Procure to Pay: vse, kar morate vedeti

Predstavljajte si, da tečete šprint na 100 m z zvezanimi nogami. Tako je, ko je vaš postopek nabave za plačilo prepreden z neučinkovitostjo in zapravljanjem. Medtem ko se poigravate in ročno ustvarjate svoj naročila za kritično blago bi vaši konkurenti že nabavili, kar potrebujejo, in šli naprej.

Preveč podjetij po vsem svetu še vedno uporablja zastarele tehnike za upravljanje cikla in procesov od nabave do plačila. Ne samo, da lahko povzroči motnje v delovanju, ampak ogrozi vašo dolgoročno rast. Dobra novica je, da so se procesi P2P v zadnjih nekaj letih močno razvili, odpravljajo zapletenosti in racionalizirajo cikel nabave od konca do konca.

Ta objava pokriva vse, kar morate vedeti, da bi pridobili temeljno razumevanje upravljanja procesa nabave za plačilo.

---

---

Kaj je Procure to Pay?

Vsaka organizacija potrebuje nekaj surovin in osnovnih storitev za učinkovito vodenje svojega poslovanja. Postopek nabave za plačilo zajema vse korake, ki so vključeni v uspešno nabavo teh materialov in storitev, od identifikacije potrebe do plačila prodajalcu.

Običajno postopek nabave za plačilo vključuje štiri ključne zainteresirane strani: oddelek, ki je vložil zahtevo, oddelek za nabavo, dobavitelje in oddelek za računovodstvo (ali zunanjo agencijo v primeru zunanje izvajanje obveznosti).

---

Želite avtomatizirati svoje ročne procese AP? Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo in si oglejte, kako lahko Nanonets vaši ekipi pomaga pri implementaciji od konca do konca AP avtomatizacija.

Načrtujte predstavitev

---

Cikel nabave za plačilo

Zdaj, ko imate pregled postopka od naročila do plačila, ga podrobneje razčlenimo in raziščimo vsak korak cikla od nabave do plačila.

1. Ugotovite potrebo

Oddelki, ki potrebujejo surovine ali storitve, se bodo s svojo zahtevo za nakup obrnili na oddelek za nabavo. Ta zahteva bo med drugim vsebovala specifikacije, kot so količina, kakovost in časovnica.

2. Ustvarite zahteve

Ko so podrobnosti razčiščene, je naslednji korak zajem vseh podrobnosti naročila v vašo programsko opremo za obdelavo naročila za plačilo in ustvarjanje obrazca za zahtevo za nakup. Nato bo poslano v oddelek za nabavo.

3. Ocenite zahtevo

Oddelek za nabavo bo analiziral obrazec in poiskal netočnosti, nepopolne informacije, proračunske omejitve in logistične omejitve. Nato bodo sprejeli klic, ali bodo zahtevo odobrili ali zavrnili.

4. Izdajte naročilnico

Ko je rekvizicija potrjena, se začne nabava oz nabavni oddelek bodo izbrali ustreznega prodajalca in ustvarili naročilnico v svoji programski opremi za obdelavo P2P. To naročilo se nato deli z vsemi ustreznimi zainteresiranimi stranmi v končno odobritev in pošlje dobavitelju/prodajalcu.

5. Prevzemite potrdilo o prejemu blaga

Ko prodajalec dostavi pošiljko, bo ekipa za nabavo preverila njeno vsebino in v programsko opremo za obdelavo P2P vnesla potrdilo o prejemu blaga. Ko bo postopek preverjanja končan, se bodo odločili, ali bodo odobrili ali zavrnili prevzem blaga.

6. Preverite račun

Če je prejem blaga odobren, bo dobavitelj poslal račun vaši računovodski službi. to faktura gre skozi tristransko ujemanje z naročilnico in potrdilom o prevzemu blaga. Odobreno bo, če postavke in ustrezne vrednosti ostanejo dosledne na vseh področjih. V nasprotnem primeru bo zavrnjen in poslan nazaj dobavitelju z opombo o netočnosti.

7. Plačajte prodajalcu

Končno bo plačilo dobavitelju sprostila ekipa za obračunavanje obveznosti, ko bo račun odobren. Pogoji pogodbe običajno narekujejo način plačila. Temu 7-stopenjskemu postopku je treba slediti ob vsakem novem zahtevo za nakup postavi kateri koli oddelek v organizaciji.

Prednosti uporabe nabavi za plačilo

Po avtomatizaciji postopkov od nabave do plačila se nabava in obveznosti do dobaviteljev racionalizirajo in izboljšajo. V nadaljevanju je navedenih nekaj glavnih področij, kjer je mogoče opaziti napredek.

Pomaga pri prihranku časa

Peer-to-peer (P2P) in rešitve za avtomatizacijo nabave lahko pomagajo ekipi za nabavo prihraniti čas, hkrati pa izboljšajo spremljanje proračuna in logistiko dobavne verige.

