Comprar para pagar: tudo o que você precisa saber

Imagine correr uma corrida de 100m com as pernas amarradas. É assim que acontece quando o processo de aquisição para pagamento está repleto de ineficiências e desperdícios. Enquanto você está mexendo e gerando manualmente seu ordens de compra para bens críticos, seus concorrentes já teriam adquirido o que precisam e seguiram em frente.

Muitas empresas em todo o mundo ainda estão usando técnicas desatualizadas para gerenciar seus ciclos e processos de aquisição para pagamento. Isso não apenas pode levar a interrupções operacionais, mas também coloca em risco seu crescimento de longo prazo. A boa notícia é que os processos P2P evoluíram significativamente nos últimos anos, removendo complexidades e simplificando o ciclo de aquisição de ponta a ponta.

Este post aborda tudo o que você precisa saber para obter uma compreensão fundamental do gerenciamento do processo de aquisição para pagamento.

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O que é Procure to Pay?

Toda organização precisa de algumas matérias-primas e serviços essenciais para administrar seus negócios com eficiência. O processo de aquisição para pagamento abrange todas as etapas envolvidas na aquisição bem-sucedida desses materiais e serviços, desde a identificação da necessidade até o pagamento do fornecedor.

Normalmente, o processo de aquisição para pagamento envolve quatro partes interessadas principais: o departamento que levantou a solicitação, o departamento de compras, fornecedores e o departamento de contas a pagar (ou uma agência externa no caso de terceirização de contas a pagar).

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O ciclo Procure to Pay

Agora que você tem uma visão geral do processo de aquisição ao pagamento, vamos detalhar mais e explorar cada etapa do ciclo de aquisição ao pagamento.

1. Identifique a necessidade

Os departamentos que precisam de matérias-primas ou serviços entrarão em contato com o departamento de compras com sua solicitação de compra. Essa solicitação conterá especificações como quantidade, qualidade, cronograma, entre outras.

2. Gerar requisições

Depois que os detalhes forem resolvidos, a próxima etapa é capturar todos os detalhes do pedido em seu software de processamento de compras a pagar e gerar um formulário de requisição de compra. Em seguida, será enviado para o departamento de compras.

3. Avalie a requisição

O departamento de compras analisará o formulário e procurará imprecisões, informações incompletas, limites orçamentários e restrições logísticas. Em seguida, eles farão uma ligação para aprovar ou rejeitar a solicitação.

4. Emita o pedido de compra

Uma vez aprovada a requisição, a aquisição ou Departamento de compras selecionará um fornecedor apropriado e criará um pedido de compra em seu software de processamento P2P. Este pedido é então compartilhado com todas as partes interessadas relevantes para aprovação final e despachado para o fornecedor/fornecedor.

5. Colete o recibo das mercadorias

Depois que o fornecedor entregar a remessa, a equipe de compras verificará seu conteúdo e inserirá o recebimento das mercadorias no software de processamento P2P. Uma vez concluído o processo de verificação, eles decidirão se aprovam ou rejeitam o recebimento da mercadoria.

6. Verifique a fatura

Se o recebimento da mercadoria for aprovado, o fornecedor enviará uma fatura ao seu departamento de contas a pagar. este fatura passa por uma correspondência de três vias com o pedido de compra e o recebimento da mercadoria. Será aprovado se os itens e valores correspondentes permanecerem consistentes em toda a linha. Caso contrário, será rejeitado e devolvido ao fornecedor com nota sobre as inexatidões.

7. Pague ao fornecedor

Por fim, o pagamento será liberado ao fornecedor pela equipe de contas a pagar quando a fatura for aprovada. Os termos do contrato geralmente ditam o modo de pagamento. Este processo de 7 passos deve ser seguido sempre que um novo pedido de compra é colocado por qualquer departamento em uma organização.

Benefícios de usar o Procure-to-Pay

Após a automação dos procedimentos procure-to-pay, as compras e as contas a pagar são simplificadas e aprimoradas. A seguir estão algumas das principais áreas onde o progresso pode ser visto.

Ajuda na economia de tempo

As soluções ponto a ponto (P2P) e de automação de compras podem ajudar a equipe de compras a economizar tempo e, ao mesmo tempo, melhorar o monitoramento do orçamento e a logística da cadeia de suprimentos.

