Выберите более интеллектуальный процесс архивирования документов с рабочими процессами без кода за 15 минут. Посмотрите, как это работает, с помощью бесплатной демонстрации продукта от наших консультантов по автоматизации.
or Начать бесплатную пробную версию—>
Архивирование документов — это процесс хранения документов, которые больше не используются в настоящее время, в надежном хранилище.
Средний бизнес занимается 10,000 документы каждый год. Отслеживание их вручную — большое испытание.
К счастью, архивирование документов помогает избавиться от беспорядка. Правильно классифицируя, оцифровывая и индексация документов, архивирование документов помогает предприятиям находить документы даже спустя годы, потому что вы никогда не знаете, когда они вам понадобятся. Подумайте, аудит, ссылки, или что-нибудь еще.
Давайте посмотрим на архивирование документов и на то, как оптимизировать процесс архивирования документов, чтобы вы никогда не потеряли документ.
Что такое архивирование документов?
Архивирование документов — это процесс хранения документов, которые больше не используются в настоящее время, в надежном хранилище.
Это фиксированные документы — документы, которые не могут или не должны изменяться или редактироваться, — к которым не обращаются или которые не используются регулярно. Архивирование неактивных документов необходимо по юридическим причинам или по причинам соответствия, или в случае, если они требуются для аудита. Таким образом, архивные документы должны легко извлекаться, даже если они не используются регулярно.
Документы, которые динамичны и используются в повседневных бизнес-системах, не подходят для архивирования — они должны оставаться в активном использовании. (Для всех тех документов, которые вам не нужно архивировать? Удалите их, когда закончите с ними)
Вы можете архивировать как цифровые, так и физические документы.
Многие учреждения предпочитают оцифровывать бумажные документы в электронный архив. Потому что хранение электронные документы в долгосрочной перспективе проще и экономит затраты.
Так, в некоторых учреждениях есть гибридные архивы, содержащие как цифровые, так и физические документы.
Узнайте, как вы можете сэкономить 80 % своих расходов с платформой архивации документов Nanonets.
Получите бесплатный тур по продукту or Начните бесплатный пробный период.
or Начните бесплатный пробный период
Различные способы архивации документов
Когда дело доходит до архивирования документов, существует три основных решения для хранения: физическое архивирование, электронное архивирование и хранилище со сканированием по требованию. Давайте посмотрим краткое содержание каждого из них.
Физическое архивирование
Физическое архивирование — это, по сути, хранение бумаги.
Это когда вы архивируете свои документы, документируя их или тратя средства безопасного хранения вне офиса, такие как хранилище, чтобы хранить их для вас. Это широко распространенная практика для крупных отраслей, где требуется сохранение бумажного следа некритичных документов.
Электронное архивирование
Вы также можете оцифровывать свои документы и хранить их в цифровом облаке или локальном хранилище. Преимущество цифрового хранилища заключается в том, что оно экономит много места. Вам не требуется никакого физического места для хранения вашего документа — все сохраняется в облаке.
Программное обеспечение для оцифровки документов, такое как Nanonets, извлекает информацию из документов и сохраняет ее в вашей базе данных.
Тем не менее, это не для всех. Многие владельцы отрасли любят сохранять физические копии и не перемещают свои архивы документов в облачное хранилище из соображений безопасности.
Сканирование хранилища по требованию
Сканирование по требованию — лучшее из обоих миров. Это решение, при котором корпорация будет хранить ваши бумажные документы за пределами офиса, но проверять их и отправлять вам цифровые копии по приглашению.
Это хороший выбор для отраслей, которые хотят хранить огромное количество документов вне офиса, но иногда могут требовать доступа. Тем не менее, сканирование по запросу обходится дороже, чем обычное хранение бумаги, поскольку вы тратите деньги на дополнительную услугу.
Физическое и электронное архивирование
Хранение физического архива документов требует как денег, так и времени и занимает ценное физическое пространство либо на вашей работе, либо при помощи стороннего хранилища. (Это составляет 20 долларов за файл за бумагу документ.)
В то время как архивирование документов в электронном виде является эффективным с точки зрения затрат и времени и почти не занимает физического места.
