Echipele de finanțare a afacerii efectuează o potrivire în trei direcții a facturilor furnizorilor ca un proces esențial de control intern. Fără documente justificative de potrivire în trei moduri, companiile riscă scurgeri de numerar și profit din cauza plăților duplicate, eronate sau frauduloase.
Scopul acestui articol este de a înțelege ce este potrivirea în trei căi, evoluția procesului, părțile interesate și punctele lor dure, starea actuală a procesului de potrivire în trei căi în contabilitate și beneficiile automatizării.
Potrivirea în trei moduri se realizează cel mai bine ca o soluție digitalizată, automatizată pentru sarcini repetitive de plată.
- Ce este o potrivire cu 3 sensuri?
- Evoluția procesului de potrivire în trei căi
- Părțile interesate și îndatoririle și așteptările acestora
- Puncte dureroase în procesul manual
- Starea actuală a procesului de potrivire în trei căi
- Utilizarea AI și OCR în potrivirea în trei moduri a facturilor
- Procesul de automatizare
- Beneficiile automatizării procesului
- Concluzie
Ce este o potrivire cu 3 sensuri?
O potrivire în trei direcții este un proces de control intern care compară comanda de achiziție (PO) cu nota de bun primit (GRN) și factura furnizorului în cauză. Potrivirea în trei moduri ajută la aprobarea plăților facturilor și, de asemenea, la semnalarea oricăror inconsecvențe sau erori.
Potrivirea în trei direcții compară detaliile și totalurile articolului rând dintr-o comandă de achiziție (PO), chitanța pentru mărfuri (documentul de primire verificat și borderoul de ambalare) și factura furnizorului trimisă clientului.
Doriți să automatizați procesul de potrivire în trei direcții în organizația dvs.? Încearcă Nanonets™ și obțineți beneficiile automatizării potrivirii în trei căi printr-o tehnologie OCR bazată pe inteligență artificială.
Documente de potrivire în trei moduri și practici obișnuite pentru comanda de cumpărare, primirea mărfurilor și factura de la furnizor
Cu potrivirea în trei moduri a facturilor de către departamentul de conturi plătibile, companiile reduc erorile de plată și frauda. Automatizarea, inclusiv recunoașterea optică a caracterelor (OCR) bazată pe inteligență artificială, poate accelera semnificativ procesul de potrivire în trei direcții, eliminând procesele manuale și sporind precizia.
Comandă de achiziție
O comandă de cumpărare este forma standard a unei companii, numerotată secvenţial, care devine un contract atunci când OP este trimisă şi acceptată de către furnizorul care intenţionează să livreze bunurile sau serviciile clientului. The departamentul de achizitii generează o comandă de cumpărare pe baza unui semnat și aprobat cerere de cumpărare după selectarea furnizorului.
procesul comenzii de cumpărare surprinde numele și sigla clientului, numele și informațiile de contact ale vânzătorului, condițiile legale și de plată, inclusiv reducerile oferite, numărul comenzii de achiziție, adresa de facturare și expediere a clientului, elementele rând cu numerele și descrierile produselor de la furnizor, prețuri, cantități comandate, sumă extinsă, subtotal , impozitul pe vânzări, dacă există, și suma totală.
Primire
O chitanță este un document fizic sau electronic care reflectă primirea efectivă a mărfurilor, așa cum este verificată de departamentul de primire al clientului, în comparație cu borderoul de ambalare detaliat al furnizorului inclus cu produsele livrate aferente comenzii de achiziție. Documentul de primire face referire la numărul comenzii de achiziție, facilitând potrivirea documentelor.
Un angajat din departamentul de primire al clientului documentează procesul de verificare pe rând, cu o semnătură și data și ora primite.
Primirea mărfurilor poate fi livrarea întregii comenzi de cumpărare sau o expediere parțială dacă orice produse sunt comandate înapoi pentru livrare ulterioară sau expediate dintr-o altă locație.
Factura furnizorului
O factură de furnizor este un document care facturează clientul pe baza livrărilor de la un număr de comandă de achiziție menționat. Factura este trimisă clientului la expedierea totală sau parțială a articolelor de la furnizor.
La fel ca comenzile de cumpărare, facturile sunt numerotate secvenţial pentru controlul intern, ceea ce ajută la procesul de potrivire a facturilor.
Câmpurile pentru factură sunt în principal aceleași cu articolele rând ale unei comenzi de achiziție. Numărul facturii, datele comenzii, datele expedierii, adresa de remitere, condițiile de plată, cum ar fi reduceri de plată anticipată, subtotal, taxa de vânzare și suma totală datorată sunt incluse pe factura furnizorului.
O factură de furnizor trimisă clientului nu are nevoie de semnătura furnizorului. În cazul potrivirii în trei direcții în conturile de plătit fără excepții, aprobarea documentată a facturii de către un aprobator autorizat este echivalentă cu o semnătură.
Doriți să automatizați procesul de potrivire în trei direcții în organizația dvs.? Încearcă Nanonets™ și obțineți beneficiile automatizării potrivirii în trei căi printr-o tehnologie OCR bazată pe inteligență artificială.
Evoluția procesului de potrivire în trei căi
Procesul de potrivire în trei căi este o evoluție.
