Почему ваша CRM может стать причиной следующей утечки данных - DATAVERSITY

Переиздано Платоном

Читают: 0

В современном быстро меняющемся мире продаж каждое взаимодействие с клиентом имеет значительную ценность. Представители получают номера телефонов для звонков и текстовых сообщений, получают домашние адреса для рассылки подарков и даже отмечают обновления о состоянии здоровья (например, встречу, которую пришлось перенести из-за того, что у клиента есть Covid). Хотя эти действия часто исходят из добрых намерений, направленных на укрепление отношений и отслеживание пути клиента, они порождают важный вопрос:

Как защитить критически важные данные, хранящиеся в вашей CRM?

На самом деле ваша CRM является жизненно важным ядром вашей торговой операции, но к ней часто относятся иначе, чем к другим средам хранения данных, в которых хранится конфиденциальная информация, такая как PII, PCI, PHI и т. д. Без надлежащего контроля и надзора ваши данные CRM могут быть раскрыты. внутри, доступен для сторонних приложений или подвержен неправильным настройкам. (Видеть это тревожное откровение об утечке данных в SFDC.)

CRM, как и любые другие хранение данных технологии, содержат огромное количество потенциально конфиденциальной информации. Кроме того, ими сложно управлять, что создает рискованную комбинацию.

Давайте рассмотрим четырехэтапный подход к минимизации этих рисков:

Открытие и классификация
Анализ использования и доступа
Элементы управления и конфигурация
Анализ разрыва

Ниже мы разберем каждый из них:

Открытие и классификация

Определите все ресурсы данных в вашей CRM. Сюда входят не только данные, находящиеся в рамках основных функций, такие как сделки, возможности, интересы, контакты и взаимодействия, но также любые вложения или документы. Зачастую это занимает много времени, но важно, чтобы информация была всеобъемлющей.
Классифицируйте данные на основе уровней чувствительности. Например, сгруппируйте данные по таким категориям, как «высоко конфиденциальные» (т. е. медицинские записи), «умеренно конфиденциальные» (т. е. контактная информация) и «неконфиденциальные» (т. е. обычные электронные письма).
Разработайте политики, определяющие, как долго следует хранить данные и когда их следует удалять.
Оцените, необходимы ли данные для их предполагаемой цели. Удалите ненужные данные.

Анализ использования и доступа

Определите, кто имеет доступ к конфиденциальным данным. Анализ ролей, разрешений и контроля доступа. В некоторых средах CRM это может оказаться сложной задачей, но имеет решающее значение.
Проводить тщательный аудит сторонних приложений на предмет разрешений и безопасность данных практики, помимо привилегий пользователя.
Регулярно обучайте пользователей безопасному обращению с данными.

Элементы управления и конфигурация

Просмотрите элементы управления системой CRM, включая шифрование, аутентификацию, политику паролей и резервное копирование данных, гарантируя правильную настройку для предотвращения несанкционированного доступа и утечки.
Осознайте риски, связанные с каждым параметром, поскольку неправильные настройки могут привести к раскрытию данных.
Удалите всех неактивных пользователей или приложения — пользователей, которые больше не входят в ту часть организации, которой требуется доступ к данным, или покинули ее, а также приложения, которые больше не используются, но разрешения остались.

Анализ разрыва

После того как вы соберете эти данные, перейдите от наглядности к оценке рисков. Это предполагает тщательную оценку рисков.
Инициируйте усилия по очистке данных, удаляя устаревшие или ненужные данные. Ограничьте доступ к конфиденциальным данным избранным администраторам (например, суперадминистраторам).
Установите процедуры постоянного мониторинга и реагирования на инциденты. Регулярно просматривайте и обновляйте.

Обеспечение безопасности вашей CRM — непростая задача, тем более что не всегда существует выделенная команда DevOps, знакомая со всеми тонкостями. Бизнес-администраторы также не всегда могут быть полностью осведомлены о связанных с этим рисках. Тем не менее, это критически важно. Это не попытка «установить и забыть». Это непрерывно. Отдел продаж никуда не денется, равно как и необходимость защищать конфиденциальные данные клиентов.

В то время, когда утечки данных постоянно появляются в новостях, а правила становятся все более строгими, защита вашей CRM — это не просто лучшая практика, это необходимость. Для начала убедитесь, что вы разработали всестороннюю стратегию, охватывающую четыре вышеперечисленных пункта. Таким образом, вы можете усилить безопасность вашей CRM и гарантировать, что ваши отношения с клиентами будут построены на доверии и безопасности.