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As empresas perdem milhões de dólares todos os anos devido à ineficiência, o que não é segredo.
As empresas perdem ao redor 1 trilhão de dólares americanos anualmente devido a atividades de manejo ineficazes!
A automação inteligente do fluxo de trabalho pode economizar tempo, aumentar a produção e cortar despesas. E não há como escapar disso.
Este artigo mostrará como soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho pode automatizar procedimentos de rotina, minimizar trabalhos repetitivos e erros do operador, detectar gargalos e simplificar a comunicação em todos os departamentos.
Também veremos os 5 principais softwares de automação de fluxo de trabalho em 2023 e como eles se comparam.
- Nanoredes
- Hubspot
- fluxo de beijo
- Integrar
- Flokzu
O que é um fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho é uma série de etapas sequenciais necessárias para concluir qualquer tarefa em mãos. Fluxos de trabalho são usados para definir o procedimento necessário antes que a tarefa seja considerada concluída.
O que é automação de fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho é uma série de etapas sequenciais e a automação do fluxo de trabalho automatiza essas etapas sequenciais usando um sistema lógico baseado em regras.
Em palavras simples, a automação do fluxo de trabalho é o processo de usar etapas lógicas sequenciais baseadas em regras para eliminar a intervenção humana e automatizar todos os aspectos da tarefa antes que ela seja marcada como concluída.
Exemplos de automação de fluxo de trabalho são o uso de ferramentas como Nanoredes para extrair texto de PDFs e salve-o em uma planilha do Excel on-line ou envie mensagens de ausência temporária para todas as pessoas que lhe enviarem mensagens durante as férias. Quando feito, esse tipo de automação precisa ser um procedimento simples e realizado com frequência para aumentar a produtividade no dia a dia.
Por que você precisa da automação do fluxo de trabalho?
Office communications are dominated by oral conversations, telephone, spreadsheets, whiteboards, and post-it notes. Business information is spread thin across multiple channels and organizations can't see the full impact of these fragmented pieces of information yet.
A automação do fluxo de trabalho traz ordem a esse caos ao simplificar os processos. Aqui estão alguns dos benefícios de usar o software de automação de fluxo de trabalho:
- Simplifique os processos de negócios para que todos sigam sempre o mesmo processo
- Reduza as taxas de erro causadas por entradas manuais de dados
- Melhore a produtividade automatizando tarefas mundanas
- Aumente a transparência identificando gargalos
- Melhore a segurança dos dados com acesso baseado em função
- Sincronização de dados em tempo real
- Economize tempo, reduza custos e esforços dos funcionários
e muito mais.
Isso permite que as organizações assumam mais trabalhos e projetos sem precisar contratar pessoas adicionais, o que permite que as organizações cresçam exponencialmente.
Como funciona a automação do fluxo de trabalho?
It is usually preferable to choose an "all in one" workflow automation system when it comes to handling your processes. Such workflow automation systems can automate both internal and external processes with a more specialized and individualized approach.
Embora atribuir tarefas específicas à equipe de vendas da empresa com base na rotação de clientes em potencial seja uma instância do fluxo de trabalho interno, as campanhas de marketing por e-mail e a geração de leads se enquadram na categoria de fluxo de trabalho externo.
A automação do fluxo de trabalho pode ajudar os membros da equipe a economizar tempo e esforço em tarefas rotineiras, como enviar e-mails e acompanhar leads, permitindo que eles se concentrem em um trabalho mais produtivo e significativo, além de reduzir os custos gerais da empresa. Imagine importar detalhes de contato para o Salesforce or e-mail para liderar no Salesforce – automatizado de ponta a ponta!
Aqui está uma visão passo a passo sobre como começar a automação do fluxo de trabalho em sua organização.
Guia passo a passo sobre automação de fluxo de trabalho
1. Especifique o processo
You must comprehend the workflow's beginning and ending points in order to automate it.
- O que inicia o processo?
- Quando o fluxo de trabalho chega ao fim?
- Quais são as saídas desejadas?
Fonte: Lucidchart
2. Determine cada participante do fluxo de trabalho.
Join the dots between both the points of beginning and ending once you've determined their locations.
Quem participa do processo? Qualquer pessoa que tenha acesso ao material deve ser identificada, mesmo que seja apenas para revisá-lo ou distribuí-lo.
3. Compile uma lista de todos os programas, ferramentas e sistemas.
Você deve chamar a atenção para os processos, ferramentas e aplicativos que impactam na tarefa, além dos indivíduos envolvidos no fluxo de trabalho.
For instance, collaborative tools, inboxes that are shared, and databases. Be sure to take into account the workflow's impact if your organization uses low-code automation or another type of engagement model.
4. Liste todas as rotas de entrada possíveis.
Os fluxos de trabalho podem depender de dados ou informações de várias fontes. Podem ser formulários que reúnem informações de tal aplicativo ou rede, como solicitações, e-mails, mensagens, bots ou dados.
5. Esteja atento a todas as transferências.
Problems frequently arise when a process item or piece of information is transferred. These could result in bottlenecks, follow-ups failing, or items stalling since it's unclear who really should manage the item next.
6. Faça uma lista de desejos para automação.
Depois de criar um plano detalhado para o seu processo, faça uma lista das tarefas e processos que deseja automatizar.
7. Crie o fluxo de trabalho em sua iteração futura.
Agora você está preparado para atualizar o fluxo de trabalho usando sua ferramenta de automação preferida. O uso de uma ferramenta de baixo código como Nanonets permitirá que você crie o fluxo de trabalho e configure seus sistemas automatizados usando uma interface gráfica fácil de usar.
8. Examine a versão futura.
Tome cuidado para testar o novo processo antes de apresentá-lo à sua equipe para garantir que a saída satisfaça o resultado desejado e que não haja problemas, como atrasos ou possíveis vazamentos de dados.
9. Informe seus funcionários.
Você deve treinar seus funcionários para utilizar a nova ferramenta se o software de fluxo que você usa não é familiar para eles. Se eles estão acostumados ao seu sistema, verifique se eles estão cientes das etapas do fluxo de trabalho otimizado e se sentem à vontade para realizá-lo.
10. Implementar, monitorar e melhorar.
After approving the newly automated workflow's deployment with your team, you start the continual task of monitoring and periodically improving the workflow to maintain its precision, effectiveness, and productivity.
5 Melhor software de automação de fluxo de trabalho em 2023
Existem muitas opções de automação de fluxo de trabalho no mercado. Vamos dar uma olhada no top 5 software de gerenciamento de fluxo de trabalho em 2023.
Nanoredes
Mais de 30,000 pessoas confiam na Nanonets para automatizar processos manuais e economizar 90% do tempo e 80% do custo.
Nanonets é uma plataforma de automação de fluxo de trabalho sem código, fácil de usar e personalizável que pode automatizar qualquer processo sofisticado em 15 minutos. Com mais de 5000 integrações com um clique, configuração fácil em 1 dia, preços transparentes e um plano para sempre gratuito, o Nanonets é a melhor escolha para freelancers e empresas.
Nanonets podem automatizar processos manuais como processamento de faturas, KYC, integração de clientes, automação de documentos, verificação de documentos e muito mais.
Classificação: 4.9 no Capterra
Destaques Automação do fluxo de trabalho de documentos
Prós
- Fácil de usar
- Configuração de 1 dia
- Construtor de fluxo de trabalho de arrastar e soltar
- Fluxos de trabalho humanos em loop
- Mais de 5000 integrações
- Suporte ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana
- Treinamento personalizado
- Migração gratuita e suporte técnico
- Hospedagem local e na nuvem
- Acesso Baseado em Função
- Compatível com SOC2
Desvantagens
- Sem visualização de fluxograma
- Nenhum aplicativo off-line
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E os elogios falam por si.
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fluxo de beijo
Kissflow é um software de automação de fluxo de trabalho de baixo código usado para criar e gerenciar processos a partir de um único banco de dados. A interface do Kissflow é bastante fácil de usar com elementos de arrastar e soltar, recursos para permitir uma colaboração eficaz e integrações fáceis.
O Kissflow é o mais adequado para gerenciamento de projetos, mas pode ficar aquém quando você precisa de um software de OCR. Você pode conectar o Kissflow com Nanonets para automação completa do fluxo de trabalho de documentos.
Classificação: 4.9 no Capterra
Destaques Gestão de Projetos
Prós:
- Melhor para rastreamento de funcionários
- Criador de fluxo de trabalho simples
- Grande serviço ao cliente
- Ótimo criador de formulários para agilizar a entrada de dados
Contras:
- A exportação de dados é um desafio
- A automação de e-mail não está incluída nos pacotes básicos
- Melhor para empresas de médio porte e acima
Integrar
O Integrify é um software de automação de fluxo de trabalho que pode conectar várias fontes de dados. Assim como o Zapier e o Power Automate, o Integrify sincroniza dados entre aplicativos e garante uma única fonte confiável. O software possui uma interface de arrastar e soltar que facilita o uso.
Classificação: 4.6 no Capterra
Destaques Automação de sincronização de dados
Prós:
- Sincroniza dados em tempo real
- Fácil de usar
- Cria trilhas de auditoria facilmente
Contras:
- Não é ideal para freelancers e pequenas empresas
- A cópia de fluxos pode levar à perda de tipos de dados específicos
- IU desatualizada
Flokzu
Flokzu é uma ferramenta de gerenciamento de processo baseada em nuvem de baixo código que automatiza tarefas manuais repetitivas usando automação de fluxo de trabalho. O Flokzu permite que os usuários criem, gerenciem e otimizem processos de negócios com recursos como criador de arrastar e soltar, alertas por e-mail, acesso baseado em função e muito mais.
Classificação: 4.9 no Capterra
Destaques Gestão de processos de negócios
Prós de usar Flokzu:
- Fluxos de trabalho sem código
- O ambiente Sandbox está presente dentro do software
- Possui ótimos recursos para equipes remotas
- Gestão eficiente de processos de negócios
Contras de usar Flokzu:
- Sem interface off-line
- A interface do usuário pode ser complicada para usuários iniciantes.
Hubspot
O HubSpot é essencialmente um programa de CRM que fornece recursos para criar fluxos de trabalho e campanhas de marketing automatizadas. O Hubspot possui uma interface de construtor de sequência de arrastar e soltar que pode ser usada para automação de e-mail, automação de vendas e automação de marketing.
Classificação: 4.9 no Capterra
Destaques automação de marketing
Prós de usar o Hubspot:
- Fácil de usar
- Construtor de fluxo de trabalho de arrastar e soltar
- Período de teste de 7 dias
Contras de usar o Hubspot:
- Suporte técnico pago
- Recursos restritos para cada plano
- Sem opções de ramificação complexas
- Caro com recursos adicionais
- Torna-se difícil para fluxos de trabalho complexos
- Nenhuma ramificação lógica baseada em regras
- Nenhum aplicativo de OCR
Por que nanonets para automação de fluxo de trabalho?
Nanonets é uma plataforma de automação inteligente baseada em IA que automatiza processos manuais usando fluxos de trabalho sequenciais baseados em regras. As nanonets podem automatizar os processos de entrada manual de dados usando o poderoso software OCR integrado que pode extrair texto de PDFs, documentos, documentos manuscritos, e imagens.
Nanonets é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho fácil de usar, sem código e personalizável para automatizar processos de documentos, Processamento de faturas, fluxo de trabalho de aprovação, requisitos de seguro e muito mais.
Você pode usar fluxos de trabalho Nanonets para automatizar
E mais. As possibilidades são infinitas.
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Como selecionar o melhor software de automação de fluxo de trabalho?
O mercado está cheio de software de automação de fluxo de trabalho. Mencionamos as 5 principais plataformas de automação de fluxo de trabalho que você pode usar acima.
Agora, vamos ver como selecionar a melhor plataforma de fluxo de trabalho para sua organização. Aqui estão alguns recursos para procurar:
User Friendly
Para aprimorar a adoção de software, você deve usar uma ferramenta simples e intuitiva que todos possam usar. Você deve garantir que o sistema de automação do fluxo de trabalho seja uma plataforma intuitiva e sem código, como Nanonets. O uso de uma plataforma sem código de interface de usuário moderna tem vários benefícios, pois codificadores e não codificadores usarão a plataforma. Isso também reduz a dependência de codificadores para criar fluxos de trabalho.
Integrações
As integrações são vitais para a automação do fluxo de trabalho, pois você precisa obter dados de uma fonte e enviá-los para outra. Verifique as integrações antes de tomar uma decisão final.
Construtor de fluxo de trabalho fácil
O construtor de fluxo de trabalho será usado para criar um fluxo de trabalho. Se não for intuitivo, sua equipe não o usará. Portanto, para realizar todo o potencial do software, ele precisa ser fácil.
Acesso baseado em função
Você processará dados confidenciais da empresa com software de automação de fluxo de trabalho. Para evitar fraudes, certifique-se de que o software de fluxo de trabalho forneça acesso baseado em função. As nanonets fornecem acesso baseado em função aos usuários para reduzir a probabilidade de violação ou fraude.
Considerações finais
A automação do fluxo de trabalho é essencial para que as empresas se expandam e floresçam sem permitir que nada escape. Você pode expandir sua empresa com sucesso sem experimentar quaisquer dores de crescimento, permitindo que a tecnologia realize o trabalho manual.
Se você deseja automatizar processos manuais, pode experimentar os Nanonets. Nossa equipe de especialistas pode orientá-lo em todo o processo e ajudá-lo em cada etapa do caminho para iniciar sua jornada de automação do fluxo de trabalho.
Perguntas Frequentes:
O que é um software de automação de fluxo de trabalho?
O software de automação de fluxo de trabalho projeta, implementa e automatiza procedimentos com base em regras de fluxo de trabalho, nas quais tarefas humanas, informações ou arquivos são direcionados entre sistemas ou pessoas de acordo com regras de negócios estabelecidas. Sua empresa pode automatizar processos para economizar tempo e reduzir erros usando um software de fluxo de trabalho corporativo.
Qual é o melhor software de automação de fluxo de trabalho?
Aqui estão alguns dos melhores softwares de automação de fluxo de trabalho em 2023.
- Nanoredes
- Hubspot
- fluxo de beijo
- Integrar
- Flokzu
Quais são os três componentes essenciais do fluxo de trabalho?
Input, transformation, and output are the workflow diagram's three fundamental elements. Each of these statuses is given to a workflow phase.
Estatísticas de automação do fluxo de trabalho
Bem, por que você deve optar pela automação do fluxo de trabalho? Deixe-me compartilhar alguns pontos de dados que podem fazer você mudar de ideia!
Vamos dar uma olhada em quão grande é o mercado de automação de fluxo de trabalho.
Espera-se que o mercado de automação de fluxo de trabalho atinja 18.45 bilhões USD até 2023 de 4.26 bilhões de USD em 2016. Isso é 23.56% CAGR!
Tudo bem, o mercado é grande e os líderes estão adotando a tendência também.
41% dos entrevistados dizem que estão usando a automação extensivamente em várias funções.
E a razão pela qual o mercado está adotando a automação do fluxo de trabalho é por causa do bolo de receita que acaba no seu prato, em vez de ser desperdiçado em tarefas redundantes.
CEOs podem economizar 20% do tempo que gastam em tarefas financeiras via automação.
Automatizando 64% de tarefas de fabricação pode levar a 749 bilhões de horas economizadas em todo o mundo.
Softwares de automação de fluxo de trabalho como Nanonets podem reduzir o tempo gasto em tarefas manuais em 90% e economizar mais de 80% dos custos contábeis. Veja como
Quais são alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho?
Todos os tipos de fluxo de trabalho comuns podem ser automatizados. Por exemplo, você pode criar fluxos de trabalho de aprovação automatizados para cada pessoa em sua equipe ou gerar documentos de modelo de integração de recrutamento para o departamento de recursos humanos.
Aqui estão alguns dos casos de uso de software de automação de fluxo de trabalho mais comuns em nossa vida organizacional cotidiana.
Marketing:
A automação do fluxo de trabalho é usada pelos Processos de Operações de Marketing (MOPS) em campanhas publicitárias, comunicação com o cliente, estatísticas de monitoramento e pesquisa de mercado. Leia como você pode usar RPA no Atendimento ao Cliente.
Vendas:
O gerenciamento de fluxo de trabalho é outro recurso do software popular (CRM). Ele agiliza a cooperação do departamento, o preenchimento de formulários e a interação com o cliente. Quando um cliente envia uma ação específica, como assinar um formulário ou inserir dados, um CRM, por exemplo, pode automatizar alertas para a fase de aprovação e modificar os dados do painel interno.
Produção industrial:
As mudanças no fornecimento e nas estruturas organizacionais são compensadas pela automação do fluxo de trabalho. Ele diminui a duplicação e reduz os erros de controle de qualidade. A automação do fluxo de trabalho, em particular, reduz os tempos de ciclo para aprovações de orçamento e rede de distribuição. Os fluxos de trabalho para iniciativas de desenvolvimento de produtos de entrada no mercado, contatos de administração de contratos e processamento de solicitações de compra podem ser automatizados por meio da fabricação. Leia mais em RPA na fabricação
Proteção de dados:
A automação de TI responde de forma mais rápida e ágil aos riscos de segurança. A TI pode gerenciar melhor os sistemas híbridos e virtuais automatizando os relatórios de incidentes e integrando-os aos produtos e políticas de segurança já implementados. Além disso, as empresas podem automatizar as operações para monitorar os riscos online para aumentar a segurança.
Operações de TI:
A automação do fluxo de trabalho ajuda a monitorar os usuários da rede em vários departamentos, incluindo as equipes de vendas, financeiras, regulatórias e de administração, para a rede principal interna.
Administração de sistemas:
A codificação de fluxo de trabalho é um dos serviços de nuvem gerenciados oferecidos pela TI como serviço (ITaaS) para empresas de negócios. Controles integrados são estabelecidos pelo software de automação de fluxo de trabalho para configurar, implementar e gerenciar as redes da empresa.
A automação do fluxo de trabalho oferece monitoramento integrado mais forte para as duas tecnologias de serviços gerenciados de TI diferentes, conhecidas como rede definida por software (SDN) e rede de longa distância definida por software (SD-WAN). A TI pode lidar mais facilmente com esses sistemas em tempo real graças à automação do fluxo de trabalho.
Qual é a diferença entre o mecanismo de regras de negócios e o mecanismo de fluxo de trabalho?
Com a ajuda de ambas as tecnologias, os processos de negócios automatizados podem ser gerenciados e modificados por pessoas com pouca ou nenhuma experiência técnica. Como nenhum desses mecanismos exige a alteração do código-fonte, a maioria dos funcionários pode administrar o software, apesar de não possuir experiência em programação.
Eles realizam tarefas bastante diversas e servem a propósitos muito diferentes. Um mecanismo de regras de negócios, por exemplo, é feito para dar suporte aos processos de tomada de decisão, principalmente aqueles que envolvem vários fatores complexos. Dependendo do design do fluxo de trabalho, os mecanismos de fluxo de trabalho realizam tarefas específicas.
Como o nome sugere, um mecanismo de regras de negócios é guiado por regras fundamentais. O software de fluxo de trabalho é projetado na arquitetura do processo específico que será automatizado. O mecanismo de regras de negócios apenas auxilia no desenvolvimento do conhecimento de negócios, em contraste com os mecanismos de fluxo de trabalho que auxiliam na realização de operações de negócios.
Workflow engine and rules engines are clearly two very different concepts, despite the fact that some people may use the terms interchangeably. Business rule engines make it possible to define a variety of business procedures that will aid in making complex decisions and broaden the company's body of general knowledge.
Um projeto de fluxo de processo é usado para organizar várias operações usando software de fluxo de trabalho. Ambas as tecnologias são adaptáveis e flexíveis, possibilitando que pessoas sem experiência em codificação gerenciem, modifiquem e combinem esses sistemas.
Qual é a diferença entre automação de processos robóticos e automação de fluxo de trabalho?
Embora o RPA tenha um escopo mais amplo, pois pode automatizar fluxos de trabalho inteiros do início ao fim, a automação de fluxo de trabalho gerencia tarefas específicas dentro das operações ou fluxo de trabalho de uma empresa.
As tarefas dentro das operações ou fluxo de trabalho de uma empresa são realizadas pela automação do fluxo de trabalho. Por outro lado, o RPA (Robotic Process Automation) automatiza operações completas de acordo com as regras do conjunto de negócios.
Lembre-se de que o RPA é mais adaptável do que os dois tipos de tecnologias de automação de software e que seus usos e aplicativos variam. Dependendo dos requisitos da tarefa específica, você deve selecionar apenas uma ou ambas.
A successful business plan depends on selecting the correct automation technology, and factors other than price should be taken into account. It may be tempting to pick an automation solution that saves time, but it's crucial to consider your unique requirements and decide if workflow automation or automated robotic processes will be most beneficial for your business.
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