše notranje vodstvo ali v primeru, da vas pregleda zunanja agencija.

Kako deluje naročilnica?

 Ko je zahteva odobrena, vaš finančni oddelek dokonča naročilnico in nadaljuje potek dela nabave.

  1.  Finančna ekipa pošlje naročilnico prodajalcu in prejme računa. Od tam, prodajalec plača takoj, ali pa se račun hrani v obveznostih za določeno obdobje ali dokler naročilo ni izpolnjeno (odvisno od artikla, vaših notranjih procesov in pogodbe s prodajalcem).
    1. Ključni del skrbnega pregleda vaše finančne ekipe je tristransko ujemanje. To je obveznosti do dobaviteljev funkcija oddelka, ki navzkrižno preverja naročilnico, računa, in potrdilo o dostavi za potrditev, da ni goljufije ali človeške napake, ki bi lahko povzročila nepričakovane stroške.
  2. Ko je artikel dostavljen ali storitev opravljena, odgovorna stranka (bodisi prvotni naročnik ali finančna ekipa) ustvari potrdilo o prejemu in ga shrani skupaj z računi za plačevanje, da olajša tristransko ujemanje in pokaže, da je naročilo izpolnjeno.

zaključek

 To je bila zelo osnovna razčlenitev delovnih tokov zahtevkov za nakup in naročilnic. V resnici je povratni postopek zahtevanja in prejema blaga od zunanjega prodajalca naporen in lahko dolgotrajen. Zato je ustvarjanje standardnega operativnega postopka za nabavne zahteve in naročilnice ključnega pomena za zagotavljanje nemotenega naročanja in kakovostnega vodenja evidenc.

 In tako kot številne administrativne poslovne funkcije so tudi ti vidiki nabave vedno bolj digitalizirani ali avtomatizirani. To je odlična novica za lastnike podjetij in zaposlene – medtem ko optimizirani poteki dela lahko pospešijo stvari, ne morete optimizirati mimo hitrosti posredovanja papirologije sem in tja, zlasti v nastavitvah dela na daljavo ali če so vaš sedež in pisarne dislocirani.

 Učinkovito avtomatizacija plačljivih računov orodja vključujejo celovito upravljanje zahtevkov in naročil. Novosti v poteku dela vključujejo:

  • Orodja za pregledovanje, ki jih poganja umetna inteligenca, za ustvarjanje uradnih zahtevkov iz e-pošte zaposlenih ali sporočil Slack.
  • Samodejna odobritev AP za določene kategorije ali zahteve pod določenim zneskom v dolarjih, ki ne potrebujejo človeškega pregleda.
  • Sinhronizacija z vašo računovodsko programsko opremo za selitev zahtevkov, fakturiranja in prejemkov za omogočanje tristranskega ujemanja in hitre uskladitve.
  • Dolgoročno shranjevanje podatkov v varnem oblaku zagotavlja, da ste skladni in pripravljeni na revizijo.

To je le nekaj inovacij, ki oblikujejo nabavo, vendar vsaka edinstveno poenostavi potek dela vaših zahtevkov za nakup in naročilnic. In bolj ko razvijate in negujete svoje vodenje nabave in AP avtomatizacija, večji kot je ekosistem, ki ga zgradite – in lažje upravljate administrativne naloge, ki sicer odvračajo od vaše operativne osredotočenosti.

Ne glede na vašo raven avtomatizacija financ, je razumevanje naročilnice v primerjavi z naročilnico prvi korak k upravljanju porabe in ohranjanju denarja – če upravljate s tem, kar zdaj lahko merite.

Časovni žig:

Več od AI in strojno učenje