Reduzindo os gastos com SaaS em 2023

Reduzindo os gastos com SaaS em 2023

Carimbo de data / hora: 15 de maio de 2023 1h
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Software como serviço, ou SaaS, é um modelo de entrega baseado em nuvem que permite aos usuários acessar aplicativos de software por meio de assinaturas, em vez de comprá-los e instalá-los. Os provedores de serviços hospedam o software em seus servidores e o disponibilizam para clientes assinantes por meio de navegadores da web, aplicativos móveis e APIs. Comparado aos modelos tradicionais de entrega de software, o SaaS oferece muitos benefícios aos usuários, incluindo custos iniciais mais baixos, escalabilidade, flexibilidade e acessibilidade. Ao usar um modelo SaaS, os usuários podem evitar o investimento em infraestrutura cara e, em vez disso, pagar uma taxa de assinatura para acessar o software como um serviço sob demanda.

A indústria de SaaS experimentou um crescimento impressionante nos últimos cinco anos. De acordo com um recente Denunciar, 99% das empresas usam pelo menos uma solução SaaS para conduzir seus negócios, com 38% das empresas afirmando que todos os seus processos operacionais dependem de plataformas SaaS. A indústria de SaaS vem crescendo 18% ao ano.

Importância do SaaS

Até a última década do século passado, as empresas dependiam de pacotes de software instalados em seus sistemas internos. A seguir estão alguns fatores-chave que contribuíram para a substituição do software interno autônomo por soluções SaaS:

  • Muitas organizações mudaram do software local tradicional para soluções SaaS baseadas em nuvem devido à escalabilidade, flexibilidade e economia oferecidas pelo SaaS.
  • Os principais provedores de nuvem, como AWS, Microsoft Azure e Google Cloud, fizeram investimentos significativos na expansão de seus serviços, resultando em uma infraestrutura de nuvem mais robusta.
  • Os provedores de SaaS estão aproveitando a IA para fornecer funcionalidades avançadas, como análise preditiva, processamento de linguagem natural (NLP) e aprendizado de máquina (ML).
  • Os provedores de SaaS estão se expandindo além dos sistemas operacionais e plataformas e capacitando desenvolvedores terceirizados para criar e implantar seus próprios aplicativos na infraestrutura SaaS. Isso abre novas possibilidades de inovação, personalização e integração entre plataformas.
  • Os provedores de SaaS estão fornecendo cada vez mais integrações com outros aplicativos e serviços, tornando mais fácil para os usuários conectar e compartilhar dados em diferentes sistemas e plataformas.
  • A segurança dos dados tornou-se uma prioridade para os provedores de SaaS, com foco no fornecimento de recursos de segurança de ponta, como criptografia, autenticação e controles de acesso.

Aumento dos custos de SaaS em 2023

Enquanto relatórios demonstraram que mudar para um sistema baseado em SaaS pode trazer uma redução de 16.1% nos custos de manutenção de TI, as empresas continuam preocupadas e atoladas com o aumento dos custos de assinatura de SaaS. À medida que a economia enfrenta outro ano desafiador e os negócios estão reduzindo, tem havido preocupações sobre os custos de SaaS descontrolados em 2023 e além. Isso é agravado pela fato que a taxa de inflação do SaaS é 3.5 vezes maior do que as taxas de inflação do mercado nos EUA. Finanças on-line relatórios que nos Estados Unidos, grandes empresas de SaaS aumentaram os preços em média 7.9%, pequenas empresas em 6.3% e empresas de médio porte em 6.2% em 2022.

Um recente vistoria revelou que 57% das equipes de TI estão sob pressão para reduzir seus gastos com SaaS, e essa tendência deve continuar.

Algumas razões para o aumento dos custos de SaaS para as empresas incluem o seguinte:

  • O gerenciamento inadequado de SaaS pode levar ao desperdício e gastos excessivos, causando despesas desnecessárias.
  • O mau gerenciamento de licenças é um motivo comum para o desperdício de gastos com SaaS.
  • A falha em gerenciar licenças de software usadas por ex-funcionários pode levar a mais desperdício de orçamento.
  • Compras ad hoc de produtos SaaS podem resultar em gastos não monitorados e perda de controle sobre o orçamento.
  • A falta de conscientização e planejamento pode levar a compras repetitivas e de última hora de produtos SaaS semelhantes.
  • O gerenciamento manual de gastos com SaaS pode levar a erros e descuidos, dificultando o rastreamento de licenças e gerando gastos desnecessários.