Boljša povezava v celotni organizaciji

Programska oprema za nabavo povezuje celotno organizacijo, kar omogoča hitrejšo avtorizacijo novih zahtev, izbiro ustreznih dobaviteljev na podlagi razpoložljivih informacij ter ustvarjanje in pošiljanje naročil dobaviteljem, vse digitalno in priročno sledljivo.

Zmanjšajte stroške obdelave računov.

Avtomatizacija prihrani čas in denar ter podjetjem omogoča, da delavce posvetijo bolj strateškim prizadevanjem namesto ponavljajočim se operacijam, ki bi jih lahko avtomatizirali.

Pridobite popolno vidljivost.

Tehnologija enakovrednega (P2P) omogoča preglednost v celotnem dobavnem omrežju, kar omogoča kupcem in dobaviteljem, da priročno vidijo potek fakturiranja.

Izboljšajte ravnanje z nenormalnostmi

Izstopajoči lahko dobijo priznanje, ki si ga zaslužijo, in prej obravnavajo, ker je večina računov obdelanih gladko.

Izboljšajte svoje partnerstvo z dobavitelji

Dobavitelji lahko izvedo, kdaj bodo plačani, z uporabo platforme za dobavitelje, ki jim zagotavlja podatke, potrebne za sprejemanje pametnejših odločitev. Hitrejše reševanje odstopanj od računov in reklamacij ustvarja zaupanje in daje kupcem večjo preglednost.

Premoč med pogajanji

Ko so dobavitelji prepričani v svoje podatke o plačilu, so morda pripravljeni ponuditi pogoje, ki so privlačnejši za stranke, hkrati pa še vedno zagotavljajo, da dobavitelji prejmejo dohodek, ki ga potrebujejo za širitev svojega poslovanja.

Zberite informacije za boljše odločanje

Sistemi P2P z močnimi funkcijami poročanja na zahtevo so idealni. Podjetja imajo lahko večji nadzor nad prihodki in obratnim kapitalom z uporabo trenutnih in preteklih podatkov, ki so na voljo.

---

Nastavite delovne poteke AP brez dotika in poenostavite postopek obračunavanja obveznosti v nekaj sekundah. Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo zdaj.

Načrtujte predstavitev

---

Nasveti za učinkovito upravljanje od nabave do plačila

Potek postopka od naročila do plačila se morda zdi zapleten, saj vključuje več deležnikov, odvisnosti, predpise o skladnosti in veliko delovni tokovi upravljanja dokumentov. Obstajajo pa načini, kako lahko svoje procese P2P naredite stroškovno učinkovitejše in poenostavljene.

Naslednji nasveti vam bodo pomagali odpraviti ali zmanjšati nekatere največje izzive, povezane s postopkom pridobivanja do plačila:

1. Ustvarite sistematičen okvir

Postopek P2P ni tako preprost kot nakup prenosnega računalnika na spletni strani e-trgovine. Najboljša pot naprej je razčleniti tok postopka od nabave do plačila in standardizirati vsak korak na poti. Nato se prepričajte, da vsi vpleteni poznajo svoje odgovornosti, dolžnosti ter kako in kdaj komunicirati.

2. Izmerite svojo učinkovitost

Ne pozabite izbrati in slediti ključnim meritvam, ki merijo učinkovitost vaših procesov P2P. Med drugim si lahko ogledate meritve, kot so raven zalog, raven obratnega kapitala, število napak in netočnosti, čas obdelave, delovne ure, motnje pri delovanju in dodatni izdatki.  

3. Prizadevajte si zgraditi boljše odnose z dobavitelji

Počasni časi za odobritve in zamude pri plačilih pogosto otežijo nemoten odnos z vašimi dobavitelji. To vodi do nesoglasij, omejene vidljivosti, netočnosti in nepričakovanih zamud. Navsezadnje bo to upočasnilo vaš cikel P2P.

4. Namestite zmogljivo rešitev nabave za plačilo

Ker je v cikel od nabave do plačila vključenih več zainteresiranih strani, pogosto opazite, da vsak uporablja različna orodja in tehnike za dokončanje svojih nalog. Zaradi tega je težko zajemati, zbirati, analizirati in revidirati podatke ter spremljati stanje kritičnih nalog.

Te izzive lahko odpravite in poskrbite za nemoten postopek nabave za plačilo z zmogljivo rešitvijo za obdelavo P2P, ki je polna integracij in funkcij za avtomatizacijo. Več o tem v naslednjem razdelku.

Programska oprema Procure-to-Pay

Bodimo iskreni, uporaba preglednic ali papirnatih metod za upravljanje cikla P2P je težava. Pogosto vodi do več ročnega dela, počasnih časov obdelave in slabe vidljivosti. Tudi uporaba rešitve ERP ni rešitev; preprosto ne ponuja dovolj možnosti integracije in avtomatizacije za obvladovanje zapletenosti, ki jo predstavljajo sodobni tokovi nabave.

