Команды по финансированию бизнеса выполняют трехстороннее сопоставление счетов-фактур поставщиков в качестве важного процесса внутреннего контроля. Без трехстороннего сопоставления подтверждающих документов компании рискуют потерять деньги и прибыль из-за дублирования, ошибочных или мошеннических платежей.
Цель этой статьи — понять, что такое трехстороннее согласование, эволюцию процесса, заинтересованные стороны и их болевые точки, текущее состояние процесса трехстороннего сопоставления в бухгалтерском учете и преимущества автоматизации.
Трехстороннее сопоставление лучше всего выполнять как оцифрованное автоматическое решение для повторяющихся задач по счетам к оплате.
- Что такое матч на 3 исхода?
- Эволюция трехстороннего процесса согласования
- Заинтересованные стороны, их обязанности и ожидания
- Болевые точки в ручном процессе
- Текущее состояние процесса трехстороннего сопоставления
- Использование AI и OCR в трехстороннем сопоставлении счетов-фактур
- Процесс автоматизации
- Преимущества автоматизации процесса
- Заключение
Что такое матч на 3 исхода?
Трехстороннее сопоставление — это процесс внутреннего контроля, сравнивающий заказ на поставку (PO) с уведомлением о доставке (GRN) и счетом-фактурой соответствующего поставщика. 3-стороннее сопоставление помогает утверждать платежи по счетам, а также отмечать любые несоответствия или ошибки.
Трехстороннее сопоставление сравнивает сведения о позициях и итоговые суммы в заказе на покупку (PO), квитанции на товары (подтвержденный документ о получении и упаковочный лист) и счете-фактуре поставщика, отправленном покупателю.
Хотите автоматизировать процесс 3 Way Match в своей организации? Попробуйте Нанонет™ и воспользуйтесь преимуществами автоматизации трехстороннего сопоставления с помощью технологии OCR на основе искусственного интеллекта.
Трехстороннее сопоставление документов и общепринятые практики для заказа на поставку, поступления товаров и счета-фактуры поставщика
Благодаря трем способам сопоставления счетов отделом кредиторской задолженности предприятия сокращают количество ошибок при оплате и мошенничество. Автоматизация, в том числе оптическое распознавание символов (OCR) на основе ИИ, может значительно ускорить процесс трехстороннего сопоставления, исключая ручные процессы и повышая точность.
Заказ на покупку
Заказ на поставку — это стандартная форма компании с последовательной нумерацией, которая становится контрактом, когда заказ на покупку отправляется и принимается поставщиком, который намеревается доставить товары или услуги покупателю. отдел закупок формирует заказ на покупку на основе подписанного и утвержденного заявка на закупку после выбора поставщика.
Ассоциация процесс заказа на покупку фиксирует имя и логотип клиента, имя поставщика и контактную информацию, юридические условия и условия оплаты, включая предлагаемые скидки, номер заказа на покупку, адрес для выставления счетов и доставки клиента, позиции с номерами и описаниями услуг или продуктов поставщика, цены, заказанные количества, расширенную сумму, промежуточный итог , налог с продаж, если таковой имеется, и общая сумма.
Получение
Квитанция - это физический или электронный документ, который отражает фактическое получение товаров, подтвержденное приемным отделом клиента, по сравнению с подробным отборочным листом поставщика, включенным в поставленные продукты, относящиеся к заказу на поставку. В документе-получателе содержится ссылка на номер заказа на поставку, что упрощает сопоставление документов.
Сотрудник приемного отдела клиента документирует процесс проверки по отдельным позициям с подписью, датой и временем получения.
Получение товаров может представлять собой доставку всего заказа на поставку или частичную отгрузку, если какие-либо продукты имеют обратный заказ для последующей доставки или отправлены из другого места.
Счет поставщика
Счет-фактура поставщика - это документ, в котором клиенту выставляется счет на основе поставок по указанному номеру заказа на покупку. Счет-фактура отправляется заказчику при полной или частичной отгрузке товаров от поставщика.
Как и заказы на поставку, счета-фактуры последовательно нумеруются для внутреннего контроля, что помогает процесс сопоставления счетов.
Поля счета-фактуры в основном такие же, как отдельные позиции заказа на покупку. Номер счета-фактуры, даты заказа, даты отгрузки, адрес перевода, условия оплаты, такие как скидки за досрочную оплату, промежуточный итог, налог с продаж и общая сумма к оплате, включены в счет-фактуру поставщика.
Счет-фактура поставщика, отправляемая клиенту, не требует подписи поставщика. При трехстороннем сопоставлении счетов к оплате без исключений документальное подтверждение счета уполномоченным утверждающим лицом эквивалентно подписи.
Хотите автоматизировать процесс 3 Way Match в своей организации? Попробуйте Нанонет™ и воспользуйтесь преимуществами автоматизации трехстороннего сопоставления с помощью технологии OCR на основе искусственного интеллекта.
Эволюция трехстороннего процесса согласования
Процесс 3-way match — это эволюция.
Это отражает переход от рукописных бумажных документов к компьютеризированным системам бухгалтерского учета для ручного ввода бумажных документов, созданных компьютером, к современным эффективным автоматизированным технологиям для сопоставления электронных счетов поставщиков с оцифрованными заказами на покупку и квитанциями.
