Помните время, когда одна неуместная квитанция могла сорвать весь процесс отчетности о расходах в компании? Что ж, те времена давно прошли. В современном молниеносном деловом мире эффективность управления расходами — это не просто приятно, это обязательное условие для процветающей компании. Упрощенное утверждение расходов касается не только скорости; они об умном бизнесе.
В этом блоге мы углубимся в мир утверждения расходов. Мы проведем вас через сложные проблемы традиционных процессов утверждения расходов и расскажем, как повышение эффективности может изменить правила игры в вашем финансовом управлении. В конечном итоге мы изучим стратегии, позволяющие оптимизировать утверждение расходов и стимулировать рост вашей компании.
Важность эффективного утверждения расходов
Представьте себе типичный процесс утверждения расходов: груды квитанций, бесконечные электронные письма и долгое ожидание.
Традиционные методы часто неэффективны:
- потерянные документы
- отсроченные утверждения
- отсутствие прозрачности расходов
Этот вялый процесс не просто расстраивает; это стоит бизнесу больше, чем просто время. Это приводит к задержке возмещения расходов, недовольству сотрудников и, что хуже всего, к отсутствию контроля над расходами компании.
Оптимизация для успеха
Теперь давайте перейдем к упрощенному процессу утверждения расходов. Здесь эффективность имеет решающее значение. Быстрое и эффективное утверждение расходов означает отслеживание в реальном времени, быстрое возмещение расходов и удовлетворенность сотрудников. Но это больше, чем просто счастливые лица; речь идет о нижней строке. Эффективное утверждение расходов дает вам четкое представление о структуре расходов вашей компании, помогая вам принимать обоснованные решения. Вы знаете, куда уходит каждый доллар, что позволяет лучше управлять бюджетом и финансовым планированием. В свою очередь, это способствует общему росту компании, быстрее и эффективнее вращая винтики делового колеса.
Практический пример автоматизации утверждения расходов
Давайте рассмотрим пример из реальной жизни.
Тематическое исследование преимуществ автоматизации отчетности о расходах было проведено в сети автомагазинов и мастерских ATU. Они столкнулись с серьезными проблемами в своих финансовых рабочих процессах из-за того, что полагались на наличные платежи и процессы ручной выверки. Эта система была неэффективной, особенно с учетом крупных масштабов АТУ, с более чем 500 филиалами и многочисленными внешними закупками, требующими обширной документации.
Финансовый директор ATU Себастьян Яранковски подчеркнул неэффективность их старой системы, когда им приходилось перевозить бумажные счета-фактуры через всю Германию, что вызывало огромные трудности с документацией и управлением. Поворотным моментом для ATU стало внедрение программного обеспечения Payhawk для управления расходами, которое произвело революцию в их финансовых операциях.
Внедрение решения Payhawk обеспечило ATU полную прозрачность расходов компании и позволило фирме использовать встроенные средства контроля расходов и автоматизированные многоэтапные утверждения. Эта трансформация позволила ATU принимать более обоснованные решения о расходах, значительно сократить ресурсы, выделяемые на ручные задачи, и добиться существенной экономии за счет возмещения НДС.
Заметным результатом этой цифровой трансформации стало устранение необходимости гоняться за бумажными квитанциями. Как заявил Матиас Гетц, старший менеджер проектов ATU, новый процесс потребовал от менеджеров просто сфотографировать свои квитанции и загрузить их в автоматизированную финансовую систему. Это изменение привело к впечатляющему возмещению налоговой службой 2 миллионов евро только за первый год — значительная финансовая выгода, которая была бы потеряна при предыдущей системе.
Полный отчет о тематическом исследовании читайте ниже.
Ключевые стратегии оптимизации утверждения расходов
Теперь мы рассмотрим, как настроить и автоматизировать процесс утверждения расходов с нуля. Давайте начнем прямо сейчас.
1. Приоритет прозрачности и подотчетности
Каждая сделка, каждое одобрение должны быть ясными как день. Чтобы добиться этого, создайте систему, в которой одобрения и отказы не просто сообщаются, но и объясняются. Поощряйте культуру, в которой вопрос о расходах не является табу, а является признаком хорошего управления. Выберите платформу, на которой утверждения отслеживаются и видны заинтересованным сторонам, чтобы обеспечить четкий контрольный журнал. Такой уровень прозрачности в конечном итоге способствует подотчетности.