Namesto tega si zagotovite namensko rešitev Procure-to-pay, ki lahko deluje kot brezpapirni sistem. Tisti, ki počne vse, od omogočanja oddelkom, da dvignejo zahteve za nakup in zajemanje podatkov za tristransko ujemanje za pravočasno sprostitev plačil dobaviteljem. Prednosti teh aplikacij so številne.

Prednosti programske opreme Procure to Pay

Podjetja, ki uvajajo programsko opremo nabave za plačilo, uživajo prednosti, kot so:

1. Izboljšana vidljivost in preglednost

Zmogljiva rešitev postopka od nabave do plačila omogoča vsakemu deležniku, da ima v realnem času pregled nad tem, kaj se dogaja z njihovim naročilom. To bo vsakemu oddelku pomagalo načrtovati svoje dejavnosti, sprejemati boljše odločitve in zagotoviti, da kritične poslovne operacije niso ovirane.

2. Enostavnejše vzdrževanje skladnosti

Ker so vsi podatki dostopni z osrednje lokacije, bo revizijske sledi lažje slediti in preverjati. Finančna ekipa in revizorji bodo lahko hitro opravili svoje delo. Še pomembneje pa je, da so poti čiste, zato bodo možnosti, da vas bodo udarili z globami in kaznimi, veliko manjše.

3. Avtomatizirajte dolgočasne stvari

Nihče ne želi zapravljati časa za ročno obdelavo naročilnic, vnašanje podatkov o računu ali navzkrižno preverjanje naročilnice, blagajne in računa. Ne samo, da upočasni vašo ekipo, ampak je tudi drago in nagnjeno k napakam. Robustne rešitve P2P so opremljene z avtomatizacijo in integracijami, ki znatno skrajšajo čas, porabljen za vsako fazo: samodejni zajem podrobnosti računa, samodejno pošiljanje dokumentov v odobritve, ustvarjanje samodejnih poročil, elektronsko usmerjanje/arhiviranje in še veliko več.

4. Zmanjšuje stroške in porabo

Za začetek programska oprema P2P odpravi številna ponavljajoča se in okorna opravila, ki so del postopka od naročila do plačila: od ročnega vnosa podatkov o računih do ustvarjanja poročil o uspešnosti prodajalca. To pomeni manj napak pri obdelavi, izboljšano produktivnost in več časa za naloge visoke vrednosti.

Drugič, robustne rešitve P2P zagotavljajo, da je vsaka odločitev, ki jo sprejme vaš oddelek za nabavo, skladna z vašo nakupno politiko in strogo temelji na razpoložljivih zalogah in operativnih podatkih. Tako zmanjšate možnosti za samostojno porabo.

Izzivi v procesu nabave za plačilo

1. Zamudno ročno delo

Več delov podjetja ima običajno svoje metode, kar otežuje konsolidacijo podatkov. Dva ločena oddelka skrbita za naloge plačljivih računov in nabave, vsak s svojim naborom politik, metod in ciljev. To pomanjkanje doslednosti lahko povzroči neučinkovitost in napake.

2. Upravljanje in skladnost

Postopki javnih naročil so togi zaradi pomanjkanja upravljanja podatkov in kakovosti, ki bi omogočala odločanje. Osrednja predpostavka predhodne odobritve izdatkov se včasih obravnava kot nepotrebna birokracija, ki ima za posledico nepogodbeno porabo in začasne nakupe.

3. Nepreglednost pri nabavnih zavezah do izdaje računa.

Organizacije, ki uporabljajo različne sisteme, se pogosto znajdejo brez dostopa do informacij v celotnem procesu P2P, a tudi če so na voljo, so lahko napačne. Posledica tega je pomanjkanje poročanja pri dobaviteljih in porabi, kar vpliva na sposobnost izvajanja strateških odločitev.

4. Napačno pripisani stroški

Oddelki za nabavo so zadolženi za pogajalske cene in koncesije z dobavitelji, medtem ko so obveznosti do dobaviteljev zadolžene za upoštevanje teh dogovorov. Neskladnost s predpisi lahko povzroči veliko, nepričakovano porabo na papirnatem delovnem mestu brez avtomatizacije, ki zajema oba postopka.

---

Rezervirajte to 30-minutno predstavitev v živo, da bo to zadnjič, ko boste morali ročno vnašati podatke iz računov ali potrdil v programsko opremo ERP.

Načrtujte predstavitev

---

Vodilne rešitve P2P

Če zdaj razmišljate o tem, da bi za svojo organizacijo pridobili rešitev nabave za plačilo, je tukaj nekaj najboljših, o katerih lahko razmislite:

zaključek

Vodenje uspešnega podjetja je kot upravljanje postankov v boksih za ekipo formule 1. Nenehno morate optimizirati svoje procese, da lahko izkoristite vse do zadnjega dela zmogljivosti. Vaš cikel P2P je zagotovo področje, ki ga ne smete spregledati. Nemoteno naročanje je pot naprej. Tisti, ki sprejmejo tehnologije P2P, bodo imeli prednost pri nastalih izdatkih, uporabniški izkušnji in izogibanju motnjam v poslovanju.

---

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/