Descărcați ghidul expertului pentru indexarea documentelor.
Multe corporații care au trecut de la procedurile de depunere pe hârtie la cele bazate pe computer au înțeles că fișierele digitale pot fi la fel de dezorganizate și dezordonate ca și cele analogice. In orice caz, digitizarea documentelor economisește mult efort și timp pe termen lung; funcționează doar dacă este făcut corect. Acolo ajunge indexarea documentelor.
Indexarea documentelor este o modalitate excelentă de a permite corporației dvs. să vă organizeze fișierele digitale și să salveze viitoarele fișiere organizate. De asemenea, se referă la fișierele implicate în procedurile din cadrul instituției dvs., din conturile de creanță și creanţe la procura de plata.
Ce este indexarea documentelor?
Indexarea documentelor organizează documentele cu etichete sau atribute adecvate pentru o mai bună vizibilitate în timpul căutării sau regăsirii documentelor în viitor.
For example, a firm might index documents by customer number, client name, employee name, date, or other vital traits that could be related later. It is a significant part of the foundation upon which an organization's rețele de gestionare a documentelor sunt construite.
Let's take an example of a dictionary. A dictionary comprises a broad range of words and their meanings. If you have to discover a particular work from the dictionary, looking at every page would take hours.
Dar prin utilizarea indexului, vânătoarea ta se reduce la doar minute sau secunde. Indexarea documentelor reglementează o ipoteză similară. Prin atașarea anumitor etichete la a document digital, puteți utiliza termenii din acele etichete pentru a găsi mai ușor informațiile de care aveți nevoie, în loc să analizați manual printr-un munte de fișiere.
Concepte de indexare a documentelor
Se poate înțelege și cunoaște despre indexarea documentelor în mai multe concepte. Să le vizităm pe scurt:
- Bază de date: O bază de date este o electronic colecție de documente păstrate într-un singur loc și făcute accesibile pentru mulți utilizatori în mai multe scopuri diferite. Poate fi, de asemenea, o colecție organizată de documente sau date stocate pe un computer, pe care un program o poate folosi pentru a discuta și a oferi răspunsuri rapide și flexibile la întrebări.
- RDBMS: The term "RDBMS" (Relational Database Management System) refers to a database management system where data and the relationships between the data are maintained in tables.
- Câmpuri cheie—index fields—are database fields used to categorize and arrange documents. They are typically defined by the user and can be used to scan and retrieve documents. Examples include the invoice number, the customer's name, the date, and the address.
- Potriviți, îmbinați și completați indexarea zone cu date de index deja existente în alte sisteme, cum ar fi sisteme de contabilitate. Vă permite să indexați unul sau mai multe câmpuri și să completați automat câmpurile rămase cu date dintr-un tabel de căutare sau un fișier text furnizat de o altă rețea, cum ar fi un sistem de contabilitate sau de resurse umane, care se potrivește.
Indexați automat documentele cu fluxuri de lucru fără cod în 15 minute. Vedeți cum funcționează cu o demonstrație gratuită a produsului în care vă vom stabili fluxurile de lucru.
Obțineți un tur gratuit al produsului or Începe perioada gratuită de testare.
De ce este importantă indexarea documentelor?
Indexarea documentelor permite mai mult decât o simplă regăsire rapidă a documentelor. Există multe avantaje ale indexării documentelor, inclusiv următoarele:
Organizare îmbunătățită a documentelor
Angajații pot economisi timp căutând documentul potrivit cu sistemul potrivit de indexare a documentelor.
Conformitate mai ușoară a auditului
Puteți renunța cu ușurință la lupta de a aduna documente la timp pentru un audit, dacă documentele sunt deja indexate și organizate în funcție de anul fiscal și alte valori pertinente.
Salveaza timp
Cu toate acestea, dacă dvs. și echipa dvs. aveți protocoalele adecvate de indexare a documentelor, puteți folosi timpul pe care îl petreceți căutând o muncă productivă.
Tipuri de indexare a documentelor
Pe lângă numeroasele beneficii ale indexării documentelor, există multe abordări diferite de indexare, astfel încât să puteți alege oricare (sau o combinație de modalități) vi se potrivește cel mai bine. fluxul de lucru pentru documente. Aceste strategii constau în următoarele:
Indexarea textului integral
Cu indexarea textului integral, întregul conținut al unui document este scanat, permițându-vă să căutați expresii sau cuvinte cheie oriunde în text.