2. Создание политики расходов
Подумайте о политике расходов вашей компании как о своде правил спорта. Если правила не ясны, игра превращается в хаос. Хорошо продуманная и всеобъемлющая политика расходов — это ваша первая линия защиты от неправильного использования и путаницы. Начните с определения того, что подлежит возмещению, а что нет. Будьте предельно ясны: если пара кроссовок не считается деловыми расходами, скажите об этом. Используйте простой язык, а не юридический, чтобы все, от вашей технической команды до отдела продаж, поняли его. А общение? Не просто отправьте это по электронной почте и забудьте. Регулярно проводите обсуждения, семинары и напоминания об этих политиках. Сделайте понимание политики расходов таким же обычным явлением, как утренний кофе в вашем офисе.
Вы можете просмотреть статью ниже, чтобы начать создавать политику расходов, соответствующую вашим потребностям.
3. Выберите программное обеспечение для автоматизации утверждения расходов.
Давайте окунемся в мир автоматизации расходов и рассмотрим доступные решения. Представьте себе каждое из этих потенциальных решений как супергероя во вселенной управления финансами, каждое из которых обладает уникальными способностями, позволяющими превратить отчетность о расходах из головной боли в легкую задачу.
- Нанонеты: Нанонец — технически подкованный вундеркинд. Благодаря передовой технологии оптического распознавания символов и процессам, управляемым искусственным интеллектом, Nanonets облегчает управление расходами. Благодаря интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу, полной интеграции с различным бухгалтерским программным обеспечением и мониторингу соблюдения политик Nanonets выделяется как целостное решение. Это как иметь преданного финансового помощника, который освоил все описанные в книге трюки – от отслеживания квитанций до сложного анализа расходов.
- Expensify: воспринимайте Expensify как классного, интуитивного друга, который точно знает, что вам нужно. Благодаря удобному интерфейсу отслеживание квитанций и управление возмещениями напоминают прогулку по парку. Благодаря совместимости с различными бухгалтерскими программами, Expensify не просто хорошо сочетается с другими; это улучшает игру всей команды.
- Зохо Расход: Zoho Expense похож на многозадачного гения группы. Являясь частью обширного пакета Zoho, он обеспечивает автоматическую запись расходов, обеспечивая легкость соблюдения политик. Его бесшовная интеграция с бухгалтерским программным обеспечением подобна переводчику, который свободно говорит на всех финансовых языках.
- QuickBooks Интернет: Представьте себе QuickBooks Online как опытного универсала. Речь идет не только о надежном учете; речь идет о внедрении отслеживания расходов. С QuickBooks вы не просто управляете расходами; вы консолидируете всю свою финансовую вселенную в одном месте. Это как съесть свой торт и съесть его.
- Спендеск: Spendesk — это современный, помешанный на контроле (в хорошем смысле) инструмент управления расходами. Он предлагает комплексное решение для управления расходами, которое обеспечивает контроль, прозрачность и автоматизацию прямо у вас на ладони. Spendesk покрывает все — от карт компании до неожиданных платежей. Это как иметь в своем распоряжении финансовый швейцарский нож.
Каждое из этих решений привносит что-то уникальное, превращая сложную задачу управления расходами в нечто более управляемое, более упорядоченное и, осмелюсь сказать, более приятное. Речь идет не только об отслеживании расходов; Речь идет о более разумном способе работы, основанном на выборе решения, которое точно соответствует вашим потребностям.
Рабочий процесс утверждения расходов
Давайте отмотаем время вспять и посмотрим на традиционный рабочий процесс утверждения расходов вручную, напоминающий времена, когда все делалось вручную.
- Сбор квитанций: Сотрудники собирают бумажные квитанции по всем расходам – от поездок на такси до обедов для клиентов. Это похоже на альбом для вырезок, только менее увлекательно и более утомительно.
- Заполнение отчетов о расходах: Далее они заполняют отчеты о расходах вручную или в электронной таблице. Это отнимает много времени, как ежемесячная уплата налогов.
