Загрузите руководство эксперта по индексированию документов.
Многие корпорации, которые перешли от бумажных к компьютерным процедурам подачи документов, поняли, что цифровые файлы могут быть такими же неорганизованными и беспорядочными, как и аналоговые. Однако, оцифровка документов экономит много сил и времени в долгосрочной перспективе; он работает только в том случае, если все сделано правильно. Вот где приходит индексация документов.
Индексирование документов — это отличный способ позволить вашей корпорации упорядочить ваши цифровые файлы и сохранить будущие файлы организованными. Это также относится к файлам, связанным с процедурами в вашем учреждении, от счетов к получению и кредиторская задолженность в от закупки до оплаты.
Что такое индексация документов?
Индексация документов упорядочивает документы с соответствующими тегами или атрибутами для лучшей видимости при поиске или извлечении документов в будущем.
Например, фирма может индексировать документы по номеру клиента, имени клиента, имени сотрудника, дате или другим важным характеристикам, которые можно будет связать позже. Это важная часть фундамента, на котором строится деятельность организации. сети управления документами построены.
Возьмем пример словаря. Словарь включает в себя широкий спектр слов и их значений. Если вам нужно найти в словаре конкретное произведение, просмотр каждой страницы займет несколько часов.
Но при использовании индекса ваша охота сокращается до нескольких минут или секунд. Аналогичную гипотезу регулирует индексация документов. Прикрепляя определенные теги к цифровой документ, вы можете использовать термины в этих тегах, чтобы легче находить нужную информацию, вместо того, чтобы вручную анализировать гору файлов.
Основные понятия индексации документов
Можно понять и узнать об индексации документов в нескольких концепциях. Кратко познакомимся с ними:
- База данных: База данных – это электронный собрание документов, хранящихся в одном месте и доступных многим пользователям для различных целей. Это также может быть организованный набор документов или данных, хранящихся на компьютере, которые программа может использовать для обсуждения и предоставления быстрых и гибких ответов на запросы.
- RDBMS: Термин «СУБД» (система управления реляционными базами данных) относится к системе управления базами данных, в которой данные и связи между ними хранятся в таблицах.
- Ключевые поля—индексные поля — поля базы данных, используемые для категоризации и упорядочения документов. Обычно они определяются пользователем и могут использоваться для сканирования и извлечения документов. Примеры включают номер счета, имя клиента, дату и адрес.
- Сопоставление, объединение и заполнение индексации области с индексными данными, уже существующими в других системах, таких как бухгалтерские системы. Это позволяет вам индексировать одно или несколько полей и автоматически заполнять оставшиеся поля данными из таблицы поиска или текстового файла, предоставленного другой сетью, такой как бухгалтерская или кадровая система, которая соответствует.
Автоматически индексируйте документы с рабочими процессами без кода за 15 минут. Посмотрите, как это работает, с помощью бесплатной демонстрации продукта, где мы настроим для вас рабочие процессы.
Получите бесплатный тур по продукту or Начните бесплатный пробный период.
Почему важно индексировать документы?
Индексация документов позволяет не только быстро находить документы. Индексирование документов имеет много преимуществ, в том числе следующие:
Усовершенствованная организация документов
Сотрудники могут сэкономить время на поиске нужного документа с правильной системой индексации документов.
Упрощенное соблюдение требований аудита
Вы можете легко обойтись без хлопот по своевременному сбору документов для аудита, если документы уже проиндексированы и организованы в соответствии с финансовым годом и другими соответствующими показателями.
Экономит время
Однако, если у вас и вашей команды есть надлежащие протоколы индексирования документов, вы можете использовать время, потраченное на поиск, для продуктивной работы.
Типы индексации документов
В дополнение ко многим преимуществам индексирования документов, существует множество различных подходов к индексированию, поэтому вы можете выбрать любой из них (или комбинацию способов), который лучше всего подходит для ваших целей. документооборот. Эти стратегии состоят из следующего:
Полнотекстовая индексация
При полнотекстовом индексировании сканируется все содержимое документа, что позволяет выполнять поиск фраз или ключевых слов в любом месте текста.
Он идентичен инструменту «Найти» (Ctrl+F или Command+F), включенному в большинство текстовых процессоров и веб-браузеров. Удобный для пользователя характер этого типа индексирования делает его самым простым, но он требует много места для хранения.