Вы можете получить несколько преимуществ от восстановления физических документов для хранения в архиве электронных документов. К ним относятся:
- Архив хранится в электронном виде, поэтому он не занимает физического места (больше никаких картотечных шкафов и банковских ящиков!)
- Облегчает быстрый поиск по ключевым словам для определенных документов
- Сокращение складских и исполнительных расходов
- Легкая защита от несанкционированного доступа
Начните архивирование документов за 15 минут с Nanonets. Нам доверяют более 30 30 профессионалов, которые ежегодно автоматизируют XNUMX миллионов документов!
Попробуйте Нанонет бесплатно or Закажите звонок с нашим специалистом по автоматизации!
Как настроить архивирование электронных документов?
Архивирование документов не является одноразовым действием; Как только вы настроите правильный бизнес-процесс, вы сможете его автоматизировать. Давайте посмотрим, как работает архивирование документов.
Шаг 1: Первоначальная оценка
Поймите ваши текущие процессы документов. Как вы работаете с важными и второстепенными документами? У вас есть установленный процесс? Все ли документы обрабатываются одновременно или процесс является разовым?
Взгляните на
- Как создаются, записываются, классифицируются и именуются документы?
- Каков порядок оцифровки документов?
- Каковы требования для удаления или отклонения документа?
- Кто обрабатывает исключения документов?
- Какие документы необходимы для аудита?
Вы также должны понимать количество документов, которые вы будете обрабатывать, чтобы получить представление.
На основе этой первоначальной оценки вы работаете над составлением потоков для процессов.
Шаг 2. Определите цели и роли
После того, как вы разберетесь в процессах, попытайтесь определить причины архивирования документов.
- Хотите сократить операционные расходы на работу с документами?
- Вы делаете это, чтобы соблюдать правила безопасности данных?
- Вы пытаетесь оптимизировать свой управление записями?
- Делает ли это исполнительная команда, чтобы улучшить видимость ресурсов?
В зависимости от целей вы можете расставить приоритеты и изменить процессы архивирования документов. Понимание ролей заинтересованных сторон в процессе.
- Кто будет контролировать процесс архивирования документов?
- Какие уровни авторизации вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным?
- Как вы будете обеспечивать соблюдение требований сотрудниками?
Шаг 3. Внедрите график хранения
Теперь пришло время установить график хранения. Понимать документы что нужно сохранить, а что нет.
Вы должны хранить оригинальные годовые финансовые отчеты, поскольку они могут потребоваться в будущем. Изучите федеральные, местные, государственные и отраслевые правила, которым вы должны следовать.
Например, храните все документы IRS и связанные с налогами не менее семи лет.
Затем удалите все документы, которые не требуют архивирования или никогда не будут храниться постоянно, такие как каталоги поставщиков, нежелательная почта и дубликаты. Вы можете оцифровать их, отсканировав и извлечение информации с помощью программного обеспечения OCR.
Шаг 4: Оцифруйте бумажные файлы
Оцифровка бумажных файлов для снижения затрат, экономии места и улучшения организации документов.
Для расширения возможностей поиска вы можете использовать программное обеспечение OCR и сканер документов, как Nanonets, для сортировки, организации, маркировки и индексные документы.
Шаг 5: Выберите хранилище
Для цифрового хранилища вам нужно выбрать ленту, диск или облачное хранилище. Каждый из них имеет преимущества и недостатки, связанные с долгосрочной безопасностью, целостностью и простотой входа. программное обеспечение для управления документами.
Шаг 6: Автоматизируйте с помощью документооборот
После того, как все процессы и все переменные определены, пришло время развернуть процесс.
Вы можете использовать программное обеспечение для управления документами такое как Нанонеты автоматизировать весь процесс, используя рабочие процессы без кода. Он также имеет облачное или локальное хранилище для автоматического хранения ваших документов. Посмотри, как это работает.
Шаг 7. Мониторинг и оптимизация
Поначалу ни один процесс не идеален. После внедрения документооборота получите обратную связь от заинтересованных сторон по улучшению процесса.