It is identical to the "Find" (Ctrl+F or Command+F) tool included in most word processors and web browsers. The user-friendly nature of this indexing type makes it the easiest, but it requires a lot of storage space.
Puteți face căutări în documente folosind Nanonets. Vezi cum.
Indexare automată
Indexarea automată, cunoscută și sub denumirea de indexare a căutării variabile, indexează selectiv părți esențiale ale unui document care se potrivesc cu o bază de date, cum ar fi numerele sau numele clienților, în loc să indexeze întreaga pagină.
Această procedură utilizează software de indexare a documentelor. Totuși, ar putea fi benefic pentru companii să indexeze documente, cum ar fi facturi, care includ întotdeauna câmpuri care datele de potrivire în baze de date.
Vedeți cum puteți automatiza indexarea documentelor cu Nanonets.
Indexarea metadatelor
"Data about data" is a term that's frequently used to refer to metadata, but it's very detailed. An example of this could be while capturing images to make a pdf file; it captures the time when it's taken.
Moreover, it also allows you to add additional "tags, " known as metadate PDF. Metadatele, cum ar fi etichetele și alte informații pe care doriți să le utilizați pentru căutări ulterioare, pot fi utilizate în timpul digitizării sau scanării unui document. Apoi, când vine vorba de obținerea unui document, scanează metadatele în loc să utilizeze programul de recuperare a documentelor pentru a scana documente întregi.
Indexare automată folosind date de câmp
Indexarea bazată pe câmpuri se referă la diverse surse de date dintr-o bază de date, cunoscute și sub denumirea de câmpuri. Este conceptual identic cu indexarea metadatelor. De exemplu, puteți utiliza indexarea pe câmp pentru a căuta în baza de date înregistrări cu același nume în coloana client.
Document indexing isn't tricky. Use all the above methods to index documents on autopilot.
Rezervați un apel pentru a vedea cum puteți automatiza indexarea documentelor cu Nanonets în <15 minute.
Obțineți un tur gratuit al produsului or Începe perioada gratuită de testare.
Cum funcționează indexarea documentelor?
Ce indexare a documentelor este cea mai bună pentru dvs. va depinde de modul în care fiecare dintre părțile implicate intenționează să folosească documentele pe care le indexați. Informațiile pe care angajații sunt cel mai probabil să le caute online și termenii de căutare pe care sunt cel mai probabil să îi folosească pentru a le găsi trebuie să vă fie cunoscute. Înțelegerea nevoilor angajaților este singura modalitate de a vă asigura că indexați într-un mod care va face posibilă recuperarea rapidă a documentelor.
Este simplu să indexați documentele odată ce înțelegeți cum vor fi utilizate lucrările dvs. indexate și ce tip de indexare are cel mai mult sens pentru organizația dvs. Procesul de indexare presupune scanarea și clasificarea materialelor digitizate și scanate pentru a localiza expresii cheie predeterminate manual sau automat. O explicație a procesului de indexare mai detaliat este oferită mai jos:
Înțelegeți cazul de utilizare a indexării documentelor
Tipul de indexare pe care ar trebui să-l utilizați va depinde de documentele pe care le indexați, fie că sunt evidențe de personal, facturi sau altceva; este important să știi cine va prelua aceste documente și de ce.
Finalizați tipul de indexare a documentului pe care doriți să îl utilizați
It's possible that some types of papers can be easily found without needing as much information to be indexed. For example, you could only need the basic information from invoices, like the account number or vendor name.
Indexați datele aplicabile
Puteți indexa datele manual sau, de preferință, să vă bazați pe software-ul care ar putea indexa datele după ce ați determinat ce formă de indexare are sens.
Metoda cheii duble este cea mai eficientă tehnică de indexare atunci când este făcută manual. Două persoane etichetează fiecare document scanat folosind această metodă cu frazele de indexare necesare, introducând informațiile pe care le văd în câmpurile de metadate adecvate pentru fișier. Acest lucru face posibilă o comparație încrucișată pentru a găsi orice erori. Tasta dublă economisește mult timp și reduce drastic greșelile.
Trebuie să specificați instrucțiunile pentru care părți ale documentului ar trebui să preia software-ul dacă vă bazați pe software. De exemplu, software-ul potrivit de indexare a documentelor colaborează Tehnologia OCR pentru a permite computerului să citească text din imagini, ceea ce este crucial pentru indexarea datelor pertinente și digitizarea copiilor fizice ale documentelor.
