O guia 2023 para fluxos de trabalho de aprovação de faturas de última geração

No cenário em constante evolução das operações financeiras, o coração de todo negócio de sucesso é um fluxo de trabalho de aprovação de faturas simplificado e sem erros. À medida que as empresas navegam pelas complexidades das contas a pagar, a procura por eficiência, precisão e segurança nunca foi tão crítica. Neste blog, embarcamos em uma jornada pelo mundo dos fluxos de trabalho de aprovação de faturas de última geração, explorando os desafios enfrentados em sistemas manuais e revelando o poder transformador de soluções inovadoras. Prepare-se para revolucionar sua abordagem de contas a pagar e descubra os segredos para um futuro automatizado e preciso.

O que é um fluxo de trabalho de aprovação de fatura?

Um fluxo de trabalho de aprovação de faturas é um processo estruturado que as organizações seguem para revisar, verificar e autorizar faturas de fornecedores antes de efetuar pagamentos. Este fluxo de trabalho visa garantir a precisão, evitar erros e manter os controles financeiros no departamento de contas a pagar (AP).

Este fluxo de trabalho examina de forma abrangente vários elementos, incluindo verificação de fornecedores, confirmação de quantidades recebidas, exame minucioso de itens de linha, verificação de preços e cálculos e um processo crucial de correspondência de três vias com pedidos de compra associados e relatórios de recebimento.

Os principais componentes do fluxo de trabalho de aprovação de faturas incluem:

1. Verificação de fornecedor e quantidade: Confirmação da autenticidade do fornecedor e das quantidades de bens ou serviços recebidos, garantindo o alinhamento com a informação prestada na fatura.
2. Revisão de itens de linha, preços e cálculos: Inspecione minuciosamente itens de linha individuais, preços e cálculos para verificar sua precisão e consistência com os termos acordados.
3. Correspondência de 3 vias: Alinhamento da fatura com o pedido de compra correspondente e relatório de recebimento em um processo de correspondência de 3 vias. Isto ajuda a garantir que os bens ou serviços foram realmente encomendados, recebidos e faturados com precisão.
4. Manipulação de exceção: Abordar e resolver quaisquer discrepâncias ou exceções identificadas durante o processo de verificação. Isto pode envolver a comunicação com as partes interessadas relevantes para esclarecer ou corrigir discrepâncias.
5. Revisão e Aprovações de Documentos: Avaliação de todo o conjunto de documentos, incluindo fatura, pedido de compra e relatório de recebimento, por aprovadores designados dentro da organização. A aprovação é solicitada antes de prosseguir com o processo de pagamento.

O fluxo de trabalho de aprovação de faturas é um mecanismo de controle crítico para evitar erros, detectar possíveis fraudes e manter a precisão financeira na função de contas a pagar. Embora seja tradicionalmente um processo manual e demorado, os avanços nas tecnologias de automação simplificaram e otimizaram significativamente a eficiência do fluxo de trabalho de aprovação de faturas nas práticas comerciais modernas.

Quais são as etapas de um fluxo de trabalho de aprovação de fatura?

Receber e inserir faturas

As faturas são recebidas e lançadas no sistema de contas a pagar. Esta etapa envolve a captura de informações essenciais, como número da fatura, detalhes do fornecedor e valor da fatura.

Validar fornecedor e revisar detalhes da fatura

A autenticidade do fornecedor é verificada e os detalhes da fatura são revisados ​​quanto à precisão. Isto inclui a confirmação de que os bens ou serviços faturados estão alinhados com o pedido de compra e outros documentos relevantes.

Combine faturas com documentos de apoio

As faturas são combinadas com documentos de apoio, como pedidos de compra (POs) e relatórios de recebimento. Esta etapa garante consistência e precisão entre o pedido original, o recebimento de mercadorias ou serviços e os valores faturados.

Encaminhar faturas para aprovadores para revisão e autorização

As faturas e os documentos de apoio são encaminhados aos aprovadores designados para revisão e autorização. Os aprovadores podem incluir supervisores, gerentes ou indivíduos com controle orçamentário.

Iniciar agendamento de fatura e processo de pagamento

Após receber a aprovação, a fatura é agendada para pagamento e o processo de pagamento é iniciado. Isto pode envolver a geração de lotes de pagamentos, a preparação para o desembolso de fundos e o cumprimento das condições de pagamento.

Processo de fatura para pagamento

O fluxo de trabalho de aprovação de fatura faz parte do processo mais amplo de fatura até pagamento, que abrange desde o recebimento da fatura até a determinação do recebimento dos itens pedidos e, finalmente, o pagamento da fatura aprovada.

As etapas acima têm como objetivo garantir que cada fatura passe por um minucioso processo de validação e aprovação, minimizando erros, evitando fraudes e mantendo o controle financeiro dentro da organização. Em sistemas automatizados, estas etapas são muitas vezes simplificadas, reduzindo o esforço manual e melhorando a eficiência geral do departamento de contas a pagar.

Problemas enfrentados nos fluxos de trabalho de aprovação de faturas

1. Horas de contas a pagar insuficientes: Recursos e mão de obra limitados no departamento de contas a pagar podem levar a um atraso no processamento de faturas. Este obstáculo resulta frequentemente em atrasos e aumento da carga de trabalho para o pessoal da AP.
2. Recebimento atrasado de documentos comprovativos: Aguardar documentos necessários, como pedidos de compra ou recebimento de relatórios, pode impedir a aprovação de faturas. Atrasos no envio de documentos podem prolongar o tempo necessário para conciliar as faturas com precisão.
3. Dificuldade em detectar fraudes ou erros: O risco de ignorar atividades fraudulentas ou erros é maior em um sistema manual. Os controlos limitados e os processos de verificação manual podem não detectar discrepâncias, conduzindo a potenciais perdas financeiras.
4. Pagamentos atrasados ​​ou descontos perdidos: Os processos manuais podem contribuir para atrasos nos pagamentos, resultando em atrasos nos pagamentos aos fornecedores. Além disso, as empresas podem perder descontos por pagamento antecipado devido a fluxos de trabalho de aprovação ineficientes.
5. Acompanhamento com Aprovadores: Acompanhar os aprovadores designados para aprovação de faturas pode ser demorado em sistemas manuais. Este obstáculo aumenta o tempo global de processamento e pode levar à frustração entre o pessoal de contas a pagar.
6. Consultas constantes sobre status de pagamento: Os fornecedores podem frequentemente consultar o status de seus pagamentos em sistemas manuais, contribuindo para aumentar a comunicação e as tarefas de acompanhamento da equipe de contas a pagar.

Enfrentar estes obstáculos é crucial para as organizações que pretendem otimizar os seus fluxos de trabalho de aprovação de faturas. As soluções de automação, como o software de automação de AP, podem mitigar significativamente esses desafios, simplificando processos, melhorando a precisão e aprimorando a comunicação dentro do departamento de contas a pagar.

Como a automação pode ajudar?

1. Simplificando a entrada de dados: As ferramentas de automação podem capturar e inserir dados de faturas no sistema, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados. Isto minimiza o risco de erros associados à entrada manual e acelera o processo de aprovação de faturas.
2. Validação de Legitimidade: Os sistemas automatizados utilizam regras algorítmicas e bases de dados para validar a legitimidade dos fornecedores, reduzindo o risco de processamento de faturas provenientes de fontes fraudulentas ou não verificadas. Isso aumenta a segurança financeira e reduz a chance de efetuar pagamentos a fornecedores inexistentes.
3. Integração de fornecedor de autoatendimento: A automação permite a integração de fornecedores de autoatendimento, onde os fornecedores podem inserir suas informações diretamente no sistema. Isso melhora a precisão e transfere a carga de trabalho de integração da equipe de contas a pagar para os fornecedores.
4. Transformação Digital de Documentos: A automação converte faturas em papel em formatos digitais usando tecnologias como digitalização com reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Este processo captura informações essenciais, como números de faturas, números de pedidos, detalhes de fornecedores e valores, tornando os dados facilmente acessíveis e pesquisáveis.
5. Fluxo de trabalho automatizado de aprovação de faturas: Todo o processo de aprovação de faturas pode ser automatizado, incluindo o encaminhamento de faturas para aprovadores designados. Isso reduz o tempo gasto em acompanhamentos manuais e acelera o ciclo de aprovação com o clique de um botão.
6. Notificações de lembrete automático: Os sistemas automatizados podem enviar lembretes automáticos aos aprovadores designados quando ocorrem atrasos na aprovação. Isso elimina a necessidade de acompanhamento manual e garante que o processo de aprovação continue no caminho certo.
7. Notificações de status de pagamento em tempo real: Os fornecedores podem receber notificações em tempo real sobre o status de suas faturas, inclusive quando as faturas estão pendentes, em processamento ou pagas. Isso reduz o número de consultas e ligações de fornecedores, melhorando a comunicação geral.
8. Segurança aprimorada e controles financeiros: O software de automação geralmente inclui criptografia de dados de nível empresarial, proporcionando segurança adicional a informações financeiras confidenciais. A contabilidade automatizada de contas a pagar é sincronizada com ERP ou sistemas contábeis em tempo real, garantindo demonstrações financeiras precisas.
9. Reconciliação de Pagamento Global: Algumas soluções de automação oferecem reconciliação de pagamentos globais automatizada em tempo real, suportando vários métodos de pagamento e moedas. Esse recurso pode reduzir significativamente o tempo de fechamento contábil mensal.
10. Economia de Custos: A automação reduz os custos associados ao processamento manual de faturas. O custo médio do processamento manual de uma fatura é muitas vezes superior ao custo de implementação e manutenção de uma solução de automação.

Ao aproveitar a automação no fluxo de trabalho de aprovação de faturas, as empresas podem não apenas economizar tempo e reduzir erros, mas também aprimorar os controles financeiros, melhorar a comunicação e obter economias substanciais de custos em seus processos de contas a pagar.

Como as Nanonets podem ajudar na automação do fluxo de trabalho de aprovação de faturas?

Libere o potencial de um fluxo de trabalho contínuo de aprovação de faturas com Nanonets – sua solução de ponta para eficiência e precisão incomparáveis ​​em processos de contas a pagar. Num mundo onde os sistemas manuais conduzem a processos demorados e a erros humanos, as Nanonets emergem como o catalisador para mudanças transformadoras.

• Precisão baseada em OCR:
  Experimente o poder da tecnologia de ponta de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) com Nanonets. Diga adeus aos problemas de entrada manual de dados, pois a Nanonets extrai e processa meticulosamente informações cruciais das faturas, garantindo uma precisão incomparável em cada etapa.
• Automação simplificada do fluxo de trabalho:
  Nanonets leva os fluxos de trabalho de aprovação de faturas a novos patamares, automatizando tarefas tediosas. Desde o recebimento e inserção de faturas no sistema até a correspondência com os documentos comprovativos, todo o processo é agilizado para máxima eficiência.
• Correspondência tripla sem esforço:
  Eleve seus controles financeiros com a correspondência tridirecional automatizada da Nanonets, garantindo um alinhamento perfeito entre pedidos de compra, relatórios de recebimento e faturas de fornecedores. Dê adeus às discrepâncias e dê as boas-vindas a uma nova era de precisão.
• Notificações e alertas em tempo real:
  Nanonets mantém você informado com notificações em tempo real. Os aprovadores recebem alertas prontamente, minimizando atrasos e garantindo um processo de aprovação ágil.
• Integração de fornecedores reinventada:
  Revolucione a integração de fornecedores com os portais de autoatendimento da Nanonets. Os fornecedores podem inserir informações diretamente, garantindo a precisão e reduzindo a carga sobre sua equipe de contas a pagar.
• Medidas de segurança aprimoradas:
  Confie no compromisso da Nanonets com a segurança. Beneficie-se de criptografia robusta e manuseio seguro de dados, protegendo suas informações financeiras confidenciais.
• Integração perfeita:
  Experimente uma integração perfeita com seus sistemas existentes. Nanonets sincroniza facilmente com ERP ou software de contabilidade, fornecendo precisão em tempo real e eliminando a necessidade de reconciliação manual.
• Economia de custos e reconciliação global de pagamentos:
  Descubra economias de custos significativas com Nanonets. O processamento automatizado de faturas não economiza apenas tempo; reduz despesas. Mergulhe no futuro com reconciliação de pagamentos globais automatizada em tempo real, compatível com diversas moedas e métodos de pagamento.

Pronto para o futuro da aprovação de faturas?

Não deixe que processos manuais o impeçam. Adote Nanonets para obter um fluxo de trabalho de aprovação de faturas automatizado e preciso. Junte-se a empresas com visão de futuro que economizam tempo, reduzem erros e aprimoram os controles financeiros. Sua jornada para a eficiência começa aqui.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/invoice-approval-workflows/