Благодаря бумажным процессам и системам постоянные проблемы блокируют и снижают шансы бухгалтерского учета и отдела счетов к оплате, эффективно выполняющего свои должностные обязанности.
Задержки клиентов в оплате кредиторской задолженности (и бухгалтерского учета) от бумажного заказа на покупку до платежных циклов включают:
- Получение и отправка отдельных бумажных заказов на покупку, квитанций и отправленных по почте счетов-фактур поставщика в отделе кредиторской задолженности
- Поиск или запрос замены утерянных бумажных документов
- Ввод счетов-фактур поставщика вручную в систему бухгалтерского учета
- Визуальное сопоставление счетов-фактур с подтверждающими документами, если система ERP не интегрируется программные закупки и получение функций с программным обеспечением для учета и кредиторской задолженности
- Визуальное утверждение счетов-фактур поставщика
- Задержки финансового закрытия в конце месяца и на конец финансового года из-за накопления большого количества счетов-фактур в качестве кредиторской задолженности, еще не зарегистрированной в системе
- Постоянные сообщения от поставщиков о состоянии неоплаченных счетов.
Ошибки клиентов, связанные с бумажными документами, включают:
- Ошибки, возникающие из-за ручного ввода данных
- Утверждение дубликатов счетов на оплату
- Утверждение поддельных счетов-фактур
- Ошибки финансовой отчетности из-за неполного начисления неучтенной кредиторской задолженности.
Недостаточное начисление кредиторской задолженности вызвано сочетанием задержек с получением и сопоставлением счетов-фактур и короткими сроками закрытия после окончания месяца.
С точки зрения поставщика, трехстороннее согласование со стороны клиента задерживается на время, необходимое поставщику для проверки и утверждения счета, его печати и отправки по почте (плюс время доставки почты).
Подразделения заказчика, участвующие в трехстороннем согласовании:
- покупка
- Получение
- Утверждающие
- Бухгалтерский учет (кредиторская задолженность)
покупка получает утвержденную заявку на покупку, проверяет поставщиков, создает список утвержденных поставщиков, запрашивает несколько предложений от потенциальных поставщиков, выбирает одного или нескольких подходящих поставщиков, а также подготавливает и отправляет поставщику утвержденный заказ на покупку.
Получение проверяет получение номенклатур и готовит отчет о получении номенклатур, полученных из заказа на поставку, используя отборочные листы поставщика и детализированные квитанции о доставке.
Уполномоченные утверждающие с бюджетной ответственностью утверждает согласованные счета-фактуры. Ограничения полномочий по утверждению по должности и количеству указаны в политике компании. Для более крупных покупок второй утверждающий на более высоком уровне в организации также должен утвердить счет.
Что касается трехстороннего сопоставления, должностные обязанности сотрудников по работе с кредиторской задолженностью включают:
- получение и обработка документов
- учет операций с кредиторской задолженностью
- подготовка отчета о сроках погашения кредиторской задолженности и отчета о выплатах денежных средств, а также
- выполнение пакетных платежей по утвержденным счетам-фактурам поставщиков и прогонов платежей.
Адекватная практика внутреннего контроля разделяет обязанности по учету транзакций, обработке наличных денег и утверждению счетов-фактур и платежей. Бухгалтерский отдел, помимо счетов к оплате, сверяет журналы платежей и кредиторской задолженности с главной бухгалтерской книгой и готовит финансовые отчеты.
Усовершенствования процессов и повышение эффективности, достигнутые с течением времени для трехстороннего соответствия, включают реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) для оптимизации ручного управления. документооборот и обрабатывать их с помощью компьютеризированных систем.
Надежное распознавание текста с помощью ИИ Сбор данных программное обеспечение и автоматизация счетов обеспечивают трехстороннее сопоставление счетов с заказы и квитанции. Этот процесс автоматизации может помочь компании не отставать от кредиторской задолженности и рабочей нагрузки по платежам, повысить точность, сократить количество ошибочных или мошеннических платежей, раньше закрыть бухгалтерские книги и сократить связанные с этим отделы труда и другие административные расходы.
Хотите автоматизировать процесс 3 Way Match в своей организации? Попробуйте Нанонет™ и воспользуйтесь преимуществами автоматизации Three Way Match с помощью технологии OCR на основе искусственного интеллекта.
Заинтересованные стороны, их обязанности и ожидания
В трехстороннем процессе согласования заинтересованными сторонами являются группы закупок, продавцы или поставщики и финансовые группы, включая кредиторскую задолженность и бухгалтерский учет.
Команды по закупкам
Группы закупок, также известные как группы закупок, получают утвержденные заявки на покупку от сотрудника, нуждающегося в приобретенных товарах или услугах. Они играют жизненно важную роль в обеспечить оплату цикл в управлении цепочками поставок организации.
Отдел закупок отвечает за проверку поставщиков в цепочке поставок компании и оценку их возможностей. Отдел закупок консультируется с кредитным отделом своей компании для оценки финансовой устойчивости поставщиков. Служба закупок ранжирует поставщиков, составляя список предпочтительных и утвержденных поставщиков.