Nanonets - The best Document Indexing Software
Nanonets este un Sistem de management al documentelor bazat pe inteligență artificială care permite utilizatorilor cu o platformă fără cod pentru managementul documentelor de la capăt la capăt. Nanonets automatizează toate procesele documentelor, cum ar fi
Și altele. Nanonets are un software OCR încorporat care utilizează extragerea cuvintelor cheie pentru a identifica documentele și a le indexa în mod corespunzător cu bazele de date respective. Algoritmul Nanonets AI învață cu timpul și gestionează cu ușurință documente nestructurate, semistructurate sau personalizate.
Peste 30,000 de profesioniști din peste 500 de întreprinderi au încredere în Nanonets pentru a gestiona documentele în mod eficient.
Utilizarea Nanonets poate aduce o serie de beneficii, inclusiv economii de costuri, conformitate sporită și productivitate îmbunătățită. Iată câteva beneficii unice care disting Nanonets sunt:
- Nu este necesară codificarea
- Funcționează cu toate tipurile de documente
- Modele personalizate AI
- Nu este necesară nicio post-procesare sau pre-procesare.
- Se ocupă de documente în mai multe limbi
- Recunoaște peste 200 de limbi
- Configurare de 1 zi
- Peste 5000 de integrări cu API și Zapier
- Asistență live 24x7
- Opțiuni transparente de preț
- Soluție etichetă albă
- Găzduire on-premise și în cloud
Here's a snapshot of the performance expected from Nanonets.
Nanonets este foarte apreciat pe site-urile web de evaluare a clienților peer-to-peer, așa cum se arată mai jos.
Vedeți cum vă puteți automatiza procesul de indexare a documentelor cu Nanonets în 15 minute.
Obțineți un tur gratuit al produsului or incearca-l tu insuti.
Cum se utilizează Nanonets pentru indexarea documentelor?
Pasul 1: Creează un cont pe Nanonets (Începe gratuit acum) și conectați-vă.
Pasul 2: Selectați modelul de clasificare a documentelor din ecranul principal.
Pasul 3: selectați etichetele de document pe care doriți să le includeți.
Pasul 4: algoritmul Nanonets AI are nevoie de doar 25 de documente pentru a antrena modelul AI pentru a vă recunoaște tipul de document. Încărcați 25 de documente pentru fiecare etichetă de document și lăsați modelul să se antreneze.
Pasul 5: Odată terminat, puteți utiliza fluxul de lucru pentru a trimite automat documente, le indexați și le trimiteți la baza de date după cum este necesar. Puteți utiliza fluxurile de lucru pentru documente pentru a extrage date din documente, pentru a procesa documente sau pentru a le trimite printr-un proces de aprobare. Imaginația ta este limitarea.
Indexarea documentelor cu Nanonets este ușoară.
Începeți încercarea gratuită și faceți-o singur. În cazul în care aveți nevoie de ajutor, programați un apel de 10 minute cu experții noștri în automatizare pentru a ne permite să setăm fluxuri de lucru pentru dvs.
Obțineți un tur gratuit al produsului or Începe perioada gratuită de testare.
Cum vă ajută să găsiți documente?
Indexarea documentelor este un element fundamental al oricărei tehnici de gestionare a documentelor de afaceri și este o modalitate extraordinară de a construi fluxuri de lucru mai eficiente. Cu o indexare adecvată, orice document de care lucrătorii dvs. au nevoie este ușor de căutat și preluat doar cu o apăsare limitată a tastei. Dar poate fi complicat să implementați o indexare puternică a documentelor dacă nu aveți instrumente adecvate.
Concluzie
Indexarea documentelor este o abordare puternică pentru a ajuta la recuperarea ulterioară a documentelor din arhive uriașe, inclusiv mii de documente. Documentele pot fi indexate după conținutul lor integral (ca orice cuvânt din date poate fi accesat) sau după informații legate de document, cum ar fi o zi de producție, un identificator unic sau tema centrală a documentului.
Citiți mai multe despre gestionarea documentelor:
FAQ
Care sunt datele folosite pentru indexarea documentelor?
O decizie importantă pentru a profita la maximum de noile fișiere digitale este să selectați ce standarde de indexare să utilizați. Unele cazuri de date utilizate pentru indexare includ:
- Numar de ordine
- Adresele
- Date
- Numele și prenumele
- Numere de telefon
- Număr de factură
- Numere de clienți
- Numere de cont
- Descriptori de cuvinte cheie
Care este scopul indexării?
Scopul fundamental al indexării este de a avea capacitatea de a scana și de a prelua rapid informațiile incluse în documentele scanate. De asemenea, vă poate îmbunătăți eficiența biroului, permițând angajaților să caute informații fără a rula manual cutii de fișiere.
