От закупки до оплаты: все, что вам нужно знать

Представьте, что вы бежите 100 м со связанными ногами. Вот на что это похоже, когда ваш процесс от закупки до оплаты пронизан неэффективностью и потерями. Пока вы возитесь и вручную генерируете заказы для критически важных товаров ваши конкуренты уже закупили бы то, что им нужно, и пошли бы дальше.

Слишком много предприятий по всему миру все еще используют устаревшие методы управления циклом и процессами от закупки до оплаты. Это может привести не только к сбоям в работе, но и поставить под угрозу ваш долгосрочный рост. Хорошей новостью является то, что процессы P2P значительно изменились за последние несколько лет, устранив сложности и оптимизировав цикл закупок от начала до конца.

Этот пост охватывает все, что вам нужно знать, чтобы получить базовое представление об управлении процессом от закупки до оплаты.

---

---

Что такое закупка для оплаты?

Каждой организации необходимо сырье и необходимые услуги для эффективного ведения бизнеса. Процесс «от закупки до оплаты» охватывает все этапы успешного приобретения этих материалов и услуг, от определения потребности до оплаты поставщику.

Как правило, в процессе от закупки до оплаты участвуют четыре основные заинтересованные стороны: отдел, подавший запрос, отдел закупок, поставщики и отдел кредиторской задолженности (или внешнее агентство в случае аутсорсинг кредиторской задолженности).

---

Хотите автоматизировать ручные процессы AP? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение AP автоматизация.

График Demo

---

Цикл от закупки до оплаты

Теперь, когда у вас есть общее представление о процессе от закупки до оплаты, давайте разберем его дальше и рассмотрим каждый этап цикла от закупки до оплаты.

1. Определите потребность

Отделы, нуждающиеся в сырье или услугах, обратятся в отдел закупок со своим запросом на покупку. Этот запрос будет содержать такие характеристики, как количество, качество и сроки, среди прочего.

2. Создание заявок

После того, как все детали будут улажены, следующим шагом будет ввод всех деталей заказа в ваше программное обеспечение для обработки от закупки до оплаты и создание формы заявки на покупку. Затем он будет отправлен в отдел закупок.

3. Оцените заявку

Отдел закупок проанализирует форму и выявит неточности, неполную информацию, бюджетные ограничения и логистические ограничения. Затем они ответят на вопрос о том, следует ли одобрить или отклонить запрос.

4. Оформите заказ на покупку

После утверждения заявки закупка или отдел снабжения выберет подходящего поставщика и создаст заказ на покупку в своем программном обеспечении для обработки P2P. Затем этот заказ передается всем заинтересованным сторонам для окончательного утверждения и отправляется поставщику/поставщику.

5. Соберите квитанцию ​​​​о товаре

После того, как поставщик доставит груз, группа закупок проверит его содержимое и введет получение товара в программное обеспечение для обработки P2P. После завершения процесса проверки они решат, утвердить или отклонить получение товара.

6. Проверьте счет

Если получение товара будет подтверждено, поставщик отправит счет в ваш отдел кредиторской задолженности. Этот счет-фактура проходит трехстороннее сопоставление с заказом на покупку и получением товара. Он будет одобрен, если элементы и соответствующие значения останутся одинаковыми по всем направлениям. В противном случае он будет отклонен и отправлен обратно поставщику с пометкой о неточностях.

7. Заплатите продавцу

Наконец, платеж будет передан поставщику группой по работе с кредиторами после утверждения счета. Условия контракта обычно диктуют способ оплаты. Этот 7-этапный процесс необходимо выполнять каждый раз, когда запрос о покупке назначается любым отделом организации.

Преимущества использования «от покупки до оплаты»

После автоматизации процедур «от закупки до оплаты» закупки и кредиторская задолженность упрощаются и совершенствуются. Ниже приведены некоторые из основных областей, в которых можно увидеть прогресс.

Помогает сэкономить время

Одноранговые решения (P2P) и решения для автоматизации закупок могут помочь команде по закупкам сэкономить время, а также улучшить мониторинг бюджета и логистику цепочки поставок.

Лучшая связь во всей организации

Программное обеспечение для закупок объединяет всю организацию, позволяя быстрее санкционировать новые требования, выбирать подходящих поставщиков на основе доступной информации, а также создавать заказы на покупку, а затем отправлять их поставщикам, все в цифровом виде и с удобным отслеживанием.

Минимизируйте расходы на обработку счетов.

Автоматизация экономит время и деньги, позволяя предприятиям уделять больше внимания стратегическим задачам, а не повторяющимся операциям, которые можно было бы автоматизировать.

Получите полную видимость.

Технология одноранговой связи (P2P) обеспечивает прозрачность всей сети поставок, позволяя покупателям и поставщикам удобно видеть ход выполнения счетов.

Улучшить обработку аномалий

Выбросы могут получить признание, которого они заслуживают, и решить их быстрее, потому что большинство счетов-фактур обрабатываются гладко.

Расширьте партнерские отношения с поставщиками

Поставщики могут узнать, когда им заплатят, используя платформу поставщиков, которая предоставляет им данные, необходимые для принятия более взвешенных решений. Более быстрое урегулирование отклонений счетов и жалоб создает доверие и обеспечивает большую прозрачность для покупателей.

Преимущество во время переговоров

Когда поставщики уверены в своих платежных реквизитах, они могут быть готовы предложить условия, более привлекательные для клиентов, при этом гарантируя, что поставщики получат доход, необходимый им для расширения своего бизнеса.

Собирайте информацию для более эффективного принятия решений

Системы P2P с мощными функциями отчетности по требованию идеальны. Компании могут иметь больше контроля над доходами и оборотным капиталом, используя имеющиеся текущие и прошлые данные.

---

Настройте рабочие процессы бесконтактной точки доступа и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.

График Demo

---

Советы по эффективному управлению от закупки до оплаты

Поток процесса «от закупки до оплаты» может показаться сложным, поскольку он включает в себя множество заинтересованных сторон, зависимости, соблюдение нормативных требований и множество рабочие процессы документооборота. Но есть способы сделать ваши процессы P2P более рентабельными и оптимизированными.

Следующие советы помогут вам устранить или свести к минимуму некоторые из самых больших проблем, связанных с вашим процессом от закупки до оплаты:

1. Создайте систематическую основу

Процесс P2P не так прост, как покупка ноутбука на веб-сайте электронной коммерции. Лучший путь вперед — разбить процесс от закупки до оплаты и стандартизировать каждый шаг на этом пути. Затем убедитесь, что все участники знают свои обязанности, обязанности, а также то, как и когда общаться.

2. Измерьте свою эффективность

Обязательно выберите и отслеживайте ключевые показатели, которые измеряют эффективность ваших процессов P2P. Среди прочего, вы можете посмотреть такие показатели, как уровень запасов, уровень оборотного капитала, количество ошибок и неточностей, время обработки, рабочее время, операционные сбои и дополнительные расходы.  

3. Стремитесь построить лучшие отношения с поставщиками

Медленные сроки получения разрешений и задержки платежей часто затрудняют установление ровных отношений с вашими поставщиками. Это приводит к разногласиям, ограниченной видимости, неточностям и неожиданным задержкам. В конечном счете, это замедлит ваш цикл P2P.

4. Разверните мощное решение от закупки до оплаты

Поскольку в цикле «от закупки до оплаты» участвует несколько заинтересованных сторон, вы часто видите, как каждая из них использует разные инструменты и методы для выполнения своих задач. Это затрудняет сбор, компиляцию, анализ и аудит данных, а также мониторинг состояния критических задач.

Вы можете устранить эти проблемы и сделать процесс «от закупки до оплаты» беспрепятственным с помощью мощного решения для обработки P2P, оснащенного функциями интеграции и автоматизации. Узнайте больше об этом в следующем разделе.

Программное обеспечение от закупки до оплаты

Давайте будем честными, использование электронных таблиц или бумажных методов для управления циклом P2P — это боль. Это часто приводит к большему количеству ручной работы, медленному времени обработки и плохой видимости. Использование решения ERP также не является решением; он просто не предлагает достаточно возможностей интеграции и автоматизации, чтобы справиться со сложностями, связанными с современными потоками закупок.

Вместо этого получите специальное решение Procure-to-Pay, которое может работать как безбумажная система. Тот, который делает все, от разрешения отделам поднимать запросы на покупку и сбор данных для трехстороннее сопоставление своевременная оплата поставщикам. Преимущества, которые предлагают эти приложения, многочисленны.

Преимущества программного обеспечения от закупки до оплаты

Компании, внедряющие программное обеспечение «от закупки до оплаты», получают следующие преимущества:

1. Улучшенная видимость и прозрачность

Эффективное решение для процесса от закупки до оплаты позволяет каждому заинтересованному лицу в режиме реального времени видеть, что происходит с их заказом. Это поможет каждому отделу планировать свою деятельность, принимать более взвешенные решения и обеспечивать беспрепятственное выполнение важнейших бизнес-операций.

2. Легче поддерживать соответствие

Поскольку все данные доступны из центрального места, контрольные журналы будет легче отслеживать и проверять. Финансовая команда и аудиторы смогут быстро завершить свою работу. Что еще более важно, поскольку трассы расчищены, шансы быть оштрафованными и наказанными будут намного ниже.

3. Автоматизируйте скучные вещи

Никто не хочет тратить свое время на ручную обработку заявок на покупку, ввод данных счета-фактуры или перекрестную проверку заказа на покупку, поступления товара и счета-фактуры. Это не только замедляет работу вашей команды, но также является дорогостоящим и подвержено ошибкам. Надежные решения P2P поставляются с автоматизацией и интеграциями, которые значительно сокращают время, затрачиваемое на каждом этапе: автоматический сбор сведений о счетах, автоматическая отправка документов на утверждение, создание автоматических отчетов, электронная маршрутизация/архивирование и многое другое.

4. Снижает стоимость и расходы

Во-первых, программное обеспечение P2P устраняет множество повторяющихся и громоздких задач, которые являются частью процесса от закупки до оплаты: от ручного ввода данных счета до создания отчетов о работе поставщика. Это означает меньшее количество ошибок при обработке, повышенную производительность и больше времени для выполнения важных задач.

Во-вторых, надежные P2P-решения гарантируют, что каждое решение, принятое вашим отделом закупок, будет соответствовать вашей политике закупок и строго основываться на имеющихся запасах и операционных данных. Таким образом, минимизируя шансы на индивидуальную трату.

Проблемы в процессе «от закупки до оплаты»

1. Ручная работа, отнимающая много времени

Несколько частей бизнеса обычно имеют свои методы, что затрудняет консолидацию данных. Два отдельных отдела выполняют функции кредиторской задолженности и закупок, каждый со своим собственным набором политик, методов и целей. Отсутствие последовательности может привести к неэффективности и ошибкам.

2. Управление и соблюдение

Процессы закупок являются жесткими из-за отсутствия управления данными и качества, позволяющих принимать решения. Основная предпосылка предварительного утверждения расходов иногда рассматривается как ненужная бюрократия, приводящая к расходам без контракта и сиюминутным покупкам.

3. Непрозрачность обязательств по закупкам до выставления счета.

Организации, использующие разные системы, часто оказываются без доступа к информации на протяжении всего процесса P2P, но даже если она доступна, она может быть ошибочной. В результате отсутствует отчетность по поставщикам и расходам, что влияет на возможность принятия стратегических решений.

4. Неправильно отнесенные расходы

Отделы закупок отвечают за ведение переговоров о ставках и уступки с поставщиками, а кредиторская задолженность отвечает за выполнение этих соглашений. Несоблюдение правил может привести к значительным, неожиданным расходам на бумажном рабочем месте без автоматизации, которая охватывает обе процедуры.

---

Закажите эту 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы в последний раз вам приходилось вручную вводить данные из счетов или квитанций в программное обеспечение ERP.

График Demo

---

Ведущие P2P-решения

Теперь, если вы думаете о том, чтобы получить решение от закупки до оплаты для вашей организации, вот несколько лучших решений, которые вы можете рассмотреть:

Заключение

Ведение успешного бизнеса похоже на организацию пит-стопов для команды Формулы-1. Вы должны постоянно оптимизировать свои процессы, чтобы вы могли использовать каждую последнюю часть производительности. Ваш цикл P2P, безусловно, является той областью, которую вы не должны упускать из виду. Бесшовные закупки — это путь вперед. Те, кто использует технологии P2P, будут иметь преимущество в понесенных расходах, пользовательском опыте и избежании сбоев в бизнесе.

---

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• Платоблокчейн. Интеллект метавселенной Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/