- Отправка на утверждение: эти отчеты вместе с квитанциями затем передаются менеджеру или финансовому отделу – часто в физической папке, которую распространяются, как горячая картошка.
- Обзор менеджера: менеджер просматривает каждый отчет, тщательно изучая каждую позицию. Это похоже на детективную работу, только с большим количеством цифр и меньшим волнением.
- Вопросы и разъяснения: Если есть вопросы, возвращаемся к сотруднику за разъяснениями. Это движение туда-сюда может напоминать бесконечную игру в пинг-понг.
- Окончательное одобрение и возмещение расходов: после утверждения отчет передается в финансовый отдел для обработки возмещения. Это может занять дни или недели, в зависимости от очереди.
- Архивирование и учет: Наконец, все эти документы хранятся в архиве, занимая физическое пространство и усложняя поиск.
Оптимизированный рабочий процесс с помощью Nanonets: современный подход
Теперь давайте перенесемся в сегодняшний день и переосмыслим этот рабочий процесс с помощью Nanonets, превратив громоздкий процесс в оптимизированную и эффективную операцию.
- Автоматический сбор квитанций: сотрудники фотографируют свои чеки. Технология оптического распознавания символов Nanonets мгновенно фиксирует и оцифровывает данные. Больше не нужно копить бумагу!
- Легкое создание отчета о расходах: система автоматически заполняет отчеты о расходах, используя собранные данные, и экспортирует их в выбранное вами программное обеспечение. Это похоже на волшебство: цифры появляются там, где должны, все аккуратно и аккуратно.
- Электронная подача и уведомление: Сотрудники отправляют отчеты в электронном виде с любого выбранного ими носителя. Менеджеры получают мгновенные уведомления, ускоряя процесс со скоростью электронного письма.
- Быстрый обзор менеджера с помощью искусственного интеллекта: Менеджеры более эффективно просматривают отчеты благодаря искусственному интеллекту, который отмечает аномалии или нарушения политики. Это не столько поиск сокровищ, сколько быстрое сканирование.
- Сокращение количества запросов и разъяснения в реальном времени: Благодаря более четким данным и цифровым записям количество запросов сокращается. Любые необходимые разъяснения быстро обрабатываются через систему, что значительно сокращает количество обращений туда и обратно.
- Быстрое одобрение и автоматическое возмещение: после одобрения система взаимодействует с платежными системами для быстрого возмещения. Сотрудники получают свои деньги быстрее, и все от этого становятся счастливее.
- Цифровое архивирование и простой поиск: все записи хранятся в цифровом виде, что упрощает архивирование и поиск, так же просто, как поиск в Google. Больше не нужно копаться в шкафах!
Внедряя Nanonets, компании превращают рабочий процесс утверждения расходов из медленного ручного процесса в быструю, автоматизированную и практически легкую систему. Речь идет не только о том, чтобы идти в ногу со временем; Речь идет о продвижении вашего бизнеса в будущее, где эффективность станет нормой, а производительность резко возрастет.
Преодоление общих проблем
Ломать Лед
Изменения, особенно в устоявшейся организации, могут быть столь же трудными, как и обучение старой собаки новым трюкам. Но это не невозможно. При внедрении новых процессов или технологий утверждения расходов ожидайте сопротивления. Чтобы облегчить эту задачу, вовлеките свою команду в процесс выбора и реализации. Дайте им почувствовать, что они — часть перемен, а не их жертвы. Обеспечьте полноценное обучение и покажите им преимущества – не только для компании, но и для них самих. Немного сочувствия и активное общение помогут превратить скептиков в защитников.
Скорость против соответствия требованиям
В погоне за упрощением утверждения расходов необходимо придерживаться соблюдения требований. Балансировать скорость и податливость — это все равно, что идти по канату. С одной стороны, вы хотите ускорить процесс; с другой стороны, вы не можете позволить себе срезать углы на законных основаниях. Ключевым моментом является создание систем, которые не только эффективны, но и по своей сути соответствуют требованиям. Используйте технологию, которая следит за обновлениями нормативных требований и интегрирует их в процесс. Проводите регулярные проверки и обучайте свою команду вопросам соблюдения требований. Речь идет не только о быстрой скорости; речь идет о том, чтобы идти далеко, не нарушая правил.