Вы можете сделать документы доступными для поиска с помощью Nanonets. Смотри как.
Автоматическое индексирование
Автоматическое индексирование, также известное как индексирование с переменным поиском, выборочно индексирует важные части документа, которые совпадают с базой данных, такие как номера или имена клиентов, вместо индексирования всей страницы.
В этой процедуре используется программное обеспечение для индексации документов. Тем не менее, для предприятий может быть полезно индексировать такие документы, как счета, которые всегда содержат поля, данные соответствия в базах данных.
Узнайте, как можно автоматизировать индексирование документов с помощью Nanonets.
Индексирование метаданных
«Данные о данных» — это термин, который часто используется для обозначения метаданных, но он очень подробный. Примером этого может быть захват изображений для создания файла PDF; он фиксирует время, когда это было сделано.
Более того, он также позволяет добавлять дополнительные «теги», известные как Метаданные PDF. Метаданные, такие как теги и другая информация, которую вы хотите использовать для последующего поиска, можно использовать при оцифровке или сканировании документа. Затем, когда дело доходит до получения документа, он сканирует метаданные, а не использует вашу программу поиска документов для сканирования целых документов.
Автоматическое индексирование с использованием полевых данных
Индексирование на основе полей относится к различным источникам данных в базе данных, также известным как поля. Концептуально он идентичен индексации метаданных. Например, вы можете использовать индексирование на основе полей для поиска в базе данных записей с тем же именем в столбце клиентов.
Индексация документов не является сложной задачей. Используйте все вышеперечисленные методы для индексации документов на автопилоте.
Закажите звонок, чтобы узнать, как вы можете автоматизировать индексирование документов с помощью Nanonets менее чем за 15 минут.
Получите бесплатный тур по продукту or Начните бесплатный пробный период.
Как работает индексация документов?
Какая индексация документов лучше для вас, будет зависеть от того, как каждая из вовлеченных сторон намеревается использовать документы, которые вы индексируете. Информация, которую сотрудники, скорее всего, будут искать в Интернете, и условия поиска, которые они, скорее всего, будут использовать для ее поиска, должны быть известны вам. Понимание потребностей сотрудников — единственный способ обеспечить индексирование таким образом, чтобы сделать возможным быстрый поиск документов.
Индексировать документы несложно, если вы понимаете, как будут использоваться ваши проиндексированные документы и какой тип индексирования наиболее целесообразен для вашей организации. Процесс индексации включает в себя сканирование и категоризацию оцифрованных и отсканированных материалов для нахождения предварительно определенных ключевых фраз вручную или автоматически. Более подробное объяснение процесса индексации представлено ниже:
Понимание варианта использования индексации документов
Тип индексирования, который вы должны использовать, будет зависеть от документов, которые вы индексируете, будь то кадровые записи, счета-фактуры или что-то еще; также важно знать, кто будет извлекать эти документы и почему.
Завершите тип индексации документов, который вы хотите использовать
Вполне возможно, что некоторые типы документов можно легко найти, не требуя индексации большого количества информации. Например, вам может понадобиться только основная информация из счетов-фактур, такая как номер счета или имя поставщика.
Индексировать применимые данные
Вы можете индексировать данные вручную или, что предпочтительнее, полагаться на программное обеспечение, которое могло бы индексировать данные после определения того, какая форма индексирования имеет смысл.
Метод двойного ключа является наиболее эффективным методом индексации, когда он выполняется вручную. Два человека помечают каждый отсканированный документ, используя этот метод, необходимыми фразами индексации, вводя информацию, которую они видят, в соответствующие поля метаданных для файла. Это позволяет при перекрестном сравнении найти любые ошибки. Двойной ключ экономит много времени и резко сокращает количество ошибок.
Вы должны указать рекомендации, из каких частей документа должно браться программное обеспечение, если вы полагаетесь на программное обеспечение. Например, правильное программное обеспечение для индексации документов взаимодействует с Технология OCR чтобы позволить компьютеру читать текст с изображений, что имеет решающее значение для индексации соответствующих данных и оцифровки физических копий документов.
