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Muitas empresas que mudaram de papel para procedimentos de arquivamento baseados em computador entenderam que os arquivos digitais podem ser tão desorganizados e bagunçados quanto os analógicos. No entanto, digitalizando documentos economiza muito esforço e tempo a longo prazo; ele só funciona se for feito corretamente. É aí que chega a indexação de documentos.
A indexação de documentos é uma excelente maneira de permitir que sua empresa organize seus arquivos digitais e salve arquivos futuros organizados. Também se refere a arquivos envolvidos em procedimentos em sua instituição, de contas a receber e contas a pagar para adquirir para pagar.
O que é indexação de documentos?
A indexação de documentos organiza documentos com tags ou atributos adequados para melhor visibilidade durante a pesquisa ou recuperação de documentos no futuro.
Por exemplo, uma empresa pode indexar documentos por número de cliente, nome de cliente, nome de funcionário, data ou outras características vitais que possam ser relacionadas posteriormente. É uma parte significativa da base sobre a qual uma organização redes de gerenciamento de documentos são construídos.
Vejamos um exemplo de dicionário. Um dicionário compreende uma ampla gama de palavras e seus significados. Se você tiver que descobrir uma obra específica no dicionário, olhar cada página levaria horas.
Mas, ao utilizar o índice, sua busca diminui para apenas alguns minutos ou segundos. A indexação de documentos regula uma hipótese semelhante. Ao anexar tags específicas a um documento digital, você pode utilizar os termos nessas tags para encontrar com mais facilidade as informações necessárias, em vez de analisar manualmente uma montanha de arquivos.
Conceitos de Indexação de Documentos
Pode-se entender e conhecer a indexação de documentos em vários conceitos. Vamos visitá-los brevemente:
- Base de dados: Um banco de dados é um Cartão coleção de documentos mantidos em um só lugar e acessíveis a muitos usuários para muitas finalidades diferentes. Também pode ser uma coleção organizada de documentos ou dados armazenados em um computador, que um programa pode usar para discutir e fornecer respostas rápidas e flexíveis a perguntas.
- RDBMS: O termo "RDBMS" (Sistema de gerenciamento de banco de dados relacional) refere-se a um sistema de gerenciamento de banco de dados onde os dados e os relacionamentos entre os dados são mantidos em tabelas.
- Campos-chave—campos de índice—são campos de banco de dados usados para categorizar e organizar documentos. Eles normalmente são definidos pelo usuário e podem ser usados para digitalizar e recuperar documentos. Os exemplos incluem o número da fatura, o nome do cliente, a data e o endereço.
- Corresponder, mesclar e preencher a indexação áreas com dados de índice já existentes em outros sistemas, como sistemas contábeis. Ele permite indexar um ou mais campos e preencher automaticamente os campos restantes com dados de uma pesquisa de tabela ou arquivo de texto fornecido por outra rede, como um sistema de contabilidade ou recursos humanos, que corresponda.
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Por que a indexação de documentos é importante?
A indexação de documentos permite mais do que apenas a recuperação rápida de documentos. Há muitas vantagens na indexação de documentos, incluindo as seguintes:
Organização aprimorada de documentos
Os funcionários podem economizar tempo procurando o documento certo com o sistema de indexação de documentos certo.
Conformidade de auditoria mais fácil
Você pode facilmente dispensar a correria para reunir papéis a tempo para uma auditoria se os documentos já estiverem indexados e organizados de acordo com o ano fiscal e outras métricas pertinentes.
Poupa tempo
No entanto, se você e sua equipe tiverem os protocolos de indexação de documentos adequados, poderão usar o tempo gasto procurando trabalho produtivo.
Tipos de indexação de documentos
Além dos muitos benefícios da indexação de documentos, existem muitas abordagens de indexação diferentes, portanto, você pode escolher qualquer uma (ou uma combinação de maneiras) que melhor se adapte às suas necessidades. fluxo de trabalho de documentos. Essas estratégias consistem no seguinte:
Indexação de Texto Completo
Com a indexação de texto completo, todo o conteúdo de um documento é digitalizado, permitindo que você pesquise frases ou palavras-chave em qualquer lugar do texto.
É idêntica à ferramenta “Localizar” (Ctrl+F ou Command+F) incluída na maioria dos processadores de texto e navegadores da web. A natureza amigável desse tipo de indexação torna-o mais fácil, mas requer muito espaço de armazenamento.
Você pode tornar os documentos pesquisáveis usando Nanonets. Veja como.
Indexação Automatizada
A indexação automatizada, também conhecida como indexação de pesquisa variável, indexa seletivamente partes essenciais de um documento que correspondem a um banco de dados, como números ou nomes de clientes, em vez de indexar a página inteira.
Este procedimento usa software de indexação de documentos. Ainda assim, pode ser benéfico para as empresas indexar documentos como contas que sempre incluem campos que dados de correspondência em bancos de dados.
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Indexação de Metadados
“Dados sobre dados” é um termo frequentemente usado para se referir a metadados, mas é muito detalhado. Um exemplo disso poderia ser durante a captura de imagens para criar um arquivo PDF; ele captura o momento em que é tirado.
Além disso, também permite adicionar "tags" adicionais, conhecidas como Metadados do PDF. Metadados, como tags e outras informações que você deseja utilizar para pesquisas posteriores, podem ser usados durante a digitalização ou digitalização de um documento. Então, quando se trata de obter um documento, ele verifica os metadados em vez de usar o programa de recuperação de documentos para digitalizar documentos inteiros.
Indexação automatizada usando dados de campo
A indexação baseada em campo refere-se a várias fontes de dados em um banco de dados, também conhecidas como campos. É conceitualmente idêntico à indexação de metadados. Por exemplo, você pode usar a indexação baseada em campo para pesquisar em seu banco de dados registros com o mesmo nome na coluna do cliente.
A indexação de documentos não é complicada. Use todos os métodos acima para indexar documentos no piloto automático.
Agende uma chamada para ver como você pode automatizar a indexação de documentos com Nanonets em menos de 15 minutos.
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Como funciona a indexação de documentos?
Qual indexação de documento é melhor para você dependerá de como cada uma das partes envolvidas pretende usar os documentos que você está indexando. As informações que os funcionários provavelmente pesquisarão on-line e os termos de pesquisa que eles usarão para encontrá-las devem ser do seu conhecimento. Entender as necessidades dos funcionários é a única maneira de garantir que você esteja indexando de uma forma que possibilite a recuperação rápida de documentos.
É simples indexar os documentos uma vez que você entenda como seus papéis indexados serão usados e qual tipo de indexação faz mais sentido para sua organização. O processo de indexação envolve a digitalização e categorização de materiais digitalizados e digitalizados para localizar frases-chave predeterminadas manualmente ou automaticamente. Uma explicação mais detalhada do processo de indexação é fornecida abaixo:
Entenda o caso de uso da indexação de documentos
O tipo de indexação que você deve usar dependerá dos documentos que você está indexando, sejam eles registros pessoais, faturas ou qualquer outra coisa; saber quem vai recuperar esses documentos e por que também é importante.
Finalize o tipo de indexação de documento que você deseja usar
É possível que alguns tipos de artigos possam ser facilmente encontrados sem a necessidade de tantas informações para serem indexados. Por exemplo, você pode precisar apenas das informações básicas das faturas, como o número da conta ou o nome do fornecedor.
Indexe os dados aplicáveis
Você pode indexar os dados manualmente ou, preferencialmente, contar com o software que pode indexar os dados após determinar qual forma de indexação faz sentido.
O método de chave dupla é a técnica de indexação mais eficaz quando feito manualmente. Dois indivíduos marcam cada documento digitalizado usando esse método com as frases de indexação necessárias inserindo as informações que veem nos campos de metadados apropriados para o arquivo. Isso permite que uma comparação cruzada encontre quaisquer erros. A chave dupla economiza muito tempo e reduz drasticamente os erros.
Você deve especificar as diretrizes para quais partes do documento o software deve usar se você confiar no software. Por exemplo, o software certo de indexação de documentos colabora com Tecnologia OCR para permitir que o computador leia texto de imagens, o que é crucial para indexar dados pertinentes e digitalizar cópias físicas de documentos.
Nanonets – O melhor software de indexação de documentos
Nanonets é um Sistema de gerenciamento de documentos baseado em IA que permite aos usuários com uma plataforma sem código para gerenciamento de documentos de ponta a ponta. Nanonets automatiza todos os processos de documentos como
E mais. A Nanonets possui um software de OCR embutido que usa a extração de palavras-chave para identificar documentos e indexá-los de acordo com os respectivos bancos de dados. O algoritmo de Nanonets AI aprende com o tempo e lida facilmente com documentos não estruturados, semiestruturados ou personalizados.
Mais de 30,000 profissionais de mais de 500 empresas confiam nos Nanonets para gerenciar documentos com eficiência.
O uso de Nanonets pode trazer uma série de benefícios, incluindo economia de custos, maior conformidade e maior produtividade. Aqui estão alguns benefícios exclusivos que diferenciam os Nanonets:
- Sem necessidade de codificação
- Funciona com todos os tipos de documentos
- Modelos personalizados de IA
- Nenhum pós-processamento ou pré-processamento é necessário.
- Lida com documentos multilíngues
- Reconhece mais de 200 idiomas
- configuração de 1 dia
- Mais de 5000 integrações com API e Zapier
- Suporte ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana
- Opções transparentes de preços
- Solução de etiqueta branca
- Hospedagem no local e na nuvem
Aqui está um instantâneo do desempenho esperado dos Nanonets.
Nanonets é altamente avaliado em sites de avaliação de clientes peer-to-peer, conforme mostrado abaixo.
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Como usar Nanonets para indexação de documentos?
- Crie a sua conta aqui em Nanonets (Comece gratuitamente agora) e faça login.
Passo 2: Selecione o modelo de classificação do documento na tela principal.
Etapa 3: selecione as tags de documento que deseja incluir.
Passo 4: O algoritmo Nanonets AI precisa de apenas 25 documentos para treinar o modelo AI para reconhecer seu tipo de documento. Carregue 25 documentos para cada etiqueta de documento e deixe o modelo treinar.
Etapa 5: Uma vez concluído, você pode usar o fluxo de trabalho de documentos para enviar documentos automaticamente, indexá-los e enviá-los ao banco de dados conforme necessário. Você pode usar fluxos de trabalho de documentos para extrair dados de documentos, processar documentos ou enviá-los por meio de um processo de aprovação. Sua imaginação é a limitação.
A indexação de documentos com Nanonets é fácil.
Comece seu teste gratuito e faça você mesmo. Caso precise de ajuda, agende uma ligação de 10 minutos com nossos especialistas em automação para que possamos configurar fluxos de trabalho para você.
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Como isso ajuda você a encontrar documentos?
A indexação de documentos é um elemento fundamental de qualquer técnica de gerenciamento de documentos comerciais e é uma ótima maneira de criar fluxos de trabalho mais eficientes. Com indexação adequada, qualquer documento que seus funcionários precisam é simples de pesquisar e recuperar com apenas um pressionamento de tecla limitado. Mas pode ser complicado implementar uma indexação de documentos poderosa se você não tiver as ferramentas adequadas.
Conclusão
A indexação de documentos é uma abordagem poderosa para ajudar na recuperação posterior de documentos de grandes arquivos, incluindo milhares de documentos. Os documentos podem ser indexados por seu conteúdo de texto completo (como qualquer palavra nos dados pode ser acessada) ou por informações relacionadas ao documento, como um dia de produção, um identificador exclusivo ou o tema central do documento.
Leia mais sobre gestão de documentos:
Perguntas frequentes
Quais são os dados usados para indexar documentos?
Uma decisão importante para obter o máximo dos novos arquivos digitais é selecionar quais padrões de indexação usar. Algumas instâncias de dados usadas para indexação incluem:
- Número do pedido
- Endereços
- Datas
- Nomes e sobrenomes
- Números de telefone
- Número da fatura
- Números de clientes
- Números de conta
- Descritores de palavras-chave
Qual é o propósito da indexação?
O objetivo fundamental da indexação é ter a capacidade de digitalizar e recuperar rapidamente as informações incluídas nos papéis digitalizados. Ele também pode aumentar a eficiência do seu escritório, permitindo que seus funcionários pesquisem informações sem passar manualmente por caixas de arquivos.
Quais são as qualidades de uma boa indexação?
O objetivo final de um projeto de indexação é construir um sistema em que os usuários possam recuperar dados com eficiência. Isso é realizado através de:
- Afilie-se aos usuários finais (chefes de departamento, gerentes, funcionários) para obter suas opiniões.
- Um sistema fácil que é simples de usar.
- Incluindo uma opção para pesquisar campos específicos em um documento e texto completo.
- O envolvimento de profissionais de indexação qualificados para ajudar a orientá-lo e aconselhá-lo durante o processo.
Como isso varia de uma indústria para outra?
Um dos fatores essenciais na seleção de termos de indexação é como os documentos serão pesquisados. Por exemplo, em uma série de arquivos pessoais, principalmente o nome e o sobrenome e as datas de emprego seriam meios populares de pesquisa
Ao contrário, os atestados médicos podem fazer referência a datas de nascimento ou números de apólice de seguro. A inclusão de termos de pesquisa comumente usados durante a indexação de documentos fornecerá melhores resultados.
Como funciona a indexação de documentos?
A indexação de documentos funciona atribuindo certas informações aos documentos digitalizados, permitindo uma recuperação rápida e eficiente. Existem vários métodos de indexação de documentos, cada um com seus benefícios exclusivos.
Qual é a sua melhor opção de indexação de documentos?
A indexação de documentos cria a pesquisa e recuperação perfeitas de grandes quantidades de documentos quando aplicada apropriadamente. No entanto, o procedimento de indexação adequado não é de tamanho único. Quer os documentos sejam indexados por todo o texto, organizados por áreas ou complementados com bons metadados, essa opção impulsiona o sucesso de todo o sistema. Um parceiro qualificado pode permitir que sua equipe selecione as técnicas de indexação apropriadas que se ajustam aos exercícios exclusivos de sua equipe.
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8 de fevereiro de 2023: este blog foi originalmente publicado em junho de 2022 e atualizado em 8 de fevereiro de 2023 com conteúdo atualizado.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
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