Руководство по автоматизации точек доступа: как начать работу с автоматизацией кредиторской задолженности

Переиздано Платоном

Читают: 0

Каждый бизнес должен иметь дело с заказами на покупку, счетами, счетами-фактурами и платежами множеству поставщиков, которые предоставляют все, от основных поставок до дорогостоящего оборудования и услуг, необходимых для всех операций компании. Отдел счетов к оплате (AP) отвечает за процесс от закупки до оплаты в любой хорошо организованной компании и занимается всем рабочим процессом закупок, начиная с обработки заказа на поставку (PO) и заканчивая окончательной оплатой поставщикам.

Ручное управление AP является трудоемким и требует много времени, особенно когда компания расширяется и имеет дело с несколькими поставщиками и закупками. Процесс просеивания стопок бумажных счетов-фактур, индивидуального обращения к утверждающим и отправки физических чеков является громоздким и подверженным ошибкам. Ручная обработка AP может привести к задержке платежей и, в некоторых случаях, даже подвергнуть бизнес потенциальному мошенничеству поставщиков.

Accounts Payable Automation — это решение проблем ручного управления AP, которое может оптимизировать рабочий процесс от закупки до оплаты для финансовых групп. Устраняя медлительность ручных процедур и присущие им ошибки, автоматизация AP не только улучшает партнерские отношения с партнерами и поставщиками, но и обеспечивает значительную экономию времени и средств.

Согласно отчету IOFM за осень 2020 г., озаглавленному «Измерение производительности точки доступа: контрольные показатели эффективности», 42% счетов на заказ оплачиваются своевременно с помощью автоматизации, в то время как при отсутствии автоматизации эта цифра составляет 25%. В 2021 году Производительность точки доступа мирового класса: отчет о показателях сравнительного анализа эффективности, IOFM обнаружил, что компании без автоматизации счетов к оплате заплатили самую высокую среднюю стоимость одного счета в размере 1.83 доллара США за счет для самого высокого уровня зрелости процесса. Напротив, компании со сквозной автоматизацией AP и самым высоким уровнем зрелости процессов платили всего 1.45 доллара США за счет.

В соответствии с Отчет Goldman Sachs за 2018 г., североамериканские предприятия B2B ежегодно тратят около 187 миллиардов долларов на обработку AP, при этом только на оплату труда приходится более 90% прямых затрат. Однако затраты на автоматизированную обработку AP составляют всего 33 % от ручных затрат, что приводит к значительной ежегодной экономии в размере 62 миллиардов долларов для отделов AP.

Руководство по внедрению автоматизации точки доступа

Операции с кредиторской задолженностью могут повлиять на динамику денежных потоков и повлиять на кредитный рейтинг бизнеса. Кроме того, постоянный мониторинг кредиторской задолженности во времени дает ценную информацию о структурах расходов и их корреляции с ростом бизнеса. Однако эти сведения можно почерпнуть только из хорошо поддерживаемых записей AP, накопленных за годы эксплуатации.

Переход к автоматизации AP требует тщательного планирования и реализации. Прежде чем приступать к автоматизации AP, важно иметь четкое представление о том, что ожидается от автоматизации — будь то снижение стоимости счета, сокращение эквивалентов полной занятости (FTE), сокращение числа дней, подлежащих оплате (DPO), или обеспечение скидок за раннюю оплату. Определение этих целей помогает создать четкую основу для оценки программного обеспечения для автоматизации расчетов с поставщиками, которое соответствует вашим требованиям. Постановка целей на начальном этапе также служит эталоном, по которому вы можете оценить эффективность внедрения автоматизации AP по мере ее развертывания.

Хотя особенности реализации могут варьироваться в зависимости от индивидуальных бизнес-потребностей и отраслей, можно наметить общую дорожную карту, чтобы направлять процесс.

Шаг 1: Планирование и оценка

Путь к автоматизации AP начинается с оценки используемых в настоящее время методов, независимо от того, включают ли они ручные процедуры или частичную автоматизацию. Важным шагом является выявление существующих проблем и изучение того, как автоматизация может предложить решения. Определение четких и измеримых целей является обязательным. Ключевые факторы для оценки включают продолжительность обработки счетов, стоимость счета и использование стимулов для досрочной оплаты.