Nanonets — лучшее программное обеспечение для индексирования документов
Нанонец – это Система управления документами на основе ИИ что позволяет пользователям с платформой без кода для сквозное управление документами. Nanonets автоматизирует все процессы документооборота, такие как
И более. Nanonets имеет встроенное программное обеспечение OCR, которое использует извлечение ключевых слов для идентификации документов и их индексации в соответствии с соответствующими базами данных. Алгоритм искусственного интеллекта Nanonets со временем обучается и легко обрабатывает неструктурированные, полуструктурированные или пользовательские документы.
Более 30,000 500 специалистов из более чем XNUMX предприятий доверяют Nanonets эффективное управление документами.
Использование Nanonets может принести множество преимуществ, включая экономию средств, повышение соответствия требованиям и повышение производительности. Вот некоторые уникальные преимущества, которые отличают Nanonets:
- Не требуется кодирование
- Работает со всеми типами документов
- Пользовательские модели ИИ
- Постобработка или предварительная обработка не требуются.
- Обрабатывает многоязычные документы
- Распознает более 200 языков
- установка за 1 день
- Более 5000 интеграций с API и Zapier
- Живая поддержка 24x7
- Прозрачные варианты ценообразования
- Решение White Label
- Локальный и облачный хостинг
Вот снимок производительности, ожидаемой от Nanonets.
Nanonets высоко оценивается на веб-сайтах отзывов клиентов, как показано ниже.
Посмотрите, как вы можете автоматизировать процесс индексации документов с помощью Nanonets за 15 минут.
Получите бесплатный тур по продукту or попробуй сам.
Как использовать Nanonets для индексации документов?
Шаг 1: Регистрация на Нанонец (Начните бесплатно прямо сейчас) и авторизуйтесь.
Шаг 2: Выберите модель классификации документов на главном экране.
Шаг 3: Выберите теги документа, которые вы хотите включить.
Шаг 4. Алгоритму искусственного интеллекта Nanonets требуется всего 25 документов для обучения модели искусственного интеллекта распознаванию вашего типа документа. Загрузите 25 документов для каждого тега документа и позвольте модели обучаться.
Шаг 5: После этого вы можете использовать документооборот для автоматической отправки документов, их индексирования и отправки в базу данных по мере необходимости. Вы можете использовать рабочие процессы документов для извлечения данных из документов, обработки документов или отправки их через процесс утверждения. Ваше воображение является ограничением.
Индексировать документы с помощью Nanonets очень просто.
Начните бесплатную пробную версию и сделайте это сами. Если вам нужна помощь, запланируйте 10-минутный звонок с нашими экспертами по автоматизации, чтобы мы могли настроить рабочие процессы для вас.
Получите бесплатный тур по продукту or Начните бесплатный пробный период.
Как это поможет вам найти документы?
Индексирование документов является фундаментальным элементом любого метода управления бизнес-документами и представляет собой отличный способ создания более эффективных рабочих процессов. При адекватной индексации любой документ, который нужен вашим сотрудникам, можно легко найти и получить с помощью всего лишь ограниченного нажатия клавиши. Но реализовать мощную индексацию документов может быть сложно, если у вас нет соответствующих инструментов.
Заключение
Индексирование документов — это мощный подход, помогающий в последующем извлекать документы из огромных архивов, включающих тысячи документов. Документы можно индексировать по их полнотекстовому содержанию (например, можно получить доступ к любому слову в данных) или по информации, относящейся к документу, такой как день создания, уникальный идентификатор или центральная тема документа.
Подробнее об управлении документами:
FAQ
Какие данные используются для индексации документов?
Одним из важных решений, позволяющих получить максимальную отдачу от новых цифровых файлов, является выбор используемых стандартов индексирования. Некоторые экземпляры данных, используемых для индексации, включают:
- Номер заказа
- Адреса
- Финики
- Имя и фамилия
- Номера телефонов
- Номер счета
- Номера клиентов
- Номера счетов
- Дескрипторы ключевых слов
Какова цель индексации?
Основная цель индексации — иметь возможность быстро сканировать и извлекать информацию, содержащуюся в ваших отсканированных документах. Это также может повысить эффективность вашего офиса, позволяя вашим сотрудникам искать информацию без ручного просмотра ящиков с файлами.
Каковы качества хорошей индексации?
Конечной целью проекта индексирования является создание системы, в которой пользователи могут эффективно извлекать данные. Это достигается за счет:
- Свяжитесь с конечными пользователями (руководителями отделов, менеджерами, сотрудниками), чтобы узнать их мнение.
