Переедали ли мы программным обеспечением?

Прошло немногим более десяти лет с тех пор, как Марк Андрисен заявил, что программное обеспечение пожирает мир. Он был прав. Теперь мы находимся в новой фазе: куда бы мы ни посмотрели, есть мощное программное обеспечение, и мы потребляли it без особого внимания к долгосрочным последствиям. Настолько, что сегодня мы столкнулись с ироничным вопросом: Мы переели? 

Наши тарелки, безусловно, заполнены всевозможными приложениями, которые только можно вообразить, и все они такие заманчивые. Знаете ли вы, на сколько приложений вы когда-либо подписывались? Может быть, десятки или даже сотни? Среднее количество развернутых приложений на одного клиента Okta вырос на 22% по сравнению с последние 4 года. Руководители ИТ-отделов, с которыми я разговаривал, часто шутят, что в их компаниях больше приложений SaaS, чем сотрудников.

Эта может быть проблемой, и вы должен заботиться об этом. Организации, которые позволяют своим аппетитам бесконтрольно расти, сталкиваются с тремя основными рисками:

• Расходы: Поскольку удаленная работа становится стандартом, мы видим, что программное обеспечение стало второй по величине статьей расходов для многих компаний. Однако, до 25% приложений SaaS и лицензии остаются неиспользованными. Если две главные статьи расходов вашей компании — это люди и технологии, вы тратите кучу денег на одну из своих главных статей расходов.
• Соответствие рискам: Чтобы продавать облачное программное обеспечение или хранить данные клиентов в облаке, вам необходимо стать или оставаться совместимым с SOC2, ISO 27001 или даже SOX. Думайте о своей компании и ее данных как о замке. Вам нужно доказать аудиторам, что он хорошо защищен. Теперь представьте себе каждое приложение как окно, дверной проем, мост или точку входа в ваш замок. Чем больше приложений, тем больше проверок вы получите от аудиторов.
• Операционная эффективность: Разница между хорошим шеф-поваром и шеф-поваром мирового класса заключается в том, как они управляют своим персоналом, чтобы иметь дело со всеми ингредиентами под рукой. Ваша команда, безусловно, плохо сотрудничает, когда использует несколько типов одного и того же приложения, например Monday, Jira, Asana или ClickUp. Кроме того, запросы на внутреннюю поддержку растут в геометрической прогрессии вместе с количеством используемых приложений.

Тем не менее (и чтобы продвинуть метафору еды еще на один шаг), многие из приложений, которые ваша компания использует на самом деле Он ингредиенты для создания отличного продукта. В конце концов, построить технологическую компанию сложно. И чтобы сделать это эффективно, вам нужны правильные компоненты и инструменты. Однако хитрость в том, чтобы воспользоваться ими — чтобы стать 3-звездочным рестораном программного обеспечения Мишлен, — это подумать о том, как мастерски управлять всем вашим программным обеспечением. 

Один из способов добиться этого, раскрыть весь потенциал вашей компании с помощью технологий, состоит в том, чтобы изменить приоритеты ИТ, безопасности и закупок — команды, которые обычно заботятся об операциях с программным обеспечением. Вместо того, чтобы заставлять их решать проблемы (например, разрешать ИТ-заявки), помогите им создать инфраструктуру, которая позволит сотрудникам самостоятельно управлять программным обеспечением и стать самоуправляемая рабочая сила.

Ассоциация приложениеокалипсис. Или это …?

Но сначала: как мы пришли к этому, к сегодняшнему дню, когда компании живут на SaaS и живут тем, что я в шутку называю приложениеокалипсис? Каковы причины нашей зависимости от программного обеспечения?

Лучший UX современного программного обеспечения разделил традиционное корпоративное программное обеспечение

Сотрудники используют все больше и больше специализированных приложений для достижения успеха в работе. Мы привык пользоваться продуктами Майкрософт почти для всего. Теперь мы используем Airtable вместо Excel, Notion вместо Word, Pitch вместо PowerPoint. Чтобы поставить некоторые цифры позади того, что многие из нас видят в нашей повседневной жизни: Более 42% клиентов Okta Office365 теперь также развертывают Zoom, а не просто используют Microsoft Teams, и 26% из них также используют Box, несмотря на то, что у них есть OneDrive.

Люди используют больше приложений из-за простого и бесплатного внедрения

Традиционно корпоративные продукты продавались сверху вниз: ИТ-директор решил купить Salesforce или Microsoft Office, и они стали стандартными для всей компании. Но такие стартапы, как Slack и Dropbox популяризация восходящего роста, и сегодня, 67% компаний-разработчиков (например, Datadog или AWS) имеют бесплатный план или пробную версию. Нам больше не нужно звонить продавцам или спрашивать разрешения у ИТ — мы просто подпишитесь на бесплатную версию инструмента.

Короче говоря: приложения здесь, там, везде. Но мы перестарались? Действительно ли мы используем слишком много приложений? Я не думаю, что так. Иначе, программное обеспечение может дать нам сверхспособности, чтобы ускорить развитие бизнеса. 