Важно распознавать категории документов, которые потребуют обработки, например счета-фактуры, квитанции и заказы на покупку. Необходимо учитывать возможные варианты форматов, языков или других отличительных особенностей. Многие предприятия включают двустороннее или трехстороннее сопоставление в свои процессы AP, что требует точного определения требуемого типа сопоставления. Для некоторых документов может потребоваться обработка данных, например уточнение дат или добавление символов валюты. Средство автоматизации должно иметь возможность выполнять такие операции.

Вовлечение всех пользователей и заинтересованных сторон в разработку всеобъемлющего плана перехода к автоматизации имеет решающее значение. В этом плане должны быть указаны сроки, вовлеченные стороны, финансовые требования и основные вехи.

Шаг 2: Выбор поставщика и продукта

Выбор правильного поставщика программного обеспечения для автоматизации расчетов с кредиторами имеет решающее значение. Обширные исследования и оценка различных вариантов имеют решающее значение. Такие параметры, как функциональность, масштабируемость, возможности интеграции, удобство использования, репутация поставщика и отзывы клиентов, должны определять выбор.

Следующий шаг, как правило, включает в себя отправку запросов предложений (RFP) или получение спецификаций продуктов от поставщиков, включенных в короткий список. Хорошая система автоматизации счетов к оплате должна иметь возможность подключаться к различным системам учета с использованием таких методов, как API или промежуточное программное обеспечение. Это позволяет им легко обмениваться данными между системами. Программное обеспечение для автоматизации AP должно иметь возможность извлекать счета и заказы на покупку из одной системы учета, обрабатывать их и обновлять информацию на другой платформе учета. Эта интеграция позволяет компаниям использовать функции программного обеспечения для автоматизации AP, придерживаясь привычного программного обеспечения для бухгалтерского учета. Например, Программное обеспечение для автоматизации точек доступа Nanonets может работать с другими системами учета, такими как QuickBooks и Sage.

Спецификации, определяющие выбор решения для автоматизации, должны включать не только технические возможности программного обеспечения, но и бюджетные ограничения, а также предполагаемые сроки внедрения. Полученные предложения/спецификации нуждаются в тщательном рассмотрении и оценке с учетом таких факторов, как ценообразование, поддержка внедрения, варианты настройки и постоянная поддержка клиентов.

Выбранный поставщик и продукт должны наиболее эффективно соответствовать требованиям бизнеса, после чего должны быть проведены переговоры для установления условий контракта.

Шаг 3: Настройка и настройка

Настройка программного обеспечения для автоматизации AP включает в себя его настройку и настройку для воспроизведения предпочтительных иерархий маршрутизации и утверждения счетов в организации. Установление ролей пользователей и разрешений в системе гарантирует надлежащий доступ и разделение обязанностей. Адаптация системы в соответствии с конкретными бизнес-требованиями включает настройку полей, уведомлений, напоминаний и создание соответствующих отчетов. Например, у предприятий есть возможность установить иерархические процедуры утверждения на основе сумм счетов. Этот индивидуальный подход автоматизирует повторяющиеся задачи и обеспечивает соответствие установленным протоколам.

Шаг 4: Обучение и тестирование

Комплексное пользовательское приемочное тестирование (UAT) перед фактическим запуском системы включает в себя проверку ряда сценариев, включая ввод счета-фактуры, двустороннее или трехстороннее сопоставление, рабочие процессы утверждения, обработку платежей и отчетность. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что система работает точно так, как задумано, со всеми элементами, бесшовно связанными между собой.

Не менее важно провести тщательное обучение группы по работе с кредиторской задолженностью и соответствующих заинтересованных сторон использованию решения для автоматизации AP. Это обучение обеспечивает плавный переход и эффективное внедрение новой системы. Решение любых проблем, которые могут возникнуть, предоставление подробной документации и акцентирование внимания на преимуществах автоматизации могут значительно способствовать принятию пользователями. Четкая коммуникация и информирование о преимуществах системы помогают укрепить доверие и энтузиазм среди пользователей, обеспечивая успешный процесс интеграции.

Шаг 6: Реализация и доработка

Внедрение системы автоматизации AP знаменует собой начало использования программного обеспечения. Тщательный надзор на начальном этапе имеет важное значение, поскольку он позволяет быстро выявлять и решать любые потенциальные проблемы, которые могут возникнуть.

Обеспечение эффективности системы является постоянным обязательством. Непрерывная оценка и оптимизация являются неотъемлемыми компонентами этого этапа. Регулярная проверка ключевых показателей производительности, сбор информации из отзывов пользователей и внесение необходимых улучшений — это методы, которые обеспечивают синхронизацию системы с динамичным развитием бизнес-требований.

Развитие прочных партнерских отношений с поставщиком средств автоматизации важно для обеспечения постоянной поддержки, своевременного обновления системы и своевременного решения любых технических проблем, которые могут возникнуть. Опыт и помощь поставщика средств автоматизации помогут поддерживать бесперебойную функциональность системы, способствуя тем самым устойчивому успеху процесса автоматизации.

Наносети в вашем путешествии по автоматизации AP

Инструменты автоматизации AP, такие как Nanonets, предлагают множество преимуществ. Благодаря возможностям искусственного интеллекта эти инструменты позволяют легко создавать рабочие процессы AP, которые автоматически объединяют файлы и документы из различных источников, от электронных писем и отсканированных документов до цифровых файлов, облачных хранилищ и систем ERP.

Помимо возможностей интеллектуального захвата, эффективные инструменты автоматизации точек доступа, включая Nanonets, предоставляют полный набор функций. Они включают в себя автоматизированное и интеллектуальное извлечение данных из различных типов документов, сопоставление и выверку расходов, оптимизированное управление рабочими процессами расходов, от создания отчетов до получения утверждений менеджера, а также беспрепятственную интеграцию ежемесячного закрытия бухгалтерского учета с предпочитаемыми ERP, бухгалтерскими программами или бизнес-процессами. инструменты.

Nanonets превосходно извлекает данные из самых разных счетов, включая кредитные/дебетовые счета, счета-проформы, коммерческие счета и многое другое. Помимо счетов, Nanonets демонстрирует свое мастерство в сканировании различных финансовых документов, таких как квитанции, ценники, заказы на покупку, дебетовые и кредитные карты и многие другие.

Nanonets предлагает существенные преимущества командам AP, в том числе впечатляющее снижение затрат для бизнеса на 80%, увеличение скорости обработки счетов до десяти раз и улучшенную оптимизацию дней AP. Он эффективно устраняет неточности, возникающие в результате ручных проверок и проверок, умело обрабатывает исключения и разумно направляет их соответствующему персоналу. Кроме того, Nanonets может помочь в обнаружении и устранении мошенничества, краж, двойных платежей и других неэффективных действий.

Центральное место в возможностях Nanonets занимает платформа Flow, управляемая искусственным интеллектом. Эта инновационная платформа переопределяет процесс AP, органично включая важные элементы искусственного интеллекта в рабочий процесс обработки счетов. Nanonets помогает автоматизировать AP, создавать сквозные рабочие процессы учета и легко интегрировать с рядом платформ, включая Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks и другие. Кроме того, Nanonets поддерживает как внутренние, так и глобальные способы оплаты, включая ACH, банковские переводы, кредитные карты, кошельки и необанки.

отнимать

Автоматизация AP может существенно повлиять на финансовое состояние бизнеса, операционную эффективность и общую конкурентоспособность. Как видно из отраслевых отчетов и статистики, преимущества автоматизации точек доступа значительны. Внедрение автоматизации приводит к значительному увеличению показателей своевременных платежей, снижению затрат на обработку и более эффективному управлению счетами. Поскольку предприятия тратят миллиарды на обработку AP, потенциал для экономии значительных сумм за счет автоматизации очевиден. Поскольку технологии продолжают развиваться, использование таких решений, как Nanonets, не только дает краткосрочные преимущества, но и обеспечивает предприятиям устойчивый рост и успех во все более оцифровываемой бизнес-среде.