Kako lahko organizacije ustvarijo uspešne strategije avtomatizacije procesov - DATAVERSITY

Kako lahko organizacije ustvarijo uspešne strategije avtomatizacije procesov – DATAVERSITY

Časovni žig: 16. junij 2023 3:25
Izvorno vozlišče: 2726349

Avtomatizacija procesov še naprej pridobiva zagon v panogah. Orkestracija stanja procesa 2023 poročilo ugotovili, da 96 % odločevalcev IT meni, da je ključnega pomena za njihove cilje digitalne transformacije, in v a 2022 raziskava Gartnerja80 % vodstvenih delavcev meni, da je avtomatizacijo mogoče uporabiti pri vseh poslovnih odločitvah. Kljub temu pa vsi projekti avtomatizacije ne potekajo po načrtih. Ista Gartnerjeva raziskava je razkrila, da le 54 % projektov umetne inteligence uspe od pilota do proizvodnje. In a Raziskava 2022 iz mojega podjetja je pokazalo, da je 88 % projektov avtomatizacije procesov zaostajalo za začetnimi projekcijami.

Zakaj prekinitev povezave? Medtem ko vodje IT navajajo številne razloge, Forrester med drugim ugotavlja, da številne pomanjkljivosti avtomatizacije izvirajo iz pomanjkanje vizije ali strategije. Strategija je zagotovo eden največjih zaviralcev uspeha avtomatizacije procesov. Na podlagi naših poročil in pogovorov na terenu smo opazili, da so strategije avtomatizacije iztirile številne dejavnike, od previsokih naložb brez predhodnih ocen, pomanjkanja tehničnega znanja in izkušenj med ekipami IT ter nepovezanosti med uporabljenimi tehnologijami in procesi v podjetju. v obsegu za optimizacijo.

Za izvedbo uspešne strategije avtomatizacije morajo vodje storiti več kot le osredotočiti se na dodajanje več tehnologije. Prav tako morajo zagotoviti, da so ljudje in projekti usklajeni s skupno misijo, da se projekti začnejo počasi in sledijo razumnim pričakovanjem ter da pameten nabor krovnih tehnologij usmerja procese. Tukaj je nekaj korakov, ki jih lahko podjetja naredijo v smeri teh ciljev.

Usklajevanje deležnikov 

Organizacije se že leta srečujejo z izzivi, kako združiti poslovanje in IT na isti strani. Čeprav ta trend ni nič novega, se organizacije še vedno spopadajo z usklajevanjem IT in poslovanja, ko gre za izvajanje strategij avtomatizacije procesov. Raziskave kažejo, da medtem ko se 95 % vodij IT strinja, da je za učinkovito avtomatizacijo procesov potrebno uskladiti in sodelovati vodje podjetij in IT, jih 26 % opredeli pomanjkanje usklajenosti kot ključni razlog, zakaj ne sledijo večji avtomatizaciji procesov.

Jasno je, da se to mora spremeniti. Organizacije lahko spodbujajo več sodelovanja s sprejetjem spremenjenega pristopa »Center odličnosti« (CoE). V nekaterih podjetjih bi to lahko pomenilo sestavljanje skupnosti, namenjene nalogam in strategijam avtomatizacije procesov, v kateri lahko strokovnjaki delijo najboljše prakse in postavljajo vprašanja drug drugemu. CoE bi moral članom iz poslovnih in IT skupin pomagati pri boljšem sodelovanju z usklajevanjem nalog, izogibanjem ponovnemu odkrivanju projektov iz nič in jim na splošno omogočati skupno spodbujanje nenehnih izboljšav.

Nekatere organizacije se bodo morda želele osredotočiti na avtomatizacijo procesov brez uporabe dejanskega izraza CoE. Sama terminologija nosi nekaj podedovane prtljage centralizirane programske opreme za upravljanje poslovnih procesov (BPM). Nekateri so se zanašali na centraliziran pristop za svoj CoE, pri čemer so računali na eno ekipo, ki bo izvajala avtomatizacijo procesov za celotno organizacijo. Ta pristop je pogosto povzročil ozka grla tako za razvijalce kot za vrsto poslovnih voditeljev, zaradi česar je CoE dobil slab sloves z malo dokazljivimi rezultati. Zaradi teh razlogov je morda smiselno "preoblikovati" CoE v ekipo za avtomatizacijo ali orkestracijo. Ne glede na uporabljeno ime lahko model CoE pomaga pospešiti avtomatizacijo procesov.