Melhor conexão em toda a organização

O software de compras conecta toda a organização, permitindo que novos requisitos sejam autorizados mais rapidamente, fornecedores adequados sejam escolhidos com base nas informações disponíveis e ordens de compra sejam criadas e depois enviadas aos fornecedores, tudo digitalmente e convenientemente rastreável.

Minimize as despesas de processamento de faturas.

A automação economiza tempo e dinheiro, permitindo que as empresas dediquem funcionários a esforços mais estratégicos, em vez de operações recorrentes que poderiam ser automatizadas.

Obtenha visibilidade total.

Uma tecnologia peer-to-peer (P2P) permite transparência em toda a rede de abastecimento, permitindo que compradores e fornecedores vejam o andamento das faturas de forma conveniente.

Melhorar o tratamento de anormalidades

Os outliers podem obter o reconhecimento que merecem e ser resolvidos mais cedo porque a maioria das faturas é processada sem problemas.

Melhore sua parceria com fornecedores

Os fornecedores podem descobrir quando serão pagos usando a plataforma do fornecedor, que fornece os dados necessários para tomar decisões mais inteligentes. Liquidação mais rápida de desvios de faturas e reclamações gera confiança e dá mais transparência aos compradores.

Vantagem durante as negociações

Quando os fornecedores estão confiantes em seus detalhes de pagamento, eles podem estar preparados para oferecer condições mais atraentes para os clientes e, ao mesmo tempo, garantir que os fornecedores recebam a receita necessária para expandir seus negócios.

Reúna informações para uma melhor tomada de decisão

Os sistemas P2P com fortes recursos de relatórios sob demanda são ideais. As empresas podem ter mais controle sobre a receita e o capital de giro utilizando os dados atuais e anteriores disponíveis.

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Dicas para uma gestão eficiente do Procure-to-Pay

O fluxo do processo procure-to-pay pode parecer complicado, pois envolve várias partes interessadas, dependências, regulamentos de conformidade e muitos fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos. Mas existem maneiras de tornar seus processos P2P mais econômicos e simplificados.

As dicas a seguir irão ajudá-lo a eliminar ou minimizar alguns dos maiores desafios associados ao processo de aquisição até o pagamento:

1. Crie uma estrutura sistemática

O processo P2P não é tão simples quanto comprar um laptop em um site de comércio eletrônico. O melhor caminho a seguir é dividir o fluxo do processo de aquisição ao pagamento e padronizar cada etapa ao longo do caminho. Em seguida, certifique-se de que todos os envolvidos conheçam suas responsabilidades, deveres e como e quando se comunicar.

2. Meça sua eficácia

Certifique-se de selecionar e acompanhar as principais métricas que medem a eficiência de seus processos P2P. Você pode observar métricas como nível de estoque, nível de capital de giro, número de erros e imprecisões, tempo de processamento, horas de trabalho, interrupções operacionais e despesas adicionais, entre outras coisas.  

3. Esforce-se para construir melhores relacionamentos com fornecedores

Tempos de resposta lentos para aprovações e pagamentos atrasados ​​geralmente dificultam um relacionamento tranquilo com seus fornecedores. Isso leva a divergências, visibilidade limitada, imprecisões e atrasos inesperados. Por fim, isso diminuirá seu ciclo P2P.

4. Implante uma solução poderosa de aquisição ao pagamento

Como várias partes interessadas estão envolvidas no ciclo de aquisição ao pagamento, muitas vezes você vê cada uma usando diferentes ferramentas e técnicas para concluir suas tarefas. Isso torna difícil capturar, compilar, analisar e auditar os dados e monitorar o status de tarefas críticas.

Você pode eliminar esses desafios e tornar seu processo de aquisição ao pagamento perfeito com uma poderosa solução de processamento P2P repleta de integrações e recursos de automação. Saiba mais sobre isso na próxima seção.

Software Procure-to-Pay

Sejamos honestos, usar planilhas ou métodos baseados em papel para gerenciar o ciclo P2P é uma dor de cabeça. Muitas vezes, leva a mais trabalho manual, tempos de processamento lentos e visibilidade ruim. Usar uma solução de ERP também não é a resposta; ele simplesmente não oferece integrações e opções de automação suficientes para lidar com as complexidades impostas pelos fluxos de compras modernos.