Кого использовать архивирование документов?
Вашей компании необходимо сосредоточиться на архивировании документов, если:
- Ваша компания регулярно занимается бумажной работой
- В будущем вам может потребоваться доступ к старым документам.
- Аудиты — обычное дело для компаний, похожих на вас
- Вам необходимо хранить документы в рамках соответствия и нормативных требований
Если эти факторы имеют отношение к вашей компании, вам может потребоваться заархивировать документы.
Сократите время архивирования документов с дней до минут с помощью Nanonets. Сокращение затрат и времени. Интересно узнать, как это работает?
Начните бесплатный пробный период or запланируйте звонок с нами.
Как автоматизировать архивирование документов?
Вы можете автоматизировать архивирование документов с помощью Nanonets за несколько простых шагов.
Для этого создайте бесплатную учетную запись на Nanonets или войдите в свою учетную запись.
Шаг 1: Вам необходимо настроить сбор документов. Документы могут быть автоматически загружены на платформу с помощью параметров загрузки данных.
Шаг 2: Теперь нам нужно классифицировать документы. Платформа Nanonets автоматически идентифицирует тип документа с моделью классификатора документов.
Шаг 3: На следующем этапе вы можете извлекать данные из документов и использовать их для выполнения таких действий, как сопоставление данных, утверждение документов, обработка данных, улучшение данных, сопоставление баз данных, переименование PDF-файлов и многое другое с автоматизацией рабочего процесса.
Шаг 4: Теперь, после обработки документов, пришло время сохранить их документы. Вы можете экспортировать документ в выбранное вами облачное хранилище или сохранить его в базе данных Nanonets.
Архивирование документов с помощью Nanonets
Нанонец – это программное обеспечение для интеллектуального управления документами со встроенным программным обеспечением OCR, которое поможет вам преобразовать все ваши бумажные документы в цифровой формат с возможностью поиска. Nanonets прост в использовании благодаря построителю рабочего процесса без кода, который может автоматизировать любой ручной процесс обработки документов.
Нужна помощь? Наша команда здесь, чтобы помочь вам настроить все это!
Отправляйтесь в Nanonets и попробуйте сделать это сами прямо сейчас. Или попросите нашу команду сделать это за вас!
Nanonets используют более 30,000 XNUMX счастливых профессионалов, чтобы автоматизировать свои процессы документооборота каждый год. Вот снимок выступления Nanonets
Вот что говорят о нас наши клиенты.
Предположим, у вас сложный процесс архивирования документов. В этом случае наша талантливая команда может помочь вам упростить и автоматизировать весь процесс, чтобы он был эффективным и работал в соответствии с вашими требованиями. Хотите поделиться своими требованиями с нами? Настроить вызов or Отправить нам письмо.
or Начните бесплатный пробный период
Зачем вам его использовать?
Использование электронного архива документов имеет множество преимуществ:
- Экономия места: Цифровое архивирование документов может сэкономить место и расходы за счет высвобождения площади и снижения эксплуатационных расходов.
- Эффективное управление документами: Благодаря электронному архивированию документов вы можете упорядочивать, классифицировать и хранить все свои документы в одном централизованном месте. Это упрощает работу с документами.
- Повышение безопасности документов: Вы можете ограничить мошеннический доступ и повысить безопасность документов, храня документы в безопасном облачном хранилище.
- Удобный поиск документов: Программное обеспечение DMS превращает документы в базу данных с возможностью поиска, что означает, что вы можете искать документы, используя ключевые слова из документов.
- Сделать вас совместимым: Некоторые отрасли должны внедрить архивирование документов, чтобы соответствовать требованиям.
Запустите архивирование документов с помощью Nanonets.
Нам доверяют более 30,000 500 пользователей из более чем 30 предприятий для автоматизации более XNUMX миллионов документов!
Рейтинг 4.9 на G2. Попробуйте!
Начните бесплатный пробный период
Примеры использования архивации документов
Архивирование документов полезно практически для всех видов бизнеса. Давайте рассмотрим некоторые реальные приложения архивирования документов в различных отраслях.