Z ustvarjanjem strukture, namenjene avtomatizaciji procesov, lahko organizacije v svoje delovanje vnesejo procesno miselnost. Amazon in drugi vodilni v industriji razmišljajo v procesih. Vzpostavljajo procese, ki jim pomagajo pri reševanju poslovnih težav, kot je ustvarjanje boljše uporabniške izkušnje ali izboljšanje notranje učinkovitosti. Razumejo, da jim procesi lahko dajo strateško prednost na trgu. Center za avtomatizacijo procesov lahko evangelizira avtomatizacijo procesov. Z drugimi besedami, CoE lahko pomaga organizaciji sprejeti skupni jezik za poslovne procese – vključno s tem, kako jih opisati in izvajati.

CoE lahko tudi vozi upravljanje in doslednost med poslovnimi procesi v celotni organizaciji. To bi lahko pomenilo karkoli, od vzpostavitve skupne infrastrukture, programske opreme in storitev do upravljanja projektov od konca do konca. Ta ekipa pogosto zagotavlja »pospeševalce« (kot so konektorji) ali komponente za večkratno uporabo, da izboljša čas do vrednosti za projekte avtomatizacije. Ko se podjetja širijo, ta stopnja doslednosti in upravljanja postaneta bolj kritična.

Postopna preobrazba 

Posodobitev IT je glavna prednostna naloga večine poslovnih organizacij. Vendar mnoga velika podjetja še vedno delajo s podedovanimi sistemi, ki si jih ne morejo privoščiti zamenjave vseh naenkrat. Ti sistemi pogosto izvajajo kritične procese in njihova zamenjava lahko povzroči morebitne izpade. Če ne upoštevamo motenj, bi lahko prizadevanja za posodobitev stala milijone dolarjev naložb v nove tehnologije in stroškov razvoja/inženiringa.

Po drugi strani pa lahko postopna preobrazba reši probleme avtomatizacije z nižjimi stroški, z minimalnimi motnjami ali brez njih. Na primer, kot prvi korak v postopnem preoblikovanju bi lahko podjetje razmislilo o razbitju zapuščenega monolita tako, da prevzame ročne naloge, ki jih izvajajo predstavniki službe za stranke, in nekatere od njih avtomatizira z roboti za avtomatizacijo robotskih procesov (RPA). Drugi korak je lahko orkestriranje teh botov RPA, da se povežejo v dejanske poslovne procese, ki lahko vključujejo več botov, druge sisteme IT ali odobritve nadzornikov. Tretji korak je morda ukinitev teh robotov in njihova zamenjava s sodobnimi aplikacijami, ki temeljijo na mikrostoritvah, ki so veliko bolj robustne in jih je mogoče enostavno vključiti v obstoječi proces od konca do konca.

Vzpostavitev strategije, ki uvaja avtomatizacijo skozi niz korakov, začenši z dokazom koncepta, lahko pobudo za avtomatizacijo postavi na pravo pot. 

Orkestracija procesa

Avtomatizacijo je bilo nekoč enostavno vzdrževati, ko so jo organizacije uporabljale za izvajanje majhnih, ločenih nalog. Ker pa organizacije avtomatizirajo vedno več opravil v poslovno kritičnih procesih od konca do konca, mora zdaj obstajati način za zagotavljanje kohezije in kontinuitete med vsemi avtomatiziranimi opravili – ne glede na to, kdo ali kaj je lastnik in izvajalec teh procesov.

To je mogoče doseči z uvedbo nove tehnološke plasti, ki nadzoruje naraščajoče število avtomatiziranih nalog, ki jih izvajajo različne končne točke, kot so sistemi, ljudje ali naprave. Ta tako imenovana orodja za »orkestracijo procesov« usklajujejo različne končne točke poslovnega procesa in včasih celo povezujejo več procesov skupaj. Orkestracija procesa pomaga zainteresiranim stranem pri delu z ljudmi, sistemi in napravami, ki jih organizacija že ima – pri doseganju tudi najbolj ambicioznih ciljev glede avtomatizacije procesov od konca do konca.

Brez orkestracije procesov lahko pobude za avtomatizacijo naletijo na številne izzive, vključno z naslednjimi:

  • Zlomljena avtomatizacija od konca do konca; Ker lokalne avtomatizacije niso povezane med seboj, proces od konca do konca ni popolnoma avtomatiziran.
  • Pomanjkanje razumevanja; proces od konca do konca ni v celoti viden in ključnim meritvam je težko slediti.
  • Pomanjkanje prožnosti; spreminjanje procesa od konca do konca je težko, saj vodi do morebitnih sprememb v številnih različnih sistemih.

Odpravljanje teh težav bo pomagalo organizacijam povečati uporabo avtomatizacije in uspešno izvajati svoje strategije avtomatizacije.

zaključek

Čeprav avtomatizacija procesov ostaja glavni strateški cilj, je za njeno izvedbo potrebno delo. Organizacije lahko izboljšajo svoje možnosti za uspeh z uskladitvijo ključnih deležnikov, počasnim začetkom in uporabo tehnologij, ki usmerjajo procese za največji učinek.

Časovni žig:

Več od PODATKOVNOST