Отдел закупок запрашивает несколько предложений, прежде чем выбрать продавца или поставщика для крупного заказа. Затем отдел закупок выпускает рассмотренный и утвержденный заказ на поставку и отправляет его поставщику.
Служба закупок должна учитывать производительность поставщика, связанную с заказом на закупку, а также оценивать финансовую устойчивость поставщика перед размещением нового заказа.
Продавцы или поставщики
Продавцы обязаны принимать или отклонять заказы на покупку. Когда поставщики принимают заказы клиентов на покупку, они заключают юридический договор для выполнения в соответствии с условиями заказа на поставку.
Перед принятием заказа на покупку поставщики должны создать кредитные отчеты по этому клиенту, чтобы убедиться, что у клиента есть финансовые возможности для оплаты заказанных продуктов.
Поставщики вводят заказ на поставку в свою систему, что запускает заказ запчастей и продуктов или предоставление услуг. Если товары требуют производства, поставщик планирует трудозатраты и выбирает детали из ведомости материалов для производства продукции.
Чтобы удержать клиента, продавцы должны стремиться уложиться в срок поставки, указанный в заказе на поставку. Они должны проинформировать клиента об отправке и предполагаемой дате доставки.
Однако иногда возникают задержки со стороны поставщика. Если ожидаемая дата доставки не близка к дате доставки, указанной в заказе на поставку, поставщик должен сообщить заказчику о любых задержках или невыполненных заказах и получить соглашение.
Поставщики также несут ответственность за тестирование и контроль качества. Поставщики гарантируют, что продукты, доставленные клиенту в соответствии с заказом на поставку, соответствуют техническим требованиям и ожидаемым стандартам высокого качества.
Финансовые команды
Финансовый отдел выполняет следующие процедуры для ввода или захват данных счета-фактуры поставщика с помощью OCR сопоставляйте счета, получайте утверждения, оплачивайте счета поставщиков, записывайте транзакции, создавайте отчеты и выпускайте финансовые отчеты для заинтересованных сторон.
Системный доступ к заказам на покупку и квитанциям
Финансовые группы, включая бухгалтерский учет и кредиторскую задолженность, регистрируют заказы на закупку или получают доступ к ним в своем бухгалтерском программном обеспечении или системе планирования ресурсов предприятия (ERP) в масштабах компании.
Когда получающий отдел вводит отчеты о приеме в систему, члены операционного отдела, отдела счетов к оплате и финансового отдела могут получить доступ к проверенному чеку или его данным.
Группа по расчетам с поставщиками вводит и записывает счета-фактуры поставщиков
Счета к оплате вводят счета-фактуры поставщиков в систему бухгалтерского учета и кодируют записи для учета запасов, основных средств или расходов в качестве другой стороны бухгалтерского учета с двойной записью.
Счета к оплате выполняет трехстороннее сопоставление
Следующим шагом является выполнение трехстороннего процесса сопоставления счетов к оплате, гарантирующего, что заказ на поставку, квитанция и счет-фактура поставщика согласованы или что только фактические товары, полученные на сегодняшний день, оплачены в установленный срок, если это возможно.
Утверждающие утверждают или отклоняют счета на оплату
После завершения процедуры трехстороннего сопоставления назначенные утверждающие проверяют сопоставленные счета-фактуры и подтверждающие документы и утверждают счета-фактуры для оплаты, если только не существует исключения или транзакция не выглядит ошибочной, дублирующейся или мошеннической.
Утверждающие могут включать руководителей отделов, ответственных за расходы, и контролера или финансового директора (CFO). При огромных расходах генеральному директору (CEO) и совету директоров также может потребоваться одобрение платежа или контракта.
Отдел счетов к оплате оплачивает счета
Некоторые компании растягивают оплату счетов-фактур поставщика на разумную сумму после установленного срока для целей управления денежными потоками или в случае возникновения проблем с денежными потоками. Если оплата счетов клиента или остатков на счетах слишком долго откладывается, поставщики будут прекращать поставки заказов покупателю до тех пор, пока они не соберут платежи.
В отделе кредиторской задолженности производятся платежи поставщикам в соответствии с политикой компании в отношении получения скидок за досрочную оплату. Если скидки не предлагаются поставщиком или не принимаются клиентом, отдел кредиторской задолженности оплачивает всю сумму счета в установленный срок.
Типичный срок оплаты торговой кредиторской задолженности составляет 2/10 нетто 30. Поставщик предлагает двухпроцентную скидку, если покупатель оплачивает счет в течение десяти дней; в противном случае общая сумма счета подлежит оплате через 30 дней после даты выставления счета.
Хотите автоматизировать процесс 3 Way Match в своей организации? Попробуйте Нанонет™ и воспользуйтесь преимуществами автоматизации Three Way Match с помощью технологии OCR на основе искусственного интеллекта.
Счета к оплате учитывают платежи
Когда группа по работе с кредиторской задолженностью производит пакетные платежи или, в некоторых случаях, оплачивает отдельные счета-фактуры, система бухгалтерского учета уменьшает остаток кредиторской задолженности на общую сумму счета-фактуры или частичную оплату счета-фактуры.
