Como gerenciar controles internos de contas a pagar

Todas as empresas devem gerir habilmente os pagamentos que devem a outras pessoas ou entidades. Esta função, denominada contas a pagar, é fundamental para as operações comerciais, a gestão financeira e a construção de relacionamentos de longo prazo em todos os setores. 

As equipes de contas a pagar devem encontrar o equilíbrio entre velocidade e precisão para fazer os pagamentos certos aos parceiros certos na hora. A possibilidade de erros em torno dos pagamentos exige que vários controles de contas a pagar sejam implementados ao longo do processo de contas a pagar. 

Os controles internos de contas a pagar foram cuidadosamente desenvolvidos, amplamente implementados e continuamente refinados para proteger as empresas contra riscos de pagamento, independentemente de onde eles se originem no processo de contas a pagar. Examinaremos os diferentes tipos de controles de contas a pagar, as melhores práticas de controles internos de contas a pagar e como gerenciar os controles de contas a pagar no cenário digital atual.

Compreendendo os controles internos de contas a pagar

Quando se trata de desembolsar fundos – seja para um cliente que faz uma devolução, um fornecedor que está enviando matérias-primas ou uma entidade governamental que está cobrando impostos ou taxas – é importante que erros de processamento não atrapalhem. A empresa a quem deve dinheiro enviará uma fatura, essa fatura será processada pela equipe de contas a pagar e, em seguida, a equipe de contas a pagar enviará os fundos ao proprietário da fatura. Assim que os fundos forem liberados, o processo será concluído e os negócios poderão continuar normalmente. 

Controles internos de contas a pagar são um conjunto de padrões e requisitos que tornam os processos de contas a pagar mais eficientes, reduzem os riscos de negócios associados à função e otimizam a gestão de caixa no longo prazo. Em poucas palavras, um equipe de AP eficiente e eficaz impactará positivamente todas as funções de negócios downstream. 

Riscos de contas a pagar

Contas a pagar os riscos vão muito além dos atrasos nos pagamentos e das relações comerciais prejudicadas; se for suficientemente grave, a viabilidade do negócio pode ser posta em causa devido a questões de contas a pagar. Alguns dos maiores riscos nesta função de negócios são:

• Fraude
• Pagamentos atrasados ​​ou incompletos
• Não conformidade com requisitos de auditoria
• Gerenciamento inadequado de faturas
• Pagamentos em excesso

A função empresarial dos controles de contas a pagar

Quando implementados corretamente, os controles internos de contas a pagar dividem funções e responsabilidades ao longo do processo, garantem a precisão das faturas e dos pagamentos, reduzem o risco de pagamentos múltiplos, mantêm um registro em papel que pode ser auditado e reduzem o erro humano do início ao fim. 

Com os controles de AP corretos implementados, os líderes empresariais, clientes e outros fornecedores podem dormir tranquilamente sabendo que o risco de fraude é pequeno, a transferência de fundos será rápida e precisa e a administração financeira da sua organização será confiável. Existem muitas práticas recomendadas de controles internos de contas a pagar que toda empresa deve priorizar; vamos entrar neles.

Tipos de controles internos de contas a pagar

Os controles internos de contas a pagar são divididos em três subcategorias principais: controles de obrigação de pagar, controles de entrada de dados e controles de entrada de pagamento. Cada categoria está alinhada com as principais etapas do processo de pagamento: validação de faturas recebidas, garantia de que os dados sejam registrados corretamente internamente e desembolso da quantia certa de fundos ao destinatário do pagamento. 

Obrigação de pagar controles

O primeiro tipo de controles internos para contas a pagar gira em torno da obrigação de pagamento da empresa. Quando faturas recebidas são enviadas para uma empresa, a empresa deve validar cada fatura. Devem estar alinhadas com os bens ou serviços recebidos e não devem ser duplicatas de faturas já processadas. Nesta parte do processo, sua equipe de AP precisa fazer a devida diligência usando os seguintes métodos:

1. Aprovação de fatura

Dependendo da estrutura da sua organização, a função exata responsável por aprovações de faturas pode variar, mas geralmente há uma pessoa ou uma pequena equipe de pessoas que analisa as faturas recebidas, verifica se o valor devido está correto e aprova o pagamento dessa fatura. 

Isso pode ser mais difícil de fazer do que você imagina. O aprovador precisa saber quanto de um produto está sendo comprado, qual é o preço de venda acordado e se esse produto foi recebido. Com a fatura, o pedido de compra original e os recibos de envio, eles podem cruzar as informações para garantir sua veracidade.

2. Aprovação de pedido de compra

Quando uma empresa decide fazer uma compra, a equipe de compras deve emitir e aprovar o ordem de compra. Depois que o pedido de compra é aprovado, ele recebe um número de pedido e é compartilhado com o fornecedor. Isto proporciona ao aprovador da fatura uma verificação simples antes de aprovar o pagamento de cada fatura. Essa é uma ótima maneira de mitigar gastos excessivos e gerenciar previsões de despesas. 

3. Correspondência de três vias

O processo de comparação de faturas com pedidos de compra e recebimento de informações é denominado correspondência de três vias. Isso garante que os itens pagos foram recebidos. A correspondência deverá ser feita antes de autorizar o pagamento. 

4. Fatura duplicada ou auditoria de pagamento

A última é verificar se o pagamento ainda não foi enviado a um fornecedor para os itens de linha da fatura. Costumava ser manual, mas agora a maioria das empresas depende de uma ferramenta de software como Nanonets para vasculhar seu sistema, procurar o número da fatura e o número do pedido associados e sinalizar quaisquer pagamentos duplicados.  

Controles de entrada de dados

Controles de entrada de dados — especialmente com as soluções digitais utilizadas na maioria funções de contabilidade e FP&A – são controles internos importantes para as equipes de contas a pagar atualmente. Depois de determinar sua obrigação de pagamento, são implementados controles de entrada de dados para inserir os dados corretos em seu software de contas a pagar. Quer você use um ERP, uma plataforma de automação ou uma combinação de ferramentas, a entrada precisa de dados deve ser priorizada. Existem duas maneiras de navegar nesses controles internos de contas a pagar:

1. Registrar fatura antes da aprovação

Com esta abordagem, uma fatura e seu respectivo débito são registrados assim que a equipe de AP a recebe do remetente. Em seguida, é enviado através do processo de aprovação, muitas vezes resultando num processamento e desembolso de fundos mais rápidos.

2. Registrar fatura após aprovação

If you’re worried about duplicate payments, opt to record the invoice in your system after it has been approved by the proper authority internally. If you’re erring on the side of caution, this is the recommended approach. 

3. Controles de entrada de pagamento

O último tipo importante de controles internos para processos de contas a pagar são todos os controles de entrada de pagamentos. Eles se concentram no envio de pagamentos associados a faturas que foram aprovadas e carregadas em seu sistema. Os controles de contas a pagar nesta categoria são:

4. Segregação de deveres

Não designe a mesma pessoa para preparar e assinar cheques; mantenha-os separados para criar uma camada adicional de segurança. Isso também garante que uma segunda pessoa verifique tudo antes de efetuar o pagamento. Isto pode parecer simples, mas desempenha um papel importante nos controles internos gerais de contas a pagar. 

5. Assinatura de verificação manual

Fique longe de carimbos de assinatura e exija a assinatura manual de cheques à moda antiga para todos os pagamentos de fornecedores. Os selos podem ser usados ​​por indivíduos não autorizados, aumentar o risco de fraude e causar pagamentos duplicados acidentais.

6. Armazenamento de verificação segura

Armazene os cheques em uma área de armazenamento trancada, separada de quaisquer carimbos de assinatura usados ​​pela sua organização.

7. Números de cheque de rastreamento

Ao ficar de olho em todos os cheques que foram enviados por meio de uma execução de verificação, as equipes de AP podem identificar se algum cheque está faltando e sinalizar o problema por meio dos canais apropriados.

8. Assinatura Dupla

Os controles de contas a pagar não estariam completos sem uma política de dupla assinatura para quaisquer pagamentos acima de um determinado valor. Um gestor ou um executivo de nível superior pode servir como salvaguarda eficaz quando há muito dinheiro em jogo.

Melhores práticas de controles internos de contas a pagar

Todas as categorias de controles AP vêm com recomendações de práticas recomendadas. É importante manter-se atualizado sobre quais são as melhores práticas de controles internos de contas a pagar correntes, especialmente à medida que as novas tecnologias mudam o processo de contas a pagar interna e externamente. 

Melhores Práticas: Controles de Obrigação de Pagamento

Para obter o máximo de proteção contra os controles de obrigação de pagamento, certifique-se de utilizar uma solução coesa de armazenamento de documentos. Se a sua empresa aceita faturas em papel, as mantém em locais diferentes e não possui um processo padrão para onde elas vão, as coisas se perderão.

Em vez disso, invista em Software AP como Nanonets, que podem manter uma cópia digital de cada fatura, rastrear o fluxo de aprovação e combinar os dados da fatura com outros sistemas da sua organização. As soluções de software também podem sinalizar duplicatas ou notificar indivíduos quando um pagamento já foi enviado. Mesmo com uma ferramenta digital, evite conflitos de interesses e mantenha várias pessoas envolvidas nos processos de aprovação e pagamento para ajudar a segregar funções e responsabilidades. 

Melhores Práticas: Controles de Entrada de Dados

A entrada de dados é um grande candidato ao erro humano. Em vez de depender de um dos membros da sua equipe de AP para inserir manualmente as informações de cada fatura ou pedido de compra, digitalize os documentos em uma ferramenta de leitura de documentos que possa extrair automaticamente as informações e distribuí-las pelos sistemas de negócios que você emprega. Flow by Nanonets é personalizado para elimine a entrada manual de dados e se comunica perfeitamente com todos principais ERPs, CRMs e outras ferramentas de negócios. 

Melhores Práticas: Controles de Entrada de Pagamento

Em alinhamento com os próprios controles de entrada de pagamento, certifique-se de manter alguma segregação de funções no processo. Você não quer que a mesma pessoa que aprovou a fatura seja quem preenche e assina o cheque; outro par de olhos deve examinar tudo antes de efetuar o pagamento. Melhor ainda, considere mudar para pagamentos ACH ou transferências eletrônicas em vez de cheques impressos. As coisas não podem se perder, o registro em papel é indestrutível e os pagamentos são recebidos quase imediatamente. 

Controles internos para contas a pagar protegem sua empresa, fornecedores e clientes

Se você está ansioso para implementar novos controles de AP, mas não sabe por onde começar. Sente-se e audite o processo do início ao fim. Quem está envolvido? Quais são as etapas exatas que ocorrem desde o recebimento de uma fatura até o pagamento? Quais são os pontos problemáticos do processo atual? Como a tecnologia influencia

Depois de ter a resposta a essas perguntas como base, você pode começar a identificar os frutos mais fáceis de alcançar e as mudanças mais complexas antes de começar. Você precisará de pessoas que entendam muito bem a função para ajudar a implementar novos controles ou processos atualizados, mas, uma vez concluídos, esses controles protegerão sua empresa e todas as pessoas ou organizações envolvidas com ela.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/