Am mâncat în exces pe software?

A trecut puțin peste un deceniu de când Marc Andreesen este faimos a declarat că software-ul mănâncă lumea. El a avut dreptate. Acum, suntem într-o nouă fază: există software puternic oriunde ne uităm și am tot consumat it fără prea multă atenție pentru efectele pe termen lung. Atât de mult încât, astăzi, ne confruntăm cu o întrebare ironică: Am mâncat în exces? 

Farfuriile noastre sunt cu siguranță umplute cu orice tip de aplicație imaginabilă și toate sunt atât de tentante. Știți la câte aplicații v-ați înscris vreodată? Poate zeci, sau chiar sute? Numărul mediu de aplicații implementate per client Okta a crescut cu 22% peste ultimii 4 ani. Șefii IT cu care vorbesc glumesc adesea că companiile lor au mai multe aplicații SaaS decât angajați.

Acest poate să fii o problemă și tu să pasă de asta. Organizațiile care își lasă apetitul să crească necontrolat se confruntă cu trei riscuri majore:

• Cheltuieli: Odată cu munca de la distanță devenind standardul, am văzut că software-ul a devenit a doua cea mai mare linie de cheltuieli pentru multe companii. In orice caz, până la 25% din aplicațiile SaaS iar licențele rămân nefolosite. Dacă primele două cheltuieli ale companiei tale sunt oamenii și tehnologia, irosești o grămadă de bani pe una dintre cele mai importante cheltuieli.
• Riscuri de conformitate: Pentru a vinde software bazat pe cloud sau pentru a stoca datele clienților în cloud, trebuie să deveniți sau să rămâneți conform SOC2-, ISO 27001- sau chiar SOX. Gândește-te la compania ta și la datele sale ca la un castel. Trebuie să dovediți auditorilor că este bine protejat. Acum, imaginează-ți fiecare aplicație ca pe o fereastră, o ușă, un pod sau un punct de intrare în castelul tău. Cu cât mai multe aplicații, cu atât veți primi mai mult control de la auditori.
• Eficienta operationala: Diferența dintre un bucătar bun și un bucătar de clasă mondială constă în modul în care își gestionează personalul pentru a face față tuturor ingredientelor la îndemână. Echipa ta cu siguranță nu colaborează bine atunci când utilizează mai multe tipuri ale aceleiași aplicații, cum ar fi Monday, Jira, Asana sau ClickUp. De asemenea, biletele de suport intern cresc exponențial odată cu numărul de aplicații utilizate.

Cu toate acestea (și pentru a împinge metafora hranei cu un pas mai departe), multe dintre aplicațiile pe care compania ta le folosește de fapt sunt ingredientele pentru construirea unui produs grozav. La urma urmei, construirea unei companii de tehnologie este complicată. Și pentru a face acest lucru eficient, aveți nevoie de componentele și instrumentele potrivite. Cu toate acestea, trucul pentru a profita de ele - pentru a deveni un restaurant de software de 3 stele Michelin - este să vă gândiți cum să vă gestionați cu măiestrie tot software-ul. 

O metodă de a realiza acest lucru, de a debloca întregul potențial al companiei prin tehnologie, este să schimba prioritățile IT, securitate și achiziții — echipele cărora le pasă în general de operațiunile software. În loc să-i faceți să remedieze problemele (de exemplu, să rezolve biletele IT), ajutați-i să creeze infrastructură care să le permită angajaților să opereze ei înșiși software-ul și să devină un forța de muncă autonomă.

aplicaţiaocalipsă. Sau este …?

Dar mai întâi: Cum am ajuns aici, până în zilele noastre, când companiile trăiesc pe SaaS și trăiesc prin ceea ce eu mă refer în glumă drept aplicaţiaocalipsa? Care sunt cauzele dependenței noastre de software?

O mai bună UX a software-ului modern a dezasamblat software-ul tradițional de întreprindere

Angajații folosesc din ce în ce mai multe aplicații specializate pentru a avea succes la locul de muncă. Noi folosit pentru a utiliza produse Microsoft pentru aproape orice. Acum, folosim Airtable în loc de Excel, Notion în loc de Word, Pitch în loc de PowerPoint. Pentru a pune câteva cifre în spatele a ceea ce mulți dintre noi văd în viața noastră de zi cu zi: Peste 42% dintre clienții Okta Office365 acum implementează și Zoom în loc să folosească doar Microsoft Teams, iar 26% dintre ei folosesc și Box, în ciuda faptului că au OneDrive.