Система бухгалтерского учета применяет платеж к определенному номеру счета-фактуры. Если номера счетов-фактур неизвестны, могут возникнуть непримененные платежи, что потребует последующих действий для очистки детальной информации о сроках погашения кредиторской задолженности. Бухгалтерский учет исследует и исправляет любые ошибки дебетовых остатков в кредиторской задолженности, которые могут указывать на переплату или ошибку.
Когда сальдо счета поставщика или сальдо счета-фактуры равно нулю, он считается рассчитанным, и транзакция (и) завершена.
Скидки за досрочную оплату не отражаются в бухгалтерских записях до тех пор, пока покупатель не возьмет их при оплате счета на меньшую дисконтированную сумму.
Счета к оплате генерируют отчеты о старении
Счета к оплате генерируют отчеты о сроках погашения кредиторской задолженности, которые включают столбцы, в которых указаны просроченные дни выставления счетов поставщика.
Просроченные дни - это количество дней, в течение которых остатки не оплачиваются с даты выставления счета. Сведения о сроках погашения кредиторской задолженности включают имя поставщика, номера счетов-фактур и непогашенные суммы, а также общие валовые платежи, причитающиеся поставщику. Столбцы - текущие, 30 дней, 60 дней и 90 дней, с итогами по диапазону дат столбца и общим итогом.
Бухгалтерский учет сверяется с главной бухгалтерской книгой и контролирует кредиторскую задолженность
Бухгалтерия сверяет журнал кредиторской задолженности с главной бухгалтерской книгой не реже одного раза в месяц и проверяет старение кредиторской задолженности на предмет статуса платежей поставщикам.
Финансы выполняют финансовое планирование и анализ (FP&A) и управление денежными средствами
Финансовый отдел также анализирует старение кредиторской задолженности и готовит статистику, в том числе оборачиваемость кредиторской задолженности, для управления денежными потоками и анализа результатов деятельности. Финансы также прогнозируют потребность в денежных средствах. Доступ к финансовым отчетам в реальном времени и полным и актуальным отчетам о сроках погашения кредиторской задолженности имеет важное значение для финансового управления.
Финансы готовят годовые бюджеты и прогнозы, используя прогнозы продаж и требования к расходам, представленные менеджерами центров доходов и затрат в отделах, ответственных за контроль расходов. Прогнозы продаж могут быть построены на уровне контактов с клиентами, начиная с уровня продавца или менеджера по работе с клиентами.
Бухгалтерский учет готовит финансовые отчеты, которые проверяют финансовый директор, генеральный директор и совет директоров.
Бухгалтерия составляет ежемесячную финансовую отчетность и финансовую отчетность на конец года. Подробные финансовые отчеты включают отчеты об отклонениях фактических и заложенных в бюджет сумм по кодированным статьям бухгалтерского учета.
Подробная финансовая отчетность обобщается и предоставляется или предоставляется назначенному внутреннему руководству, Совету директоров и внешним заинтересованным сторонам, включая банки, акционеров и Комиссию по ценным бумагам и биржам (SEC), для публичных компаний.
Болевые точки в ручном процессе
Бумажные документы вызывают больше всего проблем в трехстороннем процессе сопоставления.
Болевые точки в процессе трехстороннего сопоставления включают:
- Варианты обработки
- Разовые сценарии
- Дубликаты счетов-фактур без сопроводительных документов
- Поддельные счета
- Задержки утверждения счета
- Множественные запросы статуса платежа от поставщиков.
Вариант возникает, когда отдельные позиции, количества, расширенные суммы или общая сумма к оплате в счете-фактуре поставщика не соответствуют заказу на покупку или поступлению товаров или услуг. Транзакция будет помечена как исключение. Счета к оплате потребуется для решения таких повторяющихся проблем.
В бумажной системе, использующей файлы документов в алфавитном порядке, бумажные документы могут быть неправильно заполнены, что приведет к задержкам и отсутствию подтверждающих документов для трехстороннего сопоставления счетов-фактур.
Одноразовый сценарий - это однократное событие, а не повторяющаяся проблема или событие. Если сотрудник отдела счетов к оплате обнаруживает единовременную ошибку сопоставления, ему необходимо исследовать проблему, чтобы ее решить. Решение требует больше времени по сравнению с повторяющейся проблемой.
В качестве единовременного примера, если поставщик выставляет счет не на тот продукт, в счетах к оплате потребуется запросить исправленный счет для завершения сопоставления. Ожидание получения исправленного или замененного счета-фактуры или квитанции от поставщика приведет к задержке утверждения и оплаты счета-фактуры и снижению производительности.
Дубликаты счетов-фактур не будут иметь необходимых подтверждающих документов, которые уже были сопоставлены с исходным счетом-фактурой. Если система работает правильно, дублирующийся счет будет замечен, помечен как исключение и не будет утвержден к оплате.
Некоторые мошеннические компании могут выставлять счет компании за неупорядоченные канцелярские товары или другие недоставленные товары или услуги. Без подтверждающих документов, соответствующих транзакции, должно возникнуть исключение для предотвращения платежа.