Реализация этих стратегий не только упростит процесс утверждения расходов, но и создаст культуру эффективности и подотчетности. Это путешествие, но при правильном подходе оно может изменить финансовую основу вашей компании.
Заключение
Итак, вот оно, стремительное путешествие по динамичному миру управления расходами. Мы видели неуклюжие и трудоемкие методы вчерашнего дня и то, как они сочетаются с изящными и эффективными процессами сегодняшнего дня. Это все равно, что сравнивать конную повозку со спортивной машиной: обе доставят вас туда, куда вам нужно, но одна делает это с гораздо большим стилем и скоростью.
Мы углубились в реальные преобразования, такие как путь ATU от бумажного прошлого к цифровому, оптимизированному будущему, вернув при этом ошеломляющие 2 миллиона евро. Подобные истории показывают нам ощутимый эффект от внедрения современных решений по управлению расходами.
Наше исследование лучших решений на рынке, от технически подкованных Nanonets до интуитивно понятного Expensify, универсального Zoho Expense, всеобъемлющего QuickBooks Online и ориентированного на управление Spendesk, выявило разнообразие доступных нам инноваций. Каждое решение привносит свой уникальный стиль, но трудно игнорировать всеобъемлющее очарование Nanonet, тонко сочетающее в себе лучшее из всех миров.
По мере того, как мы прошли путь от лабиринта традиционных методов к упрощенным путям, проложенным современными технологиями, стало ясно, что будущее управления расходами – это не только возможность делать все быстрее. Речь идет о том, чтобы сделать их умнее, с большей прозрачностью, подотчетностью и эффективностью. Речь идет о расширении возможностей наших команд, освобождении их от рутинных ручных процессов и предоставлении им инструментов для развития нашего бизнеса.
Итак, когда мы подведем итоги, я приглашаю вас поразмышлять о вашем текущем процессе управления расходами. Это пережиток прошлого или он готов привести вас в продуктивное будущее? Помните, что в мире бизнеса стоять на месте – это не выход. Примите изменения, оседлайте волну технологического прогресса и давайте направлять наши компании к горизонту эффективности и роста. Будущее уже наступило, и это воодушевляет!
- SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
- PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
- ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
- ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
- ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
- Источник: https://nanonets.com/blog/expense-approval-process/
- :имеет
- :является
- :нет
- :куда
- $UP
- 13
- 19
- 35%
- 500
- 52
- a
- О нас
- отчетность
- Бухгалтерский учет
- учет программного обеспечения
- Достигать
- через
- Принятие
- продвижение
- адвокаты
- против
- AI
- Все
- выделено
- разрешено
- в одиночестве
- вдоль
- причислены
- an
- анализ
- и
- любой
- подхода
- утверждение
- Сертификаты
- утвержденный
- МЫ
- армия
- около
- гайд
- AS
- помощник
- At
- аудит
- аудит
- автоматический
- автоматизировать
- Автоматизированный
- автоматически
- Автоматизация
- автоматизация
- доступен
- прочь
- назад
- Позвоночник
- Балансировка
- основанный
- BE
- было
- ниже
- польза
- Преимущества
- ЛУЧШЕЕ
- Лучшая
- Заблокировать
- Блог
- книга
- изоферменты печени
- Дно
- ветви
- Приведение
- Приносит
- бюджет
- строить
- встроенный
- бизнес
- бизнес
- но
- by
- CAKE
- CAN
- захваченный
- перехватывает
- автомобиль
- Карты
- резной
- случаев
- тематическое исследование
