Extração de dados de faturas: um guia completo

Extração de dados de faturas: um guia completo

Carimbo de data / hora: 8 de janeiro de 2024 5h41
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Introdução

No ambiente empresarial moderno, as equipas de contas a pagar devem ser capazes de processar faturas e pagamentos da forma mais rápida e eficiente possível. À medida que a organização cresce, o número de faturas que precisam de ser processadas também cresce, exigindo uma equipa maior e tempos de processamento mais longos. Além disso, a extração e o processamento manual de dados de faturas também são bastante propensos a erros, levando a um investimento de recursos maior do que o necessário. Uma das etapas mais importantes no processamento de faturas é a extração de dados da fatura. Se feita manualmente, esta etapa não é apenas a mais demorada, mas também a mais propensa a erros. A solução, portanto, não é contratar uma equipe maior para fazer isso manualmente, mas sim investir na extração automatizada de dados de faturas. Nesta postagem do blog, você aprenderá o que é extração de dados de faturas, como fazê-lo e alguns dos métodos populares de extração de dados de faturas.

Antes de entrarmos na extração de dados de faturas, vamos primeiro entender o que é uma fatura.

Uma fatura é um documento que descreve os detalhes de uma transação entre um comprador e um vendedor, incluindo a data da transação, os nomes e endereços do comprador e do vendedor, uma descrição dos bens ou serviços fornecidos, a quantidade de itens, o preço por unidade e o valor total devido.

As faturas contêm informações importantes, como detalhes de clientes e fornecedores, informações de pedidos, preços, impostos, etc. Informações que precisam ser extraídas e comparadas com outros documentos, como formulários de pedido, lista de mercadorias, etc., antes que o pagamento seja processado.

Embora pareça simples, extrair dados de faturas pode consumir muito tempo, pois as faturas vêm em formatos diferentes. Além disso, as faturas também contêm dados estruturados e não estruturados que podem ser difíceis de extrair manualmente e exigiriam software automatizado de extração de dados de faturas, como Nanoredes para poder processar faturas rapidamente.

Automatize a entrada manual de dados usando o software de OCR baseado em IA da Nanonet. Capture dados de faturas instantaneamente. Reduza os tempos de resposta e elimine o esforço manual.

A extração de dados de faturas apresenta uma série de desafios para as equipes de Contas a Pagar porque as faturas vêm em vários modelos e podem conter uma série de informações, algumas das quais podem ou não ser importantes para a equipe de Contas a Pagar processar a fatura. Alguns dos desafios estão listados abaixo:

  • Diferentes formatos de fatura – As faturas vêm em vários formatos, incluindo papel, PDF, EDI, etc., o que pode dificultar a extração e o processamento de faturas.
  • Estilos de modelo de fatura – Além dos formatos, as faturas também vêm em diversos modelos. Algumas faturas podem conter apenas as informações mais essenciais, enquanto outras também podem conter muitas informações indesejadas. Além disso, os pontos de dados podem estar presentes em locais diferentes na fatura, tornando a extração manual de dados muito demorada.
  • Qualidade e precisão dos dados – A extração manual de dados de faturas pode levar a atrasos e imprecisões nas informações extraídas.
  • Grande volume de dados – Normalmente as organizações têm de processar um grande número de faturas diariamente. Fazer isso manualmente é extremamente demorado e caro para essas empresas.
  • Idiomas diferentes – Os fornecedores internacionais geralmente compartilham faturas em diferentes idiomas, o que pode ser difícil para a equipe de AP processar manualmente se não tiver conhecimento do idioma. Essas faturas também são difíceis de processar para software de automação simples.

Preparar os dados antes da extração constitui uma fase crucial no processamento de faturas. Esta etapa é fundamental para garantir a precisão e confiabilidade dos dados, especialmente quando se trata de quantidades substanciais de dados ou de dados não estruturados que podem conter erros, inconsistências ou outros fatores capazes de afetar a precisão do processo de extração.

Uma técnica chave para preparar dados de fatura para extração é a limpeza e pré-processamento de dados.