Persoanele fizice folosesc mai multe aplicații datorită adoptării ușoare și gratuite

În mod tradițional, produsele pentru întreprinderi erau vândute de sus în jos: CIO a decis să cumpere Salesforce sau Microsoft Office și acestea au devenit valorile implicite pentru întreaga companie. Dar startup-uri precum Slack și Dropbox a popularizat creșterea de jos în sus, si astazi, 67% dintre companiile de dezvoltare (de exemplu, Datadog sau AWS) au un plan sau o încercare gratuită. Nu mai trebuie să stabilim un apel cu agenții de vânzări sau să mai solicităm permisiunea IT - noi pur și simplu înregistrați-vă pentru versiunea gratuită a instrumentului.

Pe scurt: aplicațiile sunt aici, acolo, peste tot. Dar am exagerat? De fapt, folosim prea multe aplicații? Nu cred. Dimpotrivă, software-ul ne poate oferi superputeri pentru a conduce afacerea mai repede. 

Tratați tehnologia ca pe un motor de afaceri

Gândește-te la mașina ta. Necesita Piese 30,000 pentru a crea o singură mașină. Dar, în loc să reducă numărul de piese, producătorii de automobile au dezvoltat în schimb cea mai eficientă metodă de asamblare a mașinii. Inovația a venit din modul în care au reunit diferite părți. De exemplu, cel Sistemul de producție Toyota, numită și „lean manufacturing”, a devenit un element de diferențiere competitiv principal pentru Toyota. Un principiu a fost de a minimiza risipa și de a îmbunătăți continuu operațiunile prin aducerea rapidă la suprafață a problemelor. Dezvoltarea agilă de software și metodologia „lean startup” au fost inspirate de sistemul Toyota de „construire, măsurare, învățare”. 

Similar cu Toyota, companiile ar trebui gândiți-vă cum să-și schimbe principiile de funcționare în jurul software-ului și le transformă într-un diferențiere competitivă. Abordările tradiționale ale managementului tehnologiei nu sunt suficiente. Companiile cred adesea că centralizarea este răspunsul, dar, în acest caz, nu este. Pur și simplu, există prea multe aplicații cu care să te confrunți, pe lângă alți factori, cum ar fi securitatea și conformitatea.

Administrarea centralizată a software-ului este inamicul

În 1944, Agenția Centrală de Informații a publicat un ghid despre cum să-ți sabotezi locul de muncă. Punctul nr. 1 a fost să nu iei niciodată scurtături și să treci mereu printr-un „canal” centralizat. Gândiți-vă la ultima dată când ați avut nevoie de acces la o aplicație sau la o permisiune. Trebuia să treci printr-un canal creat de un bilet IT și erai blocat în așteptare. Sau cum rămâne cu ultima dată când ai avut nevoie să cumperi o nouă bucată de software? Poate durează 2 până la 3 luni până când obțineți toate aprobările necesare pentru a cumpăra o aplicație. 

Iată de ce centralizarea nu funcționează și de ce abordările pentru remedierea acesteia pot rata obiectivul.

Centralizarea creează blocaje

Mai mult de jumătate din toate aplicațiile sunt achiziționate și gestionate de experți în domeniu din diferite echipe - dintre care mulți doresc doar să-și achiziționeze instrumentele și să se apuce de lucru. Cu toate acestea, departamente precum IT, securitate sau achiziții trebuie să ajute cu majoritatea acestor solicitări. Din ceea ce vedem, între 40% și 60% din toate biletele IT sunt legate de probleme de acces la software, care, în medie, durează aproximativ 19 ore pentru a se rezolva. Angajații sunt blocați în așteptare, iar administratorii sunt zdrobiți de munca aglomerată, cum ar fi crearea contului. Taxa generală de gestionare crește cu fiecare aplicație suplimentară. 

Centralizarea duce la găleți cu scurgeri

De asemenea, companiile centralizează supravegherea pentru a atenua riscurile de cost, de conformitate sau de securitate. Logica este solidă, în sensul că angajații nu ar trebui doar să cumpere software duplicat sau să primească permisiuni excesive de administrator. Cu toate acestea, revizuirea a sute de aplicații și a mii de conturi nu este scalabilă cu o abordare centralizată - creează găleți care nu au scurgeri, în care angajații încă primesc și păstrează acces inutil la aplicații fără ca nimeni să știe. De exemplu, 25% sau mai mult din software rămâne neutilizată în majoritatea companiilor. Or, echipa de securitate a Segmentului a arătat asta anul trecut 60% din cele 669 de roluri de administrator nu au fost utilizate în mod activ.

Numărul mai mare de angajați nu este soluția

Adesea, echipele de operare obiectează că nu sunt la fel de bine finanțate ca alte departamente, ceea ce le face să se miște mai încet decât își doresc de fapt. Deci, de ce nu creștem continuu numărul de administratori cu numărul de aplicații pe care le folosim? Cu toate acestea, problema constă exact în această întrebare și cu presupunerea că problema poate fi rezolvată doar prin centralizarea ajutorului și a supravegherii. Este o soluție care nu se extinde.

Centralizarea administrării software-ului este un lucru ciudat. Încearcă să ușureze lucrurile, dar, într-un fel, înrăutățește lucrurile pentru toată lumea pe măsură ce numărul de aplicații crește. Asa de, cum putem reimagina rolurile echipelor cărora le pasă de operațiunile software - și anume IT, securitate și achiziții?

Faceți din calea conformă calea ușoară

Să recunoaștem: angajații vor lua aproape întotdeauna calea cea mai ușoară către valoare. Dacă abordarea dvs. de gestionare a software-ului rămâne centralizată, cu multe blocaje, atunci angajații vor continua să rezolve politicile dvs. făcând lucruri precum cumpărarea în secret de software. Este un cerc vicios. Pentru ca multe persoane să acționeze în mod responsabil - și să schimbe relația dintre IT/securitate/achiziții și restul organizației - calea conformă trebuie să devină cea mai convenabilă cale. 

Auto-guvernarea este noua abordare pentru gestionarea software-ului

Abordarea acestei complexități se poate întâmpla doar dacă le dăm controlul și responsabilitatea înapoi angajaților și echipelor acestora. În loc să le dai oamenilor mâncare, îi înveți pe oameni să gătească fără să se ardă. Practic, scopul este de a găsi o modalitate prin care stimulentele sunt aliniate, astfel încât angajații care acționează în cel mai eficient mod din punct de vedere al costurilor și în cel mai sigur mod de a-și rezolva propriile probleme cel mai rapid. 

Suntem deja condiționați să ne facem singuri atunci când vine vorba de cumpărarea de alimente și gaze – și chiar de check-in pentru un zbor – așa că de ce nu cu gestionarea software-ului pentru întreprinderi? În loc să ceară IT pentru sprijin (sau să lucreze prin „canale”, așa cum a descris CIA în ghidul său pentru sabotarea la locul de muncă), IT-ul ar putea permite angajaților să se ajute singuri rapid și responsabil. În loc să fie brațul de execuție centralizat, securitatea, achizițiile și IT trebuie să devină platforma internă a companiei care permite angajaților cu infrastructura potrivită.

Automatizarea este grozavă, dar necesită asistență centralizată și nu se extinde cu sute de aplicații.

Adoptarea unui proces și a unei structuri de auto-guvernare este o problemă importantă de rezolvat, deoarece afectează direct rezultatul final. Organizațiile care nu se concentrează pe evoluția de la configurația lor centralizată sistemică la una cu autoservire riscă să irosească sume uriașe de bani pe software neutilizat, să reducă următorul audit de conformitate și să facă întreaga organizație să funcționeze ineficient. E o prioritate de conducere pentru a schimba modul în care funcționează organizația dvs., astfel încât să își poată debloca întregul potențial utilizând strategic aplicații terțe, în loc să fie copleșită de acestea.

Întrebarea pe care ar trebui să și-o pună companiile este cum să codificați autoservirea în cât mai multe locuri posibile. De exemplu:

• Odată ce IT creează fluxuri de lucru în jurul cine ar trebui să aprobe ce aplicație, angajații pot solicita aplicații, permisiuni, instrumente interne sau chiar resurse pentru dezvoltatori fără ajutor IT. 
• Dacă achizițiile construiesc un sistem în jurul cinei trebuie să aprobe ce tip de achiziție de software, angajații pot folosi acel sistem de autoservire. 
• Dacă securitatea implementează o modalitate de a acorda acces la aplicații sensibile sau la permisiuni doar pentru o anumită fereastră de timp, nu va trebui să revizuiască accesul la nivel central tot timpul.

Încorporați autoguvernarea în obiectivele dvs

Toate aceste exemple arată cum rolul echipelor de operare software se pot schimba: în loc să rezolve tichetele de asistență sau alertele, ei s-ar putea concentra pe codificarea sistemului în mod corect și pe instruirea întregii organizații pe parcurs. Dincolo de asta, o altă abordare pentru schimbarea managementului tehnologiei printr-o forță de muncă autonomă este aceea de a încurajează toți liderii de echipă în întreaga organizație pentru a încorporează autoservirea în lor OKR-uri or V2MAMA proces. 

De exemplu, IT-ul are de obicei un obiectiv privind reducerea cerințelor operaționale de personal prin automatizare. Automatizarea este grozavă, dar necesită asistență centralizată și nu se extinde cu sute de aplicații. În schimb, IT-ul ar putea încerca să reducă cerințele de personal operațional prin autoservire. Sau, IT adaugă uneori un obiectiv privind reducerea timpului necesar pentru a răspunde la bilete. Din nou, acest obiectiv este realizat pe baza presupunerii că ajutorul trebuie centralizat. În schimb, încercați să adăugați un obiectiv pentru a reduce procentul de solicitări care nu necesită o primă atingere din partea IT.

Up la 25% din aplicațiile SaaS iar licențele rămân nefolosite. Dacă primele două cheltuieli ale companiei tale sunt oamenii și tehnologia, irosești o grămadă de bani pe una dintre cele mai importante cheltuieli.

Autoguvernarea poate începe, de asemenea, cu a mic exercițiu pentru a reduce cheltuielile SaaS. Gestionarea a sutelor de furnizori la nivel central este imposibilă, dar ar putea funcționa să faci ceva la fel de simplu ca să trimiți fiecărui utilizator Outreach.io sau Smartsheet un e-mail în care să explici că încerci să economisești cheltuielile software. Solicitați un 👍 dacă nu mai folosesc software-ul, astfel încât să puteți recupera licența.

Sau, cereți tuturor administratorilor aplicației să vă ajute la reducerea cheltuielilor excesive. Creați o foaie de calcul partajată cu aplicații software și costuri anuale, apoi cereți-le să reducă cât mai mult costul fie prin eliminarea licențelor, fie anularea totală a aplicațiilor. Pentru a face din aceasta o provocare pentru echipă și pentru a alinia stimulentele, oferiți un premiu pentru fiecare aplicație nefolosită sau redundantă pe care o șterg și un stimulent monetar primilor trei administratori care reduc cele mai multe cheltuieli pentru SaaS. Această abordare vă oferă o primă privire asupra a ceea ce înseamnă a avea o forță de muncă autonomă.

Suntem încă plini?

Construirea unei companii de tehnologie este complicată, mai ales astăzi. În loc să ne plângem de toate instrumentele pe care le folosim, o mai bună utilizare a energiei ar putea crea o modalitate eficientă de a gestiona atât instrumentele, cât și procesele care stau la baza acestora. Împuternicirea echipelor și angajaților prin autoguvernare poate deveni un factor de diferențiere competitiv. Nu numai că angajații se vor simți parte integrantă a procesului și, prin urmare, vor avea miza în succesul acestuia, dar cei din IT, securitate și achiziții vor deveni adevărați facilitatori în loc de soluții de ticket sau alerte. 

Deci, da, s-ar putea să avem un bufet SaaS all-you-can-eat în fața noastră, dar avem instrumentele și cunoștințele pentru a ne satura apetitul și a face ca toate acele alegeri să funcționeze în favoarea noastră. Este nevoie doar de voință pentru a ne schimba relația cu software-ul.

Postat la 27 septembrie 2022