Если руководство отдела или исполнительные утверждающие лица не утвердят согласованные счета-фактуры в кратчайшие сроки, необходимо будет отслеживать кредиторскую задолженность до тех пор, пока не произойдет утверждение. Бумажные счета-фактуры и подтверждающие документы могут быть потеряны где-то в черной дыре в компании, что требует получения заменяющих документов до оплаты.
При трехстороннем сопоставлении счетов-фактур с подтверждающими документами на бумажных носителях задержки со стороны утверждающего могут возникать из-за промедления, большой рабочей нагрузки, решения вопросов с запрашивающим лицом и командировок.
Когда возникают длительные задержки в оплате счетов из-за исключений в процессе трехстороннего сопоставления (или по другим причинам), группа по работе с кредиторской задолженностью будет разочарована постоянными прерываниями со стороны поставщиков, запрашивающих статус платежа. Они могут не укладываться в сроки или требовать сверхурочной работы для выполнения своих должностных обязанностей. Время работы и затраты будут выше.
Хотите автоматизировать процесс 3 Way Match в своей организации? Попробуйте Нанонет™ и воспользуйтесь преимуществами автоматизации трехстороннего сопоставления с помощью технологии OCR на основе искусственного интеллекта.
Текущее состояние процесса трехстороннего сопоставления
Предприятия быстро внедряют AI и OCR для сбора данных и интегрируют их с ERP. контент-услуги или программное обеспечение для бухгалтерского учета и программное обеспечение для роботизированной автоматизации процессов (RPA). OCR помогает им выполнять трехстороннее сопоставление (и другие рутинные задачи обработки). Мы приводим примеры компаний, внедряющих передовые системы оптического распознавания текста, чтобы добиться значительной эффективности и конкурентного преимущества.
Использование AI и OCR в трехстороннем сопоставлении счетов-фактур
Используя передовой опыт, предприятия теперь используют сканирование с оптическим распознаванием символов (OCR), искусственный интеллект (ИИ) и технологии глубокого обучения для оцифровки и трехстороннего сопоставления. OCR может быть интегрирован с программным обеспечением для роботизированной автоматизации процессов (RPA).
Nanonets предоставляет передовую автоматизированную платформу для точного сбора и электронной обработки документов заказа на покупку, квитанции и счетов-фактур, необходимых для трехстороннего сопоставления счетов-фактур.
Компании могут собирать неструктурированные данные в запрашиваемые поля и добавлять новые поля. Машинное обучение позволяет системе стать более точной по мере накопления опыта в результате сбора и повторного обучения данных предыдущих документов. Помимо использования OCR для трехстороннего процесса сопоставления, лучшие системы позволяют загружать электронные счета, полученные по электронной почте или другими способами доставки в Интернете.
Надежные системы OCR и AI / ML для сбора данных, такие как Nanonets, включают интеграций с другим ПО. Интеграция включает использование Zapier для импорта данных из вашей электронной почты, почтового ящика, Dropbox, Box или другого источника.
Интеграция с вашим программным обеспечением для планирования ресурсов предприятия (ERP) и системой управления складом (WMS) упрощает трехстороннее сопоставление документов. Системы OCR, такие как Nanonets, также интегрируются с системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), такими как Salesforce.
Что касается автоматизация счета, программное обеспечение для оптического распознавания символов на основе искусственного интеллекта фиксирует поставщика данные счета и передает его в модуль кредиторской задолженности ERP-системы. Автоматизация выставления счетов сопоставляет счета поставщиков с заказами на покупку и квитанциями для трехстороннего сопоставления.
Пользователи могут легко интегрироваться с платформами роботизированной автоматизации процессов (RPA), такими как UiPath, для автоматизации трехстороннего сопоставления с помощью ботов. Nanonets сочетается с несколькими платформами RPA на ваш выбор.
Помимо интеграции с другим программным обеспечением, пользователи могут запрашивать модель OCR после ее обучения или с помощью предварительно обученной модели Nanonets.
Чтобы облегчить проблему, связанную с мошенническими счетами-фактурами, если пользователи указывают признаки поддельного документа, Nanonets OCR может обнаруживать и отмечать мошеннические счета-фактуры, чтобы предотвратить их оплату.
Технические достижения в области распознавания текста включают использование компьютерного зрения, работу с неструктурированными документами и применение алгоритмов глубокого обучения и обработки естественного языка (NLP).
Согласно 2020 отчету в соавторстве с Deloitte Digital (Великобритания) и UiPath, который цитирует опрос Everest 2019 года:
«Многие организации выделяют больше финансовых и человеческих ресурсов на развертывание возможностей интеллектуальной обработки документов. Успех перспективных организаций вселяет уверенность в рынке, который, как ожидается, вырастет на 70-80% в течение следующих двух лет до 1.1 миллиарда долларов США ».
Лидеры деловой мысли, использующие технические достижения для трехстороннего согласования
Крупные мировые бухгалтерские фирмы активно поддерживают автоматизацию счетов-фактур с использованием оптического распознавания текста, искусственного интеллекта и машинного обучения, а также автоматизации процессов с помощью роботов. Например, Deloitte - клиент Nanonets, который регулярно сообщает о преимуществах автоматизированной системы сопоставления счетов, которая оптимизирует рабочие процессы по счетам к оплате, сокращая необходимое рабочее время и затраты.