- Финансовые услуги Компании должны убедиться, что все их документы готовы к аудиту. Именно здесь архивирование документов помогает им вести все журналы клиентов, квитанции об обмене денег и другие юридические документы, когда это необходимо. Прочитайте, как вы можете автоматизировать это с помощью финансовая автоматизация.
- Ритейл фирмы должны сохранять всю информацию о своих клиентах, продавцах и поставщиках на случай каких-либо расхождений в будущем. Подробнее о автоматизация ритейла.
- Юридические фирмы и юридические отделы нужно хранить все контракты по делу, документы и факсы в формате PDF. Им необходимо быстро находить документы и цитаты с помощью интеллектуального поиска и тегов. Вот где архивирование документов пригодится.
- Общественные услуги иметь дело с большим количеством информации изо дня в день. Не все актуально сейчас, но они должны хранить всю информацию, которая должна быть легко доступна позже, нажав кнопку.
- Предприятия могут оптимизировать управление документами с помощью эффективного архивирования документов. Превратив свои бумажные документы в библиотека с возможностью поиска, сотрудники могут сократить время, затрачиваемое на поиск документов, а оцифровка также может улучшить видимость данных.
Автоматизируйте архивирование документов с помощью Nanonets. Извлекайте данные из счетов-фактур, удостоверений личности или любых документов на автопилоте!
or Начните бесплатный пробный период
Архивирование документов и резервное копирование файлов
Архивирование документов делает резервную копию файла, верно? Ну, это немного другое.
Процесс архивирования документов предназначен для пассивных документов, тогда как резервные копии используются для активных файлов в повседневных системах.
Задачей архива документов является сохранение исходных документов на тот случай, если они потребуются по разным причинам в будущем. Напротив, цель резервного копирования файлов состоит в том, чтобы сохранить копию активных файлов на случай, если фактические файлы будут повреждены или утеряны, обеспечивая непрерывность работы.
Давайте рассмотрим больше различий между архивированием документов и резервным копированием файлов.
Архив документов |
Резервное копирование документов |
|
Цель |
Долгосрочное хранение документов, которые сейчас не используются |
Сохранение копии последних данных в случае потери или повреждения данных |
Использованные |
По мере необходимости - напр. Аудит |
Когда текущие данные повреждены или не загружаются |
Данные |
Сохранил как копию. Данные не перезаписываются |
Данные перезаписываются |
Тип хранимых данных |
Исходные данные – например. Финансовые отчеты |
Дубликат текущих данных как копия |
Скорость |
Скорость восстановления не проблема |
Должно быть в реальном времени |
Срок |
Долгосрочное хранение |
Краткосрочное и среднесрочное хранение |
Усильте архивирование документов с помощью Nanonets.
Оптимизируйте все свои бизнес-процессы, связанные с документами, с помощью Nanonets. Никогда не теряйте документ, держите наготове все журналы аудита и уменьшите количество случаев мошенничества с документами с минимальными затратами.
Мы помогли многим организациям, таким как Toyota, P&G и EY, оцифровать их ручные процессы с помощью рабочих процессов без кода, что привело к экономии средств и времени.
Запланируйте 10-минутный короткий звонок, на котором наши специалисты по автоматизации увидят ваши текущие процессы обработки документов и расскажут, как легко оцифровать ваши ручные процессы.
Получите бесплатный тур по продукту or попробуй сам.
8 февраля 2023 г.: Этот блог был первоначально опубликован в июне 2022 г. и был обновлен 8 февраля 2023 г. с обновленным содержанием.
Подробнее об управлении документами:
FAQ
Зачем оцифровывать документы?
Продуктивный управление документами: проиндексированные оцифрованные документы можно экспортировать в систему и автоматически хранить в цифровых библиотеках, где их использование можно документировать, отслеживать и управлять им.
Простое повторное использование текста: когда печатная тема восстанавливается в редактируемый текст, ее можно изменить и повторно использовать в Microsoft Excel или Word, экономя время, обычно затрачиваемое на повторное создание и повторный ввод документов.
Возможность поиска: документы, включая ключевые слова в метаданных или тексте, могут быть обнаружены электронными поисковыми сетями и обозначены в течение нескольких секунд.