A importância do gerenciamento de gastos SaaS

Eficaz Gerenciamento de gastos SaaS pode minimizar despesas desnecessárias e maximizar o ROI em aplicativos Saas. Os gastos com SaaS incluem o seguinte:

  • Os gastos com aquisição: A seleção e aquisição de qualquer assinatura SaaS implica garantir que a ferramenta esteja alinhada com as necessidades, procedimentos operacionais e orçamento do negócio. Uma ampla análise do fluxo de trabalho existente e a colocação da assinatura SaaS no fluxo de trabalho devem ser realizadas para minimizar o risco de comprar um serviço supérfluo ou, pior, desnecessário para a organização. A pré-análise pode ajudar as empresas a identificar ferramentas SaaS econômicas e adequadas para aumentar sua produtividade e lucratividade.
  • Gastos de uso: A prova do pudim, como dizem, está em comê-lo. O gerenciamento eficaz de gastos com SaaS exige que o uso e o desempenho do aplicativo SaaS sejam continuamente monitorados e otimizados para atender às necessidades dos negócios. A avaliação periódica de seu uso, recursos e RoI é essencial para otimizar seu portfólio de SaaS.
  • Gastos com manutenção: revisões periódicas são essenciais para decidir se um aplicativo SaaS justifica sua presença em termos de RoI. A otimização da ferramenta SaaS requer a consolidação de ferramentas sobrepostas, alocando recursos de acordo com as necessidades do negócio e renegociando/atualizando contratos de assinatura para eliminar recursos não utilizados. Essa otimização ajuda a organização a tomar decisões informadas sobre renovação, atualização, downgrade ou cancelamento de assinaturas.

Maneiras de otimizar os gastos com SaaS

Para criar um SaaS de sucesso gestão de gastos estratégia, as organizações precisam tomar medidas para entender seu inventário de SaaS, otimizar seu uso e prever seus gastos futuros extrapolando os padrões de uso existentes e antecipando necessidades futuras. As etapas a seguir podem ajudar a estabelecer uma estratégia eficaz de gerenciamento de gastos com SaaS:

  • Manter um inventário de todos os aplicativos SaaS em uso na empresa é essencial para evitar duplicações e compras indesejadas. Confiar em planilhas manuais ou auto-relato pode resultar em inventários imprecisos e desatualizados.
  • Depois que o inventário é criado, ele deve ser removido para eliminar todas as assinaturas não utilizadas, desnecessárias ou redundantes. Isso inclui remover licenças subutilizadas, consolidar assinaturas duplicadas e eliminar funcionalidades sobrepostas para reduzir aplicativos redundantes.
  • As organizações podem usar os dados coletados de seu sistema SaaS de registro para prever seus gastos futuros com SaaS. Isso pode ser automatizado por meio de uma plataforma de gerenciamento SaaS, que analisa continuamente dados e tendências de uso, fornecendo insights para otimizar os gastos.

As ferramentas de gerenciamento de gastos SaaS são soluções de software projetadas para ajudar as organizações a otimizar seus gastos com aplicativos SaaS. Essas ferramentas fornecem visibilidade em tempo real de todas as compras de SaaS, dados de uso e despesas. Ao automatizar fluxos de trabalho e fornecer informações baseadas em dados, as ferramentas de gerenciamento de gastos SaaS podem ajudar as organizações a identificar software subutilizado ou desnecessário, consolidar assinaturas redundantes e negociar melhores acordos com fornecedores. Algumas ferramentas populares de gerenciamento de gastos SaaS incluem Zylo, Cleanshelf, Blissfully, Intello e Genuity. Essas ferramentas geralmente oferecem recursos como descoberta automatizada, otimização de licenças, rastreamento de gastos e gerenciamento de fornecedores.