Cummins, P&G и Sherman Williams - это промышленные компании из списка Fortune 500, использующие наносети для решения задач, связанных с распознаванием текста. DoorDash также использует Nanonets. А крупные компании, занимающиеся обработкой страховых случаев, используют Nanonets.
Страховые претензии Обработчики значительно выигрывают от использования решений Nanonets OCR для оцифровки данных из счетов-фактур и квитанций, как описано в этом тематическом исследовании.
Помимо этих крупных компаний, малые и средние предприятия (МСП) получают эффективность от внедрения решений Nanonets OCR для кредиторской задолженности.
В тематическом исследовании МСП с несколькими штатами и несколькими офисами ювелирный магазин выгоды от использования Nanonet для расширения его возможностей по сравнению с возможностями, предоставляемыми только QuickBooks. В отзыве на Nanonets Happy Jewelers заявляет: «Теперь наши сотрудники чувствуют себя более продуктивными и счастливыми, так как большая часть канцелярской работы им больше не нужна».
Процесс автоматизации
Процесс автоматизации OCR / AI может эффективно решать широкий спектр бизнес-задач, включая проверку кредитных документов для финансовых учреждений, выявление несоответствующих публикаций в социальных сетях с помощью компьютерной обработки изображений и обработку счетов, включая трехстороннее сопоставление. В этой статье блога мы сосредоточимся на трехстороннем варианте использования.
Процесс автоматизации начинается с передового программного обеспечения для оптического распознавания символов (OCR), такого как Nanonets, которое использует технологии искусственного интеллекта, машинного обучения и компьютерного зрения для повышения точности и расширения своих возможностей.
Как это устроено…
Nanonets принимает онлайн-счета, заказы на покупку и получателей из нескольких ваших онлайн-источников. Наносети также обеспечивают значительную ценность, так как собирают данные из бумажных документов, в том числе трудно читаемых рукописных документов, с высокой степенью точности. Не все системы распознавания текста на основе искусственного интеллекта предлагают точные функции рукописных документов, такие как Nanonets.
После захвата данных документов и сопоставления их с полями Nanonets может выполнять постобработку, применяя свои возможности искусственного интеллекта и машинного обучения. Во время и после сбор данных счета-фактуры, изменения можно внести в Nanonets. Например, форматы данных полей могут быть стандартизированы для документов, полученных от различных поставщиков.
Пользователи могут обучить и переобучить модель с помощью алгоритма машинного обучения Nanonets с использованием выборки данных с метками или выбора предварительно обученной модели Nanonets. Переобучение и повторное использование модели повышает точность обнаружения OCR (и других применений, таких как классификация изображений и обнаружение объектов).
В качестве ориентира служба поддержки Nanonets считает, что обучение модели обычно занимает от двух до восьми часов. Если потребуется больше времени, чтобы тренируй свою модельрассмотрите возможность обновления вашего тарифного плана на программное обеспечение Nanonets.
Nanonets описывает, как его пользователи создание пользовательских моделей OCR на основе глубокого обучения в подробном руководстве.
Nanonets предоставляет интерфейс и код API. Nanonets экспортирует данные на компьютерном языке, который вы предпочитаете выбранным вами приложениям.
Nanonets может напрямую интегрироваться с программным обеспечением, таким как корпоративная ERP-система или бухгалтерское программное обеспечение QuickBooks (или конкурента), а также с системой управления складом через соединение API.
Nanonets имеет дополнительную интеграцию API с программными ботами для автоматизации процессов (RPA) для проведения автоматизированной обработки счетов на основе RPA и трехстороннего сопоставления с подтверждающими документами.
Безопасность нанонеток включает в себя Политика жизненного цикла разработки программного обеспечения для своих пользователей, сотрудников и сторонних подрядчиков. Политика Nanonets в отношении программного обеспечения касается шифрования, стандартов и соблюдения GDPR во всем мире в отношении конфиденциальности жителей ЕС, использующих программное обеспечение.
Варианты ценообразования
Nanonets предлагает ежемесячно для каждой модели SaaS ценовые планы (плюс затраты на использование) на разных уровнях для каждого типа модели программного обеспечения, включая Starter, Pro и Enterprise. Бесплатный план Starter имеет ограниченные возможности и предлагается в качестве платформы для тестирования. Предлагаемые модели Nanonets включают индивидуальную модель, квитанции, счета-фактуры, водительские права и паспорта.
План Enterprise предлагает больше функций, включая специального менеджера по работе с клиентами, индивидуальное обучение команды 1-1, а также более высокий уровень безопасности и контроля. Запросите индивидуальное предложение от отдела продаж Nanonets для предприятия.
Контроль и поддержка
Пользователи программного обеспечения Nanonets могут получить доступ к статистике использования для количества обработанных документов, количества обработанных полей и затрат, понесенных в течение цикла выставления счетов. Этот доступ позволяет пользователям получать доступ к информации о статусе и контролировать расходы на использование.