Относитесь к технологиям как к движущей силе бизнеса

Подумайте о своей машине. Это требует Части 30,000 создать всего один автомобиль. Но вместо того, чтобы сократить количество деталей, производители автомобилей разработали наиболее эффективный метод сборки автомобиля. Инновация возникла из-за того, как они объединили разные части. Например, Производственная система Toyota, также называемое «бережливым производством», стало основным конкурентным преимуществом Toyota. Один принцип заключалась в том, чтобы свести к минимуму потери и постоянно улучшать операции, быстро выявляя проблемы. Гибкая разработка программного обеспечения и методология «бережливого стартапа» были вдохновлены системой Toyota «создавать, измерять, учиться». 

Подобно Toyota, компании должны подумать о том, как изменить свои принципы работы с программным обеспечением и превратить их в конкурентное преимущество. Традиционных подходов к управлению технологиями недостаточно. Компании часто думают, что централизация — это решение, но в данном случае это не так. Существует слишком много приложений, с которыми нужно бороться, в дополнение к другим факторам, таким как безопасность и соответствие требованиям.

Централизованное администрирование программного обеспечения — враг

В 1944 году Центральное разведывательное управление опубликовал руководство о том, как саботировать свое рабочее место. Пункт № 1 заключался в том, чтобы никогда не использовать ярлыки и всегда использовать централизованный «канал». Вспомните, когда вам в последний раз требовался доступ к приложению или разрешение. Вам нужно было пройти через канал, созданный ИТ-заявкой, и вы застряли в ожидании. Или как насчет последнего раза, когда вам нужно было купить новую часть программного обеспечения? Может займет от 2 до 3 месяцев пока вы не получите все необходимые разрешения для покупки приложения. 

Вот почему централизация не работает и почему подходы к ее исправлению могут быть неверными.

Централизация создает узкие места

Более половины всех приложений приобретаются и управляются профильными экспертами в разных командах, многие из которых просто хотят приобрести свои инструменты и приступить к работе. Однако такие отделы, как ИТ, безопасность или закупки, должны помочь с большинством этих запросов. Из того, что мы видим, от 40% до 60% всех ИТ-заявок связаны с проблемами доступа к программному обеспечению, на решение которых в среднем уходит около 19 часов. Сотрудники застряли в ожидании, а администраторы заняты работой, такой как создание учетной записи. Накладные расходы на управление увеличиваются с каждым дополнительным приложением. 

Централизация приводит к дырявым ведрам

Компании также централизуют надзор для снижения затрат, соблюдения требований или рисков безопасности. Логика в том, что сотрудники не должны просто покупать дубликаты программного обеспечения или получать чрезмерные права администратора. Тем не менее, просмотр сотен приложений и тысяч учетных записей не масштабируется с помощью централизованного подхода — он создает дырявые корзины, где сотрудники по-прежнему получают и сохраняют ненужный доступ к приложениям без ведома других. Например, 25% или более программного обеспечения остается неиспользованным в большинстве компаний. Или команда безопасности Segment показала в прошлом году, что 60% из 669 административных ролей активно не использовались.

Увеличение штата — не решение

Часто операционные группы возражают, что они не так хорошо финансируются, как другие отделы, что заставляет их двигаться медленнее, чем они на самом деле хотят. Итак, почему бы нам просто не увеличивать количество администраторов вместе с количеством используемых нами приложений? Однако проблема заключается именно в этом вопросе и в предположении, что проблема может быть решена только путем централизованной помощи и надзора. Это решение, которое не масштабируется.

Централизация администрирования программного обеспечения — странная вещь. Он пытается упростить жизнь, но почему-то усугубляет ситуацию для всех по мере увеличения количества приложений. Так, как мы можем переосмыслить роли команд которые заботятся об операциях программного обеспечения, а именно ИТ, безопасность и закупки?

Сделайте совместимый путь легким путем

Посмотрим правде в глаза: сотрудники почти всегда выбирают самый легкий путь к ценности. Если ваш подход к управлению программным обеспечением остается централизованным с множеством узких мест, то сотрудники будут продолжать обходить ваши политики, занимаясь такими вещами, как тайная покупка программного обеспечения. Это порочный круг. Чтобы многие люди действовали ответственно — и чтобы изменить отношения между ИТ / безопасностью / закупками и остальной частью организации — совместимый путь должен стать наиболее удобным путем. 

Самоуправление — новый подход к управлению программным обеспечением

Справиться с этой сложностью можно только в том случае, если мы вернем контроль и ответственность сотрудникам и их командам. Вместо того, чтобы раздавать людям еду, вы учите их готовить, не обжигаясь. По сути, цель состоит в том, чтобы найти способ согласования стимулов, чтобы сотрудники, которые действуют наиболее экономичным и безопасным способом, также быстрее решали свои проблемы. 

