O ciclo contábil, muitas vezes chamado de fechamento do mês pelas equipes de contabilidade e FP&A, é um processo de 8 etapas que ocorre mensalmente. Devido às etapas bem estabelecidas do ciclo contábil, o processo serve como um exercício crítico de freios e contrapesos para as empresas e ajuda a liderança a resolver principais problemas contábeis hoje. Ele verifica se todas as transações estão corretas, garante que tudo o que falta seja registrado e ilustra como cada item de linha flui para as demonstrações financeiras. Em última análise, as etapas do ciclo contábil pintam regularmente um quadro da saúde financeira de uma empresa, dando à liderança a oportunidade de fazer ajustes conforme necessário.
Embora as etapas do ciclo contábil sejam padronizadas, há muitas maneiras de abordar os processos dentro dessas etapas. Não existem duas empresas que tenham exactamente o mesmo ciclo contabilístico, mas as etapas do ciclo contabilístico são implementadas para servir determinados fins. Hoje, cada vez mais empresas estão examinando o ciclo contábil na esperança de torná-lo mais suave, reduzindo o tempo necessário e automatizando alguns dos processos manuais envolvidos.
Concluir o ciclo contábil não é visto como uma atividade simples ou divertida, mas com a compreensão correta de cada uma das etapas do ciclo contábil, fica bastante claro por que é tão importante. Se você já se perguntou: “Qual é o ciclo contábil?” então você está no lugar certo. Se você gostaria de renovar o ciclo contábil usado pela sua organização, continue lendo. Se você quiser saber por que isso é importante, este guia é para você.
O que é o Ciclo Contábil?
O ciclo contábil fornece um guia claro para o registro, análise e relatório final das atividades financeiras de uma empresa. Reunindo o trabalho do mês de contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento, contabilidade e finanças, o ciclo contábil resulta em um quadro financeiro completo do mês anterior. Normalmente, haverá fechamentos de final de mês mensalmente, fechamentos trimestrais trimestralmente e, claro, um fechamento anual no final de cada ano fiscal.
O ciclo contábil é usado como base para todas as métricas de contabilidade financeira de uma organização. Ao final de um mês, a equipe contábil é responsável por completar as 8 etapas do ciclo contábil. Os processos contábeis posteriores dependem de um ciclo contábil hermético todos os meses. Obter uma leitura precisa das métricas financeiras começa com o ciclo contábil; garantir que as pistas de auditoria sejam fiáveis exige a conclusão do ciclo contabilístico; e a tomada de decisões de negócios depende dos resultados de ciclos contábeis anteriores.
Como funciona o ciclo contábil?
Para fins de simplicidade, discutiremos um ciclo contábil que segue um cronograma de calendário mensal. Normalmente, o mês é dividido em semanas. As semanas 1 e 2 de, digamos, abril, serão gastas na conclusão do ciclo contábil de março, dependendo de quanto tempo sua organização leva para concluir as etapas do processo contábil. O processo em si acontece em ordem de dominó. A primeira etapa é fundamental para ser concluída antes de iniciar a segunda etapa e assim por diante.
Dependendo da complexidade da sua organização, o número de pessoas envolvidas no processo de fechamento irá variar bastante. Todos os envolvidos devem ser detalhistas, metódicos e familiarizados com todo o processo contábil. Se a sua organização for privada, você poderá ter alguma flexibilidade quanto ao término do processo de final de mês, bem como mais liberdade na forma como concluí-lo. Para empresas públicas, é importante cumprir os padrões GAAP e os processos de relatórios.
As 8 etapas do ciclo contábil
Cada transação que sua empresa faz dentro de um período contábil precisa ser registrada e avaliada no ciclo contábil. Despesas operacionais, receitas de diversas fontes, despesas com folha de pagamento e tudo mais devem passar pelas 8 etapas do ciclo contábil.
No início, o ciclo contábil é um monte de transações fragmentadas e informações contábeis, mas ao final de todas as etapas do ciclo contábil, você terá uma imagem clara da situação financeira da sua empresa.
As 8 etapas do ciclo contábil são:
- Identificar transações
- Registrar entradas de diário
- Lançamento do razão geral
- Finalizar o balancete não ajustado
- Resultados da planilha
- Concluir ajustes de lançamentos contábeis manuais
- Crie demonstrativos financeiros
- Feche os livros
Cada etapa desempenha um papel importante no processo contábil; certifique-se de investir o tempo e os recursos necessários para que cada etapa seja bem-sucedida.
Identificar transações
A primeira das etapas do ciclo contábil é identificar cada transação que ocorre dentro de um determinado período. Quando o dinheiro entra ou sai, mesmo que seja para algo pequeno como um almoço de negócios, ele precisa ser registrado para fins de auditoria e acompanhamento. Todas as faturas pagas de clientes, pagamentos efetuados de fornecedores e outras transações devem ser incluídas nesta etapa. As transações são rastreadas em seu sistema de contabilidade ou escrituração contábil e, por fim, alimentam o processo de preparação do lançamento contábil manual na etapa 2.
Registrar entradas de diário
Com todas as transações em vigor, você pode passar para a criação de lançamentos contábeis manuais que abrangem cada transação. Os lançamentos contábeis manuais afetarão contas diferentes, dependendo se a transação foi uma despesa, receita ou outro item de linha. Se sua organização usa contabilidade de partidas dobradas, você precisará equilibrar os débitos e créditos em suas contas. Certifique-se de verificar os requisitos de aprovação para lançamentos contábeis manuais de diferentes tamanhos; a maioria exigirá a assinatura do preparador e do aprovador, mas se forem valores elevados em dólares, poderá ser necessário um segundo aprovador.
Postagem GL
A conclusão do ciclo contabilístico seria impossível sem os 3rd etapa do ciclo contábil: lançamento contábil. Depois que todos os lançamentos contábeis manuais forem concluídos, é fundamental que eles sejam lançados em suas contas contábeis correspondentes. Algumas contas contábeis são contas a receber, dinheiro, despesas de P&D e receitas de serviços. Hoje, o lançamento contábil geralmente pode ser automatizado com muitos tipos diferentes de ferramentas de software de contabilidade. Para chegar ao cerne de “o que é o ciclo contábil?” devemos ser capazes de reconciliar o razão geral, e esta etapa é responsável por isso.
Balancete não ajustado
Todas as transações são precisas em seu sistema contábil, os lançamentos contábeis manuais foram criados e lançados e o razão geral está atualizado... e agora? Nesta fase, todos os processos contabilísticos exigem a análise do balancete não ajustado. Apresentando todos os saldos das contas nesta fase do processo de fechamento, o balancete é a melhor forma de identificar erros no processo de fechamento, permitindo que sua equipe de contabilidade corrija quaisquer problemas nas etapas seguintes.
Resultados da planilha
Se o balancete destacar discrepâncias, uma planilha permite que as equipes de contabilidade se aprofundem e descubram exatamente a origem das discrepâncias. Em alguns casos, será necessário fazer ajustes nos lançamentos contábeis manuais para vincular os saldos das contas corretamente. Contar com tecnologias avançadas como Nanonets pode agilizar esse processo, reduzindo o tempo que seus funcionários gastam investigando erros contábeis.
Ajustando lançamentos contábeis manuais
Com a análise detalhada da planilha sobre os desequilíbrios em mãos, sua equipe de contabilidade pode começar a inserir os lançamentos de ajuste necessários para aquele mês. Assim como na etapa 2, esses lançamentos contábeis manuais exigem revisão e aprovação antes da publicação. Depois que todos os lançamentos contábeis manuais de ajuste forem concluídos, verifique os débitos e os créditos no relatório de balancete ajustado como uma verificação final.
Criar Demonstrativos Financeiros
As principais demonstrações financeiras são a demonstração do resultado, a demonstração do fluxo de caixa e o balanço patrimonial. Cada um deles requer informações anteriores das etapas do ciclo contábil acima. As 8 etapas do ciclo contábil alimentam diretamente a preparação das demonstrações financeiras. Depois de preparadas, as demonstrações financeiras podem ser usadas para fins analíticos, obtendo insights financeiros e avaliando o desempenho geral da empresa. Como cada demonstração financeira se concentra em um aspecto diferente do negócio, todas elas são necessárias para relatórios precisos em toda a função.
Feche os livros
No final do ciclo contabilístico, as equipas contabilísticas fecharão os livros numa data específica. A última etapa das 8 etapas do ciclo contábil proíbe qualquer pessoa de fazer alterações adicionais, inserir novos lançamentos contábeis manuais ou ajustar os saldos finais das contas. Ele bloqueia o instantâneo no tempo para um determinado período, permitindo que sua equipe passe para o próximo mês ou ano fiscal.
Qual é o objetivo dos ciclos contábeis?
Agora sabemos a resposta para “Qual é o ciclo contábil?” mas para contextualizar ainda mais este processo e todos os processos contabilísticos relacionados com ele, devemos avaliar o propósito global das etapas do ciclo contabilístico.
Cumulativamente, as etapas do ciclo contábil garantem a precisão dos recursos de relatórios financeiros de uma empresa. Toda decisão de negócios depende de demonstrações financeiras, que vêm do ciclo contábil. Se os erros contábeis forem deixados de lado por muito tempo, eles poderão afetar seriamente a sua capacidade de funcionar como empresa e, pior ainda, podem resultar em questões legais ou regulatórias no futuro.
Automação do Ciclo Contábil
A função contábil é uma excelente candidata para automação de processos robóticos; com as etapas do ciclo contábil e muitas outras tarefas repetitivas que ocorrem semanalmente, mensalmente ou mesmo trimestralmente, os líderes contábeis não devem hesitar em investir em software de automação.
Em algumas partes da função, como contas a pagar, implementando software de automação e reforçando melhores práticas pode economizar muitas horas para seus funcionários por semana. Foi até comprovado que reduz o custo de processamento de faturas! Com o tempo extra disponível, o foco da sua equipe pode passar da conclusão do ciclo contábil para o planejamento estratégico, construção de relacionamentos comerciais e investimento em recursos analíticos de última geração.
Imagine um mundo onde o processo de fechamento do mês demorasse de 2 a 3 dias em vez de 7 a 10. Com software de automação, esse mundo é possível e nele seus funcionários serão mais felizes, sua organização permanecerá à frente da concorrência e os benefícios monetários serão reconhecidos no longo prazo. Invista em contabilidade e automação financeira agora ou fique para trás em seu setor – a escolha é sua.
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