- Удобная система, простая в использовании.
- В том числе выбор для поиска определенных полей в документе и полный текст.
- Привлечение квалифицированных специалистов по индексированию для помощи и консультирования в процессе.
Как это зависит от одной отрасли к другой?
Одним из существенных факторов при выборе терминов для индексации является то, как будут просматриваться документы. Например, в ряде личных дел популярными средствами поиска будут, главным образом, имя и фамилия, а также даты трудоустройства.
Напротив, медицинские справки могут ссылаться на даты рождения или номера страховых полисов. Включение часто используемых условий поиска при индексировании документов даст лучшие результаты.
Как работает индексация документов?
Функция индексирования документов заключается в присвоении определенной информации отсканированным документам, что обеспечивает эффективный и быстрый поиск. Существуют различные методы индексации документов, каждый из которых имеет свои уникальные преимущества.
Каков ваш лучший вариант индексации документов?
Индексация документов обеспечивает беспрепятственный поиск и извлечение огромного количества документов при правильном применении. Тем не менее, правильная процедура индексации не является универсальной. Независимо от того, индексируются ли документы по всему тексту, организованы по областям или дополнены хорошими метаданными, этот параметр обеспечивает успех всей системы. Квалифицированный партнер может помочь вашей команде выбрать правильные методы индексации, соответствующие уникальным упражнениям вашей команды.
Используйте платформу без кода, чтобы индексировать все ваши документы на автопилоте с рабочими процессами без кода. Заинтересованы?
Получите бесплатный тур по продукту or Начните бесплатный пробный период.
8 февраля 2023 г.: Этот блог был первоначально опубликован в июне 2022 г. и был обновлен 8 февраля 2023 г. с обновленным содержанием.
- SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
- Платоблокчейн. Интеллект метавселенной Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
- Источник: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- О нас
- выше
- Доступ
- доступной
- выполнено
- По
- соответственно
- Учетная запись
- Бухгалтерский учет
- Учетные записи
- через
- дополнение
- дополнительный
- адрес
- Преимущества
- После
- AI
- алгоритм
- Все
- Позволяющий
- позволяет
- уже
- всегда
- анализ
- и
- Другой
- ответы
- откуда угодно
- кроме
- API
- отношение
- прикладной
- подхода
- подходы
- соответствующий
- надлежащим образом
- утверждение
- области
- Прибыл
- Атрибуты
- аудит
- автоматизировать
- автоматы
- автоматически
- автоматизация
- автопилот
- основной
- ниже
- полезный
- Преимущества
- ЛУЧШЕЕ
- Лучшая
- между
- Банкноты
- Блог
- коробки
- кратко
- приносить
- широкий
- браузеры
- строить
- построенный
- бизнес
- бизнес
- призывают
- Пропускная способность
- перехватывает
- Захват
- случаев
- категоризации
- центральный
- определенный
- сертификаты
- выбор
- Выберите
- привел
- классификация
- клиент
- облако
- Кодирование
- лыжных шлемов
- Column
- сочетание
- обычно
- Соответствие закону
- сложный
- компьютер
- понятия
- Концептуально
- заключение
- содержание
- содержание
- копии
- КОРПОРАЦИЯ
- Корпорации
- Цена
- экономия на издержках
- Диван
- может
- создает
- решающее значение
- изготовленный на заказ
- клиент
- сокращение
- данным
- База данных
- базы данных
- Время
- Финики
- день
- решение
- определенный
- окончательный
- Демо
- Кафедра
- надежный
- глубина
- подробный
- определения
- различный
- Интернет
- оцифрованы
- оцифровка
- оцифровка физических
- обнаружить
- обсуждать
- документ
- управление документами
- Документация
- двойной
- вниз
- кардинально
- в течение
- каждый
- Простейший
- легко
- Эффективный