- Наличный расчёт
- безналичный
- обслуживает
- Причинение
- CFO
- цепь
- проблемы
- сложные
- изменение
- Chaos
- погоня
- выбор
- Выберите
- Выбирая
- Очистить
- понятнее
- клиент
- Часы
- Кофе
- собирать
- комбинируя
- выходит
- Общий
- общались
- Связь
- Компании
- Компания
- Компании
- сравнив
- совместимость
- полный
- Соответствие закону
- уступчивый
- комплексный
- заключение
- Проводить
- замешательство
- консолидации
- способствует
- контроль
- контрольная
- Холодные
- углов
- может
- покрытый
- Создайте
- Создающий
- решающее значение
- Crystal
- Культура
- громоздкий
- Текущий
- Порез
- резки
- передовой
- данным
- день
- Дней
- решения
- преданный
- глубоко
- Защита
- определяющий
- Задерживается
- в зависимости
- затруднения
- Интернет
- цифровое преобразование
- цифровой
- оцифрованы
- обеды
- обсуждение
- распоряжение
- погружение
- Документация
- приносит
- Безразлично
- не
- Собака
- дело
- Доллар
- сделанный
- Dont
- вниз
- драматично
- управлять
- вождение
- два
- динамический
- каждый
- простота
- легко
- Эффективный
- фактически
- затрат
- эффективный
- эффективно
- легкий
- в электронном виде
- Писем
- обниматься
- охватывающий
- Сопереживание
- Сотрудник
- сотрудников
- расширение прав и возможностей
- включен
- позволяет
- поощрять
- Бесконечный
- Усиливает
- приятный
- обеспечение
- Весь
- особенно
- установить
- установленный
- Каждая
- все члены
- все это
- многое
- точно,
- пример
- Возбуждение
- ожидать
- расходы
- объяснены
- исследование
- Больше
- Izvoz,en
- обширный
- и, что лучший способ
- Глаза
- сталкиваются
- лица
- далеко
- БЫСТРО
- быстрее
- чувствовать
- подано
- Подача
- заполнять
- в заключение
- финансы
- финансовый
- финансовый менеджмент
- финансовое планирование
- Фирма
- Во-первых,
- Флаги
- чутье
- Что касается
- Форс-мажор
- вперед
- культивирует
- друг
- от
- разочаровывающий
- полный
- полностью
- fun
- будущее
- игра
- игра-чейнджер
- передач
- гений
- Germany
- получить
- Дайте
- данный
- Отдаете
- Go
- идет
- будет
- ушел
- хорошо
- Google Поиск
- управление
- группы
- Рост
- было
- рука
- счастливее
- счастливый
- Жесткий
- Есть
- имеющий
- помощь
- здесь
- Выделенные
- накопление
- целостный
- горизонт
- ГОРЯЧИЙ
- Как
- How To
- HTTPS
- Охота
- i
- if
- игнорировать
- картина
- Влияние
- реализация
- Осуществляющий
- значение
- что она
- впечатляющий
- улучшается
- in
- неэффективность
- неэффективное
- сообщил
- по существу
- Инновации
- мгновение
- немедленно
- Интегрируется
- интеграции.
- Интерфейс
- интерфейсы
- в
- введение
- интуитивный
- приглашать
- счета-фактуры
- включать в себя
- мобильной
- IT
- ЕГО
- путешествие
- всего
- Сохранить
- хранение
- Основные
- Дитя
- Король
- Знать
- знает
- лабиринт
- Отсутствие
- язык
- большой
- Лиды
- УЧИТЬСЯ
- привело
- юридически
- Меньше
- позволять
- уровень
- Кредитное плечо
- ЖИЗНЬЮ
- молниеносный
- такое как
- линия
- мало
- ll
- Длинное
- посмотреть
- потерянный
- серия
- магия
- сделать
- ДЕЛАЕТ
- Создание
- управление
- менеджер
- Менеджеры
- управления
- руководство
- рынок
- массивный
- Вопросы
- значить
- средний
- методы
- миллиона
- неуместны
- злоупотреблять
- Модерн
- деньги
- Мониторинг
- Месяц
- БОЛЕЕ
- утро
- перемещение
- много
- с разными
- должен
- Должен иметь
- почти
- неразбавленный
- Необходимость
- необходимый
- потребности
- Новые
- новые трюки
- следующий
- нет
- примечательный
- Уведомления
- сейчас
- номер
- номера
- многочисленный
- OCR
- of
- Предложения
- Офис
- .