Для поддержки клиентов Nanonets предоставляет базу знаний с возможностью поиска в своих онлайн-сервисах. Справочный центр который включает в себя Руководство по началу работы и документация по темам для самообучения.
Nanonets также предоставляет короткие видеоуроки, в том числе Как построить модель OCR с помощью Nanonets.
Хотите автоматизировать процесс 3 Way Match в своей организации? Попробуйте Нанонет™ и воспользуйтесь преимуществами автоматизации Three Way Match с помощью технологии OCR на основе искусственного интеллекта.
Преимущества автоматизации процесса
Преимущества автоматизации трехстороннего процесса сопоставления включают в себя:
- Готовность к аудиту
- Снижение ошибок в бухгалтерском учете
- Снижение мошенничества
- Бесшовная синхронизация
- Экономия человеко-часов
Компании и их аудиторы переходят от неэффективных и неэффективных ручных процессов к программному обеспечению для бухгалтерского учета и аудита с оцифрованными процессами с использованием OCR, AI, автоматических ботов и инструментов визуализации данных с бизнес-аналитикой для анализа результатов и закономерностей.
Благодаря использованию точного автоматизированного трехстороннего сопоставления счетов-фактур, заказов на покупку и получателей снижается вероятность ошибок и мошенничества, когда пользователи предоставляют конкретные инструкции по обнаружению мошенничества.
Программное обеспечение для аудита может легко синхронизироваться с ERP-системой, уже интегрированной с системой сбора данных OCR на основе искусственного интеллекта.
Внутренний контроль бухгалтерского учета и надежность финансовой отчетности сокращают объем необходимых дополнительных аудиторских процедур. Эффективная и своевременная обработка, утверждение и оплата счетов-фактур поставщиков делают финансовую отчетность более надежной.
Существенная экономия времени: у сотрудников остается больше времени для выполнения аудиторских запросов. Современное оцифрованное программное обеспечение для аудита с использованием технологии искусственного интеллекта может уменьшить необходимость запрашивать часть информации у клиентов. Бухгалтерский учет и кредиторская задолженность могут выполнить любой аудиторский запрос своевременно или заблаговременно, поэтому аудиторы не будут испытывать задержек из-за времени ожидания, что увеличивает плату за аудит.
А экономия времени приводит к сокращению потребностей в рабочей силе и найме, сокращая коммерческие расходы.
Надежное OCR с программным обеспечением для сбора данных AI и автоматизацией счетов обрабатывает трехстороннее сопоставление счетов-фактур с заказами на покупку и квитанциями. Этот процесс автоматизации может помочь компании справляться с нагрузкой на кредиторскую задолженность и платежи, повысить точность, уменьшить количество ошибочных или мошеннических платежей, закрыть бухгалтерские книги раньше, а также сократить затраты на рабочую силу и другие административные расходы в соответствующих отделах.
Заключение
В этой статье содержится подробное руководство по трехстороннему сопоставлению счетов-фактур. Автоматизация улучшает трехсторонний процесс согласования в финансах за счет повышения эффективности и снижения риска ошибок при ручном вводе данных. Nanonets предоставляет ультрасовременное программное решение для распознавания текста на основе искусственного интеллекта для реализации трехстороннего процесса сопоставления.
- &
- 2019
- 2020
- О нас
- доступ
- доступа
- По
- Учетная запись
- Бухгалтерский учет
- точный
- дополнительный
- адрес
- адреса
- продвинутый
- авансы
- плюс
- Преимущества
- ДОГОВОР
- AI
- пособие
- алгоритм
- алгоритмы
- Все
- уже
- количество
- суммы
- анализ
- годовой
- Другой
- API
- Применение
- утвердить
- Программы
- Искусство
- гайд
- искусственный
- искусственный интеллект
- Искусственный интеллект (AI)
- Искусственный интеллект и машинное обучение
- Активы
- аудит
- власть
- автоматизировать
- Автоматизированный
- Автоматизация
- автоматизация
- фон
- Банки
- основа
- становиться
- становление
- считает,
- польза
- Преимущества
- ЛУЧШЕЕ
- лучшие практики
- Beyond
- Билл
- биллинг
- миллиард
- Банкноты
- Черный
- Заблокировать
- Блог
- доска
- совет директоров
- Книги
- граница
- боты
- Коробка
- строить
- бизнес
- бизнес-аналитика
- бизнес
- возможности
- захватить
- перехватывает
- тематическое исследование
- случаев
- Наличный расчёт
- денежный поток
- Вызывать
- Причины
- Генеральный директор
- цепь
- шансы
- главный
- Директор компании
- требования
- классификация
- клиентов
- закрытие
- код
- собирать
- Column
- сочетание
- комиссии
- Общий
- Компании
- Компания
- сравненный
- конкурентоспособный
- Соответствие закону
- компьютер
- генерируемые компьютером
- доверие
- связи
- обращайтесь
- контракт
- подрядчики
- контроль
- контроллер
- Расходы
- Создайте
- создает
- кредит
- CRM
- Текущий
- Текущее состояние
- изготовленный на заказ
- клиент
- служба поддержки
- данным
- Финики
- преданный
- задерживать
- задержки
- поставляется
- Поставки
- доставки
- поставка
- Делойта
- развертывание
- описано
- подробный
- подробнее
- обнаружение
- Развитие
- различный
- Интернет
- оцифровка
- преобразовывать в цифровой форме
- непосредственно
- Директора
- расходы
- скидка
- Документация
- вождение
- Dropbox
- в течение
- Рано
- затрат
- эффективный
- эффективно
- сотрудников
- включить
- шифрование
- обеспечение
- Enter
- Предприятие
- Вводит
- существенный
- оценивать
- События
- эволюция
- пример
- Примеры
- обмена
- исполнительный
- ожидаемый
- расходы
- опыт
- Особенности
- Сборы
- Поля
- финансы
- финансовый
- Финансовые институты
- поток
- Фокус
- следовать
- после
- форма
- дальновидный
- мошенничество
- Бесплатно
- полный
- функциональность
- будущее
- GDPR
- Общие
- порождать
- Глобальный
- цель
- хорошо
- товары
- Расти
- инструкция
- обрабатывать
- Управляемость
- счастливый
- помощь
- помогает
- High
- высококачественный
- высший
- Наем
- Как
- HTTPS
- огромный
- человек
- Набор персонала
- идентифицирующий
- изображение
- Осуществляющий
- улучшать
- включают
- включены
- включает в себя
- В том числе
- Увеличение
- повышение
- промышленность
- информация
- учреждения
- страхование
- интегрировать
- интегрированный
- интеграции.
