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O arquivamento de documentos é o processo de armazenar documentos que não estão mais em uso agora em armazenamento seguro.
Uma empresa de médio porte lida com Documentos 10,000 todo ano. Controlá-los manualmente é uma grande provação.
Felizmente, o arquivamento de documentos ajuda a limpar a confusão. Ao categorizar, digitalizar e indexação de documentos, o arquivamento de documentos ajuda as empresas a localizar documentos mesmo depois de anos, porque você nunca sabe quando precisará deles. Pense, audite, faça referências ou qualquer outra coisa.
Vamos dar uma olhada no arquivamento de documentos e como otimizar o processo de arquivamento de documentos para que você nunca perca um documento, nunca.
O que é arquivamento de documentos?
O arquivamento de documentos é o processo de armazenar documentos que não estão mais em uso agora em armazenamento seguro.
São documentos fixos – documentos que não podem ou não devem ser alterados ou editados – que não são acessados ou utilizados regularmente. O arquivamento de documentos inativos é essencial por motivos legais ou de conformidade ou caso sejam necessários para uma auditoria. Como tal, os papéis arquivados precisam ser facilmente recuperáveis, mesmo que não estejam posicionados em uso regular.
Documentos que são dinâmicos e utilizados nos sistemas do dia-a-dia de uma empresa não são adequados para arquivamento – eles precisam permanecer em uso ativo. (Para todos os documentos que você não precisa arquivar? Atire neles quando terminar)
Você pode arquivar documentos digitais e físicos.
Muitas instituições preferem digitalizar documentos em papel em um arquivo eletrônico. Porque armazenar documentos eletrônicos a longo prazo é mais fácil e economiza custos.
Assim, algumas instituições possuem arquivos híbridos que compreendem documentos digitais e físicos.
Veja como você pode economizar 80% de seus custos com a plataforma de arquivamento de documentos Nanonets.
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Diferentes maneiras de arquivar documentos
Quando se trata de arquivar documentos, existem três soluções principais de armazenamento: arquivamento físico, arquivamento eletrônico e armazenamento de digitalização sob demanda. Vejamos um resumo de cada um deles.
Arquivamento Físico
O arquivamento físico é essencialmente o armazenamento de papel.
É quando você arquiva seus documentos documentando-os ou gastando um recurso de armazenamento seguro externo, como um cofre de armazenamento, para armazená-los para você. É uma prática generalizada para grandes indústrias que exigem a retenção de uma trilha em papel de documentos não críticos.
Arquivamento Eletrônico
Você também pode digitalizar seus documentos e armazená-los na nuvem digital ou no armazenamento local. O benefício do armazenamento digital é que ele economiza muito espaço. Você não precisa de nenhum espaço físico para armazenar seu documento - tudo é salvo na nuvem.
O software de digitalização de documentos, como o Nanonets, extrai informações dos documentos e as armazena em seu banco de dados.
No entanto, isso não é para todos. Muitos proprietários do setor gostam de conservar cópias físicas e não movem seus arquivos de documentos para armazenamento em nuvem por motivos de segurança.
Digitalizar armazenamento sob demanda
A digitalização sob demanda é o melhor dos dois mundos. É uma solução na qual uma corporação armazena seus documentos em papel para você fora do local, mas os inspeciona e envia uma cópia digital mediante convite.
Isso cria uma boa opção para indústrias que desejam armazenar uma grande quantidade de documentos fora do local, mas podem ocasionalmente exigir acesso. No entanto, a digitalização sob demanda é mais cara do que o armazenamento normal de papel, pois você está gastando com um serviço adicional.
Arquivamento físico x eletrônico
Manter um arquivo físico de documentos requer dinheiro e tempo e ocupa um espaço físico valioso, seja em seu trabalho ou em uma assistência de armazenamento de terceiros. (Isso equivale a $ 20 para arquivo por papel documento.)
Enquanto o arquivamento de documentos eletronicamente é eficiente em termos de custo e tempo e quase não ocupa espaço físico.
Você pode obter vários benefícios ao restaurar documentos físicos para armazenamento em um arquivo eletrônico de documentos. Estes compreendem:
- O arquivo é armazenado eletronicamente, portanto não ocupa espaço físico (chega de armários de arquivamento e caixas de banqueiros!)
- Facilita a pesquisa rápida de palavras-chave para documentos específicos
- Reduz o armazenamento e os custos executivos
- Protegido sem esforço contra entrada não autorizada
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Como configurar o arquivamento eletrônico de documentos?
O arquivamento de documentos não é uma atividade única; depois de definir um processo de negócios adequado, você pode automatizá-lo. Vamos ver como funciona o arquivamento de documentos.
Etapa 1: avaliação inicial
Entenda seus processos atuais de documentos. Como você lida com documentos essenciais e não essenciais? Você tem um processo definido? Todos os documentos são tratados de uma só vez ou o processo é ad hoc?
Dê uma olhada em
- Como os documentos são gerados, registrados, categorizados e nomeados?
- Qual é o procedimento para a digitalização de documentos?
- Quais são os requisitos para excluir ou descartar um documento?
- Quem lida com exceções de documentos?
- Quais documentos são necessários para uma auditoria?
Você também deve entender o número de documentos que você manipulará para ter uma ideia.
Com base nessa avaliação inicial, você trabalha na elaboração de fluxos para os processos.
Etapa 2: identificar objetivos e funções
Depois de entender os processos, tente mapear os motivos do arquivamento de documentos.
- Quer reduzir os custos operacionais de lidar com documentos?
- Você está fazendo isso para aderir às diretrizes de segurança de dados?
- Você está tentando otimizar seu gerenciamento de registros?
- A equipe executiva está fazendo isso para melhorar a visibilidade dos recursos?
Com base nos objetivos, você pode priorizá-los e alterar os processos de arquivamento de documentos. Compreender os papéis das partes interessadas no processo.
- Quem supervisionará o processo de arquivamento de documentos?
- Quais níveis de autorização você usará para limitar a entrada de dados arquivados?
- Como você garantirá a conformidade dos funcionários?
Etapa 3: implementar um cronograma de retenção
Agora, é hora de definir um cronograma de retenção. Entender os documentos que precisam ser mantidos e os que não precisam.
Você deve manter os relatórios financeiros anuais originais, pois eles podem ser necessários no futuro. Pesquise as regras federais, locais, estaduais e específicas do setor que você deve seguir.
Por exemplo, mantenha todos os documentos fiscais e do IRS por pelo menos sete anos.
Em seguida, destrua todos os documentos que não requerem arquivamento ou nunca serão armazenados permanentemente, como catálogos de fornecedores, lixo eletrônico e cópias duplicadas. Você pode digitalizá-los digitalizando-os e extraindo informação usando o software OCR.
Etapa 4: digitalizar arquivos em papel
Digitalizar arquivos em papel para reduzir custos, economizar espaço e melhorar a organização dos documentos.
Para melhorar a capacidade de pesquisa, você pode usar o software OCR e um scanner de documentos, como Nanonets, para classificar, organizar, rotular e indexar documentos.
Etapa 5: escolha um armazenamento
Para armazenamento digital, você precisa selecionar entre fita, disco e armazenamento em nuvem. Cada um tem vantagens e desvantagens associadas à segurança de longo prazo, integridade e facilidade de entrada por software de gerenciamento de documentos.
Passo 6: Automatize com fluxos de trabalho de documentos
Depois que todos os processos e todas as variáveis estiverem mapeados, é hora de implantar o processo.
Você pode usar software de gerenciamento de documentos como Nanoredes para automatizar todo o processo usando fluxos de trabalho sem código. Ele também possui opções de armazenamento em nuvem ou no local para armazenar seus documentos automaticamente. Veja como funciona.
Etapa 7: monitorar e otimizar
Nenhum processo é perfeito no início. Depois de implementar os fluxos de trabalho do documento, receba feedback das partes interessadas sobre como melhorar o processo.
Onde usar o arquivamento de documentos?
Sua empresa precisa se concentrar no arquivamento de documentos se:
- Sua empresa lida com muita papelada regularmente
- Você pode exigir acesso a documentos antigos no futuro
- Auditorias são comuns para empresas semelhantes a você
- Você precisa armazenar documentos como parte dos requisitos regulamentares e de conformidade
Se esses fatores forem relevantes para sua empresa, talvez seja necessário arquivar seus documentos.
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Como automatizar o arquivamento de documentos?
Você pode automatizar o arquivamento de documentos com Nanonets em etapas simples.
Para isso, crie uma conta gratuita no Nanonets ou faça o login em sua conta.
- Você precisa configurar a coleta de documentos. Os documentos podem ser carregados automaticamente na plataforma usando as opções de upload de dados.
- Agora, precisamos classificar os documentos. A plataforma Nanonets identifica o tipo de documento automaticamente com o modelo classificador de documentos.
- Na próxima etapa, você pode extrair dados de documentos e usá-los para realizar atividades como correspondência de dados, aprovações de documentos, organização de dados, aprimoramento de dados, correspondência de banco de dados, renomeação de arquivos PDF e muito mais com a automação do fluxo de trabalho.
- Agora, depois de processar os documentos, é hora de salvá-los documentos. Você pode exportar o documento para o armazenamento em nuvem de sua escolha ou salvá-lo no banco de dados Nanonets.
Arquivamento de documentos com nanonets
Nanonets é um software de gerenciamento de documentos inteligente com software de OCR integrado que pode ajudá-lo a converter todos os seus documentos em papel em um formato digital pesquisável. O Nanonets é fácil de usar com um construtor de fluxo de trabalho de arrastar e soltar sem código que pode automatizar qualquer processo manual de documento.
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Suponha que você tenha um processo complexo de arquivamento de documentos. Nesse caso, nossa talentosa equipe pode ajudá-lo a simplificar e automatizar todo o processo para que seja eficiente e funcione de acordo com suas necessidades. Quer compartilhar suas necessidades conosco? Configurar uma chamada or envie-nos um e-mail.
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Por que você deve usar isso?
Há muitos benefícios em usar o arquivamento eletrônico de documentos:
- Economize espaço: O arquivamento de documentos digitais pode economizar espaço e custos, liberando área e reduzindo os custos operacionais.
- Gestão Eficiente de Documentos: Com o arquivamento eletrônico de documentos, você pode organizar, classificar e armazenar todos os seus documentos em um local centralizado. Isso facilita o gerenciamento de documentos.
- Aumente a segurança dos documentos: Você pode limitar o acesso fraudulento e melhorar a segurança dos documentos armazenando-os em um armazenamento seguro na nuvem.
- Fácil de pesquisar documentos: O software DMS transforma documentos em um banco de dados pesquisável, o que significa que você pode pesquisar documentos usando palavras-chave de documentos.
- Tornar você compatível: Certas indústrias precisam implementar o arquivamento de documentos para estarem em conformidade.
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Casos de uso de arquivamento de documentos
O arquivamento de documentos é útil para quase todos os tipos de empresas. Vejamos algumas aplicações reais de arquivamento de documentos em diferentes setores.
- Serviços Financeiros as empresas precisam garantir que todos os seus documentos estejam prontos para auditoria. É aqui que o arquivamento de documentos os ajuda a manter todos os registros de clientes, recibos de câmbio e outros documentos legais quando necessário. Leia como você pode automatizá-lo com automação financeira.
- Distribuir as empresas precisam salvar todas as informações de clientes, fornecedores e fornecedores para o caso de qualquer discrepância no futuro. Leia mais sobre automação de varejo.
- Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos precisa armazenar tudo contratos relacionados a casos, documentos e faxes como PDFs. Eles precisam encontrar documentos e cotações usando pesquisa inteligente e tags rapidamente. É aí que o arquivamento de documentos é útil.
- Serviços públicos lidar com muitas informações dia após dia. Nem tudo é relevante agora, mas eles devem armazenar todas as informações que precisam estar prontamente disponíveis mais tarde, clicando em um botão.
- Empresas podem otimizar seu gerenciamento de documentos com arquivamento eficiente de documentos. Ao converter seus documentos em papel em um biblioteca pesquisável, os funcionários podem reduzir o tempo gasto na busca de documentos e a digitalização também pode melhorar a visibilidade dos dados.
Automatize o arquivamento de documentos com Nanonets. Extraia dados de faturas, carteiras de identidade ou qualquer papel no piloto automático!
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Arquivamento de documentos versus backup de arquivos
O arquivamento de documentos está fazendo um backup de arquivo, certo? Bem, é um pouco diferente.
O processo de arquivamento de documentos é para documentos passivos, enquanto os backups são usados para arquivos ativos em sistemas do dia-a-dia.
O objetivo de um arquivo de documentos é reter os documentos originais caso sejam necessários por diversos motivos no futuro. Por outro lado, o objetivo de um backup de arquivo é reter uma cópia dos arquivos ativos caso os arquivos reais sejam danificados ou perdidos, garantindo a continuidade operacional.
Vejamos mais diferenças entre arquivamento de documentos e backup de arquivos.
Arquivo de documentos |
Cópia de segurança de documentos |
|
Objetivo |
Armazenamento a longo prazo de documentos que não são usados no momento |
Salvando uma cópia dos dados recentes em caso de perda ou corrupção de dados |
Usados |
Conforme necessário – ex. Auditoria |
Quando os dados atuais estão corrompidos ou não são carregados |
Data |
Salvo como uma cópia. Os dados não são substituídos |
Os dados são sobrescritos |
Tipo de dados armazenados |
Dados originais – ex. Relatórios financeiros |
Duplicado de dados atuais como uma cópia |
Velocidade |
A velocidade de restauração não é um problema |
Deve ser em tempo real |
INVERNO |
Armazenamento de longo prazo |
Armazenamento de curto a médio prazo |
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Otimize todos os seus processos de negócios que envolvem documentos com Nanonets. Nunca perca o controle de um documento, mantenha todos os seus registros de auditoria prontos e reduza a fraude de documentos por uma fração do custo.
Ajudamos muitas organizações, como Toyota, P&G e EY, a digitalizar seus processos manuais com fluxos de trabalho sem código, o que resultou em economia de custos e tempo.
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8 de fevereiro de 2023: este blog foi originalmente publicado em junho de 2022 e atualizado em 8 de fevereiro de 2023 com conteúdo atualizado.
Leia mais sobre gestão de documentos:
Perguntas frequentes
Por que digitalizar documentos?
produtivo gerenciamento de documentos: Documentos indexados e digitalizados podem ser exportados para um sistema e armazenados automaticamente em bibliotecas digitais, onde seu uso pode ser documentado, rastreado e gerenciado.
Reutilização simples de texto: Quando um assunto impresso é restaurado em texto editável, ele pode ser alterado e reutilizado no Microsoft Excel ou Word, economizando tempo geralmente gasto recriando e redigitando documentos.
Capacidade de pesquisa: Documentos, incluindo palavras-chave nos metadados ou texto, podem ser detectados por redes de pesquisa eletrônica e indicados em segundos.
Acesso simples: Os documentos digitais podem ser recuperados do repositório principal a qualquer momento e distribuídos rapidamente por e-mail, eliminando a necessidade de fazer cópias impressas.
O que é um software de arquivamento de documentos?
O software de arquivamento de documentos converte documentos em registros digitais que podem ser arquivados, facilmente acessados e gerenciados com eficiência, ajudando sua instituição a economizar em despesas de armazenamento, aumentar a produtividade dos funcionários e acelerar os procedimentos comerciais.
Adequadas para arquivamento de longo prazo, as listas convertidas são pequenas com qualidade visual elevada. Eles podem ser lidos em vários aparelhos, facilmente acessados de locais isolados e arquivados centralmente em arquivos eletrônicos, bibliotecas digitais ou redes de gerenciamento de documentos. Qualquer corporação pode acelerar os procedimentos internos e aumentar a eficiência ao fornecer acesso fácil a cópias armazenadas digitalmente com direitos de entrada definidos.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
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