Care sunt calitățile unei bune indexări?
Obiectivul final al unui proiect de indexare este de a construi un sistem în care utilizatorii să poată prelua în mod eficient datele. Acest lucru se realizează prin:
- Afiliați-vă cu utilizatorii finali (șefi de departament, manageri, angajați) pentru a le obține opiniile.
- Un sistem ușor de utilizat.
- Include opțiunea de a căuta anumite câmpuri dintr-un document și text complet.
- Implicarea unor profesioniști calificați în indexare pentru a vă ajuta să vă ghideze și să vă consilieze pe parcursul procesului.
Cum variază de la o industrie la alta?
Unul dintre factorii esențiali în selectarea termenilor de indexare este modul în care vor fi analizate documentele. De exemplu, într-o serie de dosare de personal, în principal numele și prenumele și datele angajării ar fi mijloace populare de căutare
Dimpotrivă, certificatele medicale pot face referire la datele de naștere sau la numerele polițelor de asigurare. Includerea termenilor de căutare folosiți în mod obișnuit în timpul indexării documentelor va oferi rezultate mai bune.
Cum funcționează indexarea documentelor?
Funcțiile de indexare a documentelor prin atribuirea anumitor informații documentelor scanate, permițând o recuperare eficientă și rapidă. Există diverse metode de indexare a documentelor, fiecare cu beneficiile sale unice.
Care este cea mai bună opțiune de indexare a documentelor?
Indexarea documentelor creează căutarea și regăsirea fără întreruperi a unor cantități mari de documente atunci când sunt aplicate corespunzător. Cu toate acestea, procedura de indexare adecvată nu este unică. Indiferent dacă documentele sunt indexate după întregul lor text, organizate pe zone sau completate cu metadate bune, această opțiune conduce la succesul întregului sistem. Un partener calificat poate permite echipei dvs. să aleagă tehnicile de indexare adecvate care se potrivesc cu exercițiile unice ale echipei dvs.
Utilizați o platformă fără cod pentru a indexa toate documentele pe pilot automat cu fluxuri de lucru fără cod. Interesat?
Obțineți un tur gratuit al produsului or Începe perioada gratuită de testare.
8 februarie 2023: acest blog a fost publicat inițial în iunie 2022 și a fost actualizat la 8 februarie 2023 cu conținut actualizat.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- Despre Noi
- mai sus
- accesate
- accesibil
- realizat
- Conform
- în consecință
- Cont
- Contabilitate
- Conturi
- peste
- plus
- Suplimentar
- adresa
- Avantajele
- După
- AI
- Algoritmul
- TOATE
- Permiterea
- permite
- deja
- mereu
- analiza
- și
- O alta
- răspunsuri
- oriunde
- separat
- api
- aplicabil
- aplicat
- abordare
- abordari
- adecvat
- în mod corespunzător
- aprobare
- domenii
- soseşte
- atribute
- de audit
- automatizarea
- automate
- în mod automat
- Automatizare
- autopilot
- de bază
- de mai jos
- benefică
- Beneficiile
- CEL MAI BUN
- Mai bine
- între
- Bancnote
- Blog
- Dulapuri
- scurt
- aduce
- larg
- browsere
- construi
- construit
- afaceri
- întreprinderi
- apel
- Capacitate
- capturi
- capturarea
- caz
- categorizând
- central
- sigur
- Certificatele
- alegere
- Alege
- citată
- clasificare
- client
- Cloud
- Codificare
- colectare
- Coloană
- combinaţie
- în mod obișnuit
- conformitate
- complicat
- calculator
- Concepte
- conceptual
- concluzie
- conţinut
- conținut
- copii
- CORPORAȚIE
- Corporații
- A costat
- economii
- Baza de canapea
- ar putea
- creează
- crucial
- personalizat
- client
- reduceri
- de date
- Baza de date
- baze de date
- Data
- Date
- zi
- decizie
- definit
- definitiv
- Demo
- Departament
- demn de încredere
- adâncime
- detaliat
- determinarea
- diferit
- digital
- digitalizate
- digitalizare
- digitizarea fizică