- Интеллекта
- Умный
- намерен
- Интерфейс
- инвентаризация
- исследовать
- вовлеченный
- вопрос
- вопросы
- IT
- работа
- журнал
- знания
- известный
- Этикетки
- труд
- язык
- большой
- больше
- Лидеры
- ведущий
- изучение
- Ledger
- Юр. Информация
- уровень
- Лицензия
- Ограниченный
- линия
- Список
- расположение
- логотип
- Длинное
- машина
- обучение с помощью машины
- сделанный
- основной
- ДЕЛАЕТ
- Создание
- управлять
- управление
- менеджер
- Менеджеры
- руководство
- вручную
- производство
- отображение
- рынок
- Совпадение
- согласование
- материалы
- Медиа
- Участники
- методы
- модель
- Модели
- БОЛЕЕ
- самых
- перемещение
- с разными
- натуральный
- необходимо
- сеть
- номер
- номера
- полученный
- предлагают
- предложенный
- Предложения
- сотрудник
- онлайн
- Операционный отдел
- заказ
- заказы
- Организации
- организация
- Другое
- в противном случае
- выплачен
- боль
- бумага & картон
- часть
- ОПЛАТИТЬ
- оплата
- платежи
- процент
- производительность
- выполнения
- физический
- размещение
- планирование
- Платформа
- Платформы
- Играть
- Точка
- пунктов
- политика
- возможное
- потенциал
- цены
- политикой конфиденциальности.
- Pro
- Проблема
- проблемам
- процесс
- Автоматизация процессов
- Процессы
- обработка
- Продукт
- производительность
- Продукция
- Прибыль
- Прогнозы
- обеспечивать
- приводит
- покупки
- купленный
- Покупка
- покупка
- целей
- ассортимент
- реального времени
- разумный
- Получать
- получила
- запись
- учет
- уменьшить
- снижение
- отношения
- складская
- Денежный перевод
- отчету
- Отчеты
- запросить
- Запросы
- требовать
- обязательный
- Требования
- ресурс
- Полезные ресурсы
- ответственность
- ответственный
- Итоги
- доходы
- обзоре
- Отзывы
- Снижение
- Роботизированная автоматизация процессов
- RPA
- Run
- главная
- сканирование
- легко
- SEC / КОМИССИЯ ПО ЦЕННЫМ БУМАГАМ И БИРЖАМ
- Ценные бумаги
- Комиссия по ценным бумагам и биржам
- безопасность
- Услуги
- сдвиг
- Доставка и оплата
- Короткое
- значительный
- с
- небольшой
- So
- Соцсети
- социальные сети
- Software
- Программное решение
- твердый
- Решение
- Решения
- РЕШАТЬ
- некоторые
- спецификации
- скорость
- Расходы
- стандарт
- стандартов
- и политические лидеры
- Область
- заявил
- заявление
- отчетность
- Области
- статистика
- Статистика
- Статус:
- прочность
- стараться
- Кабинет
- представленный
- существенный
- успех
- поставщики
- поставка
- цепочками поставок
- система управления цепями поставок
- поддержка
- поддержки
- Опрос
- система
- системы
- с
- задачи
- налог
- команда
- технологии
- технологии
- Технологии
- Тестирование
- сторонние
- Через
- время
- Название
- инструменты
- торговать
- Обучение
- сделка
- Сделки
- путешествовать
- учебные пособия
- Типы
- понимать
- использование
- пользователей
- обычно
- ценностное
- различный
- поставщики
- проверка
- Видео
- видение
- визуализация
- жизненный
- Что
- в
- без
- Работа
- работает
- работает
- по всему миру
- лет
- нуль