Acesta reflectă trecerea de la documentele scrise de mână pe hârtie la sisteme informatice de software de contabilitate pentru introducerea manuală a documentelor pe hârtie generate de computer la tehnologiile automate eficiente de astăzi pentru potrivirea facturilor electronice ale furnizorilor cu comenzile și chitanțele digitizate.
Cu procese și sisteme bazate pe hârtie, problemele constante blochează și abordează șansele ca contabilitatea și departamentul de conturi de plăți să devină eficient în îndeplinirea sarcinilor lor.
Întârzierile clienților în conturile de plătit (și contabilitate) de la comanda de cumpărare pe hârtie la ciclurile de plată includ:
- Primirea și depunerea comenzilor de achiziție, chitanțelor și facturilor de furnizori trimise prin poștă în departamentul de conturi de plătitori
- Localizarea sau solicitarea înlocuitorilor documentelor pe hârtie pierdute
- Introducerea manuală a facturilor furnizorilor în sistemul de contabilitate
- Potrivirea vizuală a facturilor cu documentele justificative dacă sistemul ERP nu se integrează achiziții bazate pe software și primirea funcțiilor cu software-ul de contabilitate și conturi plătibile
- Aprobarea vizuală a facturilor furnizorilor
- Întârzieri de închidere financiară la sfârșitul lunii și la sfârșitul anului fiscal de la acumularea multor facturi, deoarece conturi de plătit neînregistrate încă în sistem
- Întâmpinați întreruperi constante de la furnizori cu privire la starea facturilor neplătite.
Erorile clienților din documentele pe hârtie includ:
- Erori rezultate din introducerea manuală a datelor
- Aprobarea facturilor duplicate pentru plata
- Aprobarea facturilor frauduloase
- Erori în situațiile financiare din acumularea insuficientă a conturilor de plătit neînregistrate.
Acumularea insuficientă a conturilor de plătit se datorează unei combinații de întârzieri în primirea și potrivirea facturilor și date limită scurte după sfârșitul lunii.
Din punctul de vedere al unui furnizor, o potrivire în trei direcții a clientului este întârziată de timpul necesar vânzătorului pentru a revizui și a aproba factura și a o tipări și a o poșta (plus timpul de tranzit al corespondenței).
Departamentele clientului implicate în potrivirea în 3 moduri sunt:
- Achiziţionarea
- Primire
- Aprobatori
- Contabilitate (conturi de plătit)
Achiziţionarea primește o cerere de achiziție aprobată, verifică furnizorii, creează o listă de furnizori aprobați, solicită mai multe oferte de la potențiali furnizori, selectează unul sau mai mulți furnizori potriviți și pregătește și trimite o comandă de cumpărare aprobată vânzătorului.
Primire verifică primirea articolelor și întocmește un raport de primire pentru articolele primite din comanda de cumpărare, utilizând bonurile de livrare ale furnizorului și bonurile de livrare detaliate.
Aprobatori autorizați cu responsabilitate bugetară aprobă facturile corelate. Limitele autorității de aprobare în funcție de titlul postului și de sumă sunt menționate în politica companiei. Pentru achiziții mai mari, un al doilea aprobator la un nivel superior în organizație trebuie să aprobe și factura.
În ceea ce privește potrivirea în trei moduri, sarcinile de serviciu ale angajaților din conturile plătibile includ:
- primirea si manipularea documentelor
- contabilizarea tranzacțiilor cu datorii comerciale
- întocmirea raportului de îmbătrânire a conturilor de plătit și a raportului de plăți în numerar și
- efectuarea de plăți în serie a facturilor de furnizori aprobate și a cursurilor de plată.
Practicile de control intern adecvate separă sarcinile pentru contabilizarea tranzacțiilor, gestionarea numerarului și aprobarea facturilor și plăților. Departamentul de contabilitate, din afara conturi de plătibile, reconciliază jurnalele de plăți și conturi de plătibile cu registrul general și întocmește situații financiare.
Îmbunătățirile proceselor și eficiența dobândită de-a lungul timpului pentru potrivirea în trei direcții includ reinginierea proceselor de afaceri (BPR) pentru a eficientiza manualul fluxurile de lucru pentru documente și să le gestioneze cu sisteme computerizate.
OCR fiabil cu AI captarea datelor software-ul și automatizarea facturilor gestionează potrivirea în trei căi a facturilor cu ordine de achiziție și chitanțe. Acest proces de automatizare poate ajuta o companie să țină pasul cu conturile de plăți și cu volumul de muncă de plăți, să mărească acuratețea, să reducă plățile eronate sau frauduloase, să închidă registrele mai devreme și să reducă costurile de muncă aferente departamentului și alte costuri administrative.
Doriți să automatizați procesul de potrivire în trei direcții în organizația dvs.? Încearcă Nanonets™ și obțineți beneficiile automatizării Three Way Match printr-o tehnologie OCR bazată pe inteligență artificială.
Părțile interesate și îndatoririle și așteptările acestora
În procesul de potrivire în trei moduri, părțile interesate sunt echipele de achiziții, vânzătorii sau furnizorii și echipele financiare, inclusiv conturile de plăți și contabilitate.
Echipe de achizitii
Echipele de achiziții, cunoscute și ca echipe de achiziții, primesc cereri de achiziție aprobate de la un angajat care are nevoie de bunuri sau servicii achiziționate. Ele joacă un rol vital în procura de plata ciclu în managementul lanțului de aprovizionare al unei organizații.