- затрат
- эффективный
- эффективно
- усилие
- встроенный
- Сотрудник
- сотрудников
- занятость
- включить
- позволяет
- позволяет
- расширение
- обеспечивать
- предприятий
- Весь
- ошибки
- существенный
- Эфир (ETH)
- Каждая
- пример
- Примеры
- отлично
- существующий
- ожидаемый
- эксперту
- эксперты
- объяснение
- извлечение
- добыча
- факторы
- FAQ
- БЫСТРО
- поле
- Поля
- Файл
- Файлы
- Подача
- заполнять
- Найдите
- Фирма
- First
- Фискальный
- соответствовать
- гибкого
- после
- форма
- найденный
- Год основания
- Бесплатно
- бесплатная пробная версия
- часто
- от
- полный
- функция
- Функции
- фундаментальный
- будущее
- получить
- Дайте
- хорошо
- инструкция
- методические рекомендации
- Ручки
- главы
- помощь
- помощь
- здесь
- очень
- кашель
- ЧАСЫ
- Как
- Однако
- HTTPS
- огромный
- человек
- Набор персонала
- идентичный
- идентификатор
- определения
- изображений
- воображение
- осуществлять
- важную
- улучшенный
- in
- В других
- включают
- включены
- В том числе
- индекс
- Индексы
- лиц
- промышленность
- info
- информация
- пример
- вместо
- учреждение
- страхование
- интеграций
- намерен
- вовлеченный
- участие
- IT
- Джобс
- Основные
- Знать
- знание
- известный
- этикетка
- Фамилия
- Вероятно
- ограничение
- Ограниченный
- жить
- Длинное
- посмотреть
- искать
- поиск
- серия
- сделанный
- Главная
- сделать
- ДЕЛАЕТ
- управлять
- управление
- система управления
- Менеджеры
- вручную
- многих
- Совпадение
- материалы
- означает
- основным медицинским
- идти
- Метаданные
- метод
- методы
- Метрика
- может быть
- минут
- ошибки
- модель
- БОЛЕЕ
- более эффективным
- самых
- гора
- имя
- имена
- природа
- необходимо
- Необходимость
- нуждающихся
- потребности
- сеть
- Новые
- номер
- номера
- цель
- получение
- OCR
- Программное обеспечение OCR
- Офис
- ONE
- онлайн
- Мнения
- Опция
- организация
- Организованный
- организует
- первоначально
- Другие контрактные услуги
- бумага & картон
- бумага
- часть
- особый
- Стороны
- партнер
- части
- пиринговых
- производительность
- Персонал
- фразы
- физический
- Часть
- Платформа
- Платон
- Платон Интеллектуальные данные
- ПлатонДанные
- политика
- Популярное
- возможное
- мощный
- цены
- Процедуры
- процесс
- Процессы
- процессоры
- Продукт
- Производство
- производительный
- производительность
- профессионалы
- FitPartner™
- Проект
- правильный
- протоколы
- обеспечивать
- при условии
- опубликованный
- цель
- целей
- качества
- САЙТ
- быстро
- ассортимент
- Читать
- признавать
- учет
- понимается
- Связанный
- Отношения
- осталось
- требовать
- обязательный
- требуется
- Полезные ресурсы
- те
- Итоги
- обзоре
- Run
- Бег
- то же
- Сохранить
- экономия
- сканирование
- сканирование
- график
- экран
- бесшовные
- Поиск
- поиск
- секунды
- выбор
- смысл
- Серии
- набор
- несколько
- должен
- показанный
- значительный
- аналогичный
- просто
- квалифицированный
- Снимок
- So
- Software
- некоторые
- удалось
- Источники
- Space
- тратить
- стандартов
- По-прежнему
- диск
- хранить
- стратегий
- успех
- такие
- опрошенных
- система
- системы
- ТАБЛИЦЫ
- TAG
- взять
- команда
- снижения вреда
- terms
- Ассоциация
- Будущее
- информация
- их
- тема
- тысячи
- Через
- время
- в
- инструментом
- инструменты
- Train
- огромный
- суд
- Доверие
- Типы
- типично
- понимать
- понимание
- понимать
- унифицированный
- созданного
- обновление
- us
- использование
- Информация о пользователе
- удобно
- пользователей
- использовать
- Использующий
- различный
- Огромная
- продавец
- проверка
- видимость
- жизненный
- способы
- Web
- Веб-браузеры
- веб-сайты
- Что
- будь то
- который
- в то время как
- КТО
- будете
- в
- без
- Word
- слова
- Работа
- рабочие
- рабочий
- Рабочие процессы
- работает
- бы
- год
- ВАШЕ
- себя
- YouTube
- зефирнет