Простой доступ: цифровые документы можно в любое время извлечь из основного репозитория и быстро распространить по электронной почте, что избавляет от необходимости делать печатные копии.
Что такое программа для архивации документов?
Программное обеспечение для архивирования документов преобразует документы в цифровые записи, которые можно архивировать, легко получить к ним доступ и эффективно управлять, помогая вашему учреждению сэкономить на расходах на хранение, повысить производительность труда сотрудников и ускорить бизнес-процессы.
Подходящие для долгосрочного архивирования преобразованные списки имеют небольшой размер и повышенное визуальное качество. Их можно читать на различных устройствах, легко получить к ним доступ из изолированных мест и централизованно архивировать в электронных архивах, цифровых библиотеках или сети управления документами. Любая корпорация может ускорить внутренние процедуры и повысить эффективность, предоставив легкий доступ к цифровым копиям с определенными правами доступа.
Закажите звонок, и наши специалисты по автоматизации рассмотрят ваши текущие процессы обработки документов и покажут, как оптимизировать процессы архивирования.
Начните бесплатный пробный период
- SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
- Платоблокчейн. Интеллект метавселенной Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
- Источник: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
- 000
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- 7
- 9
- a
- О нас
- доступ
- Доступ
- По
- Учетная запись
- активный
- активно
- деятельность
- дополнительный
- придерживаться
- После
- против
- Все
- количество
- суммы
- и
- годовой
- техника
- Приложения
- архив
- ПЛОЩАДЬ
- Прибыл
- оценки;
- Помощь
- связанный
- аудит
- разрешение
- автоматизировать
- Автоматизированный
- автоматически
- автоматизация
- доступен
- Восстановление
- Операции резервного копирования
- , так как:
- польза
- Преимущества
- ЛУЧШЕЕ
- между
- большой
- Немного
- Блог
- повышение
- строитель
- бизнес
- деловые предложения
- Бизнес-процесс
- деловые процессы
- бизнес
- кнопка
- призывают
- Карты
- случаев
- каталоги
- категоризации
- централизованная
- выбор
- Выберите
- классифицировать
- Очистка
- Закрыть
- облако
- облачного хранения
- беспорядок
- лыжных шлемов
- COM
- Общий
- Компании
- Компания
- комплекс
- Соответствие закону
- уступчивый
- Консультанты
- содержание
- контраст
- конвертировать
- переделанный
- копии
- КОРПОРАЦИЯ
- поврежден
- Цена
- Расходы
- Создайте
- создает
- Текущий
- клиент
- Клиенты
- данным
- Потеря данных
- безопасность данных
- База данных
- день
- дня в день
- Дней
- сделка
- занимавшийся
- Акции
- определенный
- доставки
- Спрос
- Демо
- ведомства
- обнаруженный
- разница
- Различия
- различный
- Интернет
- цифровые документы
- цифровой
- оцифровка
- преобразовывать в цифровой форме
- оцифрованы
- оцифровка
- распределенный
- документ
- управление документами
- процесс документа
- Документация
- дело
- Dont
- вниз
- динамический
- каждый
- легче
- легко
- затрат
- эффективный
- эффективно
- или
- Электронный
- в электронном виде
- возвышенный
- уничтожение
- Сотрудник
- сотрудников
- расширение
- обеспечивать
- обеспечение
- предприятий
- Весь
- запись
- существенный
- по существу
- Эфир (ETH)
- Даже
- НИКОГДА
- Каждая
- все члены
- многое
- Excel
- обмена
- исполнительный
- расходы
- эксперты
- экспорт
- извлечение
- Экстракты
- EY
- факторы
- не удается
- FAQ
- Федеральный
- Обратная связь
- Файл
- Файлы
- Подача
- финансовый
- Найдите
- Компаний
- First
- соответствовать