- descoperi
- discuta
- document
- de management al documentelor
- documente
- dubla
- jos
- drastic
- în timpul
- fiecare
- Cel mai simplu
- cu ușurință
- Eficace
- eficiență
- eficient
- eficient
- efort
- încorporat
- Angajat
- de angajați
- ocuparea forţei de muncă
- permite
- permite
- permițând
- sporită
- asigura
- Companii
- Întreg
- Erori
- esenţial
- Eter (ETH)
- Fiecare
- exemplu
- exemple
- excelent
- existent
- de aşteptat
- expert
- experți
- explicație
- extrage
- extracţie
- factori
- FAQ
- FAST
- camp
- Domenii
- Fișier
- Fişiere
- Depunerea
- umple
- Găsi
- Firmă
- First
- Fiscal
- potrivi
- flexibil
- următor
- formă
- găsit
- Fundație
- Gratuit
- încercare gratuită
- frecvent
- din
- Complet
- funcţie
- funcții
- fundamental
- viitor
- obține
- Da
- bine
- ghida
- orientări
- Mânere
- capete
- ajutor
- ajutor
- aici
- extrem de
- gazdă
- ORE
- Cum
- Totuși
- HTTPS
- mare
- uman
- Resurse Umane
- identic
- identificator
- identifica
- imagini
- imaginaţie
- punerea în aplicare a
- important
- îmbunătățit
- in
- În altele
- include
- inclus
- Inclusiv
- index
- indexurile
- persoane fizice
- industrie
- info
- informații
- instanță
- in schimb
- Instituţie
- asigurare
- integrările
- intenționează
- implicat
- implicare
- IT
- Locuri de munca
- Cheie
- Cunoaște
- Cunoaștere
- cunoscut
- Etichetă
- Nume
- Probabil
- limitare
- Limitat
- trăi
- Lung
- Uite
- cautati
- căutare
- Lot
- făcut
- Principal
- face
- FACE
- administra
- administrare
- sistemul de management
- Manageri
- manual
- multe
- Meci
- Materiale
- mijloace
- medical
- Îmbina
- Metadata
- metodă
- Metode
- Metrici
- ar putea
- minute
- greşeli
- model
- mai mult
- mai eficient
- cele mai multe
- Munte
- nume
- nume
- Natură
- necesar
- Nevoie
- au nevoie
- nevoilor
- reţea
- Nou
- număr
- numere
- obiectiv
- obținerea
- OCR
- Software OCR
- Birou
- ONE
- on-line
- Avize
- Opțiune
- organizație
- Organizat
- organizează
- iniţial
- Altele
- Hârtie
- lucrări
- parte
- special
- petreceri
- partener
- piese
- peer to peer
- performanță
- Personal
- Expresii
- fizic
- Loc
- platformă
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- Politica
- Popular
- posibil
- puternic
- de stabilire a prețurilor
- Proceduri
- proces
- procese
- procesoare
- Produs
- producere
- productiv
- productivitate
- profesioniști
- Program
- proiect
- adecvat
- protocoale
- furniza
- prevăzut
- publicat
- scop
- scopuri
- calităţi
- Rapid
- repede
- gamă
- Citeste
- recunoaște
- înregistrări
- se referă
- legate de
- Relaţii
- rămas
- necesita
- necesar
- Necesită
- Resurse
- respectiv
- REZULTATE
- revizuiască
- Alerga
- funcţionare
- acelaşi
- Economisiți
- Economie
- scanare
- scanare
- programa
- Ecran
- fără sudură
- Caută
- căutare
- secunde
- selectarea
- sens
- serie
- set
- câteva
- să
- indicat
- semnificativ
- asemănător
- simplu
- calificat
- Instantaneu
- So
- Software
- unele
- ceva
- Surse
- Spaţiu
- petrece
- standarde
- Încă
- depozitare
- stocate
- strategii
- succes
- astfel de
- au realizat studii
- sistem
- sisteme
- tabel
- TAG
- Lua
- echipă
- tehnici de
- termeni
- Viitorul
- informațiile
- lor
- temă
- mii
- Prin
- timp
- la
- instrument
- Unelte
- Tren
- extraordinar
- proces
- Încredere
- Tipuri
- tipic
- înţelege
- înţelegere
- înțeles
- unificat
- unic
- actualizat
- us
- utilizare
- Utilizator
- ușor de utilizat
- utilizatorii
- folosi
- Utilizand
- diverse
- Fixă
- vânzător
- Verificare
- vizibilitate
- vital
- modalități de
- web
- Browsere web
- site-uri web
- Ce
- dacă
- care
- în timp ce
- OMS
- voi
- în
- fără
- Cuvânt
- cuvinte
- Apartamente
- muncitorii
- flux de lucru
- fluxuri de lucru
- fabrică
- ar
- an
- Ta
- te
- youtube
- zephyrnet