- Старый
- on
- консолидировать
- ONE
- онлайн
- только
- операция
- Операционный отдел
- Опция
- or
- организация
- Другое
- Другое
- наши
- внешний
- Результат
- за
- общий
- боль
- пара
- ладонь
- бумага & картон
- оформление документации
- Парк
- часть
- Стороны
- Прошло
- мимо
- пути
- паттеранами
- оплата
- сверка платежей
- Платежные системы
- платежи
- Фото
- физический
- картина
- Часть
- одноцветный
- планирование
- Платформа
- Платон
- Платон Интеллектуальные данные
- ПлатонДанные
- Играть
- Точка
- сбалансирован
- сборах
- политика
- потенциал
- полномочия
- предыдущий
- приоритезация
- процесс
- Процессы
- обработка
- производительный
- производительность
- Проект
- приводить в движение
- метательный
- обеспечивать
- при условии
- Покупка
- Оферты
- Запросы
- САЙТ
- Quickbooks
- Гонки
- быстро
- RE
- реальные
- реальная жизнь
- реального времени
- поступления
- Получать
- примирение
- Бухучет, ведение учета, делопроизводство
- запись
- учет
- Я выздоровела
- выздоровление
- уменьшить
- Цена снижена
- отражать
- регулярный
- правила
- регуляторы
- возмещение
- соответствующие
- опора
- помнить
- напоминающий
- отчету
- Reporting
- Отчеты
- обязательный
- Сопротивление
- Полезные ресурсы
- розничный
- обзоре
- Отзывы
- революция
- пронизана
- Ездить
- аттракционы
- правую
- надежный
- Катить
- условиями,
- s
- главная
- сохраняются
- экономия
- сообщили
- Шкала
- сканирование
- поцарапать
- бесшовные
- Поиск
- закаленный
- видел
- выбор
- старший
- набор
- должен
- показывать
- подпись
- значительный
- существенно
- просто
- одинарной
- Скептики
- холеный
- медленной
- вялый
- умный
- умнее
- Снэп
- Кроссовки
- So
- Soars
- Software
- Решение
- Решения
- удалось
- сложный
- Space
- Говорит
- скорость
- тратить
- Спендеск
- Расходы
- Спорт
- Спорт
- Таблица
- стек
- сложены
- ошеломляющий
- положение
- стоит
- Начало
- и политические лидеры
- заявил
- управлять
- Придерживаться
- По-прежнему
- магазин
- хранить
- Истории
- стратегий
- упорядочить
- обтекаемый
- упорядочение
- Кабинет
- стиль
- представление
- отправить
- представленный
- существенный
- suite
- супергероя
- SVG
- быстро
- швейцарский
- Коммутатор
- система
- системы
- T
- ТАБЛИЦЫ
- взять
- принимает
- с
- осязаемый
- Сложность задачи
- задачи
- налог
- Налоги
- Обучение
- команда
- команды
- технологии
- технологический
- технологии
- Технологии
- чем
- который
- Ассоциация
- The Block
- Будущее
- мир
- их
- Их
- тогда
- Там.
- Эти
- они
- вещи
- think
- этой
- те
- процветающий
- Через
- туго натянутый канат
- время
- кропотливый
- раз
- в
- сегодня
- слишком
- инструменты
- топ
- Тур
- к
- трек
- Отслеживание
- традиционный
- след
- специалистов
- Обучение
- сделка
- Transform
- трансформация
- преобразований
- превращение
- Прозрачность
- перевозки
- Грузовики
- ОЧЕРЕДЬ
- Поворот
- поворотный момент
- Получается
- типичный
- В конечном счете
- под
- понимание
- понимает
- Неожиданный
- созданного
- Вселенная
- Updates
- us
- использование
- Информация о пользователе
- Пользовательский интерфейс
- удобно
- через
- различный
- НДС
- Ve
- разносторонний
- жертвы
- Вид
- Нарушения
- видимость
- видимый
- vs
- Ожидание
- от
- ходьба
- хотеть
- законопроект
- Wave
- Путь..
- we
- Недели
- ЧТО Ж
- пошел
- Что
- Колесо
- когда
- который
- вихрь
- КТО
- все
- будете
- без
- Работа
- рабочий
- Рабочие процессы
- работает
- семинар
- Семинары
- Мир
- мире
- Наихудший
- бы
- заворачивать
- год
- вчера
- являетесь
- ВАШЕ
- зефирнет
- Zoho