Um método importante na preparação de dados de faturas para extração é através da limpeza e pré-processamento de dados. Este processo envolve reconhecer e retificar erros, inconsistências e vários problemas nos dados antes de iniciar o processo de extração. Várias técnicas podem ser empregadas para esse fim, abrangendo:

  • Normalização de dados: Transformar dados em um formato comum que pode ser mais facilmente processado e analisado. Isso pode envolver a padronização do formato de datas, horas e outros elementos de dados, bem como a conversão de dados em um tipo de dados consistente, como dados numéricos ou categóricos.
  • Limpeza de texto: envolve a remoção de informações estranhas ou irrelevantes dos dados, como palavras de parada, pontuação e outros caracteres não textuais. Isso pode ajudar a melhorar a precisão e a confiabilidade das técnicas de extração baseadas em texto, como OCR e NLP.
  • Data de validade: Isso envolve a verificação dos dados em busca de erros, inconsistências e outros problemas que possam afetar a precisão do processo de extração. Isso pode envolver a comparação dos dados com fontes externas, como bancos de dados de clientes ou catálogos de produtos, para garantir que os dados sejam precisos e atualizados.
  • Aumento de dados: adicionar ou modificar dados para melhorar a precisão e a confiabilidade do processo de extração. Isso pode envolver a adição de fontes de dados adicionais, como mídias sociais ou dados da Web, para complementar os dados da fatura ou o uso de técnicas de aprendizado de máquina para gerar dados sintéticos para melhorar a precisão do processo de extração.

Existem muitos métodos diferentes de extração de dados. Escolher o método certo de extração de dados de faturas é muito importante para que uma equipe de contas a pagar possa funcionar de maneira eficaz.

Extração manual de dados de faturas: A extração manual de dados de faturas envolve um ser humano que examina fisicamente a fatura e insere manualmente as informações relevantes no software de contabilidade, onde podem ser posteriormente combinadas e processadas antes que o pagamento seja feito. Este processo é extremamente demorado e pode estar sujeito a erros humanos. Normalmente, a extração manual de dados de faturas pode causar atrasos e pagamentos e introduzir atritos desnecessários com o fornecedor.

  • Ferramentas de extração de dados online: se você precisar extrair informações de um tipo específico de documento onde as informações e o formato permanecem basicamente os mesmos, há muitas ferramentas disponíveis que podem ajudar a abordar um caso de uso específico. Por exemplo, se você precisar converter PDF em texto, muitas ferramentas online podem ajudar a equipe de AP a agilizar esse processo. O software de conversão fornece um método de extração mais confiável e preciso. No entanto, eles fornecem poucos ou nenhum recurso de automação para processos rotineiros ou complexos de extração de dados de faturas.
  • Extração de dados de fatura baseada em modelo: a extração de dados de faturas com base em modelos depende do uso de modelos predefinidos para extrair dados de um conjunto de dados específico, cujo formato permanece praticamente o mesmo. Por exemplo, quando um departamento de contas a pagar precisa processar diversas faturas do mesmo formato, a extração de dados baseada em modelo pode ser usada, uma vez que os dados que precisam ser extraídos permanecerão em grande parte os mesmos em todas as faturas.

    Este método de extração de dados é extremamente preciso, desde que o formato permaneça o mesmo. O problema surge quando há alterações no formato do conjunto de dados. Isto pode causar problemas na extração de dados baseados em modelos e pode exigir intervenção manual.
    Programas

  • Extração automatizada de dados de faturas usando OCR: se você tiver vários tipos de fatura ou um grande número de faturas das quais extrair dados, o recurso baseado em IA Software OCR, gostar Nanoredes, forneça a solução mais conveniente. Essas ferramentas fornecem tecnologia OCR (Optical Character Recognition) para reconhecer texto de documentos ou imagens digitalizados.

    Essas ferramentas são extremamente rápidas, eficientes, seguras e escalonáveis. Eles usam uma combinação de IA, ML, OCR, RPA, reconhecimento de texto e padrão e várias outras técnicas para garantir que os dados extraídos sejam precisos e confiáveis. Não só isso, estes ferramentas de extração de dados pode suportar extração de texto de múltiplas fontes, como extraindo texto de imagense até mesmo extrair texto manuscrito de imagens.

Conclusão

Concluindo, automatizar a extração de dados de faturas é crucial para que todas as equipes de contas a pagar possam processar faturas de maneira eficaz e eficiente. É importante ser capaz de processar as faturas dentro de um prazo definido para que os pagamentos aos fornecedores possam ser feitos no prazo prometido e evitar atritos desnecessários.

A técnica e o tipo de extração de dados de faturas utilizados pela equipe de contas a pagar dependem das fontes de entrada e das necessidades específicas do negócio e precisam ser cuidadosamente avaliados antes da implementação. Caso contrário, pode levar a um desperdício desnecessário de tempo e recursos.

Elimine gargalos criados por processos manuais de extração de dados de faturas. Descubra como Nanonets podem ajudar sua empresa a otimizar facilmente a extração de dados de faturas.

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