Por que seu CRM pode causar sua próxima violação de dados - DATAVERSITY

Republicado por Platão

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No mundo acelerado das vendas de hoje, cada interação com o cliente possui um valor significativo. Os representantes pegam números de telefone para chamadas e mensagens de texto, obtêm endereços residenciais para envio de brindes e até anotam atualizações de saúde (como uma reunião que precisa ser remarcada porque o cliente tem Covid). Embora essas ações muitas vezes venham de boas intenções, com o objetivo de construir relacionamentos e acompanhar a jornada do cliente, elas levantam uma questão crucial:

Como você protege dados críticos armazenados em seu CRM?

A verdade é que seu CRM é o núcleo vital de sua operação de vendas, mas muitas vezes é tratado de forma diferente de outros ambientes de armazenamento de dados que armazenam informações confidenciais como PII, PCI, PHI, etc. internamente, acessível a aplicativos de terceiros ou suscetível a configurações incorretas. (Veja isso revelação alarmante sobre vazamento de dados no SFDC.)

CRMs, como qualquer outro armazenamento de dados tecnologia, contêm grandes quantidades de informações potencialmente confidenciais. Além disso, são complexos de gerir, criando uma combinação arriscada.

Vamos explorar uma abordagem de quatro pontos para minimizar esses riscos:

Descoberta e Classificação
Análise de uso e acesso
Controles e configuração
Análise de lacunas

Abaixo, vamos detalhar cada um deles:

Descoberta e Classificação

Identifique todos os ativos de dados em seu CRM. Isso inclui não apenas os dados que residem nas funcionalidades principais, como negócios, oportunidades, leads, contatos e interações, mas também quaisquer anexos ou documentos. Isso geralmente consome tempo, mas é essencial para ser abrangente.
Classifique os dados com base nos níveis de sensibilidade. Por exemplo, agrupe os dados em categorias como “altamente sensíveis” (ou seja, registros de saúde), “moderadamente sensíveis” (ou seja, informações de contato) e “não sensíveis” (ou seja, e-mails gerais).
Desenvolva políticas para gerenciar por quanto tempo os dados devem ser retidos e quando devem ser excluídos.
Avalie se os dados são essenciais para a finalidade pretendida. Exclua dados desnecessários.

Análise de uso e acesso

Determine quem tem acesso aos dados confidenciais. Analise funções, permissões e controles de acesso. Isso pode ser desafiador em alguns ambientes de CRM, mas é fundamental.
Realize auditorias completas de aplicativos de terceiros para obter permissões e segurança dos dados práticas, além dos privilégios do usuário.
Eduque regularmente os usuários sobre o manuseio seguro de dados.

Controles e configuração

Revise os controles do sistema CRM, incluindo criptografia, autenticação, políticas de senha e backups de dados, garantindo a configuração adequada para evitar acesso não autorizado e vazamento.
Entenda os riscos associados a cada configuração, pois configurações incorretas podem levar à exposição de dados.
Remova quaisquer usuários ou aplicativos inativos – usuários que não estão mais na parte da organização que requer acesso aos dados ou que os deixaram, e aplicativos que não estão mais em uso, mas as permissões permaneceram.

Análise de lacunas

Depois de coletar esses dados, passe da visibilidade para a avaliação de riscos. Isto envolve uma avaliação de risco completa.
Inicie esforços de limpeza de dados, eliminando dados desatualizados ou irrelevantes. Restrinja o acesso a dados confidenciais para administradores selecionados (ou seja, superadministradores).
Estabelecer procedimentos contínuos de monitoramento e resposta a incidentes. Revise e atualize regularmente.

Proteger seu CRM não é uma tarefa simples, especialmente porque nem sempre há uma equipe DevOps dedicada e familiarizada com os meandros. Os administradores de empresas também nem sempre estão totalmente cientes dos riscos associados. No entanto, isso é de missão crítica. Este não é um esforço do tipo “configure e esqueça”. É contínuo. A organização de vendas não vai a lugar nenhum, nem a necessidade de proteger os dados confidenciais dos clientes.

Numa altura em que as violações de dados são constantemente notícia e as regulamentações se tornam mais rigorosas, proteger o seu CRM não é apenas uma prática recomendada – é uma obrigação. Para começar, certifique-se de implementar uma estratégia completa que cubra os quatro pontos acima. Dessa forma, você pode fortalecer a segurança do seu CRM e garantir que o relacionamento com os clientes permaneça baseado na confiança e na segurança.