Мы уже привыкли делать все самостоятельно, когда дело доходит до покупки еды и бензина — и даже регистрации на рейс — так почему бы не управлять корпоративным программным обеспечением? Вместо того, чтобы обращаться за поддержкой к ИТ (или работать через «каналы», как ЦРУ описало в своем руководстве по саботажу на рабочем месте), ИТ может позволить сотрудникам быстро и ответственно помогать самим себе. Вместо того, чтобы быть централизованным исполнительным органом, безопасность, закупки и ИТ должны стать внутренней платформой компании что позволяет сотрудникам с правильной инфраструктурой.

Автоматизация — это здорово, но она требует централизованной поддержки, а это не масштабируется с сотнями приложений.

Принятие процесса и структуры для самоуправления является важной проблемой, которую необходимо решить, поскольку она напрямую влияет на конечный результат. Организации, которые не сосредотачиваются на переходе от системной централизованной настройки к системе самообслуживания, рискуют потратить огромные суммы денег на неиспользуемое программное обеспечение, провалить следующий аудит соответствия и привести к тому, что вся организация будет работать неэффективно. Это приоритет лидерства чтобы изменить то, как работает ваша организация, чтобы она могла полностью раскрыть свой потенциал, стратегически используя сторонние приложения, а не перегружая их.

Компании должны задать себе вопрос: как закодировать самообслуживание в как можно большем количестве местe. Например:

• После того как ИТ-отдел создаст рабочие процессы, определяющие, кто должен одобрять какое приложение, сотрудники могут запрашивать приложения, разрешения, внутренние инструменты или даже ресурсы разработчиков без помощи ИТ-специалистов. 
• Если закупки строят систему вокруг того, кто должен утверждать, какой тип покупки программного обеспечения, сотрудники могут пойти дальше и использовать эту систему самообслуживания. 
• Если система безопасности реализует способ предоставления доступа к конфиденциальным приложениям или разрешениям только на определенное время, им не нужно будет постоянно централизованно проверять доступ.

Включите самоуправление в свои цели

Все эти примеры показывают, как роль групп эксплуатации программного обеспечения могут измениться: вместо того, чтобы разрешать запросы в службу поддержки или оповещения, они могли бы сосредоточиться на правильном кодировании системы и обучении всей организации на этом пути. Помимо этого, есть еще один подход к изменению управления технологиями посредством самоуправляемой рабочей силы. поощрять всех лидеров вашей команды в вашей организации, чтобы включить самообслуживание в свою OKR or В2МОМ процесс. 

Например, цель ИТ обычно заключается в сокращении требований к численности персонала за счет автоматизации. Автоматизация — это здорово, но она требует централизованной поддержки, а это не масштабируется с сотнями приложений. Вместо этого ИТ-отдел может попытаться сократить требования к операционному персоналу за счет самообслуживания. Или иногда ИТ-отдел ставит перед собой цель сократить время, необходимое для ответа на запросы. Опять же, эта цель ставится исходя из предположения, что помощь должна быть централизованной. Вместо этого попробуйте добавить цель, чтобы уменьшить процент запросов, которые не требуют первого контакта с ИТ-специалистом.

Up до 25% приложений SaaS и лицензии остаются неиспользованными. Если две главные статьи расходов вашей компании — это люди и технологии, вы тратите кучу денег на одну из своих главных статей расходов.

Самоуправление также может начинаться с небольшое упражнение для снижения расходов на SaaS. Централизованное управление сотнями поставщиков невозможно, но можно сделать что-то простое, например, отправить каждому пользователю Outreach.io или Smartsheet электронное письмо с объяснением того, что вы пытаетесь сэкономить на расходах на программное обеспечение. Запросите 👍, если они больше не используют программное обеспечение, чтобы вы могли вернуть лицензию.

Или, попросите всех администраторов вашего приложения помочь сократить перерасход. Создайте общую таблицу программных приложений и годовых затрат, а затем попросите их максимально сократить расходы, либо удалив лицензии, либо полностью отменив приложения. Чтобы сделать это командным испытанием и согласовать поощрения, предложите приз за каждое неиспользуемое или лишнее приложение, которое они удалят, и денежное поощрение для трех лучших администраторов, которые сократят расходы на SaaS больше всего. Этот подход дает вам первое представление о том, что значит иметь самоуправляемую рабочую силу.

Мы уже сыты?

Создать технологическую компанию сложно, особенно сегодня. Вместо того, чтобы оплакивать все инструменты, которые мы используем, лучше использовать энергию, создавая эффективный способ управления как вашими инструментами, так и лежащими в их основе процессами. Расширение прав и возможностей ваших команд и сотрудников посредством самоуправления может стать конкурентным преимуществом. Мало того, что сотрудники будут чувствовать себя неотъемлемой частью процесса и, следовательно, будут заинтересованы в его успехе, но и те, кто занимается ИТ, безопасностью и закупками, станут настоящими помощниками, а не решателями заявок или предупреждений. 

Так что да, у нас может быть буфет SaaS, который вы можете съесть, но у нас есть инструменты и знания, чтобы удовлетворить наш аппетит и заставить все эти варианты работать в нашу пользу. Требуется только сила воли, чтобы изменить наше отношение к программному обеспечению.

Добавлено сентябре 27, 2022