- фиксированной
- Потоки
- Фокус
- следовать
- формат
- доля
- мошенничество
- и мошенническими
- Бесплатно
- бесплатная пробная версия
- от
- будущее
- G2
- Gain
- в общем
- генерируется
- получить
- GIF
- Дайте
- цель
- Цели
- хорошо
- инструкция
- методические рекомендации
- обрабатывать
- Ручки
- удобный
- счастливый
- помощь
- помог
- полезный
- помощь
- помогает
- здесь
- Как
- How To
- HTTPS
- Гибридный
- идея
- идентифицирует
- определения
- Личность
- осуществлять
- Осуществляющий
- улучшать
- улучшение
- in
- неактивный
- В том числе
- индекс
- промышленности
- промышленность
- отраслевые
- информация
- начальный
- учреждение
- учреждения
- целостность
- Умный
- заинтересованный
- в нашей внутренней среде,
- приглашение
- включать в себя
- IRS
- изолированный
- IT
- работа
- Сохранить
- хранение
- Знать
- этикетка
- большой
- Юр. Информация
- уровни
- библиотеки
- ОГРАНИЧЕНИЯ
- Списки
- локальным
- расположение
- места
- Длинное
- долгосрочный
- дольше
- посмотреть
- терять
- от
- серия
- Главная
- поддерживать
- основной
- сделать
- ДЕЛАЕТ
- управлять
- управляемого
- управление
- руководство
- вручную
- многих
- карта
- массивный
- согласование
- означает
- Метаданные
- Microsoft
- Microsoft Excel
- среднего размера
- может быть
- миллиона
- минут
- модель
- деньги
- монитор
- БОЛЕЕ
- двигаться
- Названный
- почти
- Необходимость
- потребности
- сетей
- следующий
- "обычные"
- номер
- цель
- OCR
- Программное обеспечение OCR
- Старый
- ONE
- оперативный
- Оптимизировать
- Опции
- организация
- организации
- оригинал
- первоначально
- Другие контрактные услуги
- Владельцы
- бумага & картон
- бумага
- оформление документации
- часть
- особый
- вечеринка
- пассивный
- ИДЕАЛЬНОЕ
- производительность
- постоянно
- физический
- Платформа
- Платон
- Платон Интеллектуальные данные
- ПлатонДанные
- расположены
- практика
- предпочитать
- Расставляйте приоритеты
- Процедуры
- процесс
- Процессы
- обработка
- Продукт
- производительность
- профессионалы
- правильный
- должным образом
- опубликованный
- САЙТ
- быстро
- Читать
- готовый
- причины
- поступления
- последний
- записанный
- учет
- уменьшить
- снижение
- Рекомендации
- регулярный
- регулярно
- регуляторы
- соответствующие
- Отчеты
- хранилище
- требовать
- обязательный
- Требования
- исследованиям
- Полезные ресурсы
- восстановление
- восстановление
- удерживающий
- сохранение
- Отзывы
- правые
- Дорога
- роли
- Катить
- условиями,
- Сохранить
- экономия
- экономия
- сканирование
- график
- Поиск
- поиск
- секунды
- безопасный
- обеспеченный
- безопасность
- обслуживание
- Услуги
- набор
- семь
- несколько
- Поделиться
- стрелять
- Короткое
- должен
- показывать
- аналогичный
- просто
- упростить
- небольшой
- умнее
- Снимок
- So
- Software
- Решение
- Решения
- некоторые
- Space
- скорость
- Расходы
- потраченный
- заинтересованных сторон
- Область
- оставаться
- Шаг
- Шаги
- акции
- диск
- варианты хранения
- магазин
- хранить
- магазины
- предмет
- такие
- РЕЗЮМЕ
- система
- системы
- взять
- принимает
- с
- талантливый
- команда
- Ассоциация
- Будущее
- информация
- их
- три
- время
- в
- слишком
- Тойота
- трек
- трансформация
- суд
- надежных
- понимать
- обновление
- загружено
- us
- Применение
- использование
- пользователей
- использовать
- ценный
- различный
- Хранилище
- продавец
- проверка
- с помощью
- видимость
- способы
- Что
- Что такое
- который
- широко распространена
- будете
- в
- Word
- Работа
- рабочий
- автоматизации технологических процессов
- Рабочие процессы
- работает
- мире
- год
- лет
- ВАШЕ
- себя
- зефирнет