Nanoredes oferece soluções de automação e extração de dados baseadas em IA de última geração que podem agilizar os processos de gerenciamento de gastos de SaaS e melhorar a coleta e análise de dados. A integração de Nanonets em sua estratégia de gerenciamento de gastos SaaS oferece vários benefícios, incluindo reconhecimento e classificação automatizados de despesas por meio de extração de dados com tecnologia de IA. Essa tecnologia avançada ajuda a eliminar a entrada manual de dados, reduzindo erros e economizando tempo para sua equipe. A solução da Nanonets pode ser perfeitamente integrada aos sistemas financeiros e de compras existentes, garantindo um fluxo de dados eficiente e a coordenação entre plataformas. Utilizando análises orientadas por IA, as Nanonets podem ajudar a identificar tendências, prever padrões futuros de gastos com SaaS e descobrir oportunidades de economia de custos para permitir a tomada de decisões orientada por dados e otimizar investimentos em software. A solução da Nanonets também fornece ferramentas abrangentes de relatórios e visualização que oferecem maior visibilidade das despesas e padrões de uso de SaaS, ajudando a identificar ineficiências, monitorar a conformidade e alinhar os investimentos em SaaS com os objetivos estratégicos do negócio.

Benefícios do gerenciamento de gastos SaaS

Um dos benefícios mais significativos do gerenciamento de gastos SaaS é o melhor controle de custos e gerenciamento de orçamento. À medida que o número de assinaturas de SaaS em uma organização aumenta, também aumenta a complexidade de gerenciar seus custos associados. As ferramentas e estratégias de gerenciamento de gastos SaaS permitem que as empresas estabeleçam uma visão geral clara de suas despesas SaaS, ajudando-as a alocar orçamentos de forma mais eficaz e identificar áreas para possíveis economias de custo.

Outro benefício crítico do gerenciamento de gastos do SaaS é a visibilidade aprimorada do uso e dos gastos do SaaS. Sem um gerenciamento adequado, pode ser difícil para as organizações acompanhar as ferramentas SaaS usadas e as despesas incorridas. O gerenciamento de gastos SaaS fornece uma compreensão abrangente de como as ferramentas SaaS estão sendo utilizadas, o que permite que os tomadores de decisão façam escolhas baseadas em dados e otimizem seus investimentos em software com base em padrões e necessidades reais de uso. Esse nível de visibilidade garante que as organizações paguem apenas pelo software de que precisam e usam, o que pode levar a uma economia significativa de custos ao longo do tempo.

Por fim, o gerenciamento de gastos SaaS permite uma melhor tomada de decisão por meio de insights orientados por dados. Ao analisar sistematicamente dados e custos de uso de SaaS, as organizações podem descobrir tendências e percepções que informam suas estratégias de aquisição, otimização e renovação de software. Por exemplo, a análise de dados de uso pode ajudar as organizações a identificar ferramentas que não estão mais sendo usadas e podem ser descontinuadas, resultando em economia de custos. Essa abordagem baseada em dados para o gerenciamento de gastos SaaS ajuda as empresas a identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões mais informadas sobre seus investimentos em software, levando, em última análise, a operações mais eficazes e eficientes.

Conclusão

O gerenciamento eficaz de gastos com SaaS envolve uma abordagem abrangente que inclui a realização de uma auditoria completa do uso de SaaS, identificação e priorização de aplicativos críticos, remoção de aplicativos não utilizados ou redundantes, consolidação de licenças e negociação de termos de contrato favoráveis ​​com fornecedores. Além disso, otimizar o uso de SaaS por meio de treinamento de funcionários, fluxos de trabalho automatizados e compartilhamento de assinaturas pode reduzir ainda mais os custos e melhorar a eficiência. Também é importante escolher os aplicativos SaaS certos, priorizando os aplicativos essenciais aos negócios, selecionando planos de preços flexíveis, considerando alternativas de código aberto e evitando recursos desnecessários. Ao implementar essas estratégias, as organizações podem obter economias de custo significativas e melhorar suas práticas gerais de gerenciamento de SaaS.

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