Em vez disso, obtenha uma solução exclusiva do Procure-to-pay que pode operar como um sistema sem papel. Um que faz de tudo, desde permitir que os departamentos levantem pedidos de compra e capturando dados para correspondência de três vias para liberar os pagamentos aos fornecedores no tempo. Os benefícios que esses aplicativos oferecem são múltiplos.

Benefícios do software Procure to Pay

As empresas que implantam o software procure-to-pay desfrutam de benefícios como:

1. Maior visibilidade e transparência

Uma solução capaz de aquisição para processo de pagamento permite que cada parte interessada tenha visibilidade em tempo real do que está acontecendo com seu pedido. Isso ajudará cada departamento a planejar suas atividades, tomar melhores decisões e garantir que operações críticas de negócios não sejam prejudicadas.

2. Mais fácil de manter a conformidade

Como todos os dados são acessíveis a partir de um local central, as trilhas de auditoria serão mais fáceis de seguir e verificar. A equipe financeira e os auditores poderão concluir seu trabalho rapidamente. Mais importante, como as trilhas são claras, as chances de levar multas e penalidades serão muito menores.

3. Automatize as coisas chatas

Ninguém quer gastar seu tempo processando manualmente requisições de compra, inserindo dados de fatura ou verificando o pedido de compra, entrada de mercadorias e fatura. Além de desacelerar sua equipe, também é caro e sujeito a erros. Soluções P2P robustas vêm com automação e integrações que reduzem significativamente o tempo gasto em cada etapa: captura automática de detalhes da fatura, envio automático de documentos para aprovações, geração de relatórios automáticos, roteamento/arquivamento eletrônico e muito mais.

4. Reduz custos e gastos

Para começar, o software P2P elimina muitas tarefas repetitivas e incômodas que fazem parte do processo de aquisição ao pagamento: desde a inserção manual de dados da fatura até a geração de relatórios sobre o desempenho do fornecedor. Isso significa menos erros de processamento, maior produtividade e mais tempo para gastar em tarefas de alto valor.

Em segundo lugar, soluções P2P robustas garantem que todas as decisões tomadas pelo seu departamento de compras sejam consistentes com sua política de compras e sejam estritamente baseadas no inventário disponível e nos dados operacionais. Assim, minimizando as chances de gastos dissidentes.

Desafios no processo Procure-to-Pay

1. Trabalho manual demorado

Várias partes de um negócio geralmente têm seus métodos, dificultando a consolidação de dados. Dois departamentos separados lidam com as funções de contas a pagar e compras, cada um com seu próprio conjunto de políticas, métodos e metas. Essa falta de consistência pode resultar em ineficiências e erros.

2. Governança e Conformidade

Os processos de aquisição são rígidos devido à falta de governança de dados e qualidade para permitir a tomada de decisões. A premissa central da pré-aprovação de despesas é, por vezes, considerada uma burocracia desnecessária, resultando em gastos não contratados e compras extemporâneas.

3. Opacidade nos compromissos de compra até que sejam faturados.

Organizações que utilizam sistemas diferentes frequentemente se encontram sem acesso à informação ao longo do processo P2P, mas mesmo que esteja disponível, pode estar equivocada. Como resultado, há falta de relatórios entre fornecedores e gastos, o que influencia a capacidade de executar a tomada de decisões estratégicas.

4. Custos atribuídos incorretamente

As divisões de compras são responsáveis ​​pela negociação de tarifas e concessões com fornecedores, enquanto as de contas a pagar são responsáveis ​​pelo cumprimento desses acordos. A não conformidade com a regulamentação pode resultar em gastos consideráveis ​​e inesperados em um local de trabalho baseado em papel sem automação que cubra ambos os procedimentos.

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Soluções P2P líderes

Agora, se você está pensando em obter uma solução procure-to-pay para sua organização, aqui estão algumas das principais a serem consideradas:

Conclusão

Administrar um negócio de sucesso é como gerenciar pit stops para uma equipe de Fórmula 1. Você precisa otimizar constantemente seus processos para poder obter até a última gota de desempenho. Seu ciclo P2P é certamente uma área que você não deve ignorar. Aquisição contínua é o caminho a seguir. Aqueles que adotam as tecnologias P2P terão uma vantagem nas despesas incorridas, na experiência do usuário e na prevenção de interrupções nos negócios.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/