Achizițiile sunt responsabile pentru verificarea furnizorilor din lanțul de aprovizionare al unei companii și evaluarea capacităților acestora. Achizițiile se consultă cu departamentul de credit al companiei lor pentru a evalua puterea financiară a furnizorilor. Achizițiile ierarhizează furnizorii, stabilind o listă de furnizori preferați și aprobați.
Departamentul de achiziții solicită mai multe oferte înainte de a selecta un furnizor sau furnizor pentru o comandă substanțială. Apoi, Achizițiile emite o comandă de achiziție revizuită și aprobată și o trimite vânzătorului.
Achizițiile ar trebui să ia în considerare performanțele furnizorului legate de comanda de achiziție și, de asemenea, să evalueze puterea financiară a furnizorului înainte de a plasa o altă comandă.
Furnizori sau furnizori
Vânzătorii au datoria de a accepta sau de a respinge comenzile de cumpărare. Când vânzătorii acceptă comenzile de achiziție ale clienților, aceștia creează un contract legal de executat, respectând termenii PO.
Înainte de a accepta o comandă de cumpărare, vânzătorii ar trebui să ruleze rapoarte de credit pentru acel client pentru a se asigura că acesta are puterea financiară pentru a plăti pentru produsele comandate.
Furnizorii introduc comanda de cumpărare în sistemul lor, ceea ce declanșează comandarea de piese și produse sau livrarea de servicii. Dacă mărfurile necesită fabricare, vânzătorul programează forța de muncă și trage piese din lista de materiale pentru a fabrica produsele.
Pentru a păstra clientul, vânzătorii trebuie să se străduiască să respecte data de livrare din comanda de cumpărare. Aceștia ar trebui să informeze clientul despre expedierile și data estimată a livrării.
Cu toate acestea, uneori apar întârzieri ale furnizorilor. Dacă o dată de livrare estimată nu este apropiată de data livrării din OP, vânzătorul trebuie să comunice clientului orice întârziere sau comenzi în așteptare și să obțină un acord.
Furnizorii sunt, de asemenea, responsabili pentru testare și controlul calității. Furnizorii se asigură că produsele livrate clientului în cadrul comenzii de achiziție respectă specificațiile și standardele de înaltă calitate așteptate.
Echipele financiare
Departamentul Finanțe efectuează următoarele proceduri pentru a intra sau capturați datele de facturare a furnizorului folosind OCR, potriviți facturile, obțineți aprobări, plătiți facturile furnizorilor, înregistrați tranzacțiile, generați rapoarte și emiteți situații financiare părților interesate.
Acces la sistem la comenzi și chitanțe
Echipele financiare, inclusiv contabilitatea și conturile de plăți, înregistrează sau accesează comenzile de achiziție în software-ul lor de contabilitate sau în sistemul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) la nivel de companie.
Atunci când departamentul de primire introduce rapoartele de primire în sistem, departamentul de operațiuni, conturile de plătit și membrii echipei financiare pot accesa chitanța verificată sau datele acesteia.
Echipa de conturi de plătibile introduce și înregistrează facturile furnizorilor
Conturile de plătibile introduc facturile furnizorilor în sistemul de contabilitate și codifică intrările pentru a înregistra inventarul, mijloacele fixe sau cheltuielile ca cealaltă parte a contabilității în partidă dublă.
Conturile de plată efectuează potrivirea în trei direcții
Următorul pas este ca conturile de plăți să efectueze procesul de potrivire în trei direcții, asigurându-se că comanda de cumpărare, chitanța și factura furnizorului sunt în acord sau că numai bunurile reale primite până în prezent sunt plătite până la data scadenței, dacă este posibil.
Aprobatorii aprobă sau resping facturile pentru plată
După ce procedura de potrivire în trei moduri este finalizată, aprobatorii desemnați examinează facturile corelate și documentele justificative și aprobă facturile pentru plată, cu excepția cazului în care există o excepție sau tranzacția pare a fi eronată, duplicată sau frauduloasă.
Aprobatorii pot include manageri de departament responsabili de cheltuieli și controlorul sau directorul financiar (CFO). Pentru cheltuieli uriașe, directorul executiv (CEO) și Consiliul de administrație ar putea avea nevoie, de asemenea, să aprobe plata sau un contract.
Departamentul de conturi plătitoare plătește facturile
Unele companii prelungesc plata facturilor furnizorilor cu o sumă rezonabilă peste data scadentă în scopuri de gestionare a fluxului de numerar sau dacă se confruntă cu probleme legate de fluxul de numerar. Furnizorii vor întrerupe livrările viitoare de comenzi către client până când încasează plăți dacă plata facturilor clienților sau a soldurilor conturilor sunt întârziate prea mult timp.
Conturile de plată efectuează plăți către furnizori conform politicii companiei privind acordarea de reduceri pentru plată anticipată. Dacă reducerile nu sunt oferite de vânzător sau luate de client, departamentul de conturi plătitoare plătește întreaga sumă a facturii până la data scadenței.
Un termen de plată tipic pentru datoriile comerciale este 2/10 net 30. Vânzătorul oferă o reducere de două procente dacă clientul plătește factura în termen de zece zile; în caz contrar, suma totală a facturii este datorată la 30 de zile de la data facturii.
Doriți să automatizați procesul de potrivire în trei direcții în organizația dvs.? Încearcă Nanonets™ și obțineți beneficiile automatizării Three Way Match printr-o tehnologie OCR bazată pe inteligență artificială.
Conturile de plătibile înregistrează plățile
Atunci când echipa de conturi de plătibile efectuează plăți în lot sau, în unele cazuri, efectuează plăți cu o singură factură, sistemul de contabilitate reduce soldul contului de plătit cu suma totală a facturii sau cu plata parțială a facturii.
Sistemul de contabilitate aplică plata unui anumit număr de factură. Atunci când numerele facturilor nu sunt cunoscute, pot apărea plăți neaplicate, necesitând urmărire viitoare pentru a curăța vechimea detaliată a conturilor de plăți. Contabilitatea investighează și corectează orice erori pentru soldurile debitoare din conturile de plătit, care pot indica o plată în exces sau o greșeală.
Când soldul unui cont de furnizor sau soldul unei facturi este zero, se consideră decontat, tranzacția (tranzacțiile) fiind finalizată.
Reducerile de plată anticipată nu sunt reflectate în evidențele contabile până când clientul le preia la plata unei facturi la suma redusă, redusă.
Conturile de plată generează rapoarte de îmbătrânire
Conturi de plătit generează rapoarte de vechime a conturi de plătibile, care includ coloane care indică zilele restante ale facturii furnizorului.
Zile restante este numărul de zile în care soldurile scadente sunt neplătite de la data facturii. Detaliile privind vechimea contului de plătit includ numele furnizorului, numerele facturii și sumele restante, cu totalul plăților brute datorate vânzătorului. Coloanele sunt curente, 30 de zile, 60 de zile și 90 de zile, cu totaluri pe intervalul de date al coloanei și totalul general.
Contabilitatea reconciliază cu registrul general și supraveghează conturile de plăți
Contabilitatea reconciliază jurnalul de conturi de plăți cu registrul general cel puțin lunar și revizuiește vechimea conturilor de plăți pentru starea plăților furnizorilor.
Finanțe realizează planificare și analiză financiară (FP&A) și gestionarea numerarului
Finanțe analizează, de asemenea, vechimea conturilor de plătit și pregătește statistici, inclusiv cifra de afaceri a conturilor de plătit, pentru a gestiona fluxul de numerar și a revizui performanța afacerii. Finanțe prognozează și cerințele de numerar. Accesarea în timp real a rapoartelor financiare și a rapoartelor complete și actualizate privind vechimea plăților este esențială pentru managementul financiar.
Finanțe pregătește bugete și previziuni anuale folosind previziunile de vânzări și cerințele de cheltuieli prezentate de managerii centrelor de venituri și costuri din cadrul departamentelor responsabile cu controlul cheltuielilor. Prognozele de vânzări pot fi construite de la nivelul de contact cu clientul, începând de la nivelul de vânzător sau de manager de cont.
Contabilitatea întocmește situații financiare pe care directorul financiar, CEO-ul și Consiliul de administrație le revizuiesc
Departamentul de contabilitate întocmește situații financiare lunare și de sfârșit de an. Situațiile financiare detaliate includ rapoarte de variație a sumei efective față de bugetate, în funcție de elementul rând contabil codificat.
Situațiile financiare detaliate sunt rezumate și făcute accesibile sau raportate conducerii interne desemnate, Consiliului de Administrație și părților interesate externe, inclusiv băncilor, acționarilor și Comisiei pentru Valori Mobiliare și Burse (SEC) pentru companiile tranzacționate public.
Puncte dureroase în procesul manual
Documentele pe hârtie provoacă cele mai multe puncte dure în procesul de potrivire în trei moduri.
Punctele dureroase în procesul de potrivire în trei moduri includ:
- Manipularea variațiilor
- Scenarii unice
- Facturi duplicate fără documente justificative care să se potrivească
- Facturi frauduloase
- Întârzieri de aprobare a facturilor
- Întrebări multiple privind starea plății de la furnizori.
O variație apare atunci când elementele rând, cantitățile, sumele extinse sau totalul datorat pe o factură de furnizor nu se potrivesc cu comanda de cumpărare sau cu primirea de bunuri sau servicii. Tranzacția va fi semnalată ca o excepție. Conturile de plată vor trebui să rezolve aceste tipuri de probleme recurente.
Într-un sistem bazat pe hârtie, care utilizează fișiere de documente alfabetizate, documentele pe hârtie pot fi depuse greșit, ceea ce duce la întârzieri și lipsa documentelor justificative pentru potrivirea în trei moduri a facturilor.
Un scenariu unic este o apariție unică, mai degrabă decât o problemă sau un eveniment repetitiv. Dacă un angajat de la conturi de plăți întâmpină o eroare unică de potrivire, va trebui să investigheze problema pentru a o rezolva. Rezolvarea necesită mai mult timp în comparație cu o problemă repetitivă.
Ca exemplu unic, dacă furnizorul facturează produsul greșit, conturile de plată vor trebui să solicite o factură corectată pentru a finaliza potrivirea. Așteptarea primirii unei facturi sau a unei chitanțe corectate sau înlocuitoare de la furnizor va întârzia aprobarea și plata facturii și va reduce productivitatea.
Facturile duplicate nu vor avea documentele justificative necesare, care au fost deja corelate cu factura originală. Dacă sistemul funcționează corect, factura duplicată va fi observată, marcată ca excepție și nu va fi aprobată pentru plată.
Unele companii frauduloase pot factura afacerea pentru rechizite de birou necomandate sau alte produse sau servicii care nu au fost livrate. Fără documente justificative care să corespundă tranzacției, ar trebui să apară o excepție pentru a preveni plata.
În cazul în care conducerea departamentală sau aprobatorii executivi nu aprobă cu promptitudine facturile corelate, conturile de plată vor trebui să fie urmărite până la aprobare. Facturile pe hârtie și documentele justificative pot fi pierdute undeva într-o gaură neagră a companiei, necesitând obținerea documentelor înlocuitoare înainte de plată.
Cu potrivirea pe hârtie în trei moduri a facturilor cu documentele justificative, întârzierile aprobator pot rezulta din amânare, sarcini grele de lucru, rezolvarea întrebărilor cu solicitantul și călătorii de afaceri.
Atunci când apar întârzieri mari în plata facturii din cauza excepțiilor din procesul de potrivire în trei moduri (sau din alte cauze), echipa de conturi de plăți va fi frustrată de întreruperile constante din partea furnizorilor care solicită statutul de plată. Ei pot pierde termenele limită sau pot necesita ore suplimentare pentru a îndeplini sarcinile de serviciu. Timpul de muncă și costurile vor fi mai mari.
Doriți să automatizați procesul de potrivire în trei direcții în organizația dvs.? Încearcă Nanonets™ și obțineți beneficiile automatizării potrivirii în trei căi printr-o tehnologie OCR bazată pe inteligență artificială.
Starea actuală a procesului de potrivire în trei căi
Companiile adoptă rapid AI și OCR pentru captarea datelor și le integrează cu ERP, servicii de conținut sau software de contabilitate și software de automatizare a proceselor robotizate (RPA). OCR îi ajută să efectueze potrivirea în trei căi (și alte sarcini de procesare de rutină). Cităm exemple de companii care adoptă sisteme OCR avansate pentru a obține eficiență semnificativă și avantaj competitiv.
Utilizarea AI și OCR în potrivirea în trei moduri a facturilor
Folosind cele mai bune practici, companiile folosesc acum scanarea cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR), inteligența artificială (AI) și tehnologiile de învățare profundă pentru digitizare și potrivirea în trei căi. OCR poate fi integrat cu software-ul de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Nanonets oferă o platformă automată de vârf pentru capturarea și procesarea electronică cu acuratețe a comenzii de achiziție, a chitanței și a documentelor de factură necesare pentru potrivirea în trei moduri a facturilor.
Companiile pot captura date nestructurate în câmpurile solicitate și pot adăuga câmpuri noi. Învățarea automată permite sistemului să devină mai precis, pe măsură ce câștigă experiență din captarea și reeducarea anterioară a datelor din documente. Pe lângă utilizarea capturii OCR pentru procesul de potrivire în trei direcții, cele mai bune sisteme permit încărcarea facturilor electronice primite prin e-mail sau prin alte metode de livrare online.
Sisteme robuste OCR și AI/ML pentru captura de date, cum ar fi Nanonets, includ integrările cu alt software. Integrarea include utilizarea Zapier pentru a importa date din e-mail, inbox, Dropbox, Box sau din altă sursă.
Integrarea cu software-ul dumneavoastră de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) și cu sistemul de management al depozitelor (WMS) facilitează potrivirea documentelor în trei căi. Sistemele OCR, cum ar fi Nanonets, se integrează și cu sistemele de management al relațiilor cu clienții (CRM) precum Salesforce.
Pentru automatizarea facturilor, software-ul OCR alimentat de AI captează furnizorul date de facturare și îl alimentează în modulul de conturi plătibile al unui sistem ERP. Automatizarea facturilor potrivește facturile furnizorilor cu comenzile de achiziție și chitanțele pentru potrivirea în trei direcții.
Utilizatorii pot opta pentru a se integra perfect cu platformele de automatizare a proceselor robotizate (RPA) precum UiPath pentru a automatiza potrivirea în trei direcții folosind roboți. Nanonets se combină cu alegerea dvs. dintre mai multe platforme RPA.
Pe lângă integrarea cu alt software, utilizatorii pot interoga modelul OCR după antrenament sau folosind un model Nanonets pre-antrenat.
Pentru a scăpa de problemele facturilor frauduloase, dacă utilizatorii specifică indicatori ai unui document fraudulos, Nanonets OCR poate detecta și semnaliza facturile frauduloase pentru a preveni plata acestor facturi.
Progresele tehnologice în OCR includ utilizarea viziunii computerizate, lucrul cu documente nestructurate și aplicarea algoritmilor de învățare profundă și procesarea limbajului natural (NLP).
Potrivit unui 2020 raportează în colaborare cu Deloitte Digital (Marea Britanie) și UiPath, care citează un sondaj Everest din 2019:
„Multe organizații alocă mai multe resurse financiare și umane pentru a implementa capabilități inteligente de procesare a documentelor. Succesul organizațiilor de perspectivă stimulează încrederea într-o piață care se estimează că va crește cu 70-80% în următorii doi ani, până la 1.1 miliarde de dolari.”
Liderii de gândire din afaceri care folosesc progresele tehnologice pentru potrivirea în trei căi
Principalele firme de contabilitate globale sunt mari susținători ai automatizării facturilor folosind OCR cu inteligență artificială și învățare automată, plus automatizarea proceselor robotizate. De exemplu, Deloitte este un client Nanonets care raportează în mod regulat despre avantajele unui sistem automat de potrivire a facturilor care simplifică fluxurile de lucru ale contului de plătit, reducând timpul și costurile de muncă necesare.
Cummins, P&G și Sherman Williams sunt companii industriale Fortune 500 care folosesc Nanonets pentru a îndeplini sarcinile legate de OCR. DoorDash folosește și Nanonets. Și marile companii de procesare a daunelor de asigurare folosesc Nanonets.
Cereri de asigurare Procesatorii beneficiază semnificativ de utilizarea soluțiilor Nanonets OCR pentru a digitiza datele din facturi și chitanțe, așa cum este descris în acest studiu de caz.
Pe lângă aceste companii mari, întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) câștigă eficiență prin implementarea soluțiilor Nanonets OCR pentru conturile de plăți.
Într-un studiu de caz, un IMM cu mai multe state, cu mai multe locații comerciant de bijuterii beneficiază de pe urma utilizării Nanonets pentru a-și îmbunătăți capacitățile dincolo de cele oferite numai de QuickBooks. Într-o mărturie Nanonets, Happy Jewelers afirmă: „Angajații noștri se simt acum mai productivi și fericiți, deoarece cea mai mare parte a muncii de birou este acum eliminată din viața lor”.
Procesul de automatizare
Procesul de automatizare OCR/AI poate gestiona eficient o gamă variată de obiective de afaceri, inclusiv verificarea documentelor de împrumut pentru instituțiile financiare, identificarea postărilor neadecvate pe rețelele sociale folosind procesarea imaginilor computerizate și procesarea facturilor, inclusiv potrivirea în trei direcții. În acest articol de blog, ne concentrăm pe cazul de utilizare a potrivirii în trei moduri.
Procesul de automatizare începe cu un software avansat de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), precum Nanonets, care utilizează inteligența artificială, învățarea automată și tehnologiile de viziune pe computer pentru a îmbunătăți acuratețea și a-și îmbunătăți capacitățile.
Cum functioneaza…
Nanonets acceptă facturi online, comenzi de cumpărare și destinatari din mai multe dintre sursele dvs. online. Nanonets oferă, de asemenea, o valoare semnificativă prin captarea datelor din documente pe hârtie, inclusiv cele scrise de mână greu de citit, cu o rată de precizie ridicată. Nu toate sistemele OCR bazate pe inteligență artificială oferă funcționalități precise pentru documente scrise de mână, precum Nanonets.
După capturarea datelor documentelor și maparea acestora pe câmpuri, Nanonets poate efectua post-procesare aplicând AI și capabilitățile sale de învățare automată. În timpul și după captarea datelor facturii, se pot face modificări în Nanonets. De exemplu, formatele de date de câmp pot fi standardizate pentru documentele primite de la diferiți furnizori.
Utilizatorii pot antrenează și reantrenează modelul cu un algoritm de învățare automată Nanonets folosind un eșantion de date cu etichete sau selectați un model Nanonets pre-antrenat. Reantrenarea și utilizarea repetată a unui model îmbunătățesc acuratețea în detectarea OCR (și alte utilizări, cum ar fi clasificarea imaginilor și detectarea obiectelor).
Ca punct de referință, suportul Nanonets consideră că, de obicei, este nevoie de două până la opt ore pentru a antrena un model. Dacă durează mai mult antrenează-ți modelul, luați în considerare actualizarea planului de software Nanonets.
Nanonets descrie cum sunt utilizatorii săi construirea modelelor OCR personalizate bazate pe deep learning într-un ghid detaliat.
Nanonets oferă interfața și codul API. Nanonets exportă datele în limbajul computerului pe care îl preferați pentru aplicațiile alese.
Nanonets se poate integra direct cu software, cum ar fi un sistem ERP la nivel de companie sau software-ul de contabilitate QuickBooks (sau al unui concurent) și un sistem de gestionare a depozitelor printr-o conexiune API.
Nanonets are o integrare API opțională cu roboții software pentru automatizarea proceselor robotizate (RPA) pentru a efectua procesarea automată a facturilor bazată pe RPA și potrivirea în trei căi cu documentele justificative.
Securitatea Nanonets include a Politica ciclului de viață al dezvoltării software pentru utilizatorii săi, angajații și contractanții terți. Politica de software Nanonets abordează criptarea, standardele și conformitatea GDPR la nivel mondial pentru confidențialitatea rezidenților din UE care utilizează software-ul.
Opțiuni de preț
Nanonets oferă lunar, pe model SaaS planuri de stabilire a prețurilor (plus costuri de utilizare) la diferite niveluri pentru fiecare tip de model de software, inclusiv Starter, Pro și Enterprise. Planul gratuit Starter are funcții limitate și este oferit ca platformă de încercare. Modelele Nanonets oferite includ model personalizat, chitanțe, facturi, permis de conducere și pașapoarte.
Planul Enterprise oferă mai multe funcții, inclusiv un manager de cont dedicat, instruire personalizată pentru echipe 1-1 și un nivel mai ridicat de securitate și control. Solicitați o ofertă personalizată de la vânzările Nanonets pentru Enterprise.
Control și suport
Utilizatorii software-ului Nanonets pot accesa Statisticile de utilizare pentru numărul lor de documente procesate, numărul de câmpuri procesate și costul suportat în timpul unui ciclu de facturare. Acest acces permite utilizatorilor să acceseze informațiile de stare și să controleze costurile de utilizare.
Pentru asistența clienților, Nanonets oferă o bază de cunoștințe care poate fi căutată în online Centru de ajutor care include un Ghid de inițiere și documentare pe subiecte pentru autoformare.
Nanonets oferă, de asemenea, scurte tutoriale video, inclusiv Cum să construiți un model OCR cu Nanonets.
Doriți să automatizați procesul de potrivire în trei direcții în organizația dvs.? Încearcă Nanonets™ și obțineți beneficiile automatizării Three Way Match printr-o tehnologie OCR bazată pe inteligență artificială.
Beneficiile automatizării procesului
Beneficiile automatizării procesului de potrivire în trei căi includ:
- Pregătirea pentru audit
- Reducerea erorilor în contabilitate
- Reducerea fraudei
- Sincronizare perfectă
- Economii de oră de om
Companiile și auditorii lor trec de la procese manuale ineficiente și ineficiente la software de contabilitate și audit cu procese digitizate folosind OCR, AI, roboti automatizați și instrumente de vizualizare a datelor cu inteligență de afaceri pentru analiza rezultatelor și modelelor.
Prin utilizarea unei potriviri precise și automate în trei moduri a facturilor, comenzilor de achiziție și destinatarilor, șansa de erori și fraudă este redusă atunci când utilizatorii oferă instrucțiuni specifice pentru detectarea fraudei.
Software-ul de audit se poate sincroniza perfect cu un sistem ERP deja integrat cu captarea datelor OCR bazată pe inteligență artificială.
Controalele interne contabile și fiabilitatea situațiilor financiare reduc sfera de aplicare a procedurilor suplimentare de audit necesare. Procesarea, aprobarea și plata eficientă și rezonabil de actuală a facturilor furnizorilor fac ca situațiile financiare să fie mai fiabile.
Economiile de timp sunt substanțiale, lăsând mai mult timp angajaților pentru îndeplinirea cererilor de audit. Software-ul de audit modern, digitizat, care utilizează tehnologia AI poate reduce nevoia de a solicita o parte din informații de la clienți. Contabilitatea și conturile de plăți pot finaliza orice cerere de audit în timp util sau din timp, astfel încât auditorii să nu întâmpine întârzieri din cauza timpului de așteptare, crescând taxele de audit.
Iar economiile de timp au ca rezultat reducerea nevoilor de muncă și de angajare, reducând costurile de afaceri.
OCR fiabil cu software de captare a datelor AI și automatizarea facturilor gestionează potrivirea în trei moduri a facturilor cu comenzile de achiziție și chitanțele. Acest proces de automatizare poate ajuta o companie să țină pasul cu conturile de plăți și cu volumul de muncă de plăți, să mărească acuratețea, să reducă plățile eronate sau frauduloase, să închidă registrele mai devreme și să reducă costurile de muncă aferente departamentului și alte costuri administrative.
Concluzie
Acest articol oferă un ghid aprofundat pentru potrivirea în trei moduri a facturilor. Automatizarea îmbunătățește procesul de potrivire în trei căi în finanțe prin creșterea eficienței și reducerea riscului de erori de la introducerea manuală a datelor. Nanonets oferă o soluție software OCR de ultimă oră, bazată pe inteligență artificială, pentru implementarea procesului de potrivire în trei căi.
- &
- 2019
- 2020
- Despre Noi
- acces
- accesarea
- Conform
- Cont
- Contabilitate
- precis
- Suplimentar
- adresa
- adrese
- avansat
- avans
- Avantaj
- Avantajele
- Acord
- AI
- SIDA
- Algoritmul
- algoritmi
- TOATE
- deja
- sumă
- Sume
- analiză
- anual
- O alta
- api
- Aplicarea
- aproba
- Apps
- Artă
- articol
- artificial
- inteligență artificială
- Inteligența artificială (AI)
- Inteligența artificială și învățarea în mașină
- Bunuri
- de audit
- autoritate
- automatizarea
- Automata
- automatizarea
- Automatizare
- fundal
- Băncile
- bază
- deveni
- devenire
- consideră că
- beneficia
- Beneficiile
- CEL MAI BUN
- Cele mai bune practici
- Dincolo de
- Proiect de lege
- facturare
- Miliard
- Bancnote
- Negru
- Bloca
- Blog
- bord
- Consiliu de Administratie
- Manuale
- frontieră
- roboţii
- Cutie
- construi
- afaceri
- business intelligence
- întreprinderi
- capacități
- captura
- capturi
- studiu de caz
- cazuri
- Bani gheata
- fluxul de numerar
- Provoca
- cauze
- CEO
- lanţ
- șansele
- şef
- director executiv
- creanțe
- clasificare
- clientii
- închidere
- cod
- colecta
- Coloană
- combinaţie
- comision
- Comun
- Companii
- companie
- comparație
- competitiv
- conformitate
- calculator
- generat de computer
- încredere
- conexiune
- contactați-ne
- contract
- antreprenori
- Control
- controlor
- Cheltuieli
- crea
- creează
- credit
- CRM
- Curent
- Starea curenta
- personalizat
- client
- Relații Clienți
- de date
- Date
- dedicat
- întârziere
- întârzieri
- livrate
- Livrări
- livrarea
- livrare
- Deloitte
- implementa
- descris
- detaliat
- detalii
- Detectare
- Dezvoltare
- diferit
- digital
- digitizare
- situație computerizată
- direct
- Directorii
- plăți
- Reducere
- documente
- conducere
- dropbox
- în timpul
- Devreme
- eficiență
- eficient
- eficient
- de angajați
- permite
- criptare
- asigurare
- Intrați
- Afacere
- intră
- esenţial
- evalua
- eveniment
- evoluţie
- exemplu
- exemple
- schimb
- executiv
- de aşteptat
- cheltuieli
- experienţă
- DESCRIERE
- Taxe
- Domenii
- finanţa
- financiar
- Institutii financiare
- debit
- Concentra
- urma
- următor
- formă
- de perspectivă
- fraudă
- Gratuit
- Complet
- funcționalitate
- viitor
- GDPR
- General
- genera
- Caritate
- scop
- bine
- bunuri
- Crește
- ghida
- manipula
- Manipularea
- fericit
- ajutor
- ajută
- Înalt
- de înaltă calitate
- superior
- angajarea
- Cum
- HTTPS
- mare
- uman
- Resurse Umane
- identificarea
- imagine
- Punere în aplicare a
- îmbunătăţi
- include
- inclus
- include
- Inclusiv
- Crește
- crescând
- industrial
- informații
- instituții
- asigurare
- integra
- integrate
- integrare
- Inteligență
- Inteligent
- intenționează
- interfaţă
- inventar
- investiga
- implicat
- problema
- probleme de
- IT
- Loc de munca
- jurnal
- cunoştinţe
- cunoscut
- etichete
- muncă
- limbă
- mare
- mai mare
- Liderii
- conducere
- învăţare
- carte mare
- Legal
- Nivel
- Licență
- Limitat
- Linie
- Listă
- locaţie
- siglă
- Lung
- maşină
- masina de învățare
- făcut
- major
- FACE
- Efectuarea
- administra
- administrare
- manager
- Manageri
- manual
- manual
- de fabricaţie
- cartografiere
- Piață
- Meci
- potrivire
- Materiale
- Mass-media
- Membri actuali
- Metode
- model
- Modele
- mai mult
- cele mai multe
- în mişcare
- multiplu
- Natural
- necesar
- net
- număr
- numere
- obținut
- oferi
- oferit
- promoții
- Ofiţer
- on-line
- Operațiuni
- comandă
- comenzilor
- Organizaţii
- organizație
- Altele
- in caz contrar
- plătit
- Durere
- Hârtie
- parte
- Plătește
- plată
- plăți
- la sută
- performanță
- efectuarea
- fizic
- plasare
- planificare
- platformă
- Platforme
- Joaca
- Punct
- puncte
- Politica
- posibil
- potenţial
- de stabilire a prețurilor
- intimitate
- Pro
- Problemă
- probleme
- proces
- Automatizarea procesului
- procese
- prelucrare
- Produs
- productivitate
- Produse
- Profit
- proiecţiile
- furniza
- furnizează
- cumpărare
- cumparate
- achiziții
- de cumpărare
- scopuri
- calitate
- gamă
- în timp real
- rezonabil
- a primi
- primit
- record
- înregistrări
- reduce
- reducerea
- relaţie
- de încredere
- remitere
- raportează
- Rapoarte
- solicita
- cereri de
- necesita
- necesar
- Cerinţe
- resursă
- Resurse
- responsabilitate
- responsabil
- REZULTATE
- venituri
- revizuiască
- Recenzii
- Risc
- Robotic Process Automation
- Africa de Sud
- Alerga
- de vânzări
- scanare
- perfect
- SEC
- Titluri de valoare
- Securities and Exchange Commission
- securitate
- Servicii
- schimbare
- Livrarea
- Pantaloni scurți
- semnificativ
- întrucât
- mic
- So
- Social
- social media
- Software
- Soluție software
- solid
- soluţie
- soluţii
- REZOLVAREA
- unele
- Specificaţii
- viteză
- Cheltuire
- standard
- standarde
- început
- Stat
- stabilit
- Declarație
- Declarații
- Statele
- statistică
- Statistici
- Stare
- rezistenţă
- lupta
- Studiu
- prezentat
- substanțial
- succes
- furnizori
- livra
- lanțului de aprovizionare
- managementul lanțului de aprovizionare
- a sustine
- De sprijin
- Sondaj de opinie
- sistem
- sisteme
- luare
- sarcini
- impozit
- echipă
- tech
- Tehnologii
- Tehnologia
- Testarea
- terț
- Prin
- timp
- Titlu
- Unelte
- comerţului
- Pregătire
- tranzacție
- Tranzacții
- călătorie
- tutoriale
- Tipuri
- înţelege
- utilizare
- utilizatorii
- obișnuit
- valoare
- diverse
- furnizori
- Verificare
- Video
- viziune
- vizualizare
- vital
- Ce
- în
- fără
- Apartamente
- de lucru
- fabrică
- la